Путевые листы в 1 с 8 3 пошаговая инструкция

Путевой лист — один из документов, на основании которых производится списание ГСМ. Оформление путевого листа в небольших организациях чаще производится вручную. При этом форма листа, порядок его заполнения и расчет ГСМ часто вызывает множество вопросов:

• какую форму путевого листа применять;
• как правильно заполнить путевой лист;
• как списать ГСМ по путевым листам в 1С 8.3;
• насколько автоматизирован в 1С учет ГСМ и путевых листов.

Ответы на эти вопросы вы найдете в данной статье.

Скачать образец Путевого листа легкового автомобиля
Скачать бланк Путевого листа легкового автомобиля Excel
Скачать бланк Путевого листа грузового автомобиля Excel

Назначение путевого листа

Понятие путевого листа дано в законе, регулирующем деятельность автотранспортных организаций, которые занимаются предоставлением услуг коммерческой перевозки грузов и людей — Федеральном законе от 08.11.2007 N 259-ФЗ (далее — Закон N 259-ФЗ).

В нем указано: «Путевой лист — документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя» (п. 14 ст. 2 Закона N 259-ФЗ). Проверить наличие и оформление путевых листов могут:

• сама организация — с целю проверки работы водителя и вверенного ему транспорта, в том числе расходования ГСМ;
• Ространснадзор осуществляет контроль:
  • наличия и ведения путевых листов в соответствии со ст. 6 Закона N 259-ФЗ — для автомобильных организаций;
  • безопасности дорожного движения в соответствии с Федеральным законом от 10.12.1995 N 196-ФЗ, так как в путевых листах проставляются отметки о предрейсовых медицинских и технических осмотрах — для всех организаций с автотранспортом.

В целях бухгалтерского и налогового учета путевой лист может, но не обязан, использоваться в качестве первичного документа, подтверждающего расходы на оплату труда водителя и ГСМ.

Организация, занимающаяся перевозками для внутренних производственных целей, имеет право разработать свою форму для подтверждения расходов на ГСМ. Главное — наличие в нем обязательных реквизитов первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Зачем нужен Путевой лист

Расходы на ГСМ в БУ и НУ – как:

• проконтролировать?
• подтвердить направленность на получение доходов?
• экономически обосновать?
• документально подтвердить?

Форма путевого листа

Если организация решила в качестве первичного учетного документа использовать путевой лист, она может взять одну из форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78. Наиболее распространены среди неспециализированных организаций:

Но, даже если она изменит унифицированную форму, необходимо, чтобы бланк содержал все обязательные реквизиты путевого листа, утвержденные (Приказом Минтранса от 28.09.2022 N 390):

Заполнение путевого листа и расчет расхода ГСМ

Правила заполнения путевого листа изложены в Приказе Минтранса от 28.09.2022 N 390). Разберем заполнение путевого листа на примере для легкового автомобиля.

Водитель легкового автомобиля Ford Mondeo, рег. знак o555pp 77 принес в бухгалтерию путевой лист за 07.02.2024.

В путевом листе указаны:

• показания одометра (полные км пробега):
  • при выезде — 300 км;
  • при заезде в гараж — 600 км.

Маршрут: Москва, Краснодонская, 23 — п. Шаховская, Комсомольская, 1а — Москва, Краснодонская, 23.

• Топливо — Бензин АИ-95:
  • при выезде — 60 л.

Расход бензина определяется по норме, установленной для данного автомобиля, — 9 л на 100 км.

При заполнении путевого листа следует учитывать (II Приказа Минтранса от 28.09.2022 N 390):

• путевой лист заполняют на один день или срок не более месяца;
• дату, время выезда и показания одометра заполняет специалист, уполномоченный приказом руководителя;
• дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотров водителя проставляет проводивший их медицинский работник;
• дату и время предрейсового технического контроля проставляет назначенный руководителем контролер;
• все ответственные лица после отметок ставят свои фамилию, инициалы и подпись.

Оформленные путевые листы хранятся не менее 5 лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236).

Расчет расхода ГСМ по путевым листам

Приказ Минтранса от 28.09.2022 N 390 не требует производить записи о движении топлива в путевом листе. Однако для списания в расходы в путевом листе фиксируют количество топлива:

• перед выездом;
• после заезда в гараж.

В путевом листе могут отражаться как фактический расход, так и расход по нормам, установленным для каждого автомобиля. Данные нормы можно утвердить:

• на основе Распоряжения Минтранса от 14.03.2008 N АМ-23-р;
• по данным технического паспорта автомобиля;
• опытным путем с помощью контрольного замера.

Метод определения расхода топлива и норм следует отразить в учетной политике организации.

В нашем примере расход топлива составит:

• Расход топлива = (600 км — 300 км) х 9 л / 100 = 27 л

Образец заполнения путевого листа по примеру PDF

Как осуществляется учет путевых листов в 1С 8.3 Бухгалтерия?

В 1С Бухгалтерия 3.0 путевые листы оформляются при включенной функциональности Путевые листы в разделе Администрирование — Функциональность — вкладка Запасы.

Если функциональность не включена, в 1С можно провести только списание ГСМ. Мы берем уже рассчитанное количество израсходованного топлива и списываем со склада с наименованием конкретного автомобиля.

Списание производится документом Требование-накладная из раздела Производство — Выпуск продукции — Требования-накладные.

Подробнее Как списать топливо в 1С 8.3

Электронные путевые листы

С 11 марта 2023 года можно применять электронные путевые листы.

• Утвержден формат электронного путевого листа

Дорожная карта Автонет, https://autonet-nti.ru (Распоряжение Правительства от 24.10.2019 N 2519-р).

Автоматизация учета путевых листов в 1С

Что:

• приобретение топлива по чекам и топливным картам в руб. (топливные талоны – не входят, «обычная» методика);
• расчет и контроль остатков ГСМ в баке а/м;
• оформление и печать путевого листа с учетом маршрута;
• печать авансового отчета при приобретении ГСМ по чекам.

Для кого:

• для нетранспортных предприятий, использующих собственные и арендованные легковые автомобили в служебных целях.

Путевые листы в 1С – автоматизация с релиза 3.0.74.51

• Функциональность – Запасы – Путевые листы
• Справочник Транспортные средства;
• Документ Путевой лист (ПЛ) ;
• Документ Поступление (акты, накладные) Вид операции Топливо ;
• План счетов:
  • для счета 10.03 введены субсчета: 10.03.1 – Топливо на складе, 10.03.2 – Топливо в баках;
  • для счета 76 добавлен новый субсчет 76.15 – Приобретение по топливным картам.

Учет ГСМ без путевого листа

Документооборот в 1С без Путевого листа:

• Поступление (акт, накладная);
• Авансовый отчет;
• Перемещение товаров;
• Требование-накладная;
• …

Расходы на ГСМ – нормативная база

Расходы на приобретение топлива учитываются в БУ как:

• запасы или расходы текущего периода, в зависимости от цели приобретения и положений УП (п. 2, пп. «а» п. 3 ФСБУ 5/2019);

Учет ГСМ с 2021

• расходы по обычным видам деятельности при выполнении условий признания (п. 5, 16 ПБУ 10/99 Расходы организации).

Расходы на приобретение топлива учитываются:

• НУ – прочие расходы, полностью при экономической обоснованности или по нормам (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 22.03.2019 N 03-03-07/19283, Письмо Минфина от 08.08.2019 N 03-03-06/1/59876);
• УСН – расходы на содержание служебного автомобиля, полностью после оплаты (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 2 ст. 346.17 НК РФ);
• ИП на ОСНО – прочие расходы, полностью или по нормам для профессионального вычета по НДФЛ (п. 1 ст. 221 НК РФ).

Путевые листы в 1С 8.3 пошаговая инструкция

Настройки путевого листа

Главное – Функциональность – Запасы – флаг Путевые листы

Зарплата и кадры – Физические лица – карточка сотрудника-водителя  – ссылка Все документы – Создать – сведения о водительском удостоверении

Без этих данных путевой лист не проведется.

Создание путевого листа

Покупки – Путевые листы

Шапка документа

• Транспортное средство – из справочника Транспортные средства (собственный а/м, арендованный а/м, личный а/м сотрудника);
• Сотрудник – водитель;
• Норма расхода – расход по нормативу л/100 км для расчета текущего расхода топлива. Если изменить в путевом листе, то данные можно сохранить для подстановки в следующий путевой лист;
• Счет затрат – счет затрат из Учетной политики, статья предопределенная, подразделение, расходы НУ, УСН, ИП ОСНО.

Справочники – Транспортные средства

Карточка транспортного средства:

• Топливо – рекомендованное для а/м (дизель, бензин, газ…);
• Норма расхода – по документации или рекомендациям Минтранса.

Если транспортное средство приобретено и поставлено на учет в программе (карточка ОС – ссылка Поставить на учет), то в справочнике Транспортные средства новый элемент создается автоматически.

Все необходимые данные есть в регистре Регистрация транспортного средства, кроме расхода топлива:

• дозаполнить – топливо и норму расхода.

Как заполнить справочник Транспортные средства для путевых листов:

• собственный а/м – автоматически, если а/м учитывается как ОС, Принятие на учет;
• арендованный а/м, личный а/м сотрудника – вручную внести данные в справочник Транспортные средства.

Статья затрат – предопределенная

Заполнение Путевого листа в 1С

Вкладка Топливо

Вкладка Топливо

• Документ – способ оплаты (Кассовый чек, Топливная карта);
• Количество, л – объем приобретенного топлива;
• Цена – цена топлива за л;
• Сумма – кол-во х цена, сумма расходов (= расходы УСН).

Вкладка Маршрут

• Расстояние – 10 050-10 000=50, 10 100-10 050=50;
• Расход – 50 х 18,300/100=9,15 авто расчет; если факт из ПЛ отличается от нормы, то расход вносим вручную.

• Показания одометра, км – данные при отправлении и прибытии;
• Расстояние, км – авто расчет (можно корректировать вручную), показания одометра «прибытие – отправление»;
• Расход, л – авто расчет расхода топлива в баке а/м (можно корректировать вручную, если факт расхода топлива по путевому листу отличается от нормы), «Расстояние х Норма расхода  / 100».

Печатная форма Путевого листа

Бланк для печати:

• упрощенный – утвердить в Учетной политике (Письмо Минфина от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, Приказ Минтранса от 18.09.2008 N 152);
• унифицированный N 3 (Постановление Госкомстата от 28.11.1997 N 78).

Кнопка Печать

• Путевой лист – упрощенная форма;
• Путевой лист (N 3) – унифицированная форма;
• Авансовый отчет (АО-1) – при покупке топлива по чеку (при покупке ГСМ по топливной карте АО не доступен).

Печатные формы

Счета учета

План счетов – добавление субсчетов 3-го порядка

• 10.03 Топливо:
  • 10.03.1 Топливо на складе
  • 10.03.2 Топливо в баке
    • Путевой лист – количественный учет
    • ПТиУ (Топливо), Корректировка стоимости номенклатуры – суммовой учет
    • аналитика – наименование ГСМ, автомобиль

План счетов – счета учета топлива

Перенос остатков с 10.03.1 на 10.03.2

Операции – Операции, введенные вручную – Создать – Операция

План счетов

Счета учета

• 76.15 Приобретение по топливным картам:
  • Путевой лист, ПТиУ (Топливо) – количественный учет по приобретениям в руб. (суммы НЕТ)
  • аналитика – наименование ГСМ, автомобиль

Способы оплаты ГСМ

Оплата:

• наличные (чек);
• топливная карта;
• топливные талоны.

Документы

Специальные документы:

• Путевой лист:
  • наличные (чек)
  • топливная карта

• Поступление (акт, накладная) – Вид операции Топливо (по конкретному автомобилю):
  • топливная карта

Покупки – Поступление (акт, накладная ) – Топливо

Как занести топливную карту в 1С

Как занести топливную карту в 1С и провести оплату по топливной карте — см. видео:

См. также:

• Путевых листов не всегда должно быть много
• Внимание — на порядок заполнения путевых листов!
• Списание ГСМ в 1С 8.3 — пошаговая инструкция
• Списание материалов в 1С 8.3: пошаговая инструкция
• [26.11.2019 запись] Поддерживающий семинар БП за сентябрь-ноябрь
• Приобретение ГСМ подочетным лицом за наличный расчет
• Приобретение ГСМ подотчетным лицом через корпоративную карту
• Приобретение ГСМ по талонам: переход права собственности в момент заправки

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Путевые листы в 1С 8.3 — пошаговая инструкция их создания описана в нашем обзоре. Как создать ПЛ в 1С? Как будет отражено списание ГСМ при этом? Рассматриваем порядок работы с ПЛ в 1С в нашем обзоре.

Новшества в порядке применения путевых листов

ВАЖНО! С 01.03.2023 при составлении путевых листов надо опираться на приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390, заменивший собой прежний приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368.

Какие нововведения утвердил новый нормативный документ? Их не так много, и они не относятся к революционным новшествам.

Самое главное из них — это введение в оборот электронного путевого листа (ЭПЛ).

Подробнее о ЭПЛ читайте в нашей статье «Как оформить электронный путевой лист».

Сразу возникает резонный вопрос: раз путевой лист стал электронным, можно ли создать такой путевой лист в 1С и работать с ним?

Можно. ЭПЛ входит в состав системы электронных перевозочных документов (ЭПД), которая была запущена раньше введения ЭПЛ. Ранее были утверждены форматы трех ЭПД: 

Подробнее об электронных транспортных накладных читайте в статье.

Теперь в их число также входит и ЭПЛ. Для работы с электронными перевозочными документами в 1С можно подключить дополнительный модуль 1С-ЭПД.

На данный момент функционал путевых листов в 1С 8.3 также реализован. Можно делать в 1С списание по путевым листам, вести учет ГСМ.

Для автотранспортных предприятий специально разработано решение, чтобы корректно и удобно вести учет путевых листов — 1С УАТ «Управление автотранспортом».

Где найти путевые листы в 1С 8.3, расскажем дальше в статье.

Образцы заполнения разных путевых листов приведены в «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.

ПЛ в программе «1С»

Для начала использования путевых листов в 1С:Бухгалтерия необходимо подключить необходимый функционал.

Проходим путь: Главное — Настройки — Функциональность программы — Запасы. Ставим флажок «Путевые листы». 

Далее, чтобы учет путевых листов в 1С велся корректно, необходимо внести сведения по трудящемуся, который будет управлять авто и кому будут выписываться ПЛ.

Для этого проходим путь: Справочники — Сотрудники — Физические лица — Карточка физлица — Все документы. 

Кнопкой «Создать» вносим реквизиты водительского удостоверения физлица: 

Далее выбираем: Вид документа — Водительское удостоверение. 

Образец трудового договора с водителем вы найдете здесь.

Заполняем форму своими данными и нажимаем «Записать и закрыть»: 

Мы рассказали, как настроить функционал для работы с путевыми листами в 1С 8.3 Бухгалтерия. Далее покажем, где в 1С 8.3 путевые листы.

Об особенностях путевого листа ИП мы писали здесь.

Порядок внесения сведений в ПЛ в 1С

Чтобы в 1С найти путевые листы, необходимо пройти путь: Покупки – Путевые листы. 

Нажав на кнопку «Создать» попадаем в форму создания путевых листов в 1С:Предприятие. 

Заполняем открывшуюся форму своими данными. При этом в карточке транспортного средства должны быть заполнены данные по топливу: его вид и плановый расход. 

В форме путевого листа легкового автомобиля в 1С заполняем сначала данные о топливе. Также в шапке не забываем указывать счет затрат: 

Во вкладке «Маршрут» заполняем точки отправления и прибытия, дату, время и показания одометра. Расчетные величины (расстояние и расход) можно внести вручную или оставить расчет программы. После заполнения нажимаем «Провести и закрыть»: 

В программе сформированы следующие проводки: 

Как видим по данной операции, программа сделала следующие проводки:

• отразила поступление ГСМ от подотчетного лица (Дт 10.03.2 Кт 71.1);
• списание потраченного бензина на расходы (Дт 20 Кт 10.03.2);
• начисление НДС (Дт 19.03 Кт 71.1);
• списание НДС на прочие расходы, так как отсутствует счет-фактура (Дт 91.2 Кт 19.03).

Для ведения учета ГСМ с учетом по путевым листам в 1С введен субсчет 10.03.2 «Топливо в баке».

Подробности учета ГСМ по путевым листам представлены в нашем материале. 

Также можно скачать из 1С путевой лист в печатном виде из реестра путевых листов. Доступны два варианта:

• упрощенная печатная форма;
• привычная печатная форма № 3. 

Упрощенный вид ПЛ: 

Форма № 3 представлена в следующем виде: 

Об ответственности за отсутствие путевого листа рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

Итоги

В 1С можно создавать путевые листы и вести учет ГСМ. Для работы с электронными путевыми листами, введенными с 01.03.2023 создан модуль 1С-ЭПД.

Организации могут использовать легковые автомобили для служебных поездок. В программе 1С Бухгалтерия 8.3 автоматизирован учет путевых листов (с релиза 3.0.74).

Вы сможете:

• Вести учет путевых листов.
• Печатать путевые листы.
• Отражать покупку ГСМ наличными, банковской картой или топливной картой.
• Списывать ГСМ.
• Вести учет ГСМ по транспортным средствам.

В инструкции рассмотрим, как использовать новый функционал.

Как включить функционал

Для включения функционала учета путевых листов нужно зайти в меню “Главное — Настройки — Функциональность”:

Здесь нужно включить полную функциональность, либо на закладке “Запасы” установить флажок “Путевые листы”.

Изменения в плане счетов

В программе внесены изменения в план счетов:

Транспортные средства

Для учета автомобилей используется справочник «Транспортные средства». Открыть его можно в разделе “Справочники — ОС и НМА”:

При создании нового автомобиля указываются:

• Государственный знак;
• VIN;
• Марка;
• Собственник автомобиля — организация или контрагент;
• Используемое топливо и его норма расхода.

Топливо создается в справочнике “Номенклатура”, вид номенклатуры должен быть “Топливо”.

Добавление водительского удостоверения

Для водителей нужно указать данные водительского удостоверения. Информация вводится в справочнике “Физические лица” по ссылке “Все документы”:

Добавляем новый документ. Вид документа указываем “Водительское удостоверение”, вводим фамилию и имя водителя, серию, номер удостоверения и другие данные:

Эта информация будет использоваться при печати путевых листов.

Учет путевых листов

Ввод остатков ГСМ

До появления функционала учета путевых листов топливо учитывалось на счете 10.03.1 на складе. Получается, что на этом счете могут быть остатки. Для учета по путевым листам нужно перенести остатки с помощью документа “Операция”. Создадим новый документ и введем проводку Дт 10.03.02 и Кт 10.03.01:

То есть, переносим остатки ГСМ со склада в баки автомобилей.

Приобретение и списание ГСМ

Разберем, какие проводки будут формироваться при приобретении и списании ГСМ при учете путевых листов.

Оплачивать топливо можно наличными, банковской картой или топливной картой. От способа оплаты зависит, какие документы и проводки будут создаваться.

Оплата наличными или банковской картой

При оплате наличными или банковской картой создается документ “Путевой лист”. Создадим новый документ в разделе “Покупки”.

Указываем организацию, дату документа, транспортное средство, сотрудника (подотчетное лицо), проверяем счет затрат. При выборе автомобиля автоматически подставляется норма расхода:

На закладке “Топливо” вводим:

• Документ и его номер — это может быть кассовый чек или топливная карта. В данном случае “Кассовый чек”.
• Дату.
• Количество и стоимость ГСМ.

На закладке “Маршрут” вводим:

• Пункт и время отправления и назначения.
• Показания одометра в начале и конце пути.
• Автоматически рассчитается расстояние и расход.

Внизу документа отображается начальный остаток топлива, сколько заправили, сколько израсходовали на поездку, а также рассчитывается конечный остаток в баке.

После сохранения документа можно вывести на печать:

• Путевой лист.
• Путевой лист по форме №3.
• Авансовый отчет.

Проведем документ и посмотрим проводки:

• По Дт 10.03.2 отражается операция заправки ГСМ в бак (количество и сумма).
• По Кт 10.03.2 отражается операция списания ГСМ. Обращаем внимание, что списывается только количество. Списание выполняется на указанный в документе счет затрат.
• Проводка по Кт 10.03.2 по списанию суммы израсходованного топлива будет выполнена при закрытии месяца операцией “Корректировка стоимости номенклатуры”:

Сумма рассчитывается по средней стоимости за месяц.

Оплата по топливной карте

При оплате по топливной карте создается два документа:

• Путевой лист.
• Поступление (акт, накладная) с видом операции “Топливо”.

При заполнении документа “Путевой лист” выбираем документ “Топливная карта” и указываем количество ГСМ, цену и сумму указывать не нужно:

Остальная информация заполняется аналогично.

Проведем документ и посмотрим проводки:

По Дт 10.03.2 отражается операция заправки ГСМ в бак (только количество, без суммы).

Для отражения суммы создаем документ “Поступление (акт, накладная)”, операция “Топливо”:

По Дт 10.03.2 отражается сумма топлива. Здесь количества ГСМ нет, так как оно уже было отражено в путевом листе.

В конце месяца также выполняется операция “Корректировка стоимости номенклатуры”.

«Путевые листы в 1С 8.3 пошаговая инструкция» — довольно частый запрос в свете недавних нововведений в правила оформления путевых листов. Рассмотрим, где найти путевые листы в 1С, как их создать, а также изучим порядок отображения покупки топлива и распечатки созданного документа.

Путевые листы в 1С 8.3 бухгалтерия

Учет путевых листов в 1С доступен с версии 3.0.74. Процесс автоматизирован. Даная версия позволяет:

• создавать, распечатывать листы, вести их учет;
• отображать покупку топлива при помощи карты (банка, топливной), его учет и списание.

Последние привнесенные изменения касаются введения новых документов, операций, счетов, субсчетов, а также некоторых справочников. Данные по ним приведены далее в таблице.

Напомним: путевой лист позволяет отслеживать движение (маршрут следования), подтверждать, экономически обосновывать сопутствующие расходы и затраты на оплату труда водителя. То есть он может служить первичным документом, удостоверяющим соответствующие расходы.

Госкомстат рекомендует использовать бланки, утвержденные Постановлением № 78 от 28.11.1997, предназначенные для следующих ТС:

• легкового автомобиля (№ 3);
• грузового автомобиля (повременную форму № 4-П и сдельную 4-С);
• спецавтомобиля (№ 3-спец);
• легкового такси (№ 4) и др.

Эти же формы можно брать за основу при разработке собственных банков.

Как оформить путевой лист в электронном виде

Согласно п. 9 ч. II Приказа Минтранса № 390 от 28.09.2022, путевой лист оформлять в 2023 г. можно на бумаге и в электронном виде. Как правильно это делать, обязателен ли электронный путевой лист в 2023 г., будем разбираться далее.

Подробнее

Подключение функционала в 1С для формирования путевого листа и его автозаполнения

1. Для активации опции «Путевые листы» в 1С:Бухгалтерия нужно:

• выбрать сначала «Администрирование», далее – «Функциональность», затем – «Запасы»;

ВНИМАНИЕ! Работая с 1С:Бухгалтерией в упрощенном интерфейсе, функциональность нужно искать в настройках!

• выделить галочкой строчку «Путевые листы».

После этого документ (путевой лист) станет доступным для работы и использования в меню «Покупки» (разд. «Документы» упрощенного интерфейса).

2. Для указания данных о служебном авто (арендованном, личном), на котором будут ездить, нужно вручную:

• выбрать «ТС» в «Справочниках» (ОС и НМА);
• внести информацию о марке, VIN, госномере, собственнике (организация, контрагент), используемом топливе и его норме расхода.

Указанные здесь данные авто будут автоматически заполняться при формировании, заполнении путевого листа.

Проверить правильно ли вы заполнили путевой лист можно с помощью Готового решения от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ бесплатно.

3. Для указания данных водителя авто (его водительских прав) нужно:

• открыть карточку водителя (физлица);
• перейти по ссылке «Все документы»;
• добавить новый документ «Водительское удостоверение»;
• указать в сформированном документе инициалы водителя, серию и номер прав, где, кем, когда они выданы.

Указанные сведения будут использоваться при создании путевого документа.

Путевой лист и 1С 8.3: пошаговые действия при создании документа

Разберем пошагово, как работать с путевыми листами в 1С при командировках на легковом авто.

Шаг 1. Формирование документа

Найти разд. «Покупки», выбрать «Путевой лист», кликнуть «Создать».

Шаг 2. Заполнение сформированной формы: что указать

Необходимо отразить:

• название организации;
• когда создавался документ;
• данные об авто и сотруднике (водителе);
• норму расхода топлива по данным Минтранса либо документации (появляется автоматически при выборе авто, но, если данные указаны вручную, их можно сохранить для последующего использования);
• учет затрат – можно поменять на истраченное топливо (см. ссылку, счет затрат):
• по топливу – вариант покупки (кассовый чек, топливная карта), объем топлива, залитого в автомобильный бак, его цену, дату;
• по маршруту – пункт, дату и время отправки (назначения), показания одометра (на начало и конец маршрута), при этом расстояние и расход топлива рассчитывается и заполняется автоматом.

Шаг 3. Печать документа

Распечатать можно путевой для легкового авто (ф. № 3), его упрощенную версию и авансовый отчет (при оплате топлива наличными либо картой банка). Сквозная нумерация отчетов в этом случае меняется, поэтому требуется правка номера в печатной версии документа и последующего создаваемого «Авансового отчета».

Шаг 4. Проведение документа

Кликнув на «Провести и закрыть», далее можно просмотреть следующий результат проведения (проводки):

• Дт 10.03.2 – заправка топлива (объем, цена);
• Кт 10.03.2 – операция его списания на указанный ранее счет затрат (конкретное списанное количество);
• на момент закрытия месяца запись «Кт 10.03.2» реализуется через операцию «Корректировка стоимости номенклатуры».

Нюансы при оплате топливной картой

Формируя путевые листы в 1с 8.3, действуют так:

1. При формировании документа «Путевой лист» выбирают именно «Топливную карту», вносят данные о количестве топлива без указания суммы, цены. Далее – заполняют по аналогии, как указано выше. После проведения сформированного путевого листа, результат будет следующим:

• Дт 10.03.2 – заправка топлива (только объем, сколько залили, без цены).

2. Чтобы показать сумму, создают новый документ «Поступление (акт, накладная)» с видом «Топливо». Тогда по Дт 10.03.2 отобразится сумма без количества заправленного топлива.

Итоги

1. Работать с путевыми листами можно в 1С с версии 3.0.74. Для этого нужно активировать соответствующую опцию через функциональность программы.
2. Для автоматизации процесса заполнения заранее можно указать данные водителя (Ф. И. О., реквизиты прав) и служебного авто.
3. Путевой лист создают в разделе «Покупки», заполняя предложенную форму. В случае оплаты топливной картой формируют еще один документ – «Поступление (акт, накладная)».
4. Распечатать можно путевой лист легкового авто (ф. № 3), в т. ч. его упрощенный вариант и авансовый отчет.

Специализация: все виды систем налогообложения, бухотчетность, МСФО

Эксперт в сфере права, бухучета, финансов и налогообложения. Общий стаж профессиональной деятельности с 2007 года. За это время успешно работала на должностях налогового консультанта, заместителя главного бухгалтера, главного бухгалтера, финансового директора. Автор множества публикаций по практическому применению бухгалтерского, налогового и трудового законодательства для различных профессиональных электронных СМИ. С отличием окончила факультет управления и психологии Кубанского государственного университета и Адыгейский государственный университет по специальности «Бухгалтерский учет и аудит».

При работе в программе 1С важно знать пути. Поэтому, даже если вы слышали, что в 1С:Бухгалтерия 8 теперь есть встроенные путевые листы, то вы сразу их можете и не найти. Где их найти? Сейчас быстро расскажу.

Да, кстати, путевые листы -это не путеводитель по программе 1С. Путевые листы, которые поддерживаются в 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3 – это форма  “Типовая межотраслевая форма № 3, Утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97  № 78” и еще можно распечатать “произвольную” форму в которой есть все обязательные реквизиты, которые должны быть в путевом листе, но она менее громоздкая. Разберемся по шагам, где найти путевые листы в 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.

Оглавление:

• Где найти включение опции Путевые листы для простого и обычного интерфейса
• Первоначальные настройки – 3 справочника и план счетов
  • Справочник Номенклатура
  • Справочник Автомобили
  • Водительское удостоверение
  • План счетов
• 4 документа для отражения движений по операциям, связанными с путевыми листами
  • Документ Путевой лист
  • Документ поступления топливных карт
  • Документ выдачи денег под отчет
  • Документ оплаты поставщику
• В каком виде распечатается путевой лист – формы путевых листов в 1С:Бухгалтерия 8.3
• Налоговый учет расходов по Путевому листу

Где найти включение опции Путевые листы для простого и обычного интерфейса

Начнем поиск функционала с обычного интерфейса программы. Включение опции Путевые листы находится в Функциональности. Для этого нужно зайти в меню Главное – Функциональность и выбрать вкладку Запасы.

Если вы работаете в 1С:Бухгалтерия в простом интерфейсе, то функциональность находится в разделе Настройки и уже из этого раздела выбираем Функциональность и вкладку Запасы.

После включения этой опции в меню Покупки появляется команда “Путевые листы”.

В простом интерфейсе документы Путевые листы будут находиться в разделе Документы-Путевые листы

Теперь, когда опция включена, нам нужно сделать настройки для того, чтобы автоматически заполнялись нужные реквизиты.

Первоначальные настройки -3 справочника и план счетов

Справочник Номенклатура

Для начала зайдем в справочник Номенклатура. Здесь у нас появился новый вид номенклатуры “Топливо”. Поэтому, если у вас были материалы с названием ГСМ или АИ-95 или подобным, не трогайте их. Их можно оставить в архивной папке. Лучше создать группу и в ней завести новые элементы с нужным названием и видом номенклатуры “Топливо”.

Обратите внимание на то, что в единицах измерения нужно выбрать литры, иначе программа везде будет писать, например, штуки.

Для тех, кто на УСН доходы минус расходы, оставьте ставку НДС 20%. Заправки работают с НДС, а для принятия расходов по КУДИР (книге учета доходов и расходов) вам желательно  выделять НДС, чтобы отдельны расходом в КУДИР был НДС. Это связано с тем, что в налоговом кодексе при перечислении расходов – НДС стоит отдельным расходом. То есть, это поможет правильно сформировать КУДИР. НДС в документе будет учитываться в стоимости поступившего топлива и не будет выделяться на отдельный субсчет.

Автомобили, на которые выписываются путевые листы

В базе есть специальный справочник автомобилей. В нем нужно создать все автомобили на которые будете выписывать путевые листы и заполнить у них все реквизиты. Эти реквизиты будут использоваться при заполнения документа Путевой лист и для заполнения печатной формы. 

Здесь обратите внимание на нормы расхода топлива. Это значение нужно брать из документов на автомобиль завода изготовителя или из рекомендаций Минтранса РФ от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р.

Периодически нормы расхода могут меняться  – из-за разницы летнего и зимнего расхода. Когда вы будет заполнять документ “Путевой лист” и поменяете значение на правильное, то программа предложит запомнить это значение в справочнике и далее будет заполнять документ уже новым значением.

Чтобы открыть справочник нужной зайти в меню Справочники – ОС и НМА-Транспортные средства

Водительское удостоверение

Еще для правильного заполнения печатной формы Путевого листа нужно внести водительское удостоверение физического лица, на которое будет заполняться путевой лист. Нужно зайти в справочник физических лиц, открыть карточку и выбрать гиперссылку Документы. В нем нужно добавить новый документ и выбрать вид документа “Водительское удостоверение”.

План счетов

Еще в плане счетов появились новые субсчета счета 10.03. Это субсчета  10.03.1 Топливо на складе и 10.03.2 Топливо в баке.

Пусть вас не смущает это название -топливо на складе. Это не значит, что вы должны оборудовать склад и на нем хранить топливо. Этот субсчет используется, чтобы перенести на него все топливо, которое было на счете 10.03.

Просто в программе 1С так настроен план счетов, что если у счета есть субсчета, то это счет нельзя использовать в проводках. Это сделали так для того, чтобы в отчетах всегда можно было отделить движения субсчетов.

После того как вы начнете переходить на использование Путевых листов все топливо будет использоваться на субсчете 10.03.2.  Чтобы списать топливо, которое у вас хранится на 10.03.1, с помощью Путевого листа, то нужно сделать проводку с помощью специального документа Операция. Проводка Дт 10.03.2 Кт 10.03.1. Обязательно заполните все субконто этих субсчетов.   

После этого Путевой лист начнет “видеть”  топливо, которое было на 10.03.1 (ранее 10.03) и будет списывать его. 

Переходим к заполнению путевого листа.

4 документа в обороте путевых листов

Для работы с путевыми листами нужно использовать 4 документа: 

• Путевой лист, 
• Поступление товаров и услуг с видом операции “Топливо”, 
• Выдача из кассы, 
• Оплата поставщику поступление топливных карт.

Документ Путевой лист

Документ “Путевой лист” можно использовать двумя различными способами:

• при наличной оплате за ГСМ через подотчетное лицо
• при оплате топливной картой

В случае, когда оплата за топливо идет через подотчетное лицо, этот документ заменит 2 документа:

• Требование – накладную для списания ГСМ и 
• Авансовый отчет на выдачу наличных на приобретение ГСМ

Обе этих печатных формы вы сможете распечатать прямо из документа “Путевой лист”.  Сам документ Путевой лист можно открыть из меню Покупки – Покупки

Проводки, которые делает документ:

• Дт 26 (20,44)     Кт 10.03.2
• Дт 10.03.2   Кт 71.01

Выдача наличных подотчетнику делается с помощью РКО (ссылка на РКО)

При заполнении документа “Путевой лист” обратите внимание на такие особенности:

• “Нормы расхода” подтягиваются из “автомобиля”
• Если поменяет норму расхода, то программа спросит подтверждение о замене значения нормы, чтобы в следующий раз подставить нужное значение
• При заполнении строк табличной части Маршрут начальное значение “Показания одометра” берется из предыдущего документа.
• Если документ создали копированием, то начальное значение показаний одометра будет пустым. Пере-выберите автомобиль и оно обновится с предыдущего значения.
• Вы можете внести начальное показание одометра и внести пройденные километры и конечное значение программа посчитает сама. Также посчитает расход топлива умножив норму расхода на пройденный километраж.
• Если видите, что везде единица измерения указана  “шт.” , а должно быть “л.”, то зайдите в топливо и укажите правильную единицу измерения. Счет отнесения затрат устанавливается в документе 26.
• Если нужен другой установите руками. При копировании счет сохранится. Найти место в программе – где его можно запомнить мне не удалось.

Документ поступления топливных карт

В списке документов “Поступление товаров и услуг”  есть специальный вид операции “Топливо”. 

Этот документ отражает поступление топливных карт на субсчет 76.15. 

Проводка документа 

Субсчет 76.15 не учитывает суммы. Он предназначен для того, чтобы вести количественный учет бензина, приобретенного для определенного автомобиля. 

На этом субсчете аналитика: топливо и автомобиль. При проведении путевого листа топливо будет с него списываться. 

По анализу счета 76.15 можно увидеть количество не списанного с автомобиля ГСМ.

Документ выдача денег под отчет

С этим документом все достаточно просто.  Поэтому просто картинка как должен быть заполнен РКО:

Находится по адресу Документы Выдача наличных из кассы -для выдачи денег подотчетному лицу. 

Проводка Дт 71 Кт 50

Документ оплаты поставщику

Оплата поставщику тоже обычный документ по банку с видом операции “Оплата поставщику”.

Формы путевых листов, которые можно распечатать из 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3

В 1С:Бухгалтерия путевые листы можно распечатать при нажатии на привычную кнопку Печать. Внешний вид печатных форм на картинках ниже:

Налоговый учет расходов по Путевому листу

1. Расходы по топливо можно принимать в расходы по УСН или по налогу на прибыль.
2. Чтобы расходы можно было принять пользуйтесь нормами по  рекомендациям Минтранса РФ от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р или установите собственные нормы приказом организации на основании документов завода изготовителя автомобиля.
3. Чтобы расходы были учтены по основной системе налогообложения – общей или упрощенной нужно чтобы выполнялись следующие условия: была оплата поставщику и было отражено поступление топлива.

1. Если нужно чтобы расходы на топливо не принимались путевым листом, то выберите в путевом листе, там же где счет затрат, признак Расходы (НУ) -”Не принимается”
2. Если нужно, чтобы расход топлива распределялся, то нужно перенастроить статью затрат. Зайти в статью затрат  и выбрать способ или “по отдельным видам деятельности” или “по разным видам”

1. Распечатайте Путевой лист и сохраните в документах там же где Авансовый отчет, этот документ будет документально подтверждать расходы для расчета налога.

Коллеги, надеюсь, что тема полностью раскрыта. Если что-то непонятно пишите мне в комментарий или в сообщениях в соцсетях)