Справочная информация: «Сроки хранения документов организаций»
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)
СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЙ <*>
В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.
К указанным перечням документов относятся:
1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время — Росархив, ранее — Минкультуры России):
— Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (до 18 февраля 2020 года — Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558);
— Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Росархива от 28.12.2021 N 142 (до 13 февраля 2022 года — Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182).
Также см. Инструкцию по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Кроме того, до 17 декабря 2020 года для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е — первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применялся Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР 15.08.1988.
2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения (см. также Методические рекомендации по подготовке указанных перечней);
3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России.
Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.
В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
О методике работы по организации хранения и учета документов по личному составу см. Методические рекомендации, разработанные ВНИИДАД.
КонсультантПлюс: примечание.
Внимание! С 1 января 2021 года действует механизм «регуляторной гильотины». По общему правилу в рамках государственного контроля (надзора) не допускается оценка соблюдения обязательных требований, содержащихся в нормативных правовых актах Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти, вступивших в силу до 1 января 2020 года, а также в правовых актах исполнительных и распорядительных органов государственной власти РСФСР и СССР. Несоблюдение таких требований не может являться основанием для привлечения к административной ответственности (см. Федеральный закон от 31.07.2020 N 247-ФЗ).
Необходимо учитывать, что Правительством РФ определен перечень нормативных правовых актов и их групп, а также отдельных положений, на которые не распространяется механизм «регуляторной гильотины». При этом в отношении некоторых актов и положений установлен ограниченный срок нахождения в перечне (см. Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 N 2467).
|
Вид документа |
Организации |
Срок хранения |
Основание |
18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы
18 февраля 2020 года начал действовать новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020 № 57449)1. Также приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 утверждена Инструкция по применению данного Перечня2. Эта Инструкция зарегистрирована Минюстом РФ 13.02.2020 под № 57488, она вступила в силу 25.02.2020.
Кроме того, 12.03.2020 Росархив опубликовал на своем официальном сайте Разъяснения по внедрению нового Перечня3 (они короткие, всего несколько абзацев). С этой информацией можно ознакомиться в разделе «Новости».
Предыдущий Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения был утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 5584.
В период с 2010 по 2019 год происходили изменения в российском законодательстве, образовывались новые виды документов, отменялись старые, устанавливались и изменялись сроки хранения документов. А Перечень должен оперативно отражать изменения, касающиеся видов документов и сроков их хранения. Росархивом проводилась работа по внесению в него изменений вплоть до 2016 года.
Но в 2016 году Росархив вышел из подчинения Минкультуры России. Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293 было утверждено Положение о Росархиве, в частности ему были переданы функции по утверждению перечней типовых архивных документов (а Минкультуры России эти полномочия утратило). Поэтому Росархив не мог вносить изменения в нормативный документ, утвержденный другим федеральным органом исполнительной власти. А Минкультуры России не могло вносить изменения в свой приказ, т.к. утратило полномочия по реализации государственной политики в сфере архивного дела. Поэтому с 2016 года изменения в Перечень 2010 г. вноситься не могли.
Переработанный Перечень сейчас утвержден Росархивом как новый документ. При этом есть планы по разработке в электронном виде Реестра вместо бумажного Перечня. Так что следующую модификацию Перечня есть надежда получить уже в более удобном для использования виде.
В связи с вводом в действие нового Перечня старый был отменен5, поэтому руководствоваться им с 18.02.2020 нельзя!
Инструкцией по применению Перечня 2019 г. установлено, что новый Перечень является нормативным правовым актом, его регистрация Минюстом России также подтверждает этот статус. Данный документ обязателен для применения всеми организациями России начиная с 18.02.2020 для определения сроков хранения документов:
- экспертными комиссиями, экспертно-проверочными комиссиями;
- делопроизводственными службами;
- архивными службами.
Теперь давайте зададимся вопросом: какие работы мы будем делать после 18.02.2020 на основе нового Перечня?
Номенклатуру дел на 2020 год мы утвердили в конце 2019 года (до 18.02.2020 – вступления в силу нового Перечня). Но сроки хранения фигурирующих в ней документов мы начнем исчислять с 1 января 2021 года и итоговую запись к ней будем оформлять тогда же, а значит, исчислять сроки их хранения надо будет уже по новому Перечню. Строго говоря, исправлять номенклатуру дел на 2020 год мы не обязаны, но вот определять сроки хранения документов, сформированных в 2020 году, мы должны по-новому. А т.к. номенклатура дел является неким справочником сроков хранения дел организации, то через ее актуализацию выполнить данную задачу будет легче.
Это было логическое рассуждение, а теперь обратимся к нормативным документам, регламентирующим работу делопроизводственных служб:
- в пункте 6.10 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) сказано, что «в случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию с ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями и утверждению»;
- пунктом 8.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) установлено, что «в случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново».
Руководствуясь данными нормативными документами, можно сделать вывод, что переработку номенклатуры делать не обязательно. Перечень дел, структура организации остаются прежними, меняются номера статей по Перечню и сроки хранения документов и дел. Поэтому вопрос о переработке и переутверждении номенклатуры дел можно оставить на усмотрение руководства организации. Переработка номенклатуры дел на 2020 год в текущем году может вызвать трудности в организации документооборота. Лучше, не блокируя ведение делопроизводства, подготовить и утвердить качественный документ в следующем году.
А что же в 2020 году делать обязательно? Нужно вносить изменения в номенклатуру дел на 2020 год, руководствуясь новым Перечнем и Инструкцией по его применению. Эта работа проводится на основании приказа или распоряжения руководства организации, в котором указывается, что в соответствии с вступлением в силу нового Перечня необходимо внести изменения в утвержденную ранее номенклатуру дел организации. Также следует указать срок исполнения данного поручения.
Правила делопроизводства не определяют порядок действий по внесению изменений в номенклатуру дел при изменении сроков хранения, однако общий порядок внесения изменений в номенклатуру дел установлен пунктами 6.16 и 6.17.
Фрагмент документа
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71)
6.16. …По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются в Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.
6.17. Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления на основе полученных из структурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.
Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается руководителем Службы делопроизводства и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в государственном органе, органе местного самоуправления в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.
Таким образом, внесение изменений в номенклатуру дел должно быть завершено до конца 2020 года – до того момента, когда происходит заполнение итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений с последующей передачей их в службу делопроизводства. В конце года должна быть заполнена итоговая запись сводной номенклатуры дел. Данная итоговая запись должна содержать сведения о количестве дел постоянного хранения, временного хранения, а также количество дел с отметкой «ЭПК». Эти данные вносятся в итоговую запись в соответствии со сроками хранения, установленными новым Перечнем 2019 г.
Каким перечнем руководствоваться при проведении экспертизы ценности документов, созданных до вступления в действие нового Перечня?
Начиная с 18.02.2020 мы должны руководствоваться Перечнем 2019 г. при проведении экспертизы ценности с целью:
- составления описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу, описей дел временного (свыше 10 лет) сроков хранения для их передачи в архив;
- выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.
Если за недавние годы (2012, 2013, 2014, 2015 и др.) экспертиза ценности уже проведена, документы с истекшими сроками хранения включены в акты о выделении к уничтожению, а также составлены и утверждены в установленном порядке описи дел, то в этом случае утвержденные и согласованные описи перебалтывать не нужно, ну а уничтоженные дела восстановить невозможно. При проведении экспертизы ценности экспертные комиссии работали в соответствии с действовавшими на тот момент нормативными документами, так что работа была проведена в рамках правого поля.
А вот при проведении экспертизы ценности документов начиная с 18.02.2020, даже если они были созданы до вступления в действие нового Перечня 2019 года (т.е. сроки их хранения были установлены в соответствии с Перечнем 2010 года), следует руководствоваться новым Перечнем. То есть с момента вступления в действие нового Перечня его применение обязательно при составлении номенклатур дел, описей дел, актов о выделении к уничтожению!
№ нового перечня
№ старого перечня
Вид документа
Было
Стало
Ценообразование
234
297
Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения
Постоянно
10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
237
299
Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки
Постоянно
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
238 – 240
300
Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
5 лет
Финансирование, кредитование деятельности
265,266
369, 379
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
5 лет
Бухгалтерский учет и отчетность
270
354
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
5 лет
272
–
Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:
а) сводные годовые, годовые;
б) квартальные;
в) месячные
–
а) постоянно;
б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);
в) 1 год
275
358,351
Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):
а) годовая;
б) промежуточная
Постоянно (на усмотрение архива)
а) до ликвидации организации;
б) 5 лет
277
362
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)
5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
281
458
Образцы подписей материально ответственных лиц
До минования надобности, но не менее 5 лет
5 лет после смены материально ответственного лица
284
–
Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг
–
5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы
285
407
Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:
а) у аудируемого лица;
б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)
5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:
— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;
— для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
287
410
Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
292
459
Журналы, базы данных учета:
а) ценных бумаг;
б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей
а) постоянно (на усмотрение архива);
б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
а) до ликвидации организации;
б) 5 лет
329
459
Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств
5 лет после ликвидации основных средств
До ликвидации организации
–
459
Книги, журналы, карточки учета поступления валюты
5 лет при условии
проведения
проверки
–
Учет оплаты труда
295
412
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат
5 лет.
При отсутствии лицевых счетов – 75 лет
6 лет.
При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет
296
413
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)
75 лет
*50/75 лет
301
657
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
*50/75 лет
Налогообложение
303
382
Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
5 лет
305
–
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом
–
5 лет
308
390, 395
Расчеты по страховым взносам
Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.
При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет
*50/75 лет
309
905
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
6 лет.
При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет
310
–
Налоговые декларации ИП
–
Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет
310
392
Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
5 лет
313
397
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами
75 лет
5 лет
314
398
Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней
5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения
315
399
Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
6 лет
317
368
Счета-фактуры
4 года
5 лет
318
401
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения
Постоянно
5 лет
319
–
Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним
–
5 лет
Учет имущества
321
427
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств (при условии проведения проверки (ревизии)
Постоянно (на усмотрение архива).
О ТМЦ и движимом имуществе – 5 лет
5 лет
323
429
Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов
Постоянно (на усмотрение архива)
5 лет после выбытия основных средств и нематериальных активов
324
–
Отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества организации
–
До ликвидации организации
325
432
Акты приема-передачи недвижимого имущества от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс)
Постоянно (на усмотрение архива)
5 лет после выбытия недвижимого имущества
329
Пп. «д» п. 459
Журналы, карточки, базы данных учета:
а) основных средств (зданий, сооружений), обязательств;
б) материальных ценностей и иного имущества
5 лет после ликвидации основных средств
а) до ликвидации организации;
б) 5 лет
Обеспечение работы ТКС
570
232
Сертификаты ключа проверки электронной подписи
Постоянно (на усмотрение архива). В электронном виде – 5 лет после исключения из реестра
5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей
571
237
Договоры, соглашения с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи
15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения после истечения срока действия договора
5 лет после приостановления или аннулирования действия сертификата ключа проверки электронной подписи
572
238
Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи
15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
5 лет
574
240
Списки уполномоченных лиц – владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи
Постоянно
5 лет после замены новыми
Трудовые отношения
Организация труда и служебной деятельности
373,374
561, 563
Документы о численности, составе и движении работников, квотировании рабочих мест
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
5 лет
376
566
Предложения о потребности в привлечении иностранных работников, в том числе увеличении (уменьшении) размера потребности в привлечении иностранных работников
Постоянно
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
377
567
Заявки о потребности в привлечении иностранных работников
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
1 год
387,
389
579
Отчеты о выполнении колдоговоров, документы (протоколы, справки, акты, уведомления, переписка) по проверке выполнения условий коллективного договора
Постоянно
3 года
390
584
Документы (протоколы, требования, справки, сведения, рекомендации, заявления, докладные записки, расчеты) о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
1 год после принятия решения
Нормирование и оплата труда
397
569, 589
Нормы труда (нормы выработки, нормы времени, нормативы численности, нормы обслуживания и другие нормы)
Постоянно
1 год после замены новыми
398
590
Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения, фотографии рабочего дня) о разработке норм выработки и расценок
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
1 год после утверждения разработанных норм
399
592
Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, ставок, окладов (должностных окладов), тарифных сеток и тарифных коэффициентов
5 лет
3 года
400
593
Тарификационные списки (ведомости) работников
75 лет
*50/75 лет
403, 404
599
Документы (протоколы, акты, справки, сведения):
а) об оплате труда и исчислении трудового стажа работника организации;
б) о выплате денежного содержания и исчислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности, должности государственной (муниципальной) службы
а) – ;
б) 75 лет
*50/75 лет
Охрана труда
408
Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности)
–
5 лет после истечения срока действия сертификата
409
606
Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда
Постоянно
5 лет
413
–
Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников
–
*50/75 лет
414
613
Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда
75 лет
*50/75 лет
415, 416
–
Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ; журнал учета выдачи нарядов-допусков
–
1 год после закрытия наряда-допуска; при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет
419
622
Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
*50/75 лет
423
–
Журналы, книги учета:
а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);
б) профилактических работ по охране труда, проверке знаний по охране труда
–
а) 45 лет;
б) 5 лет
424
630
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий
Постоянно (на усмотрение архива)
45 лет
425
632
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото- и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве по месту составления. Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
45 лет
Кадровое обеспечение
Прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет
434
Пп. «б»п.19
Приказы, распоряжения по личному составу, документы (докладные записки, справки, заявления):
а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы;
б) о служебных проверках;
в) о направлении в командировку работников;
г) о дисциплинарных взысканиях
а, в) 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
б) – ;
г) 5 лет
а) *50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения;
б) 5 лет;
в) 5 лет.
Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда *50/75 лет;
г) 3 года
435
657
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
*50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
436
–
Уведомления, предупреждения, работников (ам) работодателем
–
3 года
440
–
Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных по месту утверждения
–
Постоянно
441
666
Согласие на обработку персональных данных
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором
442
77
Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности
Постоянно (на усмотрение архива)
3 года после замены новыми
443
77
Должностные регламенты (инструкции) работников
75 лет
*50/75 лет
444, 463
658, 695
Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих; книги, журналы, карточки учета, базы данных приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
*50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
445
656
Личные дела руководителей и работников организаций
Постоянно (на усмотрение архива)
*50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
448
–
Листы собеседования, стажировочные листы водителей
–
5 лет
451
–
Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий
–
1 год
453
693
Графики отпусков
1 год
3 года
454
19
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий
5 лет
3 года
455
649
Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
3 года
457
685,690
Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе
3 года
5 лет
458
–
Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе
–
5 лет после снятия с учета
461
82
Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
1 год
463
695
Книги, журналы, карточки учета, базы данных:
а) лиц, подлежащих воинскому учету;
б) отпусков;
в) прихода и ухода работников, местных командировок;
г) выдачи командировочных удостоверений
а) 3 года после увольнения;
б) 3 года;
в, г) -;
а, б) 5 лет;
в) 1 год;
г) 5 лет