Срок хранения инструкций по пожарной безопасности

В процессе деятельности организаций любой организационно-правовой формы создаются и хранятся многочисленные документы: разрешения, договоры, декларации, отчеты и т.д.

Среди прочей документации в любой организации должны присутствовать документы по пожарной безопасности: журналы, инструкции, программы, графики, планы, сроки хранения которых разнообразны и установлены законодательно.

Приказом от 20 декабря 2019 года № 236 Федерального архивного агентства утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

В зависимости от значимости документации сроки хранения документов могут быть следующие:

— временное хранение (от 1 года до 75 лет);

— со сроком хранения «Постоянно». В организациях указанные документы подлежат передаче на постоянное хранение в архивы после истечения сроков их временного хранения. Срок хранения документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет;

— со сроком хранения «До ликвидации организации». Документация хранится в организации до ее ликвидации. Документы могут быть подвергнуты экспертизе ценности с последующим включением в состав Архивного фонда РФ;

— со сроком хранения «До минования надобности» (не может быть менее 1 года);

— со сроком хранения с отметкой «ЭПК». Означает, что документы после истечения установленного срока хранения могут быть отобраны Экспертно-проверочной комиссией на постоянное хранение.

№	Наименование документа	Срок хранения
1.	Паспорта безопасности объектов (территорий) с массовым пребыванием людей	5 лет (после актуализации паспорта безопасности)
2.	Паспорта безопасности объектов топливно-энергетического комплекса	25 лет (после актуализации паспорта безопасности)
3.	Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности	3 года
4.	Журналы, книги учета: а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте); б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда	45 лет 5 лет
5.	Журнал вводного инструктажа по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций	3 года
6.	Журналы инструктажа по антитеррористической защищенности и гражданской обороне	3 года
7.	Документы (планы, отчеты, инструкции, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации	5 лет
8.	Документы (акты, заключения, переписка) о пожарах	— 5 лет — с человеческими жертвами, при уничтожении документов в результате пожара — Постоянно
9.	Списки противопожарного оборудования и инвентаря	5 лет (после замены новыми)
10.	Переписка о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря	3 года
11.	Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ	— 1 год (после закрытия нарядов-допусков) — при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет
12.	Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ	— 1 год (после закрытия наряда-допуска) — при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет
13.	Документы (журналы, реестры, базы данных) учета: регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности	1 год

Нарушение правил и условий хранения, несвоевременное уничтожение документов может повлечь за собой следующие виды ответственности:

• гражданско-правовую;

• административную;

• уголовную.

Ответственность может быть возложена как на юридических, так и на должностных лиц организаций, в первую очередь это руководитель организации или главный бухгалтер. Другие граждане, виновные в нарушении законодательства в данной области, в соответствии со статьей 27 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», могут быть подвергнуты наказанию наравне с вышеперечисленными лицами.

Таким образом, несоблюдение порядка архивного хранения (неправомерное уничтожение документов, их утрата до истечения установленного срока хранения, несоблюдение требований к условиям хранения) может негативным образом сказаться на организациях и должностных лицах, на которых возложены обязанности по сохранению документации, вплоть до уголовного наказания.

Документация по пожарной безопасности для аудиторской компании: инструкции, журналы, приказы, планы и программы, памятки, протоколы и акты, графики и методички, регламенты — пакет документов

В этой статье мы рассмотрим особенности разработки документации по пожарной безопасности для аудиторской компании и предложим полный перечень локальных нормативных актов и документов, среди которых инструкции, журналы, приказы, планы и программы, памятки, протоколы, регламенты и акты, актуальные в 2023 году.

Документация по пожарной безопасности для ателье: инструкции, журналы, приказы, планы и программы, памятки, протоколы и акты, графики и методички, регламенты — пакет документов

В этой статье мы рассмотрим особенности разработки документации по пожарной безопасности для ателье и предложим полный перечень локальных нормативных актов и документов, среди которых инструкции, журналы, приказы, планы и программы, памятки, протоколы, регламенты и акты, актуальные в 2023 году.

Документация по пожарной безопасности для администрации: инструкции, журналы, приказы, планы и программы, памятки, протоколы и акты, графики и методички, регламенты — пакет документов

В этой статье мы рассмотрим особенности разработки документации по пожарной безопасности для администрации и предложим полный перечень локальных нормативных актов и документов, среди которых инструкции, журналы, приказы, планы и программы, памятки, протоколы, регламенты и акты, актуальные в 2023 году.

Вид документа Срок хранения Основание Общие документы Коллективные договоры Постоянно Пункт 576 Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные Постоянно Пункт 577 Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информация, доклады) к ним: Пункт 19 а) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) 75 лет б) по административно-хозяйственным вопросам 5 лет Документы (справки, доклады, отчеты, переписка) о выполнении приказов, распоряжений 5 лет Пункт 21 Документы по специальной оценке условий труда (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, отчет о проведении спецоценки, карты специальной оценки условий труда или аттестации рабочих мест) 45 лет,
при вредных и опасных условиях труда — 75 лет Пункт 602 Акты, предписания по охране труда; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении 5 лет Пункт 603 Документы (акты, справки, информация) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда 5 лет Пункт 609 Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков 5 лет Пункт 610 Правила, инструкции, регламенты: Пункт 27 а) по месту разработки и (или) утверждения Постоянно б) в других организациях 3 года после замены новыми Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информация, докладные записки и др.) к ним: Пункт 467 а) сводные годовые и с большей периодичностью Постоянно б) годовые и с большей периодичностью Постоянно в) полугодовые 5 лет, при отсутствии годовых — постоянно г) квартальные 5 лет, при отсутствии годовых — постоянно д) месячные 1 год, при отсутствии годовых, полугодовых и квартальных — постоянно Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда 5 лет Пункт 627 Улучшение условий труда Комплексные планы улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий Постоянно Пункт 604 Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно- оздоровительных мероприятий 5 лет Пункт 605 Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности Постоянно Пункт 606 Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности 5 лет Пункт 607 Планы мероприятий по улучшению условий труда работников 5 лет Пункт 608 Вредные условия труда Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста: Пункт 611 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новым Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда: Пункт 612 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новым Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда 75 лет Пункт 613 Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий 75 лет Пункт 615 Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда 75 лет Пункт 617 Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов Постоянно Пункт 614 Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда 75 лет Пункт 636 Переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда 5 лет Пункт 640 Обучение по охране труда Документы (программы, списки, переписка) по обучению работников охране труда 5 лет Пункт 624 Протоколы проверки знаний требований охраны труда 5 лет Пункт 625 Журналы, книги учета: Пункт 626 а) профилактических работ по охране труда 10 лет б) инструктажа по охране труда 10 лет Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов 1 год Пункт 707 Медосмотр Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров: Пункт 645 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Переписка о проведении медицинских осмотров работников 5 лет Пункт 646 Документы (списки, планы-графики, переписка) о периодических медицинских осмотрах работников врачами-консультантами отдельных специальностей 3 года Пункт 914 Выдача СИЗ и молока Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием 3 года,
при отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда (акты, заключения) — 75 лет Пункт 637 Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием: Пункт 638 а) по месту составления и утверждения Постоянно б) в других организациях 3 года после замены новыми Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания 1 год Пункт 639 Травматизм и профзаболевания Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций 5 лет Пункт 621 Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний 75 лет Пункт 622 Договоры страхования работников от несчастных случаев 5 лет после истечения срока действия договора,
при несчастном случае — 75 лет Пункт 623 Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев 5 лет Пункт 628 Сведения об авариях и несчастных случаях 5 лет,
сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами, — постоянно Пункт 629 Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий Постоянно Пункт 630 Переписка об авариях и несчастных случаях 5 лет Пункт 631 Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях: Пункт 632 а) по месту происшествия 75 лет,
о связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно б) в других организациях 5 лет Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях 75 лет Пункт 633 Документы (доклады, анализы) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях 10 лет Пункт 634 Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению 5 лет Пункт 635 Документы по результатам надзорных проверок Журналы учета исполнения постановлений о штрафах 3 года после оплаты последнего штрафа, записанного в журнале Пункт 642 Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил 3 года Пункт 643 Пожарная безопасность Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций 5 лет Пункт 618 Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций До замены новыми Пункт 619 Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий: Пункт 620 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Документы (планы, отчеты, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об организации общей и противопожарной охраны организации 5 лет Пункт 861 Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки, сведения) об обследовании охраны и противопожарного состояния организации 3 года Пункт 866 Журналы регистрации инструктажа по пожарной безопасности 3 года Пункт 870 Отчеты о пожарах: Пункт 871 а) годовые Постоянно б) квартальные 5 лет,
при отсутствии годовых — постоянно Акты о пожарах 5 лет,
с человеческими жертвами — постоянно Пункт 872 Переписка о выявлении причин пожаров 5 лет Пункт 873 Документы (протоколы, акты, справки, сведения, докладные, служебные записки) о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, возникновении пожаров, перевозке ценностей 5 лет Пункт 875 Документы (планы, отчеты, справки, сводки) постоянно действующих пожарно-технических комиссий 5 лет Пункт 876 Переписка о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря 3 года Пункт 879 Списки противопожарного оборудования и инвентаря 3 года после замены новыми Пункт 880 Списки, графики дежурных по организациям 1 год Пункт 881 Списки эвакуируемых работников и членов их семей 1 год после замены новыми Пункт 882 Санитарные требования Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации 5 лет Пункт 641 Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий 3 года Пункт 644

Номер статьи

Вид документа

Срок хранения документа*

Примечания

1 2 3 4

10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

773

Правила внутреннего распорядка (служебного распорядка) организации

1 г. (1)

(1) После замены новыми

774

Документы (акты, докладные, служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка

1 г.

775

Книги, журналы оттисков и слепков печатей, штампов, факсимиле

Пост. **

776

Переписка об утверждении печатей и штампов

3 г.

777

Журналы учета выдачи печатей и штампов

3 г.

778

Акты уничтожения печатей и штампов

3 г. (1)

(1) При отсутствии книг, журналов, оттисков и слепков – пост. **

779

Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт

1 г.

780

Книги регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт

3 г.

781

Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним

1 г.

782

Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос материальных ценностей

1 г.

783

Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни

1 г.

784

Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников

1 г.

785

Списки, книги адресов и телефонов

1 г. (1)

(1) После замены новыми

10.2. Эксплуатация зданий, помещений

786

Документы (справки, информации, перечни) о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность

Пост.

787

Переписка о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность

5 л. ЭПК

788

Документы (справки, информации, перечни и др.) о передаче, приобретении зданий, помещений в собственность организации

Пост. **

789

Документы (акты, справки, технические паспорта, кадастровые планы жилья) о переводе помещений в жилые и нежилые

Пост.

790

Документы (планы, копии учредительных документов заявителя и др.) о прекращении права постоянного, бессрочного пользования, пожизненного, наследуемого владения земельными участками

Пост. **

791

Договоры, соглашения о приеме и сдаче зданий, помещений, земельных участков в аренду (субаренду); документы (акты, технические паспорта, планы, кадастровые планы жилья, схемы, расчеты) к ним

Пост.

792

Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации договоров об аренде зданий, помещений, земельных участков

Пост. **

793

Документы (заявки, анкеты, предложения, копии учредительных документов, платежные документы), представляемые на торги (аукционы, конкурсы) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества

Пост. **

794

Опись документов, представляемых (на торги (аукцион, конкурс) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества:

а) по месту проведения

Пост.**

б) в других организациях

До ликвидации организации

795

Документы (заявки, предложения, уведомления о намерениях, платежные документы) об организации торгов (аукционов, конкурсов) по продаже государственного или муниципального имущества

Пост.

796

Протоколы торгов (аукциона, конкурса) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества:

(1) После проведения торгов. У победителя торгов – до ликвидации организации

а) по месту проведения

Пост.**

б) в других организациях

5 л. (1)

797

Договоры о купле-продаже земельных участков, зданий, помещений и другого имущества; документы (проектно-изыскательские заключения, разрешения на строительство и др.) к ним

Пост.**

798

Документы (информации, справки, сводки, сведения, отчеты) по вопросам владения, пользования и распоряжения имуществом

Пост.

799

Карты сведений об объекте учета владения, пользования, распоряжения земельными участками, зданиями, помещениями и другим имуществом

Пост. **

800

Переписка о сдаче и приеме зданий, помещений в аренду

5 л. ЭПК

801

Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в пользование, распоряжение, аренду от юридических и физических лиц

Пост. **

802

Паспорта зданий (1), сооружений(1)

5 л. (2) ЭПК

(1) Паспорта зданий и сооружений – памятников архитектуры и культуры – пост. **

(2) После ликвидации здания, сооружения

803

Паспорта оборудования

5 л. (1) ЭПК

(1) После списания оборудования

804

Документы (информации, акты, заключения, докладные, служебные записки, справки, переписка) по вопросам охраны объектов культурного наследия

Пост.

805

Переписка с архитектурными инспекциями о паспортизации зданий и сооружений

5 л. ЭПК

806

Договоры о страховании зданий, сооружений

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

807

Документы (полисы, соглашения, переписка) о страховании зданий, сооружений

5 л. (1)

(1) После истечения срока страхования

808

Планы размещения организации

3 г. (1)

(1) После замены новыми

809

Переписка о предоставлении помещений организации

5 л. ЭПК

810

Переписка о вселении, выселении, продлении сроков пользования помещениями, занимаемыми организацией

5 л. ЭПК

811

Документы (доклады, обзоры, акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией, необходимости проведения капитального и текущего ремонта

5 л. ЭПК

812

Документы (заявления, протоколы собраний, справки, журналы регистрации заявлений) по выбору управляющих компаний

5 л. (1) ЭПК

(1) После перевыбора управляющей компании

813

Переписка о содержании зданий, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии

3 г.

814

Документы (заявки, акты, переписка) о проведении санитарно-гигиенической обработки помещений

3 г.

815

Договоры энергоснабжения

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

816

Документы (заявки, отчеты, переписка) о топливно-энергетических ресурсах и водоснабжении

3 г.

817

Договоры коммунального обслуживания организации

5 л.(1)

(1) После истечения срока действия договора

818

Переписка о коммунальном обслуживании организации

1 г.

819

Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий

3 г.

820

Журналы учета неполадок при эксплуатации технического оборудования помещений, зданий, сооружений

3 г.

10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь

821

Договоры обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

822

Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации, развитии, состоянии и эксплуатации различных видов транспорта

5 л. ЭПК

823

Договоры по автострахованию

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

824

Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за организациями и должностными лицами

3 г.

825

Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах

3 г.

826

Договоры о перевозке грузов и аренде транспортных средств

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

827

Переписка о перевозке грузов

3 г.

828

Заявки на перевозку грузов

1 г.

829

Нормативы загрузки транспортных средств

1 г. (1)

(1) После замены новыми

830

Условия по перевозке грузов:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

831

Документы (акты, заключения, донесения, протоколы) аварийных комиссий

10 л. (1) ЭПК

(1) Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – пост.

832

Переписка о безопасности движения различных видов транспорта

3 г.

833

Переписка об авариях и дорожно-транспортных происшествиях

5 л.

834

Журналы учета дорожно-транспортных происшествий

10 л. ЭПК

835

Технические характеристики транспортных средств

1 г. (1)

(1) После списания транспортных средств

836

Паспорта транспортных средств

До списания транспортных средств

837

Документы (сведения, ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии и списании транспортных средств

3 г. (1)

(1) После списания транспортных средств

838

Документы (заявки, акты, сведения, графики обслуживания, переписка) о ремонте транспортных средств

3 г.

839

Журналы учета заявок на проведение ремонта и профилактического осмотра транспортных средств

1 г.

840

Документы (заправочные лимиты и листы, оперативные отчеты и сведения, переписка) о расходе бензина, горюче-смазочных материалов и запчастей

1 г. (1)

(1) После проведения проверки (ревизии)

841

Документы (графики, сводки, сведения) о выходе автомобилей на линию

1 г. (1)

(1) После проведения проверки (ревизии)

842

Путевые листы

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные и опасные условия труда – 75 л.

843

Журналы диспетчерские

3 г.

844

Книги, журналы учета путевых листов

5 л.

845

Переписка об обеспечении средствами связи съездов, конференций, совещаний и других мероприятий

5 л.

846

Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации

5 л. ЭПК

847

Документы (доклады, справки, сведения) по организации защиты телекоммуникационных каналов и сетей связи

5 л. ЭПК

848

Переписка о состоянии внутренней связи

5 л.

849

Разрешения на установку и использование средств связи

1 г. (1)

(1) После окончания эксплуатации средств связи

850

Переписка с операторами сотовой связи об организации связи

5 л.

851

Договоры об организации, эксплуатации, аренде и ремонте внутренней связи

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

852

Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации

3 г.

853

Схемы линий внутренней связи организации

До замены новыми

854

Акты ввода в эксплуатацию линий связи

1 г. (1)

(1) После снятия линий связи

855

Документы (ведомости, акты, контрольные листы, сводки, рапорты) об учете повреждений, технического осмотра и ремонта средств связи

1 г. (1)

(1) После устранения неполадок

856

Акты приемки средств связи и сигнализации после текущего и капитального ремонта

3 г. (1)

(1) После проведения ремонта

857

Журналы учета заявлений о повреждении средств связи

2 г.

858

Картотеки, книги учета средств связи

5 л.

859

Книги учета записи дежурных на телефонных стациях

1 г.

860

Книги регистрации междугородных телефонных разговоров

1 г.

10.4. Обеспечение безопасности организации

861

Документы (планы, отчеты, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об организации общей и противопожарной охраны организации

 5 л. ЭПК

862

Документы (планы, отчеты, акты, справки, списки) об организации работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям

5 л. ЭПК

863

Приказы начальника гражданской обороны объекта

5 л. ЭПК

864

Планы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации

До замены новыми

865

Планы-схемы действий личного состава при чрезвычайных ситуациях в случае, если немедленная эвакуация из здания невозможна

До замены новыми

866

Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки, сведения) об обследовании охраны и противопожарного состояния организации

3 г.

867

Акты аттестации режимных помещений, средств электронно-вычислительной техники, используемой в этих помещениях

3 г. (1)

(1) После переаттестации или окончания эксплуатации помещения

868

Регистр опасных веществ, отходов производства и потребления, отдельных видов продукции

Пост.

869

Паспорт антитеррористической и противодиверсионной защищенности организации

Пост. **

870

Журналы регистрации инструктажа по пожарной безопасности

3 г.

871

Отчеты о пожарах:

(1) При отсутствии годовых – пост.

а) годовые

Пост.

б) квартальные

5 л. (1)

872

Акты о пожарах

5 л. (1) ЭПК

(1) С человеческими жертвами – пост.

873

Переписка о выявлении причин пожаров

5 л. ЭПК

874

Переписка о предупредительных мерах от стихийных бедствий

5 л.

875

Документы (протоколы, акты, справки, сведения, докладные, служебные записки) о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, возникновении пожаров, перевозке ценностей

5 л. ЭПК

876

Документы (планы, отчеты, справки, сводки) постоянно действующих пожарно-технических комиссий

5 л. ЭПК

877

Журналы учета, списки формирований гражданской обороны

1 г. (1)

(1) После замены новыми

878

Книги учета имущества подразделений гражданской обороны

5 л.

879

Переписка о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря

3 г.

880

Списки противопожарного оборудования и инвентаря

3 г. (1)

(1) После замены новыми

881

Списки, графики дежурных по организациям

1 г.

882

Списки эвакуируемых работников и членов их семей

1 г. (1)

(1) После замены новыми

883

Документы (планы, отчеты, информации, справки, акты, переписка) об улучшении технической и антитеррористической укрепленности организации

5 л. ЭПК

884

Журналы приема (сдачи) под охрану режимных помещений, спецхранилищ, сейфов (металлических шкафов) и ключей от них

5 л.

885

Договоры об охранной деятельности

 5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

886

Схемы дислокации постов охраны

1 г. (1)

(1) После замены новыми

887

Отчеты об устройстве и эксплуатации технических средств охраны

3 г.

888

Книги, карточки, акты учета наличия, движения и качественного состояния оружия, боеприпасов и спецсредств

Пост. **

889

Переписка об оформлении разрешений на право хранения и ношения оружия

5 л.

890

Документы (акты, справки, докладные, служебные записки, заключения, переписка) по вопросам пропускного режима организации

5 л.

891

Образцы подписей служебных удостоверений

До минования надобности (1)

(1) Не менее 5 л.

892

Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств и ключей

1 г.

893

Документы (акты, справки, докладные записки, списки, графики) по оперативным вопросам охраны организации

 1 г.

Общие сведения

Деятельность каждой организации связана с созданием и хранением определенной документации: отчеты, приказы, декларации и т.д.

В любой организации должны быть документы по пожарной безопасности. Речь идет о журналах учета, графиках, планах, инструкциях и т.д. Сроки хранения перечисленных бумаг регламентированы действующими нормативно-правовыми актами.

В зависимости от того, насколько значимой является бумага, хранение документов по ПБ может быть:

1. Временным (не менее 12 месяцев).
2. Постоянным. В организациях такие документы сдаются в архивы, когда подходит к концу срок временного хранения.
3. До ликвидации организации. Бумаги нельзя выкидывать до того момента, пока деятельность компании не будет прекращена.
4. До минования надобности (не менее 12 месяцев).
    

Некоторые сроки хранения документов имеют отметку «ЭПК». Это значит, что бумаги могут быть взяты экспертной комиссией на постоянное хранение.

Перечислим документы по пожарной безопасности, наличие которых обязательно для организации:

1. Нормативные документы по ПБ.
2. Программы вводного и первичного инструктажей по ПБ.
3. Протоколы проверки знаний требований ПБ.
4. Журнал противопожарных инструктажей.
5. Декларация по ПБ.
6. Инструкции о мерах ПБ.
7. Приказы о введении противопожарного режима.
8. План эвакуации при возникновении возгорания на объекте.
9. Инструкция, в которой перечислены действия сотрудников при ЧС.
10. Протоколы огнезащитной обработки конструкций.
11. Акты проверки пожарных кранов на водоотдачу.
12. Журнал первичных средств пожаротушения.
13. Памятка о мерах противопожарной безопасности.
     

В организации за обеспечение пожарной безопасности отвечает руководитель. Если представители надзорных органов выявят на объекте нарушения, то ответственности не избежать. О размерах штрафов подробнее говорится в КоАП РФ.

Работодатели часто назначают одного из подчиненных на должность ответственного за обеспечение ПБ. Сотрудник будет следить за состоянием первичных средств пожаротушения, заниматься ведением документации и т.д.

В организациях проводятся следующие мероприятия по пожарной безопасности:

1. Обучение подчиненных мерам ПБ. Все сотрудники должны знать правила пожарной безопасности. Если работник не прошел противопожарный инструктаж, то его нельзя допускать к выполнению самостоятельной работы.
   На инструктажах сотрудники узнают:
   — в чем заключаются требования по ПБ с учетом специфики данного объекта;
   — какие правила противопожарной безопасности необходимо соблюдать на рабочем месте, чтобы не допустить возгорания;
   — как обезопасить производственный процесс;
   — какие действия предпринять при возникновении возгорания (как эвакуировать людей, как правильно пользоваться первичными средствами пожаротушения и т.д.).

   Назначить ответственным за проведение инструктажей можно сотрудника, который обеспечивает ПБ на объекте.

2. Тренировки по эвакуации. На занятиях сотрудники организации учатся действиям, которые нужно предпринять при ЧС. По окончании тренировки участники специальной комиссии должны оценить ее результаты.
3. Обучение сотрудника, отвечающего за пожарную безопасность. В его обязанности входит проведение инструктажей для персонала, ведение отчетной документации, обеспечение исправности ПСП и т.д.
4. Контроль за соблюдением требований ППБ. Сотрудник, назначенный на должность ответственного за обеспечение пожарной безопасности на объекте, должен пресекать нарушение правил ПБ работниками организации.

В статье будут упоминаться термины, значение которых не всем известно. Мы расскажем о них в этой таблице:

Термин	Определение
Архив	Учреждение или структурное подразделение организации, где хранится документация.
Меры пожарной безопасности	Действия, направленные на обеспечение пожарной безопасности.
Нарушение требований противопожарной безопасности	Невыполнение требований ПБ.
Пожар	Неконтролируемое горение, которое причиняет вред жизни граждан, а также материальный ущерб.
Профилактика пожаров	Совокупность мер, которые минимизируют вероятность возникновения возгорания на объекте защиты.

Изменения в требованиях

Раньше сроки хранения документов по ПБ регулировались приказом Министерства культуры. После 2020 года нужно руководствоваться приказом Росархива №236.

Перечислим основные изменения:

1. Документы, в которых говорится о мерах по улучшению условий охраны труда, нужно хранить в течение 5 лет, а не постоянно.
2. Отдельные документы по ПБ (журналы, книги учета) нужно хранить 45 лет.

Сроки хранения для журнала противопожарных инструктажей

Срок хранения журнала по пожарной безопасности составляет 3 года. Документ может быть как в бумажном, так и в электронном виде.

Срок хранения инструкций по ПБ

Инструкции по пожарной безопасности хранятся 5 лет.

Сроки хранения для журнала учета тренировок по ПБ

Журнал учета противопожарных тренировок нужно хранить в течение 3 лет.

Контроль

Изучить содержимое документов по ПБ могут сотрудники контролирующих органов. Проверки бывают как плановые, так и внеплановые. Первые проводятся не чаще одного раза в 3 года. Прийти с внеплановой проверкой могут в любой момент. На то есть несколько причин:

• требуется проконтролировать выполнение предписания, выданного ранее;
• в инспекцию поступила информация, что на предприятии нарушаются правила пожарной безопасности;
• поступило соответствующее распоряжение Президента РФ.  

Внимание! Представители надзорных органов предупредят о проверке за сутки.

Основанием для проведения проверки на предприятии является приказ. В нем содержатся следующие сведения:

• наименование компании;
• данные проверяющих;
• цели и сроки проверки;
• какие документы требуется предоставить;
• ссылки на действующие нормативные документы, которые подтверждают законность процедуры.
   

Если сотрудники МЧС пришли без приказа, то собственник имеет полное право не пускать их на территорию объекта.

Представители контролирующих органов обязательно запросят инструкцию по пожарной безопасности. В ней указываются:

• требования к содержанию эвакуационных путей;
• правила использования оборудования;
• правила хранения легковоспламеняющихся веществ;
• места, предназначенные для курения;
• действия сотрудников при ЧС;
• процесс эвакуации персонала, а также материальных ценностей.

Внимание! Инспектор обязательно проверит состояние первичных средств пожаротушения, размещенных на объекте.

Ответственность

По окончании проверки инспектор составляет акт в двух экземплярах. Один из них выдается работодателю.

В акте содержатся следующие сведения:

• наименование компании;
• сроки проведения проверки;
• на основании чего проводилась проверка;
• что выяснили во время проверки.
   

Если при проведении проверки выявятся какие-либо нарушения, то руководителю или ответственному за ПБ грозит наказание. Инспектор может:

1. Вынести предписание, в котором говорится о необходимости устранения выявленных нарушений.
2. Выписать штраф, размер которого составляет до 500 тыс. рублей.
3. Приостановить деятельность организации на срок до трех месяцев.
    

Если работодатель не согласен с результатами проверки, то решение инспектора можно обжаловать. Для этого необходимо обратиться в суд с жалобой.

Наказание грозит за следующие нарушения:

1. Загромождены эвакуационные пути.
2. Первичные средства пожаротушения находятся в неисправном состоянии.
3. Пути эвакуации не соответствуют нормам, перечисленным в действующих нормативно-правовых актах.
4. Отсутствуют документы по противопожарной безопасности.
5. Пожарная сигнализация находится в неисправном состоянии.
    

В обязанности работодателя входит ведение журнала учета инструктажей по пожарной безопасности. За его отсутствие предусмотрена ответственность. О размерах штрафов подробнее говорится в КоАП РФ.

Правила хранения

О правилах хранения документов по ПБ говорится в действующих нормативно-правовых актах. В частности, речь идет о приказе Росархива от 20.12.2019 года №236.

Перечислим правила хранения бумажных документов:

• архив не должен размещаться в подвале или на чердаке;
• бумаги нужно разместить в помещении, которое оборудовано системой пожаротушения, а также сигнализацией (СПС);
• температура в хранилище должна составлять 17-19 градусов по Цельсию;
• влажность воздуха в хранилище должна составлять 50-55%;
• документы должны быть защищены от попадания прямых солнечных лучей.
   

Перечислим правила хранения электронных документов:

• хранить документы нужно на двух разных носителях (на флешке и в облаке);
• в компании должны быть технические средства, обеспечивающие прочтение и копирование электронных документов;
• при хранении важно соблюдать конфиденциальность (у посторонних лиц не должно быть доступа к информации);
• состояние электронных документов нужно проверять раз в пять лет.
   

Если в организации большая часть документов создана на бумаге, то рекомендуется сделать электронные копии.

Для журналов

Существует пять видов инструктажей по пожарной безопасности, которые проводятся в 2023 году:

1. Вводный. Проводится еще до начала работы сотрудника в компании. Инструктаж должны посетить даже студенты, проходящие производственную практику. Для проведения занятий работодателю нужно выделить отдельный кабинет, в котором развешиваются тематические плакаты.
2. Первичный. Проводится сразу же после вводного. На занятии сотрудники учатся пользоваться средствами пожаротушения.
3. Повторный. Заключается в повторении и проверке знаний сотрудников организации. Периодичность проведения: 1 раз в 6 месяцев.
4. Внеплановый. Проводится при необходимости. Одна из причин организации занятия – сотрудниками были нарушены требования пожарной безопасности, что привело к возгоранию.
5. Целевой. Одна из причин организации занятия – сотрудникам предстоит выполнить огневые работы, которые требуют оформления наряда-допуска.  
    

Сведения о перечисленных инструктажах в обязательном порядке заносятся в соответствующий журнал учета. Этот документ можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. Во втором случае необходимо позаботиться о наличии ЭЦП.

Тренировки по эвакуации людей при пожаре проводятся во всех организациях, для которых характерно одновременное пребывание более 50 человек. Они позволяют проверить, усвоили ли сотрудники информацию, полученную на инструктажах по ПБ.

Также проведение тренировок преследует следующие цели:

• обучение сотрудников эвакуации людей;
• обучение сотрудников пользованию первичными средствами пожаротушения;
• проверка готовности работников к действиям по эвакуации людей;
• поддержание работников состоянии «боевой готовности» к действиям в условиях ЧС.

Внимание! Под первичными средствами пожаротушения принято подразумевать инструменты и материалы, которые позволяют ликвидировать возгорание на начальной стадии.

Сведения о тренировках отражаются в соответствующем журнале. Этот документ не имеет стандартной формы. Однако в нем обязательно должны содержаться определенные данные (см. ниже).

Кто должен вести журнал

Заполнением журнала учета противопожарных инструктажей занимается сотрудник, который был назначен на должность ответственного за обеспечение ПБ соответствующим приказом руководителя. При этом подчиненный должен иметь среднее профессиональное или высшее образование пожарно-технического профиля.

Когда заводятся и вносятся сведения

Внести запись в журнал нужно сразу же после проведения инструктажа. Не стоит делать этого заранее, так как велика вероятность того, что информация будет ошибочной. Все работники, посетившие занятие, должны проставить в документе свои подписи.

При заполнении журнала учета нужно соблюдать несколько правил:

1. Нельзя делать помарки, а также замазывать ошибочные сведения корректором.
2. Все клетки подлежат заполнению.
3. Нельзя оставлять пустых строчек.
    

Если при заполнении документа была допущена ошибка, то действуйте следующим образом:

1. Вычеркните всю строку (желательно воспользоваться линейкой).
2. Напишите фразу «Ошибочная запись». Рядом с ней проставьте дату и подпись.
3. В пустой строке укажите верные сведения.
    

Если руководители тренировочных мероприятий требуют проведения индивидуальных или повторных проверок знаний, то в журнале делается еще одна графа. В ней указывается тема тренировки, а также ФИО лиц, которые должны ее посетить.

Что должен содержать

В журнале учета противопожарных инструктажей должны содержаться следующие сведения:

1. Дата проведения мероприятия.
2. ФИО сотрудника, посетившего занятие.
3. Должность сотрудника, посетившего занятие.
4. Вид инструктажа (первичный, внеплановый и т.д.).
5. ФИО инструктирующего.
6. Подписи инструктирующего лица, а также сотрудника, посетившего занятие.
    

Образец журнала учета противопожарных инструктажей:

В журнале учета противопожарных тренировок содержатся следующие сведения:

1. Дата проведения тренировки.
2. Тема и место проведения противопожарной тренировки.
3. Информация об участниках (ФИО, должность).
4. Замечания и предложения по тренировке.
5. Отметка о выполнении предложений и устранении замечаний.

Внимание! Бумажный журнал учета нужно прошнуровать и пронумеровать.

Нужны ли отдельные журналы

Если речь идет о небольшой компании, то документ, предназначенный для учета всех видов инструктажей по ПБ, может быть один. Для крупных организаций лучше предусмотреть отдельный журнал для каждого вида инструктажа.

Для инструкций

Под инструкцией по пожарной безопасности принято подразумевать документ, в котором перечислены нормы поведения персонала и посетителей. Также в ней должен быть алгоритм действий для исключения вероятности возникновения возгорания на объекте.

Виды инструкций:

1. Инструкция о мерах пожарной безопасности.
2. Инструкция ответственного за ПБ на объекте.
3. Инструкция о мерах безопасности для отдельных видов помещений.
4. Инструкция о действиях, которые нужно предпринять при пожаре.
5. Инструкция о действиях дежурного персонала.
    

Делаем вывод, что инструкции описывают обязательные правила поведения, которые должны соблюдать все сотрудники предприятия.

Разработка

Согласно действующим нормативно-правовым актам, разработкой инструкции по ПБ должен заниматься работодатель. Установленной формы этого документа нет. Поэтому составляется инструкция в произвольной форме.

Внимание! В документе отражаются необходимые вопросы, а также указываются сведения об ответственных за совершение действий.

Состав

Инструкция о мерах ПБ дает ответы на следующие вопросы:

1. Порядок содержания здания, а также прилегающих к нему территорий.
2. Нормы хранения веществ, отличающихся пожароопасностью.
3. Порядок осмотра помещений по окончании смены.
4. Места, предназначенные для курения.
5. Порядок и периодичность уборки горючих отходов.
6. Действия сотрудников при пожаре.
7. Допустимое количество человек, которые могут одновременно находиться на территории объекта.
    

Инструкция по ПБ – это локальный акт. Действия данного документа распространяются на всех сотрудников предприятия.

Ознакомление

С инструкциями по ПБ должны ознакомиться все сотрудники организации под подпись. Об этом четко говорится в действующих нормативно-правовых актах.

Работник, изучивший инструкцию, проставляет в листе ознакомления свою подпись. Проверить этот документ могут сотрудники контролирующих органов при проведении плановых или внеплановых проверок.

Место хранения

За хранение инструкций отвечает сотрудник, который был назначен на должность ответственного за обеспечение ПБ.

Внимание! Срок хранения инструкций по пожарной безопасности составляет 5 лет.

Возможность электронного хранения

Вести документы по пожарной безопасности допускается в электронном виде. Однако для этого потребуется оформить ЭЦП двух видов:

1. Простая. Для подтверждения ее формирования используются коды и пароли.
2. Усиленная. Может быть квалифицированной и неквалифицированной.

Что делать, если документы потеряны

При утере журнала учета противопожарных инструктажей нужно выполнить следующие действия:

1. Составить акт об утере документа в произвольной форме. Бумагу должны подписать должностные лица.
2. Составить приказ о восстановлении утерянного документа.
3. Завести новый журнал для учета инструктажей по ПБ.
4. Внести в документ фамилии подчиненных.
5. Провести инструктаж для работников.
6. Заверить запись подписями инструктируемых и инструктирующего.
    

За неведение журнала учета инструктажей предусмотрена ответственность. Размер штрафа для юридического лица составит от 150 до 200 тыс. рублей.

Что делать после окончания срока годности

Инструкции по пожарной безопасности подлежат пересмотру один раз в пять лет. Иногда форма обновляется раньше этого срока. Причиной для внепланового пересмотра документа может стать внесение изменений в действующие нормативно-правовые акты.

Основные моменты

1. Срок хранения журнала противопожарного инструктажа регламентирован приказом Росархива.
2. Работодатель имеет право назначить одного из сотрудников на должность ответственного за обеспечение ПБ на объекте.
3. Изучить содержимое документов по противопожарной безопасности могут сотрудники контролирующих органов.
4. Внести запись в журнал нужно сразу же после проведения инструктажа. Запрещено делать это заранее.
5. Подтверждением того факта, что работник изучил инструкцию, считается его подпись, проставленная в листе ознакомления.
6. Инструкции описывают обязательные правила поведения, которые распространяются на всех сотрудников предприятия.
7. Тренировки по эвакуации людей при пожаре должны проводиться во всех организациях, для которых характерно одновременное пребывание более 50 человек.
8. Основанием для проведения проверки в организации является соответствующий приказ или уведомление.
9. О внеплановой проверке сотрудники надзорных органов уведомляют за сутки до своего визита.

Заключение

Из статьи мы выяснили, что срок хранения журнала инструктажей по пожарной безопасности составляет 3 года. Если на предприятии не окажется этого документа, то придется нести ответственность. Она грозит как руководителю, так и сотруднику, который отвечает за обеспечение ПБ на объекте.