Порядок замещения в должностной инструкции

0

Под замещением понимается исполнение одним работником должностных обязанностей другого работника, отсутствующего, к примеру, по причине временной нетрудоспособности, командировки или отпуска. Когда отсутствие работника достаточно длительное, для исполнения его обязанностей может привлекаться работник со стороны. Например, в период нахождения основного работника в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 лет. В таком случае работодатель вправе заключить с новым работником срочный трудовой договор (ст. 59 ТК РФ). В иных случаях для исполнения обязанностей временного отсутствующего работника работодатель обычно привлекает кого-то из числа своих же работников. Важно при этом различать замещение и совмещение. Замещение предполагает, что работник, исполняющий обязанности отсутствующего работника, временно освобождается от своих собственных обязанностей (72.2 ТК РФ). А при совмещении должностей работник трудится за двоих: за себя и за коллегу, которого нет на рабочем месте (ст. 60.2 ТК РФ).

А должен ли работодатель утверждать Положение о замещении работников?

Об особенностях замещения временно отсутствующего работника

В общем случае работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодатель на срок до 1 года. А когда такой перевод производится для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохранено рабочее место, – до выхода такого работника на работу. В любом случае такой перевод возможен по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме.

Необходимо иметь в виду, что если по окончании срока перевода работнику не была предоставлена его прежняя работа, а такой работник и не требовал ее предоставления и продолжал работать, то считается, что соглашение о временном характере перевода утрачивает силу, а сам перевод считается постоянным (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ).

Важно также учитывать, что если необходимость замещения временно отсутствующего работника была вызвана чрезвычайными обстоятельствами, то перевод работника на не обусловленную трудовым договором работу для замещения временно отсутствующего работника возможен без согласия такого работника на срок до 1 месяца. Но это касается случая, когда временная работа требует такую же или более высокую квалификацию. Для перевода на работу, требующую более низкой квалификации, потребуется письменное согласие работника (ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ). Под чрезвычайными обстоятельствами в данном случае понимаются катастрофа природного или техногенного характера, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, голод, землетрясение, эпидемия или эпизоотия, а также любые исключительные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части (ч. 2 ст. 72.2 ТК РФ).

Законодательство не обязывает работодателя утверждать какое-либо положение о замещении должностей. Работодатель может руководствоваться общим порядком, предусмотренным ТК РФ. Однако с учетом специфики своей деятельности и в целях уточнения отдельных вопросов при замещении работников, такое положение может разрабатываться. При этом оно может утверждаться в отношении отдельных структурных подразделений работодателя, предусматривать порядок замещения и особенности его оплаты. Напомним, что порядок оплаты при замещении определен только для чрезвычайных случаев. Указывается, что оплата труда производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе (ч. 4 ст. 72.2 ТК РФ). В иных случаях замещения порядок оплаты согласовывается сторонами и может быть определен Положением о порядке временного замещения.

Положение о замещении утверждается руководителем организации. С Положением необходимо ознакомить работников под роспись (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Приведем пример Положения о замещении работников в организации.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Обращаем внимание, что наличие утвержденного Положения о замещении работников не освобождает работодателя от необходимости заключать с замещающими работниками дополнительное соглашение к трудовому договору и знакомить их с новыми должностными инструкциями. Конечно, это не касается случая, когда обязанность замещения была предусмотрена в трудовом договоре работника изначально, а с объемом своих обязанностей и обязанностей по замещению он был ознакомлен еще при трудоустройстве.

Да, вполне, считает Роструд, как следует, в частности, из информации, представленной в Обзоре актуальных вопросов от работников и работодателей за сентябрь 2018 года (вопрос № 2). Правомерно говорить о том, что принципиально новой точки зрения с того момента ведомство публично не озвучивало.

Роструд указывает, что понятия «должностная инструкция» в ТК РФ нет. Порядок ее разработки и утверждения кодексом также не урегулирован. Как оформить инструкцию (в составе трудового договора или отдельным документом), как вносить в нее изменения, какие обязанности установить для работника по соответствующей должности — все это работодатель решает самостоятельно. В том числе он вправе включить в должностную инструкцию одного специалиста часть обязанностей, предусмотренных для другой должности, даже если обычно они данной должности не свойственны. Кастеляншу, например, можно «наградить» обязанностью по уборке помещений.

Как верно составить должностную инструкцию? Оформите бесплатный пробный доступ к «КонсультантПлюс» и прочитайте совет эксперта о том, что нужно обязательно учесть при составлении должностной инструкции.

Отметим, что в однажды утвержденную инструкцию, с которой работник ознакомился под подпись, может быть проблематично внести изменения в случае, если они будут предусматривать изменение трудовой функции (как элемента трудового договора). То есть если изначально работница была принята как кастелянша (что отражено в ее исходной инструкции), то приписать ей трудовую функцию по уборке помещений можно будет только при условии письменного согласования с ней обновленной должностной инструкции. Она в данном случае будет фактической частью трудового договора. Это следует, в частности, из одного из свежих разъяснений Роструда, опубликованных на сайте Онлайнинспекция.рф.

Об обязанностях, которые часто излишне включают в инструкцию главбуха, мы рассказывали здесь.

Больше рекомендаций экспертов по составлению должностных инструкций, а также образцы инструкций по различным должностям вы найдете в нашей рубрике «Профстандарты и должностные инструкции».

В каждой компании бывают ситуации, когда нужно возложить на сотрудников дополнительные должностные обязанности, например, если кто-то заболел, ушел в отпуск или уволился, или когда на предприятии внедряют новые технологии и меняют производственный процесс. В статье рассмотрим, какие дополнительные обязанности можно поручить сотруднику, как это сделать, нужно ли получать согласие работника, что делать, если он против и как возложить обязанности, если человек сам просит дополнительную работу.

Способы возложения дополнительных обязанностей

Дополнительные обязанности сотрудников — это работа, которая не прописана в трудовом договоре, но выполнять ее приходится так же как и основную. В статье 60.2 Трудовой кодекс определяет дополнительные обязанности как дополнительную работу, которую сотрудник может выполнять вместе с основной в рамках одной профессии или должности, либо разных. Эта работа подлежит оплате.

В Кодексе упоминаются два способа, назначить дополнительные обязанности: совмещение и совместительство.

При совмещении сотрудник выполняет дополнительную работу вместе с основной в пределах своего рабочего дня. 

Совмещение используют для похожих обязанностей по той же специальности и с тем же уровнем квалификации. Расширяют зону обслуживания, например дворник может подметать не только свою территорию, а еще и соседний участок, или перераспределяют работу отсутствующего сотрудника в отделе: менеджер может взять работу заболевшего коллеги. 

Условия оплаты оговариваются с руководством, обычно это конкретная сумма в месяц. Такие обязанности возлагаются и снимаются приказом руководителя. При этом нужно заключать дополнительное соглашение к трудовому договору и пересматривать должностную инструкцию.

Подробнее об особенностях совмещения должностей.

При совместительстве работник должен разделять основную работу и дополнительную. Она не обязательно бывает в рамках одной профессии, к примеру, офис-менеджер может оформить полставки уборщицы и по вечерам убирать офис. 

Закон не запрещает совмещать два вида деятельности в течение трудового дня, но на основную работу должно приходиться 50% и больше рабочего времени. Чаще всего дополнительные обязанности на работе по совместительству сотрудник выполняет после завершения основной работы. Общее время труда увеличивается, но не больше чем на 4 часа в день. 

Оплата в этом случае рассчитывается за отработанные часы. Чтобы оформить такие дополнительные обязанности, нужно заключать еще один трудовой договор параллельно с основным. Снимаются они только с расторжением трудового договора на совместительство. 

Читайте подробнее как оформить внутреннее совместительство.    

На практике используют еще два способа, чтобы возложить дополнительные обязанности на сотрудника: прописывают в должностной инструкции дополнительную нагрузку и меняют инструкцию в одностороннем порядке согласно статье 74 ТК РФ.

Дополнительная нагрузка в регламенте работы не прописывается прямо, обычно указывают с виду безобидную формулировку «во время отсутствия определенного работника специалист должен выполнять его обязанности», например, бухгалтер по ТМЦ может «подхватить» участок основных средств или бухгалтер по банковским операциям — кассу.

Изменение должностной инструкции по желанию работодателя. Это делается в одностороннем порядке приказом по компании в случае, если изменились организационные и технологические условия труда. В этом случае работников нужно письменно уведомить не меньше чем за два месяца.  

Важно! Возложить сверхштатную работу на сотрудника нужно правильно. Вы не можете требовать от него выполнение дополнительных обязанностей, если при их назначении не выполнялись определенные условия: ничего не оформили документально, не взяли письменное согласие сотрудника, и не было оснований, для увеличения объема работы.

Какие документы нужно поменять при введении допнагрузки

Каждого сотрудника при трудоустройстве знакомят с его обязанностями. Они закреплены в трудовом договоре. Если документ типовой, то еще прилагается должностная инструкция, в которой подробно перечисляется, что требуется от человека на данной должности. 

При назначении обязанностей за основу берут Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий. Но некоторые его положения устаревают, поэтому по недостающим профессиям и должностям работодатели могут сами определять, какие обязанности включить в регламент работ. Главное, чтобы они соответствовали квалификации работника. 

Также ряд обязанностей прописывают в Положении об охране труда, пожарной безопасности, в ЛНА, касающихся работы производственных цехов и участков, санитарии и гигиены на предприятии и в других документах непосредственно связанных с будущей трудовой деятельностью сотрудника.  

Обратите внимание! Как правило, в трудовом договоре и инструкции по должности есть отсылка ко всем этим локально-нормативным актам и работник должен с ними ознакомиться. Если он этого не сделает и поставит подпись под должностной инструкцией, автоматически будет считаться, что он ознакомился, и у работодателя будет право требовать от него выполнения всего, что указано в этих ЛНА.

Когда нужно возложить дополнительные обязанности на сотрудника, меняют трудовой договор и должностной регламент. 

Каждый работник выполняет свою трудовую функцию. Если она указывается в самом трудовом договоре при трудоустройстве, то дополнительные обязанности считаются изменением условий договора. Пересмотр условий труда нужно оформить дополнительным соглашением (ст. 72 ТК РФ). При этом, предупредить сотрудника за два месяца и взять с него письменное согласие на продолжение работы в новых условиях. 

Если обязанности работника конкретизируются в должностном регламенте, а не в трудовом договоре и не меняется характер работы при добавлении допнагрузки, то работодатель может изменить регламент без согласия работника. 

Часто компании меняют инструкцию по должности работников, руководствуясь статьей 74 ТК РФ. Если изменения затрагивают трудовую функцию сотрудника, то эту статью применять будет некорректно даже если на самом деле поменялись организационные или технологические условия труда. Например, если в библиотеке внедрили новое программное обеспечение, то это не меняет функции библиотекаря. Работодатель не может в связи с этим событием повесить на сотрудника дополнительные обязанности по уборке помещения, это выходит за рамки трудовой функции. 

Исполнение дополнительных обязанностей нужно оформлять документально. Иногда люди соглашаются на допработу по устной договоренности с начальством, но для бухгалтерии слова не являются подтверждением в вопросах начисления зарплаты. 

Пошаговая инструкция по возложению дополнительных обязанностей

Чтобы возложить дополнительную нагрузку на работников, следует придерживаться следующего алгоритма:

• Если работник сам хочет взять дополнительную работу, то попросить его написать заявление и согласовать с руководителем детали;

• Если обязанности возлагает работодатель и условия труда изменились, нужно уведомить работников за два месяца;

• Возложить дополнительные обязанности приказом, или оформить совмещение или внутреннее совместительство. Образец приказа о возложении допобязанностей можно скачать по ссылке;

• Составить и подписать дополнительное соглашение к трудовому договору или отдельный трудовой договор;

• Внести изменения в должностную инструкцию и ознакомить сотрудника с ней под подпись. 

Когда сверхштатную работу возложили, не меняя основную трудовую функцию, а работник против и не хочет подписывать соглашение о дополнительных обязанностях, работодатель письменно должен предложить ему другую работу в соответствии с квалификацией, даже нижеоплачиваемую. Если такой работы нет или сотрудник отказывается, то его можно уволить по п.7 ч.1 ст. 77 ТК РФ. 

Если работодатель сам изменил условия трудового договора без согласия работника, то последний может письменно выразить свое несогласие или потребовать увеличения зарплаты. В случае отказа обратиться в ГИТ или суд. 

Если нужно работать за временно отсутствующего сотрудника, и в должностном регламенте не обозначена дополнительная нагрузка, работник может отказаться. В этом случае его нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности. В случае увольнения, суд его восстановит в должности.

Подробнее о том, какие виды дисциплинарных взысканий допускает Трудовой кодекс.

В небольших фирмах вопрос замещения работника, который заболел, не столь уж актуален. Как правило, в небольших коллективах работники взаимозаменяемы, и без лишних указаний со стороны руководства заменяют друг друга. В средних и больших компаниях, где всё зарегламентировано, работники строго исполняют только свои функции, редко по своей инициативе берут на себя чужие обязанности, без указания руководителя не будут замещать заболевшего.

Роструд в ответе на вопрос о передаче обязанностей заболевшего другому работнику подчеркивал (ответ с «Онлайнинспекция.РФ», октябрь 2021 г.), что Трудовой кодекс позволяет руководителю компании поручить работнику выполнение дополнительных обязанностей в течение рабочего дня наряду с его основными.

Если в трудовом договоре или должностной инструкции работника не предусмотрено, что он обязан выполнять обязанности временно отсутствующих коллег, поручить ему дополнительную работу можно только:

• во-первых, с его письменного согласия;
• во-вторых, за дополнительную плату.

Если в трудовом договоре ли должностной инструкции работника предусмотрено исполнение обязанностей временно отсутствующих коллег, дополнительная оплата за увеличение объема работ не полагается, и согласие работника тоже не нужно.

Как передать работнику дополнительные обязанности заболевшего

Если в трудовом договоре или должностной инструкции не предусмотрено замещение коллег, которые находятся на больничном, а работу заболевшего нужно передать другому работнику, оформить это можно одним из двух способов, разрешенных  статьями 60.2 (совмещение) и 72.2 (перевод) ТК РФ.

Варианты передачи функций заболевшего работника его коллегам

1. Временный перевод на должность работника, который ушел на больничный, на основании статьи 72.2 ТК РФ.
2. Совмещение должностей (своих и заболевшего) на основании статьи 60.2 ТК РФ. Этот вариант удобен, если объем дополнительных обязанностей небольшой.
3. Найм на работу нового сотрудника. Этот вариант удобен только в том случае, если болезнь работника продлится несколько месяцев, например, предстоит сложная операция и т.п.

Перевод сотрудника на должность заболевшего (замещение)

В этом слу­чае со­труд­ник, который замещает боль­но­го, вы­пол­ня­ет только ра­бо­ту за­бо­лев­ше­го кол­ле­ги и получает зарплату в со­от­вет­ствии с вы­пол­ня­е­мой ра­бо­той. Если новая работа сложнее или больше по объему за нее может быть назначена зарплата в большем размере, который устанавливается в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Заставить одного работника «перевестить» на должность другого нельзя. Порядок перевода регламентирован статьей 72.2 ТК РФ. Перевод оформ­ля­ет­ся толь­ко с со­гла­сия ра­бот­ни­ка, кроме чрезвычайных ситуаций (ч. 2, 3 ст. 72.2 ТК РФ). И совершенно недопустим перевод работника на другую должность, если у него есть противопоказания по состоянию здоровья.

Если руководитель и работник согласны на перевод, нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о замещении на время больничного.

Период замещения равен периоду болезни работника. Но, нужно иметь в виду, что в ТК РФ установлен максимальный срок замещения – это 1 год.

Если дата выхода заболевшего сотрудника не известна, в допсоглашении нужно указать, что замещение проводится до того момента, как основной работник выйдет с больничного.

Ни­ка­ких за­пи­сей в тру­до­вую книж­ку вносить не нужно и сдавать СЗВ-ТД тоже не нужно.

Приказ о замещении

Вы вправе разработать собственную форму приказа о замещении или воспользоваться унифицированными формами: Т-5 или Т-5а.

Сотрудника нужно ознакомить с приказом под роспись.

Образец приказа о замещении

Общество с ограниченной ответственностью «Название»

ПРИКАЗ № ___

от «___»_______2022 г.

О возложении обязанностей временно отсутствующего работника

В связи с временной нетрудоспособностью главного бухгалтера Фамилия И.О.

ПРИКАЗЫВАЮ:

Возложить на Фамилия И.О. исполнение обязанностей временно отсутствующего главного бухгалтера Фамилия И.О. без освобождения ее от основной работы по должности бухгалтера, предусмотренной трудовым договором от «___»_______2022 № ___

Срок возложения обязанностей, указанных в п. 1 настоящего приказа: от «___»_______2022 № ___ до даты окончания периода временной нетрудоспособности Фамилия И.О. включительно.

За выполнение дополнительной работы по должности главного бухгалтера Фамилия И.О. производить ежемесячную доплату в размере _____________________ (______________) руб.

Бухгалтеру по расчету заработной платы Фамилия И.О. при начислении зарплаты руководствоваться настоящим приказом.

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: дополнительное соглашение от «___»_______2022 № ___ к трудовому договору от «___»_______2022 № ___.

Генеральный директор _____________________ Фамилия И.О.

С приказом ознакомлены:

Совмещение своих обязанностей и заболевшего работника

Совмещение означает, что сотрудник помимо своей работы в течение рабочего дня исполняет еще и обязанности сотрудника, находящегося на больничном. Совмещение регулируется статьей 60.2 ТК РФ.

Этот способ подойдет в том случае, если объем дополнительно работы относительно небольшой, и работник в состоянии выполнять свои обязанности и обязанности заболевшего.

За совмещение работнику к его основной зарплате доплачивается сумма, размер которой опреде­ляется на основании соглашения между работником и работодателем.

Так же, как и при замещении (переводе), с работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем помимо срока совмещения прописывается размер доплаты (ст. 151 ТК РФ) за увеличенный объем его работы. Сумма доплаты может быть любой, в законодательстве этот момент не урегулирован.

В трудовую книжку никаких записей вносить не нужно.

Приказ о совмещении

Унифицированная форма приказа о совмещении должностей не установлена. Вы можете составить приказ в свободной форме с учетом всех требований и обстоятельств или доработать форму Т-1, утвержденную Госкомстатом.

Образец Приказа о совмещении

Общество с ограниченной ответственностью «Название»

ПРИКАЗ № ____

«___»___________ 2022 г

О совмещении профессий (должностей)

В связи с болезнью главного бухгалтера (или, например, увольнением главного бухгалтера) на период до назначения нового главного бухгалтера в соответствии со статьей 151 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

 Возложить исполнение обязанностей главного бухгалтера в порядке совмещения должностей на Фамилия И.О. с ее согласия с «___»___________ 2022 г. до того момента, как основной работник выйдет с больничного (или, например, до назначения нового главного бухгалтера).

Установить доплату за совмещение должностей в размере _______ процентов оклада по совмещаемой должности.

Бухгалтерии при начислении зарплаты руководствоваться настоящим приказом.

Отделу кадров ознакомить Фамилия И.О. с настоящим приказом под подпись.

Основание: дополнительное соглашение № __ к трудовому договору от «___»________ 2022 г  

Директор

__________________

Фамилия И.О

С приказом ознакомлен(а):

Должность

_____________________

Фамилия И.О.

«___»___________ 2022 г.

Если выполнение работы заболевшего коллеги предусмотрено трудовым договором

Если в трудовом договоре работника прямо прописано, что он исполняет обязанности другого работника на время его болезни, никаких приказов и дополнительных соглашений не нужно. В этом случае, достаточно проинформировать работника, о том, что его коллега заболел.