руководитель административного подразделения
Группы компаний
В заключительной части статьи автор описывает спектр документов, которыми следует руководствоваться и которые нужно разработать руководителю службы ДОУ для регламентации ее деятельности: Положение о подразделении и должностные инструкции работников, документы по охране труда и «нормам выработки», регулирующие технологию ДОУ на государственном и внутрикорпоративном уровнях, устанавливающие административную ответственность за ненадлежащее хранение документов.
Положение о подразделении и должностные инструкции работников
Основными задачами службы документационного обеспечения управления (службы ДОУ), согласно ГСДОУ, являются внедрение единого порядка работы с документами в организации, а также совершенствование форм и методов работы с ними.
Однако все задачи подразделения, его права и функции в каждой организации обязательно регламентирует Положение о подразделении. Разработать его, естественно, должен руководитель службы ДОУ, т.к. лучше него никто не знает специфику работы. Каких-либо требований к данному Положению законодательством РФ не установлено, но они могут устанавливаться в локальных нормативных актах (ЛНА) самой организации. Разработанное Положение о службе ДОУ надо обязательно согласовать с кадровой службой и юридическим подразделением.
Как правило, Положение о подразделении содержит следующие разделы:
- общие положения, где описывается организационная структура подразделения, подчинение, указываются нормативно-правовые документы, которыми оно руководствуется в своей деятельности;
- задачи подразделения;
- функции подразделения;
- права и обязанности подразделения (где в т.ч. отражаются права на подписание каких-либо документов или на наличие у подразделения какой-либо печати);
- ответственность подразделения (здесь прописывается ответственность сотрудников и особенно руководителя за неисполнение возложенных функций и задач).
Утверждается Положение (как и любой нормативный документ организации) путем оформления (согласно п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003):
- руководителем организации грифа утверждения непосредственно на этом документе (как показано в Примере 6) либо
- путем подписания им соответствующего распорядительного документа (тогда в грифе на Положении дается ссылка на этот приказ, как в Примере 5).
Пример 5. Гриф утверждения распорядительным документом
Пример 6. Положение об отделе документационного обеспечения управления
Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа
Пример 6. Положение об отделе документационного обеспечения управления
Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа
Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение
действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои
рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей
помощью!
Рекомендовано для вас
- Свежие
- Посещаемые
Работники и СЭД: от неприятия до продуктивной работы
Как и любое организационное изменение,
«приход» в компанию СЭД сопряжен с рядом трудностей в плане работы с персоналом. Нужно, во-первых, максимально сократить период неизбежного сопротивления, а во-вторых, обучить коллег работе в СЭД. Как это сделать? Мы привели распространенные типы реакции на новшество и методы преодоления негатива. Объяснили, как организовать обучение работе в СЭД (оптимальное время и место, ведущий, деление слушателей на группы, график обучения, как заставить на нем появиться, ход и методы обучения, что делать по его окончании). Примеры составлены на основе СЭД Directum.
Евгения Кожанова
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Договорная работа: современный подход и регламентация (часть 3)
В этом номере журнала подробно рассматриваем
этап согласования проектов договоров: вопросы, которые необходимо урегулировать в Договорном регламенте; список согласующих лиц / подразделений и их функции; порядок прохождения процедуры согласования (в т.ч. вы узнаете, как грамотно закрепить и контролировать сроки, чтобы дисциплинировать согласующих лиц); как оформить лист согласования и замечания к проекту договора при внутреннем согласовании, а также протокол разногласий и протокол согласования разногласий при оттачивании формулировок договора с контрагентом; и не забудьте, что ряд сделок требует одобрения совета директоров или общего собрания акционеров / участников, собственника имущества – на эту длительную процедуру тоже нужно предусмотреть время.
Елена Юсипова
начальник аппарата генерального директора
АО «НТЦ Промтехаэро»
Должностная инструкция
Разберемся, как правильно возложить на
работника должностные обязанности. Чем отличается типовая должностная инструкция от индивидуальной, и можно ли обойтись без их оформления? Как утвердить соответствующий документ, ознакомить с ним, потом актуализировать?
Куртиян Анастасия
ведущий эксперт в вопросах трудового законодательства
и кадрового менеджмента, бизнес-тренер
Штатная численность службы документационного обеспечения
В условиях финансового кризиса многие
предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.
Анисимова Юлия
начальник службы делопроизводства промышленного
предприятия крупного холдинга по транспортировке нефти и нефтепродуктов
Штатная численность службы документационного обеспечения
В условиях финансового кризиса многие
предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.
Анисимова Юлия
начальник службы делопроизводства промышленного
предприятия крупного холдинга по транспортировке нефти и нефтепродуктов
Договорная работа: современный подход и регламентация (часть 3)
В этом номере журнала подробно рассматриваем
этап согласования проектов договоров: вопросы, которые необходимо урегулировать в Договорном регламенте; список согласующих лиц / подразделений и их функции; порядок прохождения процедуры согласования (в т.ч. вы узнаете, как грамотно закрепить и контролировать сроки, чтобы дисциплинировать согласующих лиц); как оформить лист согласования и замечания к проекту договора при внутреннем согласовании, а также протокол разногласий и протокол согласования разногласий при оттачивании формулировок договора с контрагентом; и не забудьте, что ряд сделок требует одобрения совета директоров или общего собрания акционеров / участников, собственника имущества – на эту длительную процедуру тоже нужно предусмотреть время.
Елена Юсипова
начальник аппарата генерального директора
АО «НТЦ Промтехаэро»
Договорная работа: современный подход и регламентация (часть 1)
В июньском номере журнала мы начинаем публикацию
материалов, посвященных вопросам регламентации договорной работы на предприятии. В первой части статьи мы покажем основные этапы договорной работы, определим предмет договорного регламента, а далее детально разберемся с тем, как можно проверить добросовестность контрагента перед заключением сделки (как поделить договоры на разные группы риска, чтобы организовать для них разную глубину проверки потенциального партнера, какие документы у него можно запросить, как оформить результат проверки, для чего он может потребоваться).
Елена Юсипова
начальник аппарата генерального директора
АО «НТЦ Промтехаэро»
Секретарь и делопроизводитель: функциональные обязанности по профессиональному стандарту
В статье рассматриваются квалификационные
требования к специалистам в области документационного обеспечения управления, которые в 2015 году были утверждены профессиональным стандартом. Даются рекомендации о закреплении стандартных формулировок трудовых функций в должностных инструкциях секретаря и делопроизводителя, на основании которых производится как разделение должностных обязанностей, так и их кооперация за счет правильного взаимодействия и взаимозамещения. Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Используем Cookies на нашем веб-сайте для того, чтобы обеспечить пользователям максимальное удобство. Подробнее
Положение
о службе ДОУ— это
документ, предназначенный для
нормативно-правовой регламентации
деятельности службы и определяющий
ее роль и место в системе управления
предприятием. Положение должно
разрабатываться совместно с руководителем
службы ДОУ, им подписываться,
согласовываться с юрисконсультом
(если он есть на предприятии) и утверждаться
руководителем предприятия. Основанием
для внесения изменений в Положение
является приказ руководителя предприятия.
Положение
должно быть разработано в соответствии
с требованиями ГОСТ ИСО 15489-1-2007
«Управление документацией» и
Унифицированной системы
организационно-распорядительной
документации. Текст положения должен
состоять из следующих основных разделов:
-
Общие
положения. -
Основные
задачи. -
Функции.
-
Права
и обязанности.
-
Ответственность.
-
Взаимоотношения.
Связи.
В
разделе «Общие положения» указываются:
полное официальное наименование
подразделения, дата, номер и наименование
правового акта, на основании которого
создано и действует подразделение,
чем руководствуется в своей деятельности,
кем возглавляется и кому подчиняется,
порядок назначения и освобождения
от должности руководителя подразделения,
наличие у подразделения печати.
В
разделе «Основные задачи» перечисляются
основные проблемы, решаемые
подразделением и определяющие характер
и направления деятельности
подразделения.
В
разделе «Функции» указываются действия
или виды работ, которые должно выполнять
подразделение для осуществления
поставленных перед ним задач. Функции
должны полностью отражать специфику
деятельности подразделения.
В
разделе «Права и обязанности»
перечисляются права, которыми
наделяется подразделение в лице его
руководителя, а также обязанности.
В
разделе «Ответственность» устанавливаются
виды дисциплинарной, административной,
при необходимости — и уголовной
ответственности, которую может нести
руководитель подразделения в случае
невыполнения подразделением своих
обязанностей.
В
разделе «Взаимоотношения. Связи»
регламентируются информационные и
документационные потоки подразделения;
основные документы, создаваемые им,
а также указывается, с какими
подразделениями и организациями
осуществляется взаимодействие,
какую информацию получает и представляет
подразделение, периодичность и сроки
представления; в каком порядке и кем
рассматриваются возникающие
разногласия.
Положение
о подразделении оформляется на общем
бланке организации. Обязательными
реквизитами данного вида документов
являются: наименование организации,
наименование вида документа, дата
и номер документа, место составления,
заголовок к тексту, подпись, гриф
утверждения. Положения о подразделениях
подписываются руководителем подразделения,
утверждаются руководителем
организации.
Примерное положение о службе документационного обеспечения управления
1. Общие положения
-
Документационное
обеспечение управления осуществляет
служба документационного обеспечения
управления (ДОУ), действующая на правах
самостоятельного структурного
подразделения, подчиненного
непосредственно руководителю
министерства.
В
состав службы ДОУ, как правило, включаются
секретариат (приемная, секретариат
министра (руководителя ведомства),
секретариаты заместителей министра
(заместителей руководителя ведомства),
секретариат коллегии, протокольное
бюро), инспекция при министре (руководителе
ведомства), канцелярия (бюро
правительственной переписки, бюро
учета и регистрации, экспедиция,
машинописное бюро, копировально-множительное
бюро, телетайпная и др.), отдел писем
(жалоб), отдел совершенствования работы
с документами и внедрения технических
средств, центральный архив.
-
Работа
службы ДОУ регламентируется Положением
о ней, которое разрабатывается на
основе настоящего Примерного положения.
Деятельность работников службы ДОУ
регламентируется должностными
инструкциями, которые закрепляют
рациональное разделение труда,
предусматривают равномерную загрузку
работников, распределение работ по
сложности выполнения и квалификации
исполнителей. Должностные инструкции
разрабатываются службой ДОУ и
утверждаются ее руководителем или
его заместителем. При изменении функций
и задач службы ДОУ должностные инструкции
пересматриваются. -
Служба
ДОУ в своей деятельности руководствуется
законодательными актами Российской
Федерации, указами и распоряжениями
Президента Российской Федерации,
постановлениями и распоряжениями
Правительства Российской Федерации,
правилами, инструкциями, методическими
рекомендациями учреждений Федерального
архивного агентства, действующими
нормативами по вопросам документационного
обеспечения управления.
-
Руководство
службы ДОУ должно замещаться специалистами
с высшим образованием или средним
специальным образованием со стажем
работы по делопроизводству не менее
3 лет. -
Служба
ДОУ имеет круглую печать с обозначением
своего наименования.
2. Цели
и задачи службы ДОУ
Соседние файлы в предмете Правоведение
- #
- #
- #
Новая страница 1
Форма организации
делопроизводства
Существует три формы
организации делопроизводства:
—
централизованная;
—
децентрализованная;
—
смешанная.
При централизованной форме
организации делопроизводства все технические операции по обработке документов
сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая
работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К
преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится
возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и
создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска
документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам.
Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в
том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную
структуру.
Децентрализованная форма
организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы
делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно
использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях
территориальной разобщенности структурных подразделений организации.
Смешанная форма
организации делопроизводства предполагает выполнение одних
делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение
документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их
систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях.
Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та
же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых
документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных
подразделениях, в зависимости от категории документов.
Выбор наименования службы ДОУ
В
настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы
методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе
наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе
самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом
следует учитывать несколько факторов:
—
характер
деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность
аппарата управления и общую численность работающих);
—
объем
документооборота организации;
—
наличие
подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений,
представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом
управления.
На практике используются различные названия
делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел,
отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба
документационного обеспечения управления, управление по работе с документами,
отдел документации и др.
Управление делами – это, как правило, подразделение,
имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы,
сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию
документов, контроль за исполнением документов, работу с документами
коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование
документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел
совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных
организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной
исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных
компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными
функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства
подведомственных организаций.
Остальные приведенные названия – канцелярия, общий
отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно рассматривать
как синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и привычное название
службы ДОУ. Оно удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в
употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с
«канцелярской рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными
сторонами делопроизводства. Название «общий отдел» многим не совсем
понятно, поскольку слово «общий» может предполагать все что угодно, а речь
все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия «отдел
делопроизводства», «отдел по работе с документами» и т.п. более удачны. Исходя
из этих соображений при выборе названия службы делопроизводства предпочтение
следует отдать если не названию «канцелярия» (в силу его понятности и удобства
употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел
документационного обеспечения» и т.п.
Организационная структура
службы ДОУ
На крупных предприятиях
в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником
закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить
секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро
жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное
бюро, архив.
На средних предприятиях
функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы.
На небольших предприятиях
служба ДОУ состоит из 2-3 человек.
Во многих организациях служба ДОУ не является
самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной
службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы
с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не
имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба
ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей
организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой
штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно
руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему
вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что
служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения
документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по
заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.
Определение должностного
состава и штатной численности службы ДОУ
При определении должностного
состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором
профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и
Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других
служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).
Для определения численности персонала службы ДОУ
используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование
труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности
осуществляются на основании следующих документов:
1. Межотраслевые укрупненные
нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.
2. Нормативы времени на работы
по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств,
ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.
3. Нормы времени на работы по
автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов
управления. М., 1993.
4. Нормы времени на работы по
документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов
исполнительной власти. М., 2002.
Как правило, определение численности подразделения не
входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и
заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие
расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные
документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих
документов на практике.
Разработка положения о службе
ДОУ и должностных инструкций работников
Важная задача в организации службы ДОУ – это
разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта
задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением
квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции
ее работников составляют комплект организационно-правовой документации,
разработка которого завершает организационный этап создания этой службы.
Положение о подразделении –
документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в
структуре учреждения.
Государственная система
документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе
ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех
изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в
современном законодательстве.
Текст положения о службе ДОУ, в
соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:
1.
Общие положения.
2.
Цели и задачи
службы ДОУ.
3.
Функции службы
ДОУ.
4.
Права и
ответственность службы ДОУ.
5.
Взаимоотношения
службы ДОУ с другими структурными подразделениями.
Рекомендательный характер ГСДОУ
предполагает возможность внесения необходимых изменений и уточнений. В
частности, на наш взгляд, 4-й раздел «Права и ответственность» целесообразно
разделить на два раздела: «Права» и «Ответственность» в силу того, что это
совершенно разные понятия.
Организационный этап создания
службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций.
Журнал не раз публиковал статьи, посвященные разработке должностных инструкций,
поэтому в этой статье мы ограничимся лишь общими замечаниями. Следует иметь в
виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и
если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие
их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных
обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление
за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться
в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и
регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю
исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с
обращениями граждан и т.п.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2005.
Подборка наиболее важных документов по запросу Должностные инструкции ДОУ (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статья: О подходе к классификации систем документации и документов
(Янковая В.Ф.)
(«Делопроизводство», 2022, NN 3, 4)Предлагаемая классификация систем документации наряду с чисто познавательным интересом имеет и практическое значение, поскольку позволяет четко определять границы между различными системами документации и комплексами документов (подсистемами) внутри каждой отдельной системы документации. Используя данный подход, мы всегда можем сказать, к какому комплексу документов в деятельности организации относится тот или иной документ, какие документы составляют ту или иную систему документации. К примеру, если мы хотим определить, какие документы составляют систему документации по информационно-документационному обеспечению деятельности организации в целом, мы не должны ограничиваться только учетной документацией, но должны включить комплексы документов, посредством которых реализуются управленческие функции: организационную документацию (положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников, инструкцию по делопроизводству и др.), плановую документацию (виды и разновидности зависят от того, что является объектом планирования), распорядительную (приказы о назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, ответственных за хранение, учет, использование бланков и печатей организации и др.), отчетную документацию (отчеты, справки, сведения и др.), документы информационного характера (переписка по вопросам информационно-документационного обеспечения и другие информационные документы). Если поставлена задача определить состав документов какой-либо системы документации, используемой при реализации той или иной управленческой функции, например организационной, нужно будет отнести к этой системе не только документы, с помощью которых регламентируется деятельность организации в целом, но и документы, регламентирующие реализацию отдельных управленческих функций и процессов управления, документы, регламентирующие деятельность по осуществлению обеспечивающих функций, функций и процессов основной (производственной) деятельности и деятельность отдельных структурных подразделений и органов, должностных лиц и работников.