Согласно инструкции по делопроизводству в уис приказы делят на четыре вида

4.2. Приказы (распоряжения)

35. Учреждение или орган УИС в соответствии с уставом, положением о нем в пределах своей компетенции издает приказы и распоряжения.

Приказы (распоряжения), издаваемые учреждениями и органами УИС, не могут носить нормативно-правовой характер.

36. Приказы (распоряжения) издаются по наиболее важным вопросам функционирования учреждений и органов УИС, регулирования различных направлений служебной деятельности, прохождения службы в УИС.

37. В учреждениях и органах УИС издаются приказы следующих видов:

по основной деятельности (приказы по направлениям деятельности структурных подразделений, об утверждении решений коллегии территориального органа ФСИН России, по организационно-штатным вопросам, организации и проведению стрельб и др.);

по личному составу (о назначении на должность, об отпуске, отзыве из отпуска, зачислении в распоряжение, командировании, увольнении, присвоении специальных званий, поощрениях, командировках, взысканиях и др.);

приказы по подозреваемым и обвиняемым в совершении преступлений;

приказы по осужденным (о назначении на должности, закреплении рабочих мест и др.).

38. Распоряжения издаются в целях оперативного управления и, как правило, имеют ограниченный срок действия и касаются конкретных лиц.

39. Оформление распорядительных и индивидуальных предписаний в виде писем и телеграмм не допускается.

40. Не допускается совмещение в одном документе приказов по основной деятельности и по личному составу.

41. Приказ (распоряжение) должен содержать достоверную и аргументированную информацию, соответствующую по форме и содержанию законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации, состоять из лаконичных предложений-предписаний с прямым порядком слов, не допускать различных толкований.

42. Проекты приказов (распоряжений) до представления их на подпись руководителю учреждения или органа УИС (лицу, временно исполняющему его обязанности) должны быть согласованы с руководителями структурных подразделений, деятельности которых они касаются или которым даются конкретные поручения, заместителями руководителя учреждения или органа УИС по курируемым направлениям служебной деятельности и руководителем службы делопроизводства, а в их отсутствие — должностными лицами, их замещающими.

43. Проекты приказов (распоряжений) учреждения или органа УИС по основной деятельности структурными подразделениями, разработчиками проектов, согласовываются (визируются) в указанной последовательности со следующими должностными лицами:

а) руководителями структурных подразделений, деятельности которых они касаются или которым даются конкретные поручения;

б) руководителем организационно-аналитического подразделения учреждения или органа УИС;

в) руководителем юридической службы учреждения или органа УИС;

г) заместителями руководителя учреждения или органа УИС, к чьей компетенции в соответствии с установленным распределением обязанностей относятся предписания приказа (распоряжения);

д) руководителем службы делопроизводства.

44. Проект приказа (распоряжения) согласовывается должностными лицами, перечисленными в пункте 43 Инструкции, в срок до трех рабочих дней, а юридической службой — в срок до пяти дней, в зависимости от объема представленного документа.

45. После внесения на стадии согласования в проект приказа (распоряжения) изменений принципиального характера он подлежит переоформлению и повторному согласованию (визированию).

46. Решение по рассмотрению неурегулированных разногласий по проекту приказа (распоряжения), учету мнений заинтересованных структурных подразделений и достижению компромисса оформляется протоколом разногласий, прилагаемым вместе с неучтенными замечаниями к проекту приказа (распоряжения) при его представлении на подпись.

47. В процессе согласования проектов приказов (распоряжений) структурные подразделения, ответственные за его проведение, самостоятельно или совместно с другими заинтересованными лицами осуществляют их доработку.

На представленных для согласования (визирования) проектах приказов (распоряжений) обязательно наличие визы руководителя структурного подразделения, подготовившего проект приказа (распоряжения).

Приказы (распоряжения) подписываются только после его согласования со всеми заинтересованными лицами. Виза (штамп) работника юридической службы учреждения или органа УИС и службы делопроизводства помещается на оборотной стороне каждого листа документа.

48. Приказы (распоряжения) тиражируются исполнителем в строго ограниченном количестве. Дополнительно печатаются или тиражируются в количестве, указанном в разнарядке. До десяти экземпляров включительно расчет делается на документе (на обороте последнего листа), свыше десяти — составляется отдельная расчет-рассылка.

Если приказ (распоряжение) подлежит рассылке в структурные подразделения в количестве, превышающем 10 экземпляров, либо в учреждения, подведомственные территориальным органам ФСИН России, то на обороте последнего листа приказа (распоряжения) справа от разнарядки печатаются слова «Дополнительно размножено и разослано ____ экз.» <*>.

———————————

<*> Образцы, выполненные курсивом, оформляются обычным шрифтом.

Источник

Официальное опубликование правовых актов

ОФИЦИАЛЬНОЕ ОПУБЛИКОВАНИЕ

Сегодня
Неделя
Месяц
ПОИСК
КАЛЕНДАРЬ ОПУБЛИКОВАНИЯ

Приказ Федеральной службы исполнения наказаний от 22.11.2021 № 1065
«О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, утвержденную приказом ФСИН России от 10.08.2011 г. № 463»

Номер опубликования: 0001202112240045

Дата опубликования:
24.12.2021

Страница №1
из 2:

Отправить документ

Источник

В
ГУФСИН состав и оформление документов
или документирование информации
осуществляется в порядке, установленным
Инструкцией
по делопроизводству в учреждениях и
органах уголовно-исполнительной системы
(далее Инструкция), утвержденной Приказом
Федеральной службы исполнения наказаний
от 10 августа 2011 г. №463.

В деятельности ГУФСИН создается комплекс
организационно-распорядительных и
информационно-справочных документов:

приказы,
распоряжения,
положения,
правила,
инструкции,
протоколы заседаний (совещаний),
акты,
аналитические справки,
докладные и служебные записки, договоры
(контракты, соглашения),

деловая (служебная) переписка,
планы,
прогнозы,
программы,
отчеты и др.^¹

Документы,
создаваемые федеральным органом
исполнительной власти, имеют стабильный
состав реквизитов, их расположение и
оформление.

Правилами
делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти установлен
следующий состав реквизитов документов
федеральных органов исполнительной
власти:

а)
Государственный герб Российской
Федерации;

б)
наименование федерального органа
исполнительной власти;

в)
должность лица, подписавшего документ;

г)
подпись должностного лица;

д)
вид документа;

е)
место составления (издания) документа;

ж)
справочные данные о федеральном органе
исполнительной власти;

з)
адресат;

и)
дата документа;

к)
регистрационный номер документа;

л)
наименование документа;

м)
текст документа;

н)
ссылка на исходящий номер и дату документа
адресанта;

о)
отметка о наличии приложений;

п)
гриф согласования;

р)
гриф утверждения;

с)
виза;

т)
оттиск печати;

у)
отметка о заверении копии;

ф)
отметка об исполнителе;

х)
указания по исполнению документа;

ц)
отметка о контроле документа;

ч)
отметка об исполнении документа;

ш)
отметка о конфиденциальности.^²

Состав
реквизитов конкретного документа
определяется его видом и назначением.

Документы,
создаваемые в учреждениях или органах
УИС, оформляются на бланках, на стандартных
листах бумаги формата А4 (210х297 мм) либо
в виде электронных документов и должны
иметь установленный состав реквизитов,
их расположение и оформление.

Каждый
лист документа, оформленный как на
бланке, так и на стандартном листе
бумаги, или в виде электронного документа
имеет следующие размеры полей:

левое
– 30 мм;

правое
– 12,5 мм;

верхнее
– 20 мм;

нижнее
– 20 мм.

Текст
документа печатается через 1-1,5 межстрочных
интервала, без переноса слов по правому
полю.

При
оформлении текста документа на двух и
более страницах вторая и последующие
страницы должны быть пронумерованы.
Порядковые номера страниц помещаются
посередине верхнего поля страницы
арабскими цифрами без слова «страница»
(стр.) и знаков препинания.

В
учреждениях и органах УИС предусмотрено
использование следующих видов бланков:

бланк
письма;

бланк
приказа;

бланк
распоряжения.

Образцы
бланков, применяемые в учреждениях и
органах УИС, приведены в приложениях №
1 – 3.

Бланки
на основе углового расположения
реквизитов используются для оформления
служебных писем.

Бланки
на основе продольного расположения
реквизитов используются для оформления
приказов, распоряжений.

Изображение
геральдического знака – эмблемы ФСИН
России на бланках с угловым расположением
реквизитов помещается на верхнем поле
бланка над серединой строк наименования
Федеральной службы исполнения наказаний,
а на бланках с продольным расположением
реквизитов – в центре верхнего поля.
Диаметр изображения не более 20 мм.

Наименование
учреждения или органа УИС на бланках
указывается в точном соответствии с
Положением
о территориальном органе ФСИН России,
уставом учреждения, непосредственно
подчиненного ФСИН России или учреждения,
подведомственного территориальному
органу ФСИН России.

Сокращенное
наименование учреждения или органа УИС
помещается на бланке после полного
наименования учреждения или органа
УИС.

В
учреждениях и органах УИС издаются
приказы:

по
основной деятельности (приказы по
направлениям деятельности

структурных
подразделений, об утверждении решений
коллегии территориального органа ФСИН
России, по организационно-штатным
вопросам, организации и проведению
стрельб и др.);

по
личному составу (о назначении на
должность, об отпуске, отзыве
из
отпуска, зачислении в распоряжение,
командировании, увольнении, присвоении
специальных званий, поощрениях,
командировках, взысканиях и др.);
приказы
по подозреваемым и обвиняемым в
совершении преступлений;
приказы
по осужденным (о назначении на должности,
закреплении рабочих мест и др.).

Распоряжения
издаются в целях оперативного управления
и, как правило, имеют ограниченный срок
действия и касаются конкретных лиц.

Не
допускается совмещение в одном документе
приказов по основной деятельности и по
личному составу.

Для
оформления приказов (распоряжений)
учреждений и органов УИС используется
бланк
установленной
формы. Реквизиты печатаются шрифтом
Times New Roman № 13, 14 без помарок и исправлений.

Дата
приказа (распоряжения), как правило,
совпадает с датой подписания и оформляется
службой делопроизводства при его
регистрации. Приказы (распоряжения),
изданные совместно с другими организациями,
регистрируются с одной (единой) датой
последней регистрации приказа
(распоряжения).

Дата
приказа (распоряжения) оформляется
арабскими цифрами словесно-цифровым
способом в последовательности: день
месяца, месяц, год, например: 14
августа 2009 г.

Регистрационный
номер приказа по основной деятельности
состоит из его порядкового номера. В
приказах по личному составу регистрационный
номер дополняется буквенными индексами
«лс», о командировках «км»; в приказах
по личному составу со сроком хранения
5 лет (о дисциплинарных взысканиях,
ежегодных оплачиваемых отпусках,
отпусках в связи с обучением, дежурствах)
к порядковому номеру через тире
добавляется буквенный индекс «к». В
распоряжениях по основной деятельности
в регистрационный номер включается
буквенный индекс «р».

Регистрационный
номер совместного с
другими организациями
приказа состоит
из регистрационных номеров учреждения
или органа УИС и другой организации,
расположенных
в порядке их перечисления
последовательно
через косую черту.

В
учреждениях и органах УИС регистрационные
номера приказов (распоряжений) оформляются
службой делопроизводства.

Заголовок
в приказе (распоряжении) учреждения и
органа УИС отвечает на вопросы о чем?
(о ком?), включает его краткое содержание
и должен строго соответствовать перечню
действий, предписываемых объекту
управления в распорядительной части
текста.

Шрифт
заголовка – полужирный Times New Roman, размер
№ 13, 14. Точка в конце заголовка не
ставится. Заголовок, состоящий из двух
и более строк, печатается через 1
межстрочный интервал и выравнивается
по центру текста.

Текст
приказа (распоряжения) учреждения и
органа УИС отделяется от заголовка 2-3
межстрочными интервалами, печатается
через 1-1,5 межстрочных интервала и
выравнивается по левой и правой границам.
Первая строка абзаца начинается на
расстоянии 12,5 мм от левой границы
текстового поля.

Текст,
как правило, состоит из двух частей:
констатирующей (преамбулы) и
распорядительной, юридически связанной
с приложениями.

В
констатирующей части текста излагаются
цели, задачи, факты и события, проблемы,
поручения и иные обстоятельства,
послужившие основанием для издания
приказа
(распоряжения). Констатирующая часть
начинается устойчивыми формулировками
«В
связи», «В соответствии», «Во исполнение»,
«На основании», «В целях».

В
констатирующей части приказа
(распоряжения), подготовленного на
основании законодательных и иных
нормативных правовых актов Российской
Федерации, указываются наименование
вида документа, наименование органа,
издавшего документ, дата принятия или
утверждения документа, его регистрационный
номер и заголовок документа, заключенный
в кавычки.

Констатирующая
часть приказов (распоряжений) завершается
распорядительными словами: «п р и к а з
ы в а ю:» – в приказах или «п р е д л а г
а ю:» и «о б я з ы в а ю:» – в распоряжениях,
которые печатаются вразрядку строчными
буквами. После этих слов ставится
двоеточие.

Предписания
в пунктах приказа (распоряжения) должны
согласовываться в падеже с распорядительным
словом: «п р и к а з ы в а ю:» и «п р е д л
а г а ю:» – кому? (дат. пад.); «о б я з ы в а
ю:» – кого? (род. пад.). В совместном с
другими организациями
приказе
(распоряжении) распорядительное слово
излагается от первого лица множественного
числа: «п р и к а з ы в а е м:»; «п р е д л а
г а е м:» и «о б я з ы в а е м:»

В
приказах по личному составу и в отдельных
приказах (распоряжениях) по основной
деятельности констатирующая часть
может отсутствовать, если предписанные
действия не нуждаются в обосновании и
разъяснении. В этом случае распорядительные
слова исключаются.

Распорядительная
часть текста имеет повелительную форму
изложения. В ней излагаются предписанные
действия с указанием исполнителя и
сроков исполнения.

В
распорядительной части текста обязательно
указываются адресаты предписаний
(структурные подразделения, учреждения,
подведомственные территориальным
органам ФСИН России) и/или их руководители
(фамилия, инициалы указываются в скобках
в именительном падеже или без скобок
–в дательном или родительном падеже,
когда предписание адресовано конкретному
руководителю), затем предписываемое
действие (глагол повелительного
наклонения).

Если
исполнение приказа (распоряжения)
предполагает выполнение различных по
характеру действий, распорядительная
часть по количеству предписаний (их
адресатов) делится на пункты, нумеруемые
только арабскими цифрами с точкой.
Действия однородного характера могут
быть перечислены в одном пункте. Каждый
пункт может быть подразделен на абзацы,
выполняемые со строчной буквы, без
дефиса, через точку с запятой.

Наименования
структурных подразделений печатаются
со строчной буквы. В последнем пункте
приказа (распоряжения) по основной
деятельности, как правило, указываются
должность, специальное звание (классный
чин), фамилия и инициалы лица, на которое
возлагается контроль за исполнением
приказа (распоряжения).

В
конкретных случаях контроль за исполнением
приказа (распоряжения) может возлагаться
на руководителя учреждения и органа
УИС, в этом случае приказ (распоряжение)
заканчивается следующей формулировкой
последнего пункта: «Контроль за
исполнением приказа оставляю за собой».

В
текст приказа по основной деятельности
не следует включать пункт «Приказ
довести до сведения …». Структурные
подразделения, учреждения, подведомственные
территориальному органу ФСИН России
(должностные лица) получают копию приказа
в соответствии с указателем рассылки,
который исполнитель представляет вместе
с проектом приказа.

В
приказе (распоряжении), изданном с целью
изменения или отмены действующих
приказов (распоряжений), в том числе и
их приложений, должны быть указаны вид,
дата, номер, наименование изменяемого
или отменяемого приказа (распоряжения)
и/или номера отдельных пунктов (абзацев)
распорядительной части текста или
приложения к приказу (распоряжению).
Отмена приказа (распоряжения) или
отдельных пунктов распорядительной
части текста или приложения к приказу
(распоряжению) обозначается формулировкой
«Признать
утратившим силу…».

Если
изменяемые пункты нет необходимости
излагать в новой редакции, их текст
достаточно дополнить или сократить,
указав: «В
пункте 1 приказа … слова «…» исключить,
«Абзац второй пункта 1 приказа … дополнить
словами «…».

В
случае внесения изменений в действующие
приказы (распоряжения) в текст не
включается пункт об осуществлении
контроля.

В
заголовках к тексту приказов (распоряжений)
учреждений и органов УИС допускается
цифровой (словесно-цифровой) способ
оформления даты, который затем должен
использоваться в тексте. В тексте не
допускается разрыв даты при переносе
ее на другую строку.

Приложения
в приказе (распоряжении) учреждения и
органа УИС допускаются только связанные
предписаниями распорядительной части
текста. Наименование приложения должно
совпадать с изложением в распорядительной
части. Несколько приложений нумеруются
с указанием знака «№».

К
приказу прилагаются утверждаемые им
документы (инструкции, положения,
правила), а также материалы в виде таблиц,
образцов, графиков, схем, бланков
документов.

Значительные
по объему приложения к приказу (правила,
инструкции, положения) могут делиться
на главы, которые нумеруются римскими
цифрами и имеют заголовки (при этом
должна использоваться сквозная
нумерация). Нумерация более трех пунктов
и подпунктов производится арабскими
цифрами (пункты –1, 2, 3 и т.д., подпункты
– 1.1, 1.1.1, 2.1, 2.2.1). Допускается буквенное
обозначение подпунктов – а), б), в).

Нумерация
страниц каждого приложения к приказу
(распоряжению) ведется раздельно.

При
утверждении приказом (распоряжением)
состава комиссии, рабочей группы или
перечня работников, количественный
состав которых превышает четыре человека,
состав комиссии или перечень работников
выносится в приложение, о чем в тексте
приказа (распоряжения) делается ссылка.
Фамилии членов комиссии, за исключением
председателя, заместителя председателя
и секретаря, располагаются по алфавиту.

На
лицевой части первого листа приложения
в правом верхнем углу помещаются:
написанное прописными буквами слово
«ПРИЛОЖЕНИЕ»
со знаком «№» (при
наличии нескольких приложений), затем
вид распорядительного документа, его
дата и регистрационный номер.
Указанный
текст центруется относительно самой
длинной строки.

При
утверждении приказом (распоряжением)
только одного приложения слово
«ПРИЛОЖЕНИЕ» может быть заменено на
слово «УТВЕРЖДЕНО» (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ
или УТВЕРЖДЕН в зависимости от рода и
числа утверждаемого приложения).

Приложения
к приказу (распоряжению) учреждения и
органа УИС подписывает (визирует)
руководитель структурного подразделения,
подготовившего проект. Подпись ставится
внизу на обороте последнего листа
приложения.

Согласование
проекта приказа (распоряжения)
осуществляется структурным подразделением,
подготовившим соответствующий проект.

Виза
внутреннего согласования приказа
(распоряжения) помещается на оборотной
стороне последней страницы первого
экземпляра в верхней части листа и
включает фамилию и инициалы, личную
подпись согласующего, дату визирования.
Фамилии визирующих лиц располагаются
одна под другой по иерархии должностей
(начиная с вышестоящей) в следующем
порядке:

заместители
руководителя учреждения и органа УИС
(по алфавиту), руководители структурных
подразделений (по алфавиту), руководитель
службы делопроизводства.

Замечания,
особые мнения и дополнения к проекту
приказа (распоряжения) учреждения и
органа УИС оформляются на отдельном
листе.

На
обороте последнего листа приказа
(распоряжения) учреждения или органа
УИС ниже фамилий визирующих лиц
располагается разнарядка с указанием
количества отпечатанных экземпляров,
их направления адресатам, фамилии,
инициалов, телефона исполнителя, ставится
его подпись.

В
случае если должностное лицо, визирующее
приказ (распоряжение), является его
исполнителем, подпись ставится один
раз.

Фамилия
исполнителя с инициалами и его телефон,
включая внутренний, на приказах
(распоряжениях) учреждения или органа
УИС указываются и на лицевой стороне
этих документов, и на оборотной в
разнарядке. На лицевой стороне слово
«Исп.» печатается с прописной буквы.

Внешнее
согласование приказа (распоряжения) с
другими организациями осуществляется
на отдельном для каждой организации
листе согласования.

Допускается
согласование приказа грифом СОГЛАСОВАНО
(без кавычек, прописными буквами) с
указанием должности лица, с которым
согласован документ (включая наименование
организации), специального звания,
классного чина (при наличии), расшифровки
подписи и даты согласования.

Приказы
(распоряжения) подписывает руководитель
учреждения или органа УИС.

В
состав реквизита «Подпись» входят:
сокращенное наименование должности
руководителя учреждения и органа УИС,
специальное звание (классный чин), личная
подпись и ее расшифровка (инициалы и
фамилия). Наименование должности и
специальное звание (классный чин)
печатаются от левой границы текстового
поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка
подписи располагается на уровне
специального звания (классного чина) с
пробелом между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке подписи
ограничивается правым полем.

В
случае отсутствия руководителя учреждения
или органа УИС приказ (распоряжение)
подписывает должностное лицо, исполняющее
его обязанности на основании
соответствующего приказа.

При
этом к должности руководителя учреждения
или органа добавляется сокращение
«И.о.», а в расшифровке подписи указываются
инициалы и фамилия должностного лица,
подписавшего приказ (распоряжение).

Не
допускается подпись с предлогом «За»
или косой чертой перед наименованием
должности.

Не
допускается внесение изменений в приказ
(распоряжение) после его подписания,
без оформления соответствующего акта
о внесении изменений.

Приказ
о поощрении работников оформляется
следующим образом:

а)
в случае поощрения не более трех человек
в заголовке приказа указываются их
фамилии с инициалами;

б)
в тексте фамилии располагаются по
алфавиту независимо от занимаемых
должностей и печатаются прописными
буквами, специальное звание (классный
чин) указывается перед фамилией.

Классный
чин федеральному государственному
гражданскому служащему указывается
после Ф.И.О, затем должность.

В
приказе о поощрении следует указывать
статьи экономической классификации,
по которым выплачиваются премии.

Положения,
правила, инструкции и другие документы
утверждаются приказом (распоряжением)
или грифом.

Констатирующей
частью положения, правил, инструкции
служит раздел «Общие положения», в
котором указываются основания разработки,
основное назначение документа и сфера
его распространения.

В
положении, как правило, систематизировано
определяются порядок образования,
структура, функции, компетенция, объем
прав и обязанностей, организация работы
структурных подразделений.

Правила,
инструкции регулируют основные виды
(формы) оперативно-служебной деятельности
и работу конкретных категорий работников.

Инструкции
содержат нормы, устанавливающие, кем,
в каком порядке и какими способами и
методами осуществляется тот или иной
вид деятельности.

На
документах, подлежащих утверждению,
гриф утверждения проставляется справа
на верхнем поле первого листа документа.
При утверждении документа должностным
лицом гриф утверждения состоит из слова
УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными
буквами), наименования должности лица,
утверждающего документ, специального
звания (классного чина), его подписи,
инициалов, фамилии и даты утверждения.

Гриф
УТВЕРЖДАЮ может использоваться для
придания юридической силы следующим
организационно-распорядительным
документам:

а)
планам, графикам работы, повесткам
заседаний комиссий, рабочих групп,
совещаний, семинаров, советов;

б)
должностным инструкциям сотрудников
и должностным регламентам федеральных
государственных гражданских служащих
УИС;

в)
финансово-хозяйственным документам:
сметам, счетам, ведомостям, балансам,
отчетам, альбомам учетной документации,
актам передачи денежных средств, зданий,
помещений, транспортных средств,
оргтехники и иного имущества, актам
списания имущества, актам ревизий,
проверок и инвентаризации;

г)
архивным документам: описям дел
постоянного и временного (свыше 10 лет)
срока хранения и по личному составу,
актам передачи архивных дел на постоянное
хранение, приема-передачи дел, актам
уничтожения документов с истекшими
сроками хранения и др.;

д)
планам работы структурных подразделений;

е)
иным документам по согласованию с
руководителем учреждения и органа УИС.

Протокол
заседания (совещания) – документ
информационно-распорядительного
характера, предназначенный для фиксации
хода рассмотрения вопросов и принятия
решения на заседаниях коллегиальных,
совещательных, координационных,
экспертных и др. органов, совещаний.

Протокол
составляется на основании записей,
произведенных во время заседания
(совещания), представленных тезисов
докладов и выступлений, справок, проектов
решений и других материалов.

Протоколом
оформляются решения, принятые на
заседаниях коллегий территориальных
органов ФСИН России, совещаниях при
руководителе учреждения и органа УИС,
заместителе руководителя учреждения
и органа УИС, руководителей структурных
подразделений, иных совещаниях.

Протокол
заседания (совещания) оформляет секретарь
заседания (совещания) (ответственный
за проведение заседания (совещания)
работник) шрифтом Times New Roman № 14.

Протокол
имеет следующие реквизиты:

а)
вид документа – протокол, слово печатается
от границы верхнего поля прописными
буквами вразрядку, полужирным шрифтом
Times New Roman № 15 и выравнивается по центру;

б)
вид заседания (совещания) – печатается
на следующей строке после предыдущего
реквизита полужирным шрифтом и
выравнивается по центру;

в)
дата протокола оформляется словесно-цифровым
способом через 1 межстрочный интервал
после предыдущего реквизита. Датой
протокола является дата заседания
(совещания);

г)
место
проведения заседания (совещания) –
печатается по левой границе текстового
поля полужирным шрифтом через 1 межстрочный
интервал после предыдущего реквизита.
Датой протокола является дата проведения
заседания (совещания);

д)
номер протокола печатается арабскими
цифрами и состоит из знака «№» и
порядкового номера, может включать
буквенные индексы. Протоколам присваиваются
порядковые номера в пределах календарного
года отдельно по каждой группе протоколов:

протоколы
заседаний коллегии территориального
органа ФСИН России,
протоколы
совещаний при руководителе учреждения
или органа УИС,
протоколы
совещаний у заместителя руководителя
учреждения и органа УИС,
протоколы
совещаний при руководителе структурного
подразделения;

е)
подпись
отделяется
от текста 3 межстрочными интервалами и
включает в себя наименование должности
лица, председательствующего на заседании
(совещании), специальное звание (классный
чин), его личную подпись, расшифровку
подписи (инициалы и фамилия).

Наименование
должности и специальное звание (классный
чин) печатаются от левой границы
текстового поля через 1 межстрочный
интервал и выравниваются по левому
краю.

Расшифровка
подписи располагается на уровне последней
строки специального звания (классного
чина) с пробелом между инициалами и
фамилией. Последняя буква в расшифровке
подписи ограничивается правым полем.

Подпись
секретаря заседания (совещания) включают
в себя слова «Секретарь заседания
(совещания)», его личную подпись и
расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Слова
«Секретарь заседания (совещания)»
отделяются от строки «специальное
звание (классный чин) председательствующего
на заседании (совещании)» 3 межстрочными
интервалами и выравниваются по левому
краю. Последняя буква в расшифровке
подписи ограничивается правым полем.

В
учреждениях и органах УИС протоколы
могут издаваться в полной, а также в
краткой форме, при которой опускается
ход обсуждения вопроса и фиксируется
только принятое по нему решение.

Текст
основной части протокола печатается
через 1,5 межстрочных интервала.

Текст
полного протокола, как правило, состоит
из двух частей: вводной и основной. В
вводной части указываются должность,
специальное звание (классный чин) фамилия
и инициалы председателя заседания
(совещания), фамилии и инициалы секретаря
заседания (совещания) и присутствовавших
на заседании (совещание). Если количество
присутствующих превышает 15 человек, в
вводной части протокола делается ссылка
на список, являющийся неотъемлемой
частью протокола.

Если
в заседании (совещании) принимают участие
представители других организаций
указываются место работы и должность
каждого лица. Многострочные наименования
должностей присутствующих указываются
через 1 межстрочный интервал.

Основная
часть протокола состоит из разделов,
соответствующих пунктам повестки дня,
текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали
– Выступили – Постановили (Решили).

Основное
содержание докладов и выступлений
включается в текст протокола или
прилагается к нему в виде отдельных
материалов; в последнем случае в тексте
протокола делается отметка «Текст
выступления прилагается». Постановление
(решение) в тексте протокола печатается
полностью в той формулировке, которая
была принята на заседании (совещании);
при необходимости приводятся итоги
голосования: «За –
…, против
–
…, воздержалось – …».

Содержание
особого мнения, высказанного во время
обсуждения, записывается в тексте
протокола после соответствующего
постановления (решения).

Текст
краткого протокола состоит из двух
частей: вводной и основной. В вводной
части указываются должность, специальное
звание (классный чин) фамилия и инициалы
председателя заседания (совещания),
фамилии и инициалы секретаря заседания
(совещания) и присутствовавших на
заседании (совещании).

Слова
«Председатель», «Секретарь» и
«Присутствовали» печатаются от границы
левого поля полужирным шрифтом,
подчеркиваются, в конце ставится
двоеточие.

Многострочные
наименования должностей присутствующих
из других организаций указываются через
1 межстрочный интервал.

Основная
часть протокола включает рассматриваемые
вопросы и принятые по ним решения с
указанием срока их выполнения.

Вопросы
нумеруются римскими цифрами, начинаются
с предлогов «О», «Об», печатаются
центровано полужирным шрифтом размером
шрифта № 14 и отделяются чертой полужирного
шрифта ниже последней строки на расстоянии
не более одного интервала.

Под
чертой указываются фамилии и инициалы
выступивших при обсуждении данного
вопроса, в алфавитном порядке.

Затем
указывается принятое по вопросу решение
с указанием срока его исполнения.

Протокол
подписывают председатель заседания
(совещания) и секретарь заседания
(совещания).

Подлинник
протокола помещается в дело, предусмотренное
номенклатурой дел учреждения или органа
УИС.

Служебные
письма в учреждениях и органах УИС
оформляются на бланках письма шрифтом
Times New Roman №
13,
14 без помарок и исправлений с соблюдением
положений Инструкции.

Шрифт
в письме (адресат, заголовок, текст,
подпись) должен быть единым по размеру.

При
оформлении адресата служебного письма
1-я строка располагается на бланке на
уровне слов «Главное управление»,
«Управление». Все составные части
реквизита центруются относительно
самой длинной строки, которая ограничивается
правым полем документа. Служебные письма
адресуют вышестоящим органам и
подведомственным учреждениям, иным
организациям, руководителям или
конкретным должностным лицам, а также
гражданам при ответе на их обращения.

В
состав реквизита «Адресат» входят:
наименование учреждения или органа
УИС, иной организации, наименование
должности, инициалы и фамилия получателя.
В том случае, если служебное письмо
направляется корреспонденту, не входящему
в утвержденный список к рассылке, или
гражданину, исполнитель документа
указывает в реквизите «Адресат» полный
почтовый адрес получателя.

Наименование
учреждения или органа УИС, иной
организации, а также наименование
должности печатаются через 1 межстрочный
интервал.

При
направлении служебного письма в
учреждение или орган УИС, иную организацию
наименование пишется в именительном
падеже

При
направлении служебного письма должностному
лицу наименование учреждения или органа
УИС, иной организации указывается в
родительном падеже, а должность и фамилия
– в дательном падеже

Инициалы
и фамилия отделяются от наименования
должности 1,5 межстрочным интервалом.

Если
служебное письмо адресуется руководителям
нескольких однородных учреждений и
органов УИС, иных организаций, то их
следует указывать обобщенно.

В
состав реквизита «Адресат» может входить
почтовый адрес. Элементы почтового
адреса указываются в последовательности,
установленной Правилами оказания услуг
почтовой связи, утвержденными
постановлением Правительства Российской
Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 (Собрание
законодательства Российской Федерации,
2005, № 17, ст. 1556).

Почтовый
адрес не указывается в документах,
направляемых в ФСИН России, органы
государственной власти субъекта
Российской Федерации, территориальные
подразделения федеральных органов
исполнительной власти и т.п.

При
адресовании служебного письма в иную
организацию указывают ее наименование,
затем почтовый адрес.

При
адресовании служебного
письма физическому
лицу указывают фамилию и инициалы
получателя, затем почтовый адрес.

При
адресовании документа должностному
лицу учреждения или органа УИС, иной
организации инициалы ставятся перед
фамилией, при адресовании физическому
лицу – после нее.

Служебное
письмо не должно содержать больше
четырех адресатов. Слово «Копия» перед
обозначением второго, третьего, четвертого
адресата не указывается. Каждому адресату
направляется адресованный ему подписанный
экземпляр служебного письма. При
направлении служебного письма более
чем в четыре адреса адресат указывается
обобщенно, составляется указатель
рассылки, который визируется исполнителем
документа, подписывается руководителем
структурного подразделения и руководителем
службы делопроизводства.

Дата
служебного письма, как правило, оформляется
в день его подписания при регистрации
службой делопроизводства.

Дату
служебного письма оформляют арабскими
цифрами в последовательности: день
месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляют двумя парами арабских цифр,
разделенными точкой, год – четырьмя
арабскими цифрами.

Дата
в соответствующем реквизите бланка
оформляется цифровым способом.

По
всему тексту служебного письма должно
быть единообразное написание дат – или
цифровым способом, или словесно-цифровым.

Не
допускаются разрыв даты в словесно-цифровом
способе и перенос на другую строку
(28/декабря/2009 г.), знака № и самого номера
(знак № на одной строке, сам номер – на
другой).

Регистрационный
номер служебного письма после его
подписания состоит из цифровых индексов,
указывающих на учреждение или орган
УИС, его подготовившее, порядковый номер
документа.

Ссылка
на дату и регистрационный номер документа,
на
который дается ответ или на основании
которого подготовлено служебное письмо,
включает в себя его дату, регистрационный
номер и указывается в специально
отведенном на бланке месте, а также при
необходимости в вводной части текста
служебного письма.

Заголовок
к тексту служебного письма должен быть
кратким, точно передавать содержание
документа. Он отвечает на вопросы о чем?
(о ком?) и начинается с прописной буквы:
«Об
изменении…», «О выделении…», «Об
отмене…» и
т.д.

Заголовок
составляется ко всем служебным письмам,
за исключением документов, имеющих
текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок
располагается под угловым штампом
служебного письма и печатается от левой
границы текстового поля строчными
буквами (за исключением первой) через
1 межстрочный интервал. Заголовок к
тексту может занимать 4-5 строк по 28-30
знаков в строке. Точка в конце заголовка
не ставится. Заголовок должен быть
выполнен единым шрифтом с текстом
служебного письма.

В
служебных письмах используются фразы
этикетного характера «Уважаемый…!» –
в начале письма, над текстом и «С
уважением,» в заключительной части
служебного письма, над подписью.

Текст
служебного письма отделяется от заголовка
3 межстрочными интервалами (если имеются
слова «Уважаемый…!», то от заголовка
до этих слов и от них до текста по 2
межстрочных интервала).

Служебные
письма излагаются: от 1-го лица
множественного числа

Текст
служебного письма излагается русским
литературным языком с учетом особенностей
официально-делового стиля, вида документа
и его назначения в управленческой
деятельности. Исполнители служебных
писем обязаны формулировать их тексты
в соответствии со следующим критериями:

официальность,
деловитость, строгое соблюдение
субординации;

конкретность
адресата, однозначность, целесообразность
и лаконичность формулировок и терминов,
исключающая их двойное толкование;

логическое
и композиционное единство отдельных
частей текста, обусловленное тематической
конкретностью служебной переписки.

Реквизит
«Приложение» отделяется от текста
служебного письма 2 межстрочными
интервалами. Слово «Приложение»
печатается с абзаца, без подчеркивания,
после него ставится двоеточие. Текст
информации о приложении печатается
через 1 межстрочный интервал.

Приложение,
названное в тексте служебного письма,
оформляется следующим образом:

Приложение:
на 5 л. в 2 экз.

При
отсутствии в тексте служебного письма
наименования прилагаемых документов
они обязательно указываются в реквизите
«Приложение», затем количество листов
и количество экземпляров; при наличии
нескольких приложений их нумеруют

В
служебных письмах, имеющих несколько
адресатов, приложение может иметь
следующий вид:

Приложение:
на 2 л. в 3 экз. только в первый адрес.

В
сброшюрованных приложениях количество
листов не указывается:

Приложение
к прилагаемому документу оформляется
следующим образом:

Приложение:
письмо ФСИН России от 10.02.2011 № 1-12-01

с
приложениями к нему, всего на 5 л.

Согласование
служебных писем
с
подписью руководителя учреждения или
органа УИС (лица, исполняющего его
обязанности), со структурными
подразделениями, к компетенции которых
они относятся, с курирующими заместителями
руководителя учреждения или органа УИС
осуществляется исполнителем. Визируется
второй экземпляр служебного письма на
лицевой стороне внизу последнего листа.

Служебные
письма, содержащие ссылки на нормативные
правовые акты Российской Федерации
либо разъяснение положений приказов
(распоряжений), представляемые на подпись
руководителю учреждения или органа УИС
(лицу, исполняющему его обязанности), в
обязательном порядке подлежат согласованию
с юридической службой (юристом) учреждения
и органа УИС.

Реквизит
«Подпись» отделяется от предыдущего
реквизита 3 межстрочными интервалами.
В его состав включаются: наименование
должности лица, подписавшего документ
(сокращенное в служебном письме,
оформленном на бланке учреждения и
органа УИС, полное – в иных случаях),
специальное звание (классный чин), личная
подпись, расшифровка подписи (инициалы,
фамилия).

Специальное
звание (классный чин) в подписи указывается
только тем адресатам, у которых они
также имеются.

Несколько
подписей лиц с одинаковыми должностями
располагаются на одном уровне и
ограничиваются соответственно левой
и правой границами текстового поля.
Расшифровки подписей помещаются под
наименованиями должностей через 1,5
межстрочных интервала.

Подписи
лиц, замещающих разные должности,
располагают одну под другой в соответствии
с иерархией должностей.

Служебное
письмо, подготовленное в один конкретный
адрес, готовится в
2-х
экземплярах,
визы собираются на лицевой стороне
последнего листа второго экземпляра.
Исполнитель служебного письма указывает
свою фамилию, инициалы, номер телефона
(служебного телефона) внизу на оборотной
стороне последнего листа каждого
экземпляра. В случае направления
служебного письма по электрической
связи документ готовится по аналогии
с обзорным письмом – в одном экземпляре,
визы собираются на обороте последнего
листа, фамилия исполнителя и его телефон
указываются на лицевой стороне.

К
служебным письмам могут прилагаться
приложения в виде таблицы. Графы и строки
таблицы должны иметь заголовки, выраженные
именем существительным в именительном
падеже. Подзаголовки граф и строк должны
быть согласованы с заголовками. Если
таблица готовится более чем на одной
странице, графы таблицы должны быть
пронумерованы и на следующих страницах
должны быть напечатаны только номера
этих граф.

Служебные
письма финансового характера, а также
письма, содержащие обязательства
(гарантийные письма), заверяются печатью
с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации, которая
ставится на свободном от текста месте,
не захватывая личной подписи должностного
лица. Печать может захватывать часть
наименования должности лица, подписавшего
документ.

Служебная
запискаявляется внутренним
документом, она реализует в пределах
учреждений и органов УИС отношения
субординации структурных подразделений
с руководством учреждений и органов
УИС, руководства учреждений, непосредственно
подчиненных ФСИН России, с руководством
ФСИН России, руководства, подведомственных
территориальным органам ФСИН России
учреждений с руководством территориальных
органов ФСИН России и координации между
структурными подразделениями, внутри
учреждения или органа УИС.

В
служебной записке в произвольной форме
машинописным или рукописным способами
излагаются предложения, замечания,
отчеты, доклады, сведения, заключения,
пояснения, мнения и иная управленческая
информация, связанная с исполнением
полномочий конкретных структурных
подразделений и должностных лиц
учреждений и органов УИС.

Визы
исполнителя и иных должностных лиц, с
которыми в случае необходимости
согласовывается служебная записка,
помещаются внизу последнего листа
второго экземпляра, который после
регистрации включается в соответствующее
номенклатурное дело структурного
подразделения – адресанта.

Докладная
записка
адресуется руководителю учреждения
или органа УИС, заместителю руководителя
учреждения или органа УИС по курируемым
направлениям деятельности и содержит
информацию, выводы и предложения по
какому-либо вопросу.

Текст
докладной записки состоит из двух
частей. В первой части (вводной) указываются
факты и проводится их анализ, во второй
– делаются выводы и предложения.

Докладная
записка является внутренним документом.

Служебные
и докладные записки, касающиеся
разработки, внесения изменений или
отмены приказов (распоряжений) учреждений
или органов УИС, в обязательном порядке
согласовываются с юридической службой
учреждения или органа УИС.

В
соответствии со статьей 420 Гражданского
кодекса Российской Федерации договором
признается соглашение двух или нескольких
лиц об установлении, изменении или
прекращении гражданских прав и
обязанностей. Государственный контракт
заключается учреждением и органом УИС
в целях обеспечения государственных
нужд в порядке, предусмотренном
Гражданским кодексом Российской
Федерации и иными федеральными законами,
с учетом положений Федерального закона
от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ «О размещении
заказов на поставки товаров, выполнение
работ, оказание услуг для государственных
и муниципальных нужд» (Собрание
законодательства Российской Федерации,
2005, № 30 (ч. 1), ст. 3105).

Договор
(соглашение), контракт (далее – договор)
с территориальными органами федеральных
органов исполнительной власти, органами
исполнительной власти субъекта Российской
Федерации и другими организациями
оформляется компетентными структурными
подразделениями в количестве экземпляров,
соответствующем числу сторон, по правилам
и образцам, установленным нормативными
правовыми актами Российской Федерации
для конкретного вида договоров, затем
визируется исполнителями, руководителями
структурных подразделений, заместителями
руководителя учреждения или органа УИС
в соответствии с распределением
обязанностей. Договор, подготовленный
территориальным подразделением
федерального органа исполнительной
власти, органом исполнительной власти
субъекта Российской Федерации, органом
местного самоуправления, другой
организацией, передается на экспертизу
в структурные подразделения в соответствии
с их компетенцией, а также в юридическую
службу учреждения или органа УИС, затем
оформляется, визируется и подписывается
в аналогичном порядке.

Финансово-хозяйственный
и иной гражданско-правовой договор
оформляется компетентными структурными
подразделениями в количестве экземпляров,
соответствующем числу сторон, по правилам
и образцам, установленным нормативными
правовыми актами Российской Федерации

для
конкретного вида договоров, затем
визируется исполнителем
и согласовывается
с заинтересованными структурными
подразделениями.

В
плане
устанавливается перечень мероприятий,
их последовательность и объем с указанием
сроков исполнения и исполнителей.

План
составляется в табличной форме.

Табличная
форма плана должна содержать графу
«Отметка об исполнении», где напротив
каждого пункта его мероприятий делается
отметка о выполнении (невыполнении,
переносе срока исполнения).

Отчет
(доклад) содержит сведения о выполнении
приказа (распоряжения), плана, задания,
проведенных мероприятиях.

Данные
отчета отражают в целом деятельность
учреждения и органа УИС или отдельное
направление ее деятельности, а также
конкретного работника.

Акт
составляется
коллегиально несколькими специально
уполномоченными работниками, подтверждает
какие-либо факты, события, имеющие
юридическое значение, и подлежит
утверждению руководителем учреждения
и органа УИС (лицом, исполняющим его
обязанности) или заместителями
руководителя учреждения и органа УИС
в пределах своей компетенции.

В
заголовке акта содержится название или
краткое содержание факта или события.

Текст
акта состоит из двух частей: вводной и
констатирующей.

В
вводной части акта излагаются:

основание
(реквизиты распорядительного документа);
состав
комиссии (наименование комиссии,
должности, специальные звания (классные
чины), фамилия и инициалы председателя,
далее в алфавитном порядке – фамилии
и инициалы членов комиссии);
присутствовавшие
(если при составлении акта присутствовали
другие работники, не включенные в состав
комиссии, то указываются их должности,
специальные звания (классные чины),
фамилии и инициалы).

В
констатирующей части акта излагаются
цели и задачи, сущность и характер
проведенной работы, фиксируются
установленные факты, а также выводы,
предложения и заключения.

На
обороте последнего листа документа
указываются количество экземпляров
акта, место их нахождения или адресата,
которым они направлены.

Дата
акта должна соответствовать дню факта
или события, отраженного в нем.

Члены
комиссии, имеющие замечания по содержанию
акта, подписывают его с указанием о
своем несогласии и излагают свое мнение
на отдельном листе – приложении.

Акт
является основанием для подготовки
структурными подразделениями
соответствующих организационно-распорядительных
документов.

После
составления акта комиссия должна
ознакомить с его содержанием под роспись
должностных лиц, к деятельности которых
он относится.

Справка
оформляется в целях служебного
информирования по поручению руководства
учреждения и органа УИС.

Справка
должна иметь заголовок к тексту,
раскрывающий его содержание.

Справка
может иметь несколько разделов, пояснения
и сноски, приложения в виде схем, таблиц.

Реквизит
«Подпись» в справке отсутствует, в конце
может указываться структурное
подразделение (должностное лицо),
подготовившее справку.

В
рапорте (заявлении)
фиксируется
информация как служебного, так и личного
характера (о нарушении служебной
дисциплины, о происшествии, о предоставлении
отпуска и т.п.).

Рапорт
оформляется на стандартном листе бумаги,
заголовка не имеет, текст должен быть
лаконичным. Суть ходатайства, информации
либо просьбы, содержащейся в рапорте
(заявлении), целесообразно использовать
в самом начале текста, после чего должны
следовать аргументы.

Слово
«Р а п о р т» (З а я в л е н и е) пишется
(печатается) с заглавной буквы, вразрядку,
точка в конце не ставится.

Таким
образом, в деятельности ГУФСИН создается
комплекс организационно-распорядительных
и информационно-справочных документов,
которые оформляются в полном соответствии
с Инструкцией по делопроизводству в
учреждениях и органах уголовно-исполнительной
системы, утвержденной Приказом Федеральной
службы исполнения наказаний от 10 августа
2011 г. № 463. Инструкция разработана в
соответствии с приказом Федерального
архивного агентства от 23
декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении
Методических рекомендаций по разработке
инструкций по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной
власти». Документы, создаваемые
федеральным органом исполнительной
власти, имеют стабильный состав
реквизитов, их расположение и оформление.
Состав реквизитов конкретного документа
определяется его видом и назначением.
Документы,
создаваемые в учреждениях или органах
УИС, оформляются на бланках, на стандартных
листах бумаги формата А4 (210х297 мм) либо
в виде электронных.

Каждый
лист документа, оформленный как на
бланке, так и на стандартном листе
бумаги, или в виде электронного документа
имеет определенные размеры полей.

В
учреждениях и органах УИС предусмотрено
использование бланки письма, приказа
и распоряжения с угловым и продольным
расположение реквизитов.

ВЫВОД?.

Источник