Первые экземпляры положения о подразделении и должностных инструкций хранятся

На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

Стоит ли вносить в номенклатуру дел структурного подразделения дела с копиями положений об отделе и должностных инструкций, ведь оригиналы хранятся в отделе кадров? Сколько хранить копии, на основании чего?

Ответ

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013[1]).

В п. 1.1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил 2015[2] сказано: «Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации, коллегиальных, совещательных и иных органов».

И далее перечислен ряд важных методологических требований для определения полного состава документов номенклатуры дел:

при наличии типовой или примерной номенклатуры дел для организаций определенного типа номенклатура дел разрабатывается на основе типовой (устанавливает типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом) или примерной номенклатуры дел (устанавливает примерный состав дел и носит рекомендательный характер) (п. 4.17. Правил 2015[3]);
в номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации;
при составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о структурных подразделениях, положениями коллегиальных, совещательных и иных органах, штатным расписанием, регистрационно-учетными формами (картотеками, журналами и др.), ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, законодательными и иными нормативными правовыми актами, типовыми и примерными номенклатурами дел;
в номенклатуру дел включаются заголовки дел постоянно или временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации (например, дела ученых советов, диссертационных советов, методических, экспертных, контрольных комиссий и др.);
в номенклатуру дел вновь созданной организации или организации-правопреемника включаются заголовки незавершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация;
не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

В Примерной инструкции по делопроизводству[4] перечислены требования к формулировкам заголовков дел номенклатуры.

Включение копийных документов в номенклатуру дел организации можно считать возможным и допустимым исходя из пунктов Инструкции по применению Перечня 2019[5]:

срок хранения «До минования надобности» означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года. Срок хранения «До минования надобности» установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов (п. 4.6 Инструкции по применению Перечня 2019);
срок хранения «До замены новыми» применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми (п. 4.7 Инструкции по применению Перечня 2019);
документы должны приниматься на хранение в государственные, муниципальные архивы, как правило, в виде подлинников. При их отсутствии могут приниматься заверенные копии (п. 5.4 Инструкции по применению Перечня 2019).

С учетом вышеизложенного можно сделать несколько выводов:

1) номенклатура дел – это перечень всех документов, заводимых в делопроизводстве организации;

2) слово «копия» допустимо употреблять при формулировке заголовков дел в номенклатуре дел структурных подразделений и сводной номенклатуре дел организации;

3) необходимо указывать наличие и место формирования (регистрации) оригинала (подлинника, первого экземпляра) документа. В номенклатурах дел структурных подразделений должна быть необходимая и понятная «навигация» для удобства работы в текущем делопроизводственном году и при сборе документов для подготовки к научно-технической обработке и их последующему длительному хранению;

4) наличие копий некоторых документов в отделах может рассматриваться как запасной «рабочий экземпляр», который в случае утраты (утери, необнаружения, смены сотрудников и пр.) может стать архивным. На практике наличие такого «копийного документа» может вам помочь, когда речь идет о документах длительного или постоянного сроков хранения;

5) поскольку рекомендуется не включать в номенклатуру дел заголовки печатных изданий, в номенклатуру дел должны быть включены все документы, образующиеся в структурных подразделениях.

Фрагмент номенклатуры дел организации с копийными документами представлен в Примере 1.

Для того, чтобы не заниматься убеждениями или уговорами руководителей подразделений, рекомендуем начать реализацию разработки номенклатуры дел с издания соответствующего приказа. Такой приказ будет являться, во-первых, инструментом организации разработки качественной сводной номенклатуры дел, а во-вторых, распределять ответственность и контроль при разработке номенклатур дел структурных подразделений.

Такой приказ представлен в Примере 2.

При реализации пп. 2 и 3 представленного выше приказа у вас будет возможность донести необходимую и правильную информацию о методике разработки номенклатур дел структурных подразделений (формулировка заголовков дел, степень значимости, определение сроков хранения, наличие копийных документов и т.д.). Безусловно, подготовка и проведение подобных обучающих мероприятий – энергозатратное мероприятие, но при их качественной организации это одновременно может служить залогом качественной и полноценной сводной номенклатуры дел организации.

[1] ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

[2] Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2016).

[3] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

[4] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

[5] Здесь и далее – Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

06.05.2022, 11:58

Источник

Подборка наиболее важных документов по запросу Где хранится положение об отделе (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Определение Верховного Суда РФ от 28.04.2021 N 310-ЭС21-5038 по делу N А62-10810/2019
Требование: О пересмотре в кассационном порядке судебных актов по делу о признании незаконными действий службы судебных приставов по уничтожению исполнительного производства, восстановлении утраченного исполнительного производства.
Решение: В передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ отказано, так как суды пришли к выводу об отсутствии правовых оснований для признания оспариваемых действий отдела судебных приставов противоречащими закону и нарушающими права и законные интересы ПАО.Исследовав и оценив представленные доказательства по правилам статьи 71 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, руководствуясь положениями статей 198, 200, 201 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, статей 46, 47 Закона об исполнительном производстве и Перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной службы судебных приставов и подведомственных организаций, утвержденного приказом ФССП России от 30.01.2015 N 37 (далее — Перечень документов), суды исходили из того, что сроки хранения с последующим уничтожением материалов исполнительного производства отделом судебных приставов соблюдены, в связи с этим отсутствовали основания для удовлетворения заявленных обществом требований.

Статья: Особенности организации архивного дела в судах России и Беларуси
(Латышева Н.А.)
(«Администратор суда», 2022, N 2)Сроки хранения судебных и несудебных (организационных) документов (их копий, документированной информации), контроль за соблюдением которых обеспечивается в ходе ведения экспертизы ценности документов, устанавливаются в ходе деятельности уполномоченных субъектов. В Республике Беларусь это Главное управление организационного и методического обеспечения судебной деятельности Верховного суда, в Российской Федерации таким органом является Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации. В Белоруссии действует обновленная в 2020 г. редакция Перечня документов судов общей юрисдикции <11>. Передаче на хранение в соответствующие государственные архивы подлежат документы, для которых соответствующими статьями Перечня установлен срок хранения «постоянно». К таким документам, к примеру, отнесены: приказы, распоряжения, указания председателей судов по основной деятельности; переписка с Президентом Республики Беларусь, Департаментом исполнения наказаний Министерства внутренних дел Республики Беларусь, областными (Минским городским) судами по исполнению приговоров в отношении лиц, осужденных к исключительной мере наказания — смертной казни; отчеты о состоянии защиты государственных секретов и так далее. В Верховном суде Республике Беларусь и в областных (Минском городском) судах хранятся постоянно: уголовные дела о преступлениях против мира и безопасности человечества; о военных преступлениях и других нарушениях законов и обычаев ведения войны; на осужденных к смертной казни и к пожизненному заключению; копии приговоров (постановлений) по уголовным делам о преступлениях против государства и документы к ним. Во всех белорусских судах обеспечивается постоянное хранение: годовых сводных статистических отчетов о работе судов по рассмотрению гражданских, экономических и уголовных дел об административных правонарушениях <12>; номенклатуры дел судов; приговоры, определения, постановления и определения, постановления судов по их пересмотру вышестоящими инстанциями, изъятые из уголовных дел, уничтоженных по истечении срока хранения; решения, определения, постановления и определения, постановления вышестоящих судов по их пересмотру вышестоящими инстанциями, изъятые из гражданских дел, а также дел, вытекающих из правоотношений в сфере интеллектуальной собственности, уничтоженных по истечении срока хранения, и так далее. В судах общей юрисдикции Российской Федерации существенные обновления произошли также в 2020 г. К числу документов постоянного хранения, в частности, отнесены: штатные расписания судов, положения об отделах и должностные регламенты работников аппарата суда, годовые планы и отчеты (в том числе статистические), обзоры судебной практики по различным категориям судебных дел. Компетентные суды России хранят «постоянно» судебные дела по спорам о праве собственности на землю, о защите интеллектуальной собственности, о преступлениях, за которые назначено пожизненное лишение свободы, и ряд других категорий <13>. Приведенные примеры позволяют установить наличие как некоторых расхождений в подходах к определению и методике расчета сроков хранения, так и их единообразие.

Путеводитель по судебной практике. Хранение. Общие положенияВзыскав с отдела задолженность за оказанные обществом услуги по хранению уголка, судебные инстанции одновременно взыскали с хранителя убытки, причиненные ненадлежащим исполнением обязательств по хранению, что не согласуется с приведенными положениями гражданского законодательства.

«Порядок организации доступа к информации о деятельности Верховного Суда Российской Федерации»
(утв. приказом Председателя Верховного Суда РФ от 14.01.2016 N 1-П)
(ред. от 27.11.2019)
(вместе с «Положением о порядке размещения текстов судебных актов на официальном сайте Верховного Суда Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», «Положением о порядке ознакомления пользователей информацией с информацией о деятельности Верховного Суда Российской Федерации, находящейся в архивном фонде Верховного Суда Российской Федерации», «Положением о порядке обнародования (опубликования) информации о деятельности Верховного Суда Российской Федерации в средствах массовой информации и взаимодействия Верховного Суда Российской Федерации с редакциями средств массовой информации», «Положением о порядке направления, регистрации и обработки запросов, поступающих в Верховный Суд Российской Федерации в виде электронных документов по информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», «Положением о порядке размещения информации о внепроцессуальных обращениях, поступивших в Верховный Суд Российской Федерации, на официальном сайте Верховного Суда Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», «Положением о порядке рассмотрения в Верховном Суде Российской Федерации жалоб на действия (бездействие) судей Верховного Суда Российской Федерации или работников аппарата Верховного Суда Российской Федерации, не связанные с рассмотрением конкретных дел, обжалованием судебных актов и процессуальных действий судей», «Положением о порядке организации и проведения в Верховном Суде Российской Федерации трансляции судебных заседаний по радио, телевидению и в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»)2.3. Подготовленные и оформленные в установленном порядке дела, наряды и производства <5> с документами Верховного Суда постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения по истечении 3 лет после завершения их в делопроизводстве структурных подразделений передаются в отдел хранения. Личные дела передаются на хранение в порядке, установленном Положением о ведении личных дел в Верховном Суде Российской Федерации <6>.

Источник

Номер статьи

Вид документа

Срок хранения документа*

Примечания

1 2 3 4

1.1. Руководство

Законы и иные нормативные правовые акты (указы, постановления), распоряжения Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальные нормативные правовые акты:

(1) Относящиеся к деятельности организации – пост.

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности (1)

Проекты законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных нормативных правовых актов; документы (справки, доклады, заключения, предложения) по их разработке:

(1) Относящиеся к деятельности организации – пост.

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности (1)

Регистры нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации; муниципальных нормативных правовых актов; документы по их ведению

Пост. (1)

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в регистрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения регистров, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

Инициативные предложения, внесенные в государственные органы Российской Федерации, государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; документы (докладные записки, заключения, справки) по их разработке

Пост.

Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки) по их выполнению

Пост. (1)

(1) По оперативным, непрофильным для данной организации, вопросам деятельности – 5 л. ЭПК

Поручения вышестоящих организаций; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки) по их выполнению

Пост. (1)

(1) По оперативным вопросам деятельности – 5 л. ЭПК

Поручения руководства организации структурным подразделениям; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению (1)

5 л. ЭПК

(1) Срок хранения поручений, оформленных визой на документе, соответствует сроку хранения документа

Документы (доклады, обзоры, информации, сводки, справки) по исполнению законов и иных нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления

Пост.

Государственный реестр муниципальных образований

Пост. (1)

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения

Свидетельства о включении муниципальных образований в Государственный реестр муниципальных образований

Пост.

Регистрационное дело муниципального образования (сведения, представленные для включения муниципального образования в государственный реестр, копии устава муниципального образования, копии свидетельства о государственной регистрации устава муниципального образования, информация, относящаяся к конкретному муниципальному образованию)

Пост.

Уставы муниципальных образований

Пост.

Соглашения по передаче полномочий между органами местного самоуправления муниципальных образований

Пост.

Документы (конкурсные заявки, доверенности) на создание особых экономических зон

Пост.

Документы (конкурсные заявки,доверенности) на создание особых экономических зон, не прошедшие конкурсный отбор

3 г. (1)

(1) В случае возникновения споров, разногласий, возбуждения уголовных дел и судебных разбирательств – сохраняются до вынесения окончательного решения

Соглашения, дополнительные соглашения о создании особых экономических зон

Пост.

Реестр резидентов особых экономических зон

Пост. (1)

Протоколы, постановления, решения, стенограммы; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки) к ним:

(1) Присланные для сведения – до минования надобности

(2) Оперативных совещаний – 5 л. ЭПК

(3) При сложной структуре организации (структура в структуре) – 5 л. ЭПК

(4) Бюллетени голосования — до прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения – ЭПК

а) заседаний у Президента Российской Федерации, заседаний Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, заседаний Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, заседаний Правительства Российской Федерации, заседаний органов законодательной власти субъектов Российской Федерации, заседаний правительств субъектов Российской Федерации, заседаний органов местного самоуправления

Пост. (1)

б) коллегиальных, совещательных, исполнительных органов организации (организаций) (коллегии, совета, дирекции, правления и др.)

Пост.** (1)

в) контрольных (ревизионных) органов организации (организаций) (советов, комиссий и др.)

Пост. ** (1)

г) по координации определенных видов деятельности

Пост. ** (1)

д) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (организаций) (комитетов, комиссий, советов и др.)

Пост. ** (1)

е) совещаний у руководителя организации (2)

Пост. (1)

ж) собраний трудовых коллективов организации

Пост. ** (1)

з) собраний структурных подразделений организации

5 л. (3)

и) общих собраний акционеров, пайщиков

Пост ** (4)

к) собраний, сходов граждан

Пост. ** (1)

л) публичных слушаний

Пост. (1)

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:

(1) Присланные для сведения – до минования надобности

(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 л.

а) по основной (профильной) деятельности

Пост. ** (1)

б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)

75 л. (2) ЭПК

в) по административно-хозяйственным вопросам

5 л.

Проекты приказов, распоряжений; документы к ним

1 г.

Документы (справки, доклады, отчеты, переписка) о выполнении приказов, распоряжений

5 л. ЭПК

Документы (постановления, решения, рекомендации, резолюции, протоколы, стенограммы) международных, всероссийских, региональных, межведомственных, ведомственных, отраслевых съездов, конгрессов, конференций, «круглых столов», совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч:

(1) Относящиеся к деятельности организации – пост.

а) по месту проведения

Пост. **

б) в других организациях

До минования надобности (1)

Документы (отчеты, доклады, обзоры) о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний

Пост.

Переписка о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний

5 л. ЭПК

Стандарты качества предоставляемых (бюджетных) услуг:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки

Пост.

б) в других организациях

3 г. (1)

Переписка о разработке и утверждении стандартов качества предоставляемых услуг

5 л. ЭПК

Правила, инструкции, регламенты:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост.**

б) в других организациях

3 г. (1)

Рекомендации:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения (согласования)

Пост.**

б) в других организациях

3 г. (1)

Проекты правил, инструкций, регламентов; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке

5 л. ЭПК

Проекты рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке

5 л. ЭПК

Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, рекомендаций

5 л. ЭПК

Переписка с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности

5 л. ЭПК

Переписка с вышестоящей организацией по основным (профильным) направлениям деятельности

5 л. ЭПК

Переписка с подведомственными (подчиненными) организациями по основным (профильным) направлениям деятельности

5 л. ЭПК

Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности

5 л. ЭПК

1.2. Организационные основы управления

Единые Государственные реестры юридических лиц, индивидуальных предпринимателей

Пост.

Документы (заявления, копии учредительных документов, выписки из реестра, справки, решения, уведомления и др.) о государственной регистрации юридического лица, о прекращении деятельности юридического лица

15 л. (1) ЭПК

(1) После прекращения деятельности. Решения – пост.

Документы (заявления, решения, статусные сведения индивидуального предпринимателя: гражданство, место жительства, сведения о регистрации, паспортные данные, справки, сведения, уведомления и др.) о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, о прекращении деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя

15 л. (1) ЭПК

(1) После прекращения деятельности. Решения – пост.

Свидетельства о государственной регистрации, о регистрации ликвидации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей; уведомления на открытие филиалов, представительств

Пост. **

Информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах

5 л.

Единые государственные реестры; документы по их ведению (1)

Пост. (2)

(1) Не указанные в самостоятельных статьях Перечня.

(2) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

Государственные реестры; документы по их ведению (1)

Пост. (2)

(1) Не указанные в самостоятельных статьях Перечня.

Опись объектов, подлежащих разграничению между Российской Федерацией и субъектом Российской Федерации, между субъектом Российской Федерации и муниципальным образованием

Пост.

Документы (описание границ, схемы, справки, переписка) по закреплению границ муниципальных образований

Пост.

Списки населенных пунктов:

а) по месту составления

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

Документы (решения, постановления, справки, сведения, переписка) об адресах, присваиваемых вновь построенным объектам

Пост.

Документы (доклады, положения о правопреемственности, отчеты, справки, акты, заключения) о реорганизации, переименовании организации, передаче из одной системы в другую

Пост. **

Переписка о реорганизации, переименовании организации, передаче из одной системы в другую

5 л. ЭПК

Документы (протоколы, заключения, уведомления, выписки из государственного реестра, решения судов, переписка) о ликвидации организации

Пост. ** (1)

(1) Полный состав видов документов указан в соответствующем законодательстве

Уставы, положения организации (типовые и индивидуальные):

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост. **

б) в других организациях

3 г. (1)

Договоры о создании (учреждении) общества, изменения и дополнения к ним

Пост. **

Протоколы учредительных собраний негосударственных организаций; документы (справки, акты и др.) к ним

Пост. **

Списки учредителей (участников) негосударственных организаций

Пост. **

Административные регламенты государственных органов исполнительной власти Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления предоставления государственных, муниципальных услуг и исполнения государственных, муниципальных функций:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

3 г. (1)

Положения о структурных подразделениях организации; о филиалах, представительствах:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Пост. **

б) в других организациях

3 г. (1)

Положения о подразделениях (управлениях, отделах, секторах) в составе структурных подразделений:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

3 г. (1)

Положения о коллегиальных, исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах организации:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост. **

б) в других организациях

3 г. (1)

Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, переписка) по их разработке

5 л. ЭПК

Документы (протоколы, планы, отчеты, справки, переписка) рабочих групп комиссий по координации определенных видов деятельности организации

5 л. (1) ЭПК

(1) После завершения деятельности рабочих групп

Доверенности, выданные на осуществление отдельных видов деятельности филиалам, представительствам

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия доверенности

Доверенности, выданные руководителем организации, на представление интересов организации

Пост. **

Документы (перечень сведений, положения и др.) по установлению режима коммерческой, служебной, профессиональной тайны в организации

Пост. **

Документы (протоколы, эскизы, описания, заявки, уведомления, решения, переписка) о разработке и регистрации символики организации

Пост. **

Структуры и схемы организации управления; пояснительные записки к ним:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

Проекты структур и схем организации управления

5 л. ЭПК

Переписка о разработке структур и схем организации управления

3 г. (1)

(1) После утверждения

Документы (планы, обоснования, расчеты) о совершенствовании аппарата управления

5 л. ЭПК

Социально-экономический паспорт административно-территориальной единицы, организации

Пост.

Технико-экономический паспорт предприятия (организации)

10 л. ЭПК

Списки, перечни организаций, учреждений, предприятий ведомства:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

3 г. (1)

Штатные расписания организации, изменения к ним:

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост. **

б) в других организациях

3 г.

Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения) по их разработке и изменению

5 л. ЭПК

Переписка по разработке и изменению штатных расписаний

3 г. (1)

(1) После утверждения

Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников)

75 л.

Номенклатура должностей:

(1) После замены новой

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

3 г. (1)

Расчеты лимита должностей

5 л. ЭПК

Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (типовые):

(1) Индивидуальные работников – 75 л.

(2) После замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост. ** (1)

б) в других организациях

3 г. (2)

Договоры о правах и обязанностях с членами коллегиальных, исполнительных и других органов организации

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

Акты приема-передачи; приложения к ним, составленные при смене:

(1) После смены должностного, ответственного и материально ответственного лица

а) руководителя организации

Пост. **

б) должностных, ответственных и материально ответственных лиц организации

5 л. (1)

Должностные регламенты (типовые) государственных и муниципальных служащих:

(1) Индивидуальные работников – 75 л.

(2) После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Пост. (1)

б) в других организациях

3 г. (2)

Кодексы профессиональной этики:

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост. **

б) в других организациях

До замены новыми

Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики

5 л. ЭПК

Документы (информации, справки, сводки, сведения, докладные записки) по основной отраслевой (профильной) деятельности организации

Пост.

Переписка по организационным вопросам деятельности

5 л.

Договоры (отчуждения исключительных прав, лицензионные) о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности

Пост. **

Документы (аналитические обзоры, доклады) об основной (профильной) деятельности, представляемые в органы государственной власти, органы местного самоуправления, вышестоящие организации

Пост. (1)

(1) По оперативно-хозяйственным вопросам – 5 л.

Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации

5 л. ЭПК

Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений

5 л. ЭПК

Документы (справки, докладные, служебные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными и исполнительными органами, планы, проспекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка) об административно-организационной деятельности

5 л. ЭПК

Документы (повестки, извещения, приглашения, рекламные проспекты, поздравительные адреса, тематические фотоальбомы, фонодокументы, видеодокументы) об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, «круглых» столов, совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч:

а) по месту проведения

5 л. ЭПК

б) в других организациях

До минования надобности

Переписка об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, «круглых» столов, совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч

5 л. ЭПК

Документы (положения, программы, справки, отчеты, протоколы, стенограммы, решения о вручении дипломов (1), грамот (1), удостоверений (1) к наградам) о проведении конкурсов и смотров (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных):

(1) Дипломы, грамоты, удостоверения к наградам – пост. в награжденных организациях

а) по месту проведения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

Переписка о проведении конкурсов и смотров (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных)

5 л. ЭПК

Документы (программы, доклады, выступления, сообщения) съездов, конгрессов, конференций, «круглых столов», совещаний, приемов, встреч

Пост.

Документы (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации, фотофонодокументы, видеодокументы) по истории организации и ее подразделений

Пост. **

Документы (заявления, копии учредительных документов, свидетельств, копии документов, подтверждающих возможность осуществления определенного вида деятельности, копии платежных документов, опись представленных документов, протоколы, решения, уведомления, документ, подтверждающий наличие лицензии, копии актов проверок) (1) по лицензированию

5 л. (2) ЭПК

(1) Виды документов по отдельным сферам деятельности указаны в соответствующем законодательстве

(2) После прекращения действия лицензии. Протоколы, решения, документы, подтверждающие наличие лицензии – пост.

Лицензии, их дубликаты, заверенные копии

Пост. **

Сводные реестры лицензий

Пост. (1)

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

Реестр лицензий

Пост. (1)

(1) Состав документов и сведений, содержащиеся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения

100

Положения о лицензировании отдельных видов деятельности:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

101

Журналы регистрации выдачи лицензий

Пост.

102

Переписка по вопросам лицензирования

5 л. ЭПК

103

Перечни видов лицензируемой деятельности:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

104

Документы (заявления, справки, выписки из реестров, копии учредительных документов, документы о проверке соответствия определенному виду деятельности, копии лицензий, представления, протоколы, решения, экспертные заключения, отчеты, акты) по аттестации, аккредитации

5 л. (1) ЭПК

(1) После прекращения аккредитации. Протоколы, решения – пост.

105

Свидетельства о государственной аккредитации, аттестации

Пост. **

106

Реестры аттестатов, свидетельств об аккредитации

Пост. (1)

107

Положения об аккредитации организаций, осуществляющих аттестацию организаций:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

108

Журналы, книги регистрации выдачи аттестатов, свидетельств об аккредитации

5 л.

109

Переписка по вопросам аттестации, аккредитации

5 л. ЭПК

110

Документы (декларации о соответствии, изображение знака соответствия, уведомления, доказательные материалы, протоколы исследований, испытаний, экспертные заключения, решения) по сертификации

10 л. (1) ЭПК

(1) У заявителя – 3 г. ЭПК после истечения срока действия сертификата. Протоколы, решения – пост.

111

Сертификаты соответствия

Пост. (1)

(1) У заявителя – 3 г. ЭПК после истечения срока действия сертификата

112

Единый реестр зарегистрированных систем добровольной сертификации

Пост. (1)

113

Единый реестр деклараций о соответствии

Пост. (1)

114

Договоры добровольного подтверждения соответствия

10 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

115

Перечень объектов, подлежащих сертификации:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новым

116

Реестр выданных сертификатов соответствия

Пост. (1)

117

Переписка по вопросам сертификации

5 л. ЭПК

118

Переписка о государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним

Пост.

119

Генеральные доверенности на право управления имуществом

Пост. **

120

Документы (акты, протоколы, справки, заключения) по подтверждению имущественного правопреемства юридических лиц (организаций)

Пост. **

121

Переписка о подтверждении имущественного правопреемства юридических лиц (организаций)

Пост.

122

Документы (акты, решения) о передаче имущества в доверительное управление доверительному управляющему

Пост. **

123

Договоры доверительного управления имуществом

Пост. **

124

Документы (акты, решения) о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации

Пост.

125

Договоры, контракты, свидетельства на право оперативного управления, хозяйственного ведения имуществом (нежилым фондом)

Пост. **

126

Документы (акты инвентаризации имущества, бухгалтерские балансы, перечни долгов предприятия и др.) о продаже имущественных комплексов (предприятий, зданий, сооружений) юридическим лицам

Пост. **

127

Переписка о передаче имущества в доверительное управление доверительному управляющему

10 л. ЭПК

128

Переписка о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации

10 л. ЭПК

129

Переписка о продаже юридическим лицам имущественных комплексов

Пост.

130

Документы (программы, переписка, справки) по государственному мониторингу земель

5 л. ЭПК

131

Документы (ходатайства, выписки из земельного кадастра, копии постановлений глав администраций, губернаторов и др.) о переводе земельных участков из одной категории в другую

Пост.

132

Заключения о возможности выкупа земельных участков

Пост.

133

Документы (постановления, распоряжения, схемы, планы и др.) по оформлению земельных участков в собственность

Пост.

134

Переписка по земельным вопросам

5 л. ЭПК

135

Перечень (список) землепользователей

Пост.

136

Похозяйственные книги и алфавитные книги хозяйств

Пост.

137

Документы (информации, сведения, отчеты, переписка и др.) об изъятии земельных участков, территорий для государственных, муниципальных нужд

Пост.

138

Документы (постановления, перечни имущества, акты, расчеты, выписки из реестра, переписка) об отчуждении (изъятии) недвижимого имущества для государственных, муниципальных нужд

Пост.

139

Документы (жалобы, судебные иски, переписка) по опротестованию собственником решений по отчуждению (изъятию, реквизиции) его имущества

5 л. (1) ЭПК

(1) После вынесения окончательного решения

140

Документы (постановления, решения, протоколы, уставы, планы, балансы, акты, договоры, контракты, свидетельства и др.) о приватизации

Пост. ** (1)

(1) Полный состав видов документов указан в соответствующем законодательстве

141

Программы, планы приватизации государственного и муниципального имущества

Пост. (1)

(1) Присланные для сведения – до минования надобности

142

Перечни, акты инвентаризации подлежащего приватизации имущественного комплекса государственного или муниципального предприятия

Пост. **

143

Перечень объектов, не подлежащих приватизации в составе имущественного комплекса государственного или муниципального предприятия

Пост. **

144

Предложения государственных и муниципальных организаций (предприятий) о приватизации своего имущества в текущем году с обоснованием и расчетами

Пост.

145

Журнал регистрации дел по приватизации предприятий, организаций

Пост.

146

Информации о результатах приватизации федерального имущества, имущества субъекта Российской Федерации, муниципального имущества

10 л. ЭПК

147

Переписка по вопросам приватизации

5 л. ЭПК

148

Реестры акционеров, выписки из реестров акционеров

Пост. ** (1)

149

Реестры владельцев ценных бумаг

Пост. ** (1)

150

Списки аффилированных лиц

Пост. **

151

Списки лиц, имеющих право на дивиденды, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров

Пост. **

152

Доверенности (копии доверенностей) (1) на участие в общем собрании акционеров

Пост. **

(1) При отсутствии подлинника

153

Документы (сертификаты, свидетельства о регистрации акций, акты) о приеме-передаче акций (пакетов акций)

Пост. **

154

Добровольное предложение о приобретении более 30 процентов акций открытого общества с прилагаемыми документами

5 л. (1)

(1) По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в федеральной (государственной) собственности – пост. в составе комплексных дел по реализации федеральной (государственной) собственности

155

Обязательное предложение о приобретении акций открытого общества, а также иных эмиссионных ценных бумаг, конвертируемых в акции открытого общества с прилагаемыми документами

5 л. (1)

156

Конкурирующее предложение в отношении соответствующих ценных бумаг с прилагаемыми документами

5 л. (1)

157

Уведомление о праве требования выкупа ценных бумаг с прилагаемыми документами

5 л. (1)

158

Требование о выкупе ценных бумаг с прилагаемыми документами

5 л. (1)

159

Договоры о продаже-покупке акций

Пост. **

160

Передаточные распоряжения, подтверждающие передачу пакета акций

Пост. **

161

Журналы, книги учета работы с акциями и выдачи выписок из реестра акционеров

Пост. **

162

Положения о долевой собственности

Пост. **

163

Отчеты эмитента:

(1) При отсутствии отчета за 1 квартал – пост.

а) за 1 квартал финансового (отчетного) года

Пост.

б) за 2-4 кварталы финансового (отчетного) года

5 л. (1)

164

Документы (подписные листы, заявки на приобретение акций, листы подтверждения, карточки учета доходов акционеров и др.) по акционированию

5 л. ЭПК

165

Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и/или дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами

Пост. **

166

Сообщения, содержащие информацию, подлежащую раскрытию на рынке ценных бумаг

3 г. (1)

(1) В случае возникновения споров, разногласий, возбуждения уголовных дел и судебных разбирательств – сохраняется до выяснения окончательного решения

167

Отчеты профессиональных участников рынка ценных бумаг (010 «О внесении изменений в сведения об организации»; 050 «Об участии в судебных процессах, ответчиком в которых выступила организация»):

а) по месту составления

Пост.

б) по месту представления

3 г.

168

Документы (заявления должника, кредиторов, уполномоченного органа и документы к ним; отзыв должника на заявления о признании банкротом; уведомления; заключения о стоимости имущества, акты инвентаризации имущества; списки кредиторов; протоколы собраний кредиторов, комитетов кредиторов и документы к ним; решения; определения арбитражного суда; планы финансового оздоровления и графики погашения задолженности; планы внешнего управления; реестр требований кредиторов; договор с реестродержателем; договор страхования ответственности на случай причинения ущерба лицам, участвующим в деле о банкротстве; отчеты организации-должника о погашении задолженности; мировые соглашения; переписка и др.) о банкротстве организации

Пост. ** (1)

(1) Полный состав видов документов указан в соответствующем законодательстве. По завершении работы документы передаются в фонде ликвидированной организации в соответствующий государственный, муниципальный архив

169

Единый государственный реестр саморегулируемых организаций арбитражных управляющих

Пост. (1)

170

Документы (заявления, копии учредительных документов, свидетельств, дипломов, трудовых книжек, справки) об организации деятельности саморегулируемых организаций арбитражных управляющих

15 л. (1) ЭПК

(1) После прекращения деятельности

171

Отчеты арбитражных управляющих (временного управляющего, внешнего управляющего, конкурсного или административного управляющего); документы к ним

Пост. **

172

Документы (распоряжения, заявки, планы продаж, списки, договоры купли-продажи, отчеты независимых оценщиков, переписка) о продаже имущества организации-должника

Пост.(1) **

(1) Движимого имущества (мебель, автотранспорт, оргтехника и др.) – 5 л. ЭПК.

1.3. Контроль

173

Документы (доклады, справки, отчеты, акты, заключения, представления, предписания, докладные записки) проверок организации:

(1) Для внутренних проверок организации – 5 л. ЭПК.

а) комплексных, тематических (по основным (профильным) для данной организации направлениям деятельности)

Пост. (1)

б) структурных подразделений организации

5 л. ЭПК

174

Документы (акты, предписания, заключения, справки, докладные записки) ревизий организации (за исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, предусмотренных ст. 402):

а) по месту проведения

Пост.

б) в других организациях

5 л. ЭПК

175

Переписка о проведении проверок и ревизий

5 л.

176

Журналы, книги учета (регистрации) проверок, ревизий, их решений, определений, предписаний, актов, заключений

5 л.

177

Журналы, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий

5 л.

178

Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий

5 л. ЭПК

179

Протокольные поручения Государственной Думы; документы (докладные записки, справки, информации, переписка) по их выполнению

Пост.

180

Парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; документы (обзоры, справки, переписка) по их рассмотрению

Пост. (1)

(1) Запросы и обращения депутатов представительных органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления – 5 л. ЭПК

181

Документы (обзоры, аналитические справки) о рассмотрении обращений граждан

Пост.

182

Документы (докладные записки, справки, сводки, информации, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан

5 л. ЭПК

183

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии и др.); документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению:

(1) В случае неоднократного обращения – 5 л. после последнего рассмотрения

а) предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции

Пост.

б) личного характера

5 л. ЭПК

в) оперативного характера

5 л. (1)

1.4. Правовое обеспечение деятельности

184

Единый государственный реестр прав на недвижимое имущество и сделок с ним

Пост. (1)

185

Свидетельства, сертификаты на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, знаков обслуживания

Пост. **

186

Документы (постановления, доверенности, заявки, заключения, решения) к свидетельствам, сертификатам

Пост.

187

Переписка по вопросам установления прав собственности юридических и физических лиц

5 л. (1) ЭПК

(1) После выдачи свидетельства о праве собственности

188

Документы (постановления, определения, акты, решения, протоколы (1), заключения, запросы, заявления, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера

5 л. (2) ЭПК

(1) Протоколы административных комиссий муниципальных образований – 3 г.

(2) О серьезных нарушениях, повлекших возбуждение уголовных дел и судебных разбирательств – пост.

189

Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, ходатайств, протоколов, определений, постановлений, характеристик), представляемых в правоохранительные, судебные органы, третейские суды

5 л. (1)

(1) После вынесения решения

190

Переписка по вопросам правоохранительного характера

5 л. ЭПК

191

Договоры, соглашения об оказании юридических услуг

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

192

Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы документов

5 л. ЭПК

193

Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации и состоянии правовой работы

5 л. ЭПК

194

Переписка по оперативным правовым вопросам, в т.ч., о разъяснении законодательства

3 г.

195

Картотеки, книги, журналы, базы данных регистрации арбитражных дел, претензий и исков

5 л. (1)

(1) После вынесения последнего решения

196

Базы данных (справочные, полнотекстовые):

(1) По месту разработки и утверждения законодательных актов – пост.

а) по законодательным актам

До замены новыми (1)

б) по нормативным документам (инструкциям, правилам) организации

Пост. **

197

Книги записей юридических консультаций

3 г.

1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

198

Перечни документов:

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

199

Типовые и примерные номенклатуры дел:

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

200

Номенклатуры дел организации (сводные), классификаторы дел и документов:

(1) Структурных подразделений – до замены новыми и не ранее 3 л. после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост. (1)

б) в других организациях

До замены новыми

201

Табель форм документов, применяемых в организации:

а) по месту составления

Пост.

б) в других организациях

До замены новым

202

Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения

3 г. (1)

(1) После утверждения

203

Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения

1 г. (1)

(1) После снятия с контроля

204

Списки адресов обязательной рассылки документов

3 г. (1)

(1) После замены новыми

205

Переписка о нарушении правил пересылки документов

1 г.

206

Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности

3 г.

207

Планы мероприятий по охране коммерческой тайны в организации

5 л. (1)

(1) После замены новыми

208

Документы (списки, заявки, заключения) по учету и принятию на обслуживание обладателей конфиденциальной информации

5 л. (1)

(1) После снятия с учета

209

Документы (списки, обязательства, расписки) лиц, принявших обязательства о неразглашении сведений ограниченного доступа (конфиденциального характера, служебной и коммерческой тайны)

5 л. (1)

(1) После снятия грифа ограничения доступа к сведениям

210

Целевые программы, концепции информатизации; документы (техническое задание, акты приемки, внедрения, протоколы и др.) к ним

Пост.

211

Паспорта информатизации организации

Пост.

212

Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, заказы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий

5 л. ЭПК

213

Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой

5 л.

214

Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота

5 л. ЭПК

215

Договоры о проектировании, разработке, внедрении, эксплуатации, сопровождении автоматизированных систем и программных продуктов

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

216

Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения

5 л. ЭПК

217

Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств

5 л.

218

Программные продукты (комплексы)

Пост. **

219

Распорядительная и эксплуатационно-техническая документация (инструкции, руководства и др.) обслуживающему персоналу и пользователям информации по защите информации:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост. **

б) в других организациях

3 г. (1)

220

Базы данных информационных систем

В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу

221

Списки лиц, имеющих допуск к компьютерному оборудованию, к сети

3 г. (1)

(1) После замены новыми

222

Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

223

Договоры, соглашения об информационном обмене

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора, соглашения

224

Документы (акты, заключения, справки, переписка) о состоянии защиты информации в организации

10 л. ЭПК

225

Документы (заявки, отчеты, анализы) по антивирусной защите средств электронно-вычислительной техники

5 л.

226

Схемы организации криптографической защиты конфиденциальной информации

3 г.(1)

(1) После замены новыми

227

Перечни паролей персональных компьютеров, содержащих конфиденциальную информацию

До замены новыми

228

Акты об уничтожении средств криптографической защиты информации и машинных носителей с ключевой информацией

5 л.

229

Перечни работ по резервному копированию информации

10 л. ЭПК

230

Журналы учета машинных носителей информации, программно-технических средств защиты информации от несанкционированных действий, накопителей на жестких дисках, предназначенных для работы с конфиденциальной информацией

5 л.

231

Журналы поэкземплярного учета средств криптографической защиты информации, эксплуатационной и технической документации и ключевых документов

5 л.

232

Сертификаты ключа подписи

Пост. ** (1)

(1) В форме электронного документа хранятся не менее 5 л. после исключения из реестра сертификатов ключей подписей

233

Документы (заявления об изготовлении ключа электронной цифровой подписи и сертификата ключа подписи; заявления и уведомления о приостановлении и аннулировании действия сертификата ключа подписи, акты уничтожения закрытого ключа электронной цифровой подписи и др.) о создании и аннулировании электронной цифровой подписи

15 л. (1) ЭПК

(1) После аннулирования (прекращения действия) сертификата ключа подписи и истечения установленного федеральным законом срока исковой давности

234

Единый государственный реестр сертификатов ключей подписи

Пост. (1)

235

Реестры сертификатов ключей подписи удостоверяющего центра

Пост. (1)

236

Регламенты работы (взаимодействия) удостоверяющих центров:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

5 л. (1)

237

Договоры между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа подписи

15 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

238

Переписка о сертификатах ключа подписи

15 л. ЭПК

239

Реестры должностных лиц, которым выдаются сертификаты ключа подписи

Пост. (1)

240

Списки уполномоченных лиц – владельцев сертификатов ключа подписи от организаций

Пост.

241

Документы (заявки и уведомления о регистрации и о внесении изменений в реестр; табели отношений должностей и видов документов, подписываемых с помощью электронной цифровой подписи) о регистрации уполномоченных лиц организации в реестре уполномоченных лиц организаций-владельцев сертификатов ключа подписи

15 л. (1)

(1) После исключения уполномоченного лица организации-владельца сертификата ключа подписи из реестра

242

Заявления на подтверждение электронной цифровой подписи в электронном документе и электронной цифровой подписи уполномоченного лица, уполномоченного удостоверяющего центра

5 л. ЭПК

243

Соглашения между участниками корпоративной информационной системы о порядке ведения, хранения и аннулирования сертификата ключа подписи

15 л. ЭПК

244

Акты сдачи в эксплуатацию рабочих мест со средствами электронной цифровой подписи

Пост.

245

Акты о выполнении работы по установке и настройке комплектов средств электронной цифровой подписи

15 л. ЭПК

246

Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и др. документы, отражающие работу с фондом)

Пост. (1)

(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации

247

Документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы, карточки фондов, паспорта архивов, реестры описей) архивного учета

Пост. (1)

(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации

248

Описи дел (1):

(1) Структурных подразделений – 3 г. после утверждения ЭПК (ЭК) сводного годового раздела описи

(2) Неутвержденные – до минования надобности

(3) На постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы передаются после ликвидации организации

(4) После уничтожения дел

а) постоянного хранения (утвержденные)

Пост. ** (2)

б) по личному составу

Пост. (3)

в) временного хранения

3 г. (4)

249

Топографические указатели

1 г. (1)

(1) После замены новыми

250

Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами

10 л. ЭПК

251

Документы (постановления, акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел (изъятия дел), описей во временное пользование

3 г. (1)

(1) После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям – 5 л. ЭПК

252

Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов

5 л.

253

Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним

5 л.

254

Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства (1)

5 л. (2) ЭПК

(1) Договоры депозитарного хранения документов, договоры приема-передачи документов на постоянное хранение, соглашения о сотрудничестве – пост.

(2) После истечения срока действия договора

255

Заключения государственного, муниципального архива о составе документов приватизируемой организации; ликвидируемой организации

Пост.

256

Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела

5 л. ЭПК

257

Отчеты, справки об объеме документооборота в организации

1 г.

258

Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля:

(1) Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата

а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности

Пост. ** (1)

б) распорядительных документов по личному составу (2)

75 л. (1)

в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности

5 л.

г) поступающих и отправляемых документов, в т.ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью

5 л.

д) контроля исполнения документов

3 г.

е) обращений граждан

5 л.

ж) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры

3 г.

з) фотофонодокументов, видеодокументов

3 г. (1)

и) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов

1 г.

259

Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета:

(1) После возвращения всех дел

а) приема посетителей

3 г.

б) рассылки документов

2 г.

в) отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях

3 г.

г) бланков строгой отчетности

3 г.

д) машинописных, компьютерных, копировальных работ

1 г.

е) выдачи дел во временное пользование

3 г. (1)

ж) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности

1 г.

260

Книги, журналы учета:

(1) После списания. При условии проведения проверки (ревизии)

(2) После замены пароля

(3) После замены ключа

а) электронных носителей

5 л. (1)

б) выдачи электронных дисков

5 л. (1)

в) паролей

5 л. (2)

г) ключевых носителей

5 л. (3)

д) сертификатов электронных цифровых подписей

5 л. (3)

е) выдачи ключевых носителей к криптографическим средствам защиты информации

5 л.

ж) копирования баз данных

До минования надобности

з) технических средств защиты

5 л. (1)

261

Книги, журналы учета:

(1) После снятия грифа ограничения

а) экземпляров (копий) документов, содержащих сведения конфиденциального характера

3 г. (1)

б) электронных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера

До минования надобности

Источник

Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями:
— в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела?
— где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними?
— возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?

Вопрос в тему

Подскажите, в каком порядке подшиваются документы в личное дело сотрудника, если этот сотрудник не госслужащий? Например, сотрудник ООО.

Правила формирования личных дел для коммерческих организаций нормативно не установлены (т.к. они не обязаны их вести), поэтому почти все организации обычно придерживаются традиционно сложившихся правил, основы которых были закреплены еще Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), а в качестве современного примера берут основанное на этой же традиции делового оборота Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, которое утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

В настоящее время государственные органы, органы местного самоуправления и организации предпочитают вести личные дела на все категории работников.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в конкретной организации. Личное дело как первичный комплекс документов формируется по принципу досье, т.е. содержит и оригиналы, и копии документов, документы с разными нормативными сроками хранения, документы, относящиеся к различным системам и подсистемам документации.

В составе личного дела документы формируются в логическо-хронологической последовательности. В отдельную папку вкладываются для каждого работника:

внутренняя опись документов личного дела ¹;
лист ознакомления с документами личного дела (как факультативный документ);
дополнение к Личному листку по учету кадров (Анкете), которое является документом свободной формы: на листе бумаги может быть оформлено только название данной разновидности документа, в последующем на нем в хронологическом порядке будут фиксироваться те сведения (приказ или иной документ, дата и номер), которые дополнят или изменят анкетные данные, включая сведения об изменении фамилии, места жительства, изменениях в составе семьи, об образовании, повышении квалификации, аттестации, о временных переводах и т.п.;
заявление о приеме на работу/назначении на должность/заключении трудового договора (сейчас этот документ стал не обязательным к оформлению, но большинство кадровых служб просит его составлять, как и во всех других ситуациях, когда требуется письменное согласие работника);
Личный листок по учету кадров или Анкета установленного в организации формата с фотографией ²;
автобиография (оформляется в основном для руководителей организации; для рядовых работников – при необходимости);
характеристика, представление или рекомендации (факультативные документы, не являются обязательными), в особых случаях – направление на работу (для молодых специалистов, участников специальных федеральных и региональных программ обеспечения кадрами и т.п.);
уведомление работника о целях обработки его персональных данных;
согласие работника на обработку персональных данных;
копии документов об образовании, специальности и квалификации (возможна практика раздельного хранения копий персональных документов и вне личного дела по методике обезличивания персональных данных);
трудовой договор (экземпляр работодателя, на котором помимо подписи работника как стороны договора должна быть оформлена отметка о том, что он получил свой экземпляр этого документа (также под подпись));
соглашение о конфиденциальности/неразглашении информации, которая может стать известной сотруднику в процессе выполнения его трудовой функции (экземпляр работодателя);
копия приказа о приеме на работу с отметкой об ознакомлении, проставленной работником;
экземпляр или копия должностной инструкции с отметкой об ознакомлении и получении экземпляра/копии работником (экземпляр работодателя, при необходимости, особенно если оформляется индивидуальная должностная инструкция).

Все экземпляры документов, принадлежащие работодателю как стороне трудового договора, в настоящее время рекомендуется хранить в составе личного дела, т.к. все обязательные доказательства трудовых отношений удобнее формировать, хранить, обрабатывать и защищать информацию в одном месте.

Листы документов, собранные в комплекс в логической последовательности и необходимые для заключения трудового договора, нумеруются в валовом порядке (карандашом в правом верхнем углу), и номера листов вносятся во внутреннюю опись документов личного дела, которая начинает оформляться сразу же после заключения трудового договора.

А далее в прямой хронологической последовательности в личное дело формируются по мере их составления все документы/копии, отражающие все изменения трудового договора и развитие трудовых отношений с работником, например:

предложения и уведомления работодателя об изменении условий трудового договора (экземпляр работодателя с отметкой работника об ознакомлении или с актом (либо соответствующей отметкой на уведомлении) об отказе работника от ознакомления);
заявление работника о постоянном переводе на другую работу (т.е. письменное согласие работника);
дополнительные соглашения к трудовому договору (экземпляр работодателя с такой же отметкой работника о том, что он получил экземпляр документа);
копия приказа о постоянном переводе работника (с отметкой об ознакомлении работника);
акты приема-передачи дел работником по прежней и текущей должности (экземпляры работодателя с подписью работника и отметкой о том, что экземпляр акта он получил на руки);
другие подлинные документы или копии с подписью работника и/или его отметкой об ознакомлении, фиксирующие все аспекты трудовой деятельности работника (копии дипломов и свидетельств, выписки из протоколов аттестации,…

Источник

Положение
о подразделении

Положение
о подразделении является
организационно-технологическим
документом, понятия:

Место
подразделения в организационной
структуре.
Функциональная
нагрузка подразделения. Технологическая
ответственность в рамках всей организации.
Взаимодействие
с другими подразделениями организации.
Нормативные
документы, регулирующие деятельность
данного подразделения.

Разработка
Положения о подразделении осуществляется
непосредственно в подразделении.
Ответственным за разработку Положения
является руководитель подразделения.

Организации,
состоящие из нескольких структурных
подразделений, обязаны разработать
Положения о структурном подразделении,
в котором определяются задачи, функции,
права и обязанности каждого подразделения.

Например,
Текст Положения о кадровой службе должен
содержать следующие основные разделы.

Общие
положения.
Основные
задачи.
Структура
и функции.
Взаимоотношения
с другими подразделениями организации.
Права
и обязанности.
Ответственность.

Должностная
инстукция.

Должностная
инструкция — документ, регламентирующий
производственные полномочия и обязанности
работника.

Должностные
инструкции разрабатывает руководитель
подразделения для своих непосредственных
подчиненных.

Должностные
инструкции на должности, находящиеся
непосредственно в его подчинении,
утверждает руководитель организации.

На
другие должности инструкции утверждают
соответствующие заместители по функции.

Первый
экземпляр должностной инструкции на
каждого работника хранится в отделе
кадров, второй — у руководителя
подразделения, третий — у работника.

Должностные
инструкции разрабатывают в соответствии
с положением о подразделении. Комплект
должностных инструкций охватывает все
функции подразделения и равномерно
распределяет нагрузку между работниками
с учетом уровня их квалификации.

Каждая
должностная инструкция содержит
однозначное определение того, чем данная
работа отличается от всех иных работ.

Ответственность
за полноту обеспечения организации
должностными инструкциями лежит на
начальнике отдела кадров.

Не
существует стандарта, регламентирующего
содержание и процедуру разработки
должностной инструкции, в связи с чем
каждая организация имеет возможность
самостоятельно формировать описание
той или иной должности.

Должностная
инструкция содержит информацию, которая
необходима в процессе управления
персоналом:

41.Организационная культура. Классификация и оценка организационной культуры

Организационная
культура
– это система коллективно разделяемых
ценностей, символов, убеждений, образцов
поведения членов организации, которые
придают общий смысл их действиям.

Организационная
культура объединяет ценности и нормы,
свойственные организации, стиль и
процедуры управления, а также концепции
технологического и социального развития.

Организационная
культура задает пределы, в которых
возможно уверенное принятие решений
на каждом из уровней управления,
возможности использования ресурсов
организации в целом, ответственность,
дает направления развития, регламентирует
управленческую деятельность, способствует
идентификации членов с организацией.

Под влиянием
организационной культуры складывается
поведение отдельных ее членов.

В
основе организационной культуры:
потребности личности и потребности
организации.

Не существует двух
одинаковых культур организации, как и
не бывает двух абсолютно одинаковых
людей.

Результаты
деятельности любой организации связаны
с ее организационной культурой, которая
в одном случае способствует выживанию,
в другом – достижению наивысших
результатов, в третьем – ведет к
банкротству.

В
теории организации организационную
культуру разделяют на две большие
относительно самостоятельные части:
материальную и духовную Материальная
культура — это вся сфера материальной
деятельности и ее результаты до н ней
относятся: орудия и средства труда,
вещи, материально-предметная деятельность,
материально-предметные отношения,
искусственная среда, социальные
организации Духовная культура — это
целостная система, вкл ае все виды, формы
и уровни общественного сознания,
образования и воспитания, религии,
науки, нравственности Она включает:
смысл, ценности, социальные нормы,
социальные ориентиры, ритуалы, верования,
знания.

Организационная
культура оказывает самое непосредственное
влияние на конечные результаты
деятельности организаций и, тем самым,
в значительной мере определяет
эффективность их функционирования.

При
этом, чем более эффективно используется
организационная культура, тем более
результативно осуществляется
производственный процесс при
соответствующем ресурсном обеспечении.

Одной
из важнейших экономических проблем в
управлении предпринимательской
организацией является правильное
обоснование показателей эффективного
использования потенциала организационной
культуры с целью позитивного воздействия
на конечные производственно-хозяйственные
результаты.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник