Специалист по документационному обеспечению работы с персоналом должностная инструкция

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Специалиста по документационному обеспечению персонала

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность специалиста по документационному обеспечению персонала [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Специалист по документационному обеспечению персонала назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Специалист по документационному обеспечению персонала относится к категории специалистов и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].

1.4. Специалист по документационному обеспечению персонала подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.5. На должность специалиста по документационному обеспечению персонала может быть назначено лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат или высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки в области управления персоналом или в области развития и построения профессиональной карьеры персонала без предъявления требований к опыту практической работы.

1.6. Требования к образованию и обучению специалиста по документационному обеспечению персонала:

• среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки в области управления персоналом или в области документационного обеспечения работы с персоналом;
• высшее образование — бакалавриат;
• высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки в области управления персоналом или в области документационного обеспечения работы с персоналом.

1.7. Требования к опыту практической работы специалиста по документационному обеспечению персонала: не менее трех лет в сфере управления персоналом при наличии среднего профессионального образования и дополнительного профессионального образования — программ профессиональной переподготовки в области управления персоналом или в области документационного обеспечения работы с персоналом.

1.8. В практической деятельности специалиста по документационному обеспечению персонала должен руководствоваться:

• законодательством, нормативно-правовыми актами, а также локальными актами и организационно-распорядительными документами;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
• настоящей должностной инструкцией.

1.9. Специалист по документационному обеспечению персонала должен знать:

• порядок оформления, ведения и хранения документов по оформлению трудовых отношений, по управлению персоналом в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и корпоративными политиками;
• цели и задачи организации по построению системы оформления трудовых отношений;
• тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих и квалификационные характеристики должностей служащих, профессиональные стандарты;
• специализированные информационные системы, цифровые услуги и сервисы по ведению учета и движению персонала, границы их применения;
• основные метрики и аналитические срезы в области движения и учета персонала;
• порядок оформления установленных законодательством Российской Федерации форм отчетности в государственные органы;
• требования законодательства Российской Федерации по оформлению трудовых отношений, воинскому учету, уведомлению и представлению отчетности в государственные органы специальных категорий работников: иностранных работников и лиц без гражданства, инвалидов, лиц, имеющих гарантии и льготы, установленные законодательно, и других специальных категорий;
• нормативные правовые акты, определяющие нормы трудового права Российской Федерации;
• законодательство Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования;
• законодательство Российской Федерации о персональных данных;
• локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных, организационных, информационно-справочных документов, регулирующих трудовые отношения, документов по персоналу, оформлению трудовых отношений;
• правила ведения деловой переписки;
• нормы этики делового общения;
• основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в области оформления, ведения и хранения документов по оформлению трудовых отношений;
• порядок оформления первичных документов для целей бухгалтерского учета в сфере оформления трудовых отношений;
• технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
• основы документооборота и документационного обеспечения организации;
• организационную структуру организации;
• нормативные правовые акты, регулирующие права и обязанности государственных органов, представительных органов работников по предоставлению учетной документации.

1.10. Специалист по документационному обеспечению персонала должен уметь:

• документировать трудовые отношения различных категорий работников и специальных субъектов трудового права в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, регламентами (стандартами) документооборота организации;
• выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять подлинность представленных документов;
• вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;
• работать со специализированными информационными системами, цифровыми услугами и сервисами по ведению учета и движению персонала, сопровождению трудовых отношений;
• вести деловую переписку, документооборот, регламентированный законодательством Российской Федерации в области трудовых отношений, с работниками, внешними контрагентами и гражданами;
• обеспечивать соблюдение требований законодательства Российской Федерации и корпоративных политик в области обработки персональных данных и конфиденциальной информации;
• соблюдать нормы этики делового общения;
• анализировать локальные нормативные акты и документы по оформлению трудовых отношений, формировать предложения по их актуализации и улучшению;
• определять структуру и содержание, готовить проекты нормативных документов и документов по оформлению трудовых отношений;
• оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
• оформлять учетные документы, предоставляемые в государственные органы, представительные органы работников;
• организовывать хранение документов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
• работать с информационными системами, цифровыми услугами и сервисами по ведению статистической и отчетной информации и аналитики по персоналу;
• формировать предложения по автоматизации и цифровизации процессов и документооборота по учету и движению персонала, документов по персоналу для представления в государственные органы;
• анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу.

1.11. В период временного отсутствия специалиста по документационному обеспечению персонала (отпуск, болезнь, прочее), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Должностные обязанности

Специалист по документационному обеспечению персонала в ходе документационного обеспечения работы с персоналом выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Ведение документации по учету и движению персонала, в том числе:

• сбор и проверка личных документов работников;
• консультирование работников по вопросам оформления трудовых отношений;
• оформление документов, регламентирующих трудовые отношения с конкретным работником;
• подготовка и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;
• выдача работнику документов о его трудовой деятельности;
• доведение до сведения работников организационных, распорядительных и кадровых документов организации;
• ведение учета, предусмотренного трудовым законодательством Российской Федерации;
• регистрация, учет, оперативное хранение кадровых документов, подготовка их к сдаче в архив;
• работа в корпоративных и внешних информационных системах и использование цифровых сервисов, выполняющих функции ведения документации по движению и учету персонала.

2.2. Разработка типовых форм документов по учету и движению персонала, сопровождение процедур оформления трудовых отношений, в том числе:

• разработка проектов локальных нормативных актов организации, регулирующих трудовые отношения;
• разработка проектов документов по оформлению трудовых отношений с конкретным работником;
• подготовка предложений по оптимизации форм документов и цифровизации документооборота организации в области оформления трудовых отношений;
• подготовка проектов документов по процедурам управления персоналом, учета и движения персонала;
• подготовка по запросу государственных органов, представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов и предоставление в электронном виде сведений, регламентирующих трудовые отношения и имеющих отношение к регламентации трудовых отношений;
• подготовка запросов в государственные органы и сторонние организации для подтверждения сведений в интересах работников и работодателя;
• подготовка уведомлений, отчетной, статистической и аналитической информации по оформлению трудовых отношений.

2.3. Администрирование процессов и документооборота по учету и движению персонала, представлению документов по персоналу в государственные органы, в том числе:

• организация документооборота по учету и движению персонала;
• организация представления документов по персоналу в государственные органы;
• подготовка уведомлений, отчетной, статистической и аналитической информации по персоналу;
• подготовка информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещающим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В случае служебной необходимости специалист по документационному обеспечению персонала может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном законодательством.

3. Права

Специалист по документационному обеспечению персонала имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.3. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности организации и совершенствованию методов работы, а также варианты устранения имеющихся в деятельности организации недостатков.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.6. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам.

3.7. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Специалист по документационному обеспечению персонала несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.

4.2. Оценка работы специалиста по документационному обеспечению персонала осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы специалиста по документационному обеспечению персонала является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы специалиста по документационному обеспечению персонала определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

5.2. В связи с производственной необходимостью специалист по документационному обеспечению персонала может выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

С инструкцией ознакомлен ______/____________/ «__» _______ 20__ г.

(подпись)

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Специалист по документационному обеспечению работы с персоналом

Специалист по документационному обеспечению работы с персоналом

Подборка наиболее важных документов по запросу Специалист по документационному обеспечению работы с персоналом (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Нормативные акты

Возможные наименования должностей, профессий Специалист по оформлению трудовых отношений
Специалист по документационному обеспечению персонала
Специалист по персоналу
Специалист по кадрам   Требования к образованию и обучению Среднее профессиональное образование – программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование – программы профессиональной переподготовки в области управления персоналом или в области документационного обеспечения работы с персоналом
или
Высшее образование – бакалавриат
или
Высшее образование (непрофильное) – бакалавриат и дополнительное профессиональное образование – программы профессиональной переподготовки в области управления персоналом или в области документационного обеспечения работы с персоналом Требования к опыту практической работы Не менее трех лет в сфере управления персоналом при наличии среднего профессионального образования и дополнительного профессионального образования – программ профессиональной переподготовки в области управления персоналом или в области документационного обеспечения работы с персоналом Особые условия допуска к
работе — Другие характеристики —