Помощник финансового директора должностная инструкция

653 Общие положения

653.1Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Помощника заместителя генерального директора по финансам, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX.

653.2Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

653.3Переименование, ликвидация должности Помощника заместителя генерального директора по финансам, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

653.4Помощник заместителя генерального директора по финансам непосредственно подчиняется Заместителю генерального директора по финансам.

653.5У Помощника заместителя генерального директора по финансам подчиненных нет.

1.6 На время отсутствия Помощника заместителя генерального директора по финансам его замещает секретарь Группы координации и планирования Финансового департамента.

654 Цели и должностные обязанности

654.1Деятельность Помощника заместителя генерального директора по финансам направлена на достижение следующих целей:

654.1.1 Обеспечение максимально эффективной деятельности ЗГД по финансам.

654.2Для достижения установленных целей Помощник заместителя генерального директора по финансам исполняет следующие обязанности:

654.2.1Обеспечивает оперативную связь ЗГД по финансам с сотрудниками подразделений XXX, а также со сторонними организациями.

654.2.2Обеспечивает информационное, документационное обслуживание ЗГД по финансам.

654.2.3Получает необходимые ЗГД по финансам сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

654.2.4 Принимает участие в планировании рабочего дня ЗГД по финансам.

654.2.5Организовывает телефонные переговоры ЗГД по финансам, принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие ЗГД по финансам принятые сообщения и доводит их содержание.

654.2.6Составляет и оформляет по поручению ЗГД по финансам служебные записки, распоряжения, справки, отчеты и другие документы.

654.2.7Принимает и передает документы и информацию, поступившую по факсу и электронной почте в адрес ЗГД по финансам.

654.2.8Контролирует качество подготовки, правильность составления и согласования документов, представляемых на подпись ЗГД по финансам.

654.2.9Передает на отправку документы, подписанные ЗГД по финансам.

654.2.10 Контролирует исполнение поручений ЗГД по финансам.

654.2.11 Собирает, обрабатывает и предоставляет информацию ЗГД по финансам.

654.2.12 Подготавливает материалы для ЗГД по финансам к отчетам, совещаниям, семинарам и т. п.

654.2.13 Осуществляет работу по подготовке заседаний, совещаний и встреч со сторонними организациями проводимых ЗГД по финансам (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания).

654.2.14 Организовывает командировки ЗГД по финансам, оформляет необходимые документы на получение командировочного удостоверения, заказывает авиа– и железнодорожные билеты.

654.2.15 Осуществляет техническую поддержку планирования рабочего времени ЗГД по финансам (ведение календаря в Microsoft Outlook)

655 Показатели оценки деятельности

Деятельность Помощника заместителя генерального директора по финансам оценивается на основе следующих показателей:

3.1 Оперативность и качество выполнения поставленных задач.

656 Общекорпоративные нормы

Деятельность Помощника заместителя генерального директора по финансам регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

656.1Правила внутреннего трудового распорядка

656.7Положение о защите персональных данных работников XXX ;

656.8Настоящая должностная инструкция.

656.9Другие нормативные документы XXX, относящихся к деятельности Помощника ЗГД по финансам.

657 Права

Помощник заместителя генерального директора по финансам имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

5.1 Вносить на рассмотрение Заместителя генерального директора по финансам предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

5.2 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX.

658 Ответственность

Помощник заместителя генерального директора по финансам несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

659 Требования к работнику при приеме на работу

660 Словарь специальных терминов и сокращений

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

661 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

Публикуются:  Информационные материалы и документы, финансового управления.

Возврат к списку

Перед ассистентом финдиректора стоят те же задачи, что и перед его непосредственным начальником. Только масштаб информированности и степень ответственности у помощника значительно меньше. Однако важность предполагаемых служебных обязанностей все равно предъявляет к знаниям сотрудника особые требования.

Что же должен знать и уметь помощник директора по финансам?

1. Сотрудник обязан разбираться в общих экономических вопросах.
2. Он должен быть знаком со спецификой отрасли, в которой работает компания.
3. Ему необходимы знания основ договорного права.
4. Помощник обязан разбираться в налоговом законодательстве.
5. Он должен понимать и основы бухгалтерского учета, поскольку наверняка придется иметь дело как с внутренними отчетами, так и с бухгалтерской отчетностью контрагентов. Ассистенту очень важно уметь «читать» бухгалтерский баланс, форму № 2 (Отчет о прибылях и убытках) и другие формы бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности, понимать, что стоит за активами и пассивами организации, а также уметь четко формулировать вопросы к лицам, составившим отчетность.
6. Помощнику необходимо ориентироваться в бизнес-плане компании, знать, кто и в какие сроки обязан предоставлять данные для него. Он также должен быть осведомлен о внутреннем регламенте и документообороте фирмы.
7. Ассистент на уровне пользователя обязан знать работу программных продуктов, применяемых для организации учета в компании. Он при необходимости должен уметь составить любой отчет, который эти программы формируют для пользователя.

Образование – залог успеха

Обычно претенденту на должность помощника около 27 лет. Он молод, готов усваивать большие объемы разнообразной информации, и это позволяет предположить, что его работа на благо компании будет весьма плодотворной. Безусловно, образование помощника финансового директора должно быть обязательно высшим, экономическим либо техническим. У специалиста с техническими навыками обычно хорошо развито логическое мышление, что позволяет ему четко структурировать свои знания. Однако, если у претендента на должность финансового ассистента только технический диплом, это место, скорее всего, не для него. Пусть у кандидата-«технаря» не будет высшего экономического образования, но иметь за плечами хотя бы годовой курс по экономике и финансам он обязан. Ведь такие дисциплины, как экономическая теория и анализ финансовой деятельности, являются основополагающими в работе финансиста, и без этих знаний человека нельзя считать квалифицированным специалистом.

Идеальный вариант, когда человек имеет два высших образования, благо в наше время это не такая уж большая редкость. Два диплома – первый и очень верный знак того, что соискатель целеустремлен, вынослив и способен воспринимать и эффективно использовать большие объемы информации. Ведь, получая вторую профессию, человек совмещал работу с учебой, что далеко не всегда просто и не всем по силам.

Конечно, все сказанное выше верно лишь в том случае, если оба диплома настоящие. К сожалению, случаи «покупки знаний» не редки. Но отличить подделку от подлинника достаточно просто, зачастую достаточно позвонить в университет и поинтересоваться, на чье имя выдан диплом за нужным номером. Если же «корочка» все-таки обманет руководителя качеством, то человек проявит свои истинные знания во время испытательного срока, и никакие дипломы не смогут замаскировать «белые пятна» в знаниях кандидата.

Обязанности необходимо продумать

Нужно определить, чем конкретно должна заниматься «правая рука» финдиректора, ведь работы в ведомстве всегда много, и она весьма разнообразна. Ассистенту можно поручить:

1. проводить первичный анализ заключаемых договоров, определять существенные расхождения с положениями уже существующих соглашений;
2. проверять сметы расходов поставщиков и подрядчиков (например, не завышают ли они статьи затрат, соответствуют ли их расценки среднерыночным);
3. согласовывать по поручению финансового директора некоторые параметры смет, статей бизнес-планов с руководителями других отделов и служб.
4. контролировать исполнение отдельных статей бюджета компании, выявлять основные причины отклонений;
5. вырабатывать рекомендации по некоторым управленческим решениям для финансового директора. Здесь важен свежий взгляд на проблему, выявление новых сторон или вероятных последствий разрешения каких-либо ситуаций.

Никто не имеет права давать ассистенту финансового директора указания и поручения, кроме его непосредственного руководителя.

Также директор по финансам должен решить, надо ли наделять сотрудника функциями внутреннего контролера-аудитора или, может быть, дать ему право выражать мнение финансового департамента, например, на совещаниях, если его непосредственный начальник находится в отпуске. Это регламентируется внутренними должностными инструкциями. Важно понимать, что нужно не готовить себе преемника, а работать с самостоятельной штатной единицей.

Помощнику предстоит столкнуться с совершенно разными сотрудниками собственной организации и с менеджментом компаний контрагентов. Это значит, что он обязан грамотно формулировать темы переговоров. Он не должен вступать в дискуссии, но обязан получать четкие ответы на поставленные вопросы и интерпретировать их при необходимости так, чтобы его руководитель при разговоре с теми же самыми людьми, например с начальниками отделов, не тратил время на согласование очевидных вопросов.

Помощник вправе вступать в полемику с руководителями отделов и служб только с согласия своего непосредственного руководителя, поскольку он не знает, что некоторые вопросы на предприятии решаются не по экономическим, а по «политическим» соображениям.

Чего не должна знать «правая рука»

Помощник, каким бы хорошим и квалифицированным он ни был, может в любой момент получить более выгодное предложение по работе и уволиться. С ним бывшую компанию может покинуть информация, содержащая коммерческую тайну организации или некоторые ее ноу-хау в финансовой сфере. Поэтому ваш сотрудник никогда не должен знать в подробностях определенные сведения о компании.

1. Он не должен ничего знать об источниках возникновения и пополнения активов фирмы.
2. Закрытой должна быть информация об участии собственников компании в ее прибыли.
3. Помощник не должен иметь доступа к сведениям о неформальных договоренностях руководства фирмы с управляющими компаний-поставщиков, о связях руководства во властных структурах, правоохранительных и налоговых органах.
4. Ему должны быть неизвестны персоналии участников схем, применяемых для снижения налоговой нагрузки на предприятие. Особенно это касается так называемых «серых» путей оптимизации, например таможенных платежей, и «зарплатных» схем ухода от налогов. Руководителю не надо беспокоиться, что он узнает про сами схемы, об этом известно даже правоохранительным службам. Но кто поручится, что отчеты с полным перечнем «имен, явок и паролей» участников незаконной оптимизации случайно не попадут в руки контролеров.

Несложно представить, что будет, если сотрудник, перейдя с повышением в финансовую службу компании-конкурента, применит все секреты бывшего работодателя на практике. Ограничивая доступ к конфиденциальной информации, подобных неприятностей можно избежать.

Его перспективы

Обучив сотрудника, важно удержать его у себя в дальнейшем. Ведь плох тот помощник, который не мечтает вырасти в начальника. А значит, ассистенту надо создать такие условия, чтобы он ощущал себя на самостоятельной позиции, которая стоит того, чтобы держаться за нее. Ему должны быть открыты перспективы развития.

Прежде всего необходимо предусмотреть рост зарплаты пропорционально росту выполняемого объема работ и относительно прибыли, приносимой этим сотрудником. Помощник должен понимать, что компания рада процве- танию сотрудников, приносящих ей пользу.

Некоторым категориям работников, особенно мужчинам, все-таки надо предоставить перспективы карьерного роста. Разумеется, это не должность самого финдиректора, а, например, место руководителя департамента одного из филиалов компании.

Должность помощника финансового директора – насущная необходимость как для крупных компаний, так и для фирм с небольшими, но разнообразными направлениями деятельности. От ассистента многое зависит, и на него хотелось бы положиться в будущем. А значит, к подбору кандидатуры нужно отнестись очень внимательно и принимать решение только после оценки всех положительных и отрицательных качеств каждого кандидата.

Мужчина или женщина?

У каждого пола свои преимущества. Если основными обязанностями сотрудника будут составление отчетов, финансовый анализ, оценка прибыльности, то есть преобладает кропотливая работа с разнообразными данными, с такой деятельностью лучше справится женщина. Если же от сотрудника ждут логически выстроенных нестандартных решений, спонтанной аналитики, решительности и амбициозности – принимайте на работу представителя мужского пола.

Женщины, как правило, ценят в работе стабильность и долговременность, а мужчин больше интересует возможность карьерного роста. Значит, если в компании нет перспективы подняться по служебной лестнице, мужчину лучше не приглашать, долго он работать не будет.

Конечно, это весьма условное разделение. Не исключено, что женщина может оказаться амбициозной карьеристкой, а мужчина спокойной рабочей лошадкой. Но это уже личностные характеристики, о которых можно узнать в процессе собеседования и в течение испытательного срока.

Наталья Исаева, главный бухгалтер ООО «Программа жизни»

Финансовый директор (заместитель директора по финансам)

(введено Постановлением Минтруда России от 12.11.2003 N 75)

Должностные обязанности. Определяет финансовую политику организации, разрабатывает и осуществляет меры по обеспечению ее финансовой устойчивости. Руководит работой по управлению финансами исходя из стратегических целей и перспектив развития организации, по определению источников финансирования с учетом рыночной конъюнктуры. Осуществляет анализ и оценку финансовых рисков, разрабатывает меры по сведению их к минимуму, обеспечивает контроль за соблюдением финансовой дисциплины, своевременным и полным выполнением договорных обязательств и поступлением доходов, порядком оформления финансово-хозяйственных операций с поставщиками, заказчиками, кредитными организациями, а также операций внешнеэкономической деятельности. Возглавляет работу по формированию налоговой политики организации, налоговому планированию и оптимизации налогообложения, совершенствованию учетной политики, по подготовке и проведению эмиссии ценных бумаг, анализу и оценке инвестиционной привлекательности проектов и целесообразности вложения средств, регулированию соотношения собственного и заемного капитала. Осуществляет взаимодействие с кредитными организациями по вопросам размещения временно свободных денежных средств, проведения операций с ценными бумагами, получения кредитов. Руководит составлением перспективных и текущих финансовых планов и бюджетов денежных средств, доводит показатели утвержденной системы бюджетов и вытекающих из нее заданий, лимитов и нормативов до подразделений организации, обеспечивает контроль за их выполнением. Участвует в разработке проектов планов продаж продукции (работ, услуг), затрат на производство и продажу продукции (работ, услуг), подготавливает предложения по повышению рентабельности производства, снижению издержек производства и обращения. Осуществляет контроль за состоянием, движением и целевым использованием финансовых средств, результатами финансово-хозяйственной деятельности, выполнением налоговых обязательств. Принимает меры по обеспечению платежеспособности и увеличению прибыли организации, эффективности финансовых и инвестиционных проектов, рациональной структуры активов. Организует разработку информационной системы по управлению финансами в соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового, статистического и управленческого учета, контроль за достоверностью и сохранением конфиденциальности информации. Обеспечивает предоставление необходимой финансовой информации внутренним и внешним пользователям. Организует работу по проведению анализа и оценки финансовых результатов деятельности организации и разработке мероприятий по повышению эффективности управления финансами, а также проведению внутреннего аудита, по рассмотрению взаимных претензий, возникающих в процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности, принимает меры по их разрешению в соответствии с действующим законодательством. Руководит деятельностью финансовых подразделений организации, организует работу по повышению квалификации работников, оказывает методическую помощь работникам организации по финансовым вопросам.

Должен знать: законодательные и иные нормативные правовые акты, регламентирующие финансово-экономическую и производственно-хозяйственную деятельность организации; нормативные и методические документы по вопросам организации бухгалтерского учета и управления финансами; основы гражданского права; финансовое, налоговое и хозяйственное законодательство; кодексы этики профессионального бухгалтера и корпоративного управления; профиль, специализацию и структуру организации, перспективы ее развития; методы анализа и оценки эффективности финансовой деятельности организации, анализа финансовых рынков, расчета и минимизации финансовых рисков; порядок заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров; организацию финансовой работы, бюджетирование; методы и порядок планирования финансовых показателей; порядок: финансирования из средств государственного бюджета, долгосрочного и краткосрочного кредитования, привлечения инвестиций и заемных средств, использования собственных средств, выпуска и приобретения ценных бумаг, распределения финансовых ресурсов, начисления налогов, проведения аудиторских проверок; бухгалтерский, налоговый, статистический и управленческий учет; основы технологии производства; экономику, организацию производства, труда и управления; современные справочные и информационные системы в сфере бухгалтерского учета и управления финансами; правила хранения финансовых документов и защиты информации; передовой отечественный и зарубежный опыт организации бухгалтерского учета и управления финансами; законодательство о труде; правила по охране труда.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное (экономическое) образование, стаж финансово-бухгалтерской работы, в том числе на руководящих должностях, не менее 5 лет.