Срок хранения журнала учета должностных инструкций - Самые разные инструкции по применению

Приводим несколько вариантов формирования должностных инструкций в дела, а также на примерах показываем, как отражать выбранный вариант в номенклатуре дел.

Ситуация

Пожалуйста, помогите разобраться. Как включить в опись дел по личному составу индивидуальные должностные инструкции? По году, в котором были заменены на новые, или по году утверждения?

О сроке хранения должностных инструкций

Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ организации, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Должностные инструкции бывают типовыми и индивидуальными.

Типовая должностная инструкция закрепляет общее описание работ и цели деятельности, содержит обобщенные формулировки трудовых функций и одинаковых, повторяющихся трудовых действий, которые выполняют в указанной должности, а также права и ответственность. На практике такие инструкции чаще всего являются локальными нормативными актами организации.

Например, если в ООО «Сибирские сети» разработана типовая должностная инструкция на инженера I категории отдела технического контроля, то на основе такой инструкции могут работать несколько инженеров I категории в отделе технического контроля (если они выполняют одинаковую трудовую функцию). Такая инструкция является универсальной, то есть она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности.

Индивидуальная должностная инструкция закрепляет конкретные трудовые обязанности, которые выполняет конкретный работник (с указанием его фамилии, имени, отчества) на закрепленном за ним рабочем месте в определенном структурном подразделении.

Например, в ООО «Сибирские сети» может быть индивидуальная должностная инструкция главного специалиста отдела продаж А.О. Ермолаевой.

В Перечне 2019[1] есть две статьи, устанавливающие сроки хранения должностных инструкций – 442 и 443.

И если сейчас срок хранения типовых инструкций составляет три года после замены новыми, то в соответствии с уже недействующим Перечнем 2010[2] они имели постоянный срок хранения, а значит, их следовало включать в опись дел постоянного хранения.

Как формировать должностные инструкции в дела?

Должностная инструкция является распорядительным документом (либо им утверждается), значит, к ней применимы основные принципы группировки в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями[3]:

Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены отдельными распорядительными документами (приказами или распоряжениями) и являются приложениями к ним, то они включаются в дело вместе с теми документами, которыми они были утверждены.
Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела.
Приказы по личному составу включаются в дела в соответствии со сроками их хранения. При этом приказы по личному составу со сроками хранения «75 лет ЭПК» или «50 лет ЭПК» помещаются в дела отдельно от документов по личному составу со сроком хранения «5 лет».
При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон управления персоналом (прием на работу, перемещение, увольнение, командировки, премирование и др.), можно группировать в отдельные дела (например, заголовок дела может выглядеть так: «Приказы генерального директора № 1–139 об увольнении сотрудников»).

С учетом этих принципов может существовать три варианта ведения дел с должностными инструкциями, однако рекомендовать мы можем только первый и второй.

[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

[2] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 16.02.2016); утратил силу в связи с изданием приказа Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964).

[3] См. п. 1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2016).

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 12, 2021.

Источник

Документы по учету кадров (личные дела и документы, не вошедшие в состав личных дел; трудовые договоры; трудовые книжки, штатные расписания, персональные данные и др.)
Личные дела руководителей и работников организаций	Организации	50/75 лет <2> ЭПК <3>	ст. 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Личные карточки работников	Организации	50/75 лет <2> ЭПК <3>	ст. 444 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении	Организации	50/75 лет <2> ЭПК <3>	ст. 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий	Организации	3 года	ст. 454 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных: — по месту утверждения;	Организации	Постоянно <1>	ст. 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
— в других организациях	3 года после замены новыми
Согласие на обработку персональных данных	Организации	3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва (если иное не предусмотрено законом или договором)	ст. 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	Организации	До востребования (невостребованные работниками — 50/75 лет <2>)	ст. 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками	Организации	До востребования	п. 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н <6>
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника	Организации	50/75 лет <2>	ст. 450 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Книги, журналы, карточки учета, базы данных: — учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;	Организации	50/75 лет <2>	ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
— бланков трудовых книжек и вкладыша в нее	5 лет
Книги, журналы, карточки учета, базы данных: — личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов);	Организации	50/75 лет <2>	ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
-учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;	50/75 лет <2>
— бланков трудовых книжек и вкладыша в нее	5 лет
Штатные расписания организации, изменения к ним: — по месту утверждения;	Организации	Постоянно <1>	ст. 40 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
— в других организациях	3 года (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов — до ликвидации организации)

Источник

№ нового перечня

№ старого перечня

Вид документа

Было

Стало

Ценообразование

234

297

Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения

Постоянно

10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

237

299

Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки

Постоянно

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

238 – 240

300

Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

Финансирование, кредитование деятельности

265,266

369, 379

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

Бухгалтерский учет и отчетность

270

354

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

272

–

Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:

а) сводные годовые, годовые;

б) квартальные;

в) месячные

–

а) постоянно;

б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);

в) 1 год

275

358,351

Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):

а) годовая;

б) промежуточная

Постоянно (на усмотрение архива)

а) до ликвидации организации;

б) 5 лет

277

362

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

281

458

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности, но не менее 5 лет

5 лет после смены материально ответственного лица

284

–

Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

–

5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

285

407

Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:

а) у аудируемого лица;

б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)

5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:

— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;

— для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

287

410

Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

292

459

Журналы, базы данных учета:

а) ценных бумаг;

б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей

а) постоянно (на усмотрение архива);

б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

а) до ликвидации организации;

б) 5 лет

329

459

Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств

5 лет после ликвидации основных средств

До ликвидации организации

–

459

Книги, журналы, карточки учета поступления валюты

5 лет при условии

проведения

проверки

–

Учет оплаты труда

295

412

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

5 лет.

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

6 лет.

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

296

413

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)

75 лет

*50/75 лет

301

657

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

*50/75 лет

Налогообложение

303

382

Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

305

–

Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

–

5 лет

308

390, 395

Расчеты по страховым взносам

Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

*50/75 лет

309

905

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

6 лет.

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

310

–

Налоговые декларации ИП

–

Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет

310

392

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

313

397

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

75 лет

5 лет

314

398

Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней

5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения

315

399

Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

6 лет

317

368

Счета-фактуры

4 года

5 лет

318

401

Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения

Постоянно

5 лет

319

–

Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним

–

5 лет

Учет имущества

321

427

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств (при условии проведения проверки (ревизии)

Постоянно (на усмотрение архива).

О ТМЦ и движимом имуществе – 5 лет

5 лет

323

429

Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов

Постоянно (на усмотрение архива)

5 лет после выбытия основных средств и нематериальных активов

324

–

Отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества организации

–

До ликвидации организации

325

432

Акты приема-передачи недвижимого имущества от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс)

Постоянно (на усмотрение архива)

5 лет после выбытия недвижимого имущества

329

Пп. «д» п. 459

Журналы, карточки, базы данных учета:

а) основных средств (зданий, сооружений), обязательств;

б) материальных ценностей и иного имущества

5 лет после ликвидации основных средств

а) до ликвидации организации;

б) 5 лет

Обеспечение работы ТКС

570

232

Сертификаты ключа проверки электронной подписи

Постоянно (на усмотрение архива). В электронном виде – 5 лет после исключения из реестра

5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей

571

237

Договоры, соглашения с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи

15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения после истечения срока действия договора

5 лет после приостановления или аннулирования действия сертификата ключа проверки электронной подписи

572

238

Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи

15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

574

240

Списки уполномоченных лиц – владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи

Постоянно

5 лет после замены новыми

Трудовые отношения

Организация труда и служебной деятельности

373,374

561, 563

Документы о численности, составе и движении работников, квотировании рабочих мест

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

376

566

Предложения о потребности в привлечении иностранных работников, в том числе увеличении (уменьшении) размера потребности в привлечении иностранных работников

Постоянно

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

377

567

Заявки о потребности в привлечении иностранных работников

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

1 год

387,

389

579

Отчеты о выполнении колдоговоров, документы (протоколы, справки, акты, уведомления, переписка) по проверке выполнения условий коллективного договора

Постоянно

3 года

390

584

Документы (протоколы, требования, справки, сведения, рекомендации, заявления, докладные записки, расчеты) о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

1 год после принятия решения

Нормирование и оплата труда

397

569, 589

Нормы труда (нормы выработки, нормы времени, нормативы численности, нормы обслуживания и другие нормы)

Постоянно

1 год после замены новыми

398

590

Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения, фотографии рабочего дня) о разработке норм выработки и расценок

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

1 год после утверждения разработанных норм

399

592

Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, ставок, окладов (должностных окладов), тарифных сеток и тарифных коэффициентов

5 лет

3 года

400

593

Тарификационные списки (ведомости) работников

75 лет

*50/75 лет

403, 404

599

Документы (протоколы, акты, справки, сведения):

а) об оплате труда и исчислении трудового стажа работника организации;

б) о выплате денежного содержания и исчислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности, должности государственной (муниципальной) службы

а) – ;

б) 75 лет

*50/75 лет

Охрана труда

408

Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности)

–

5 лет после истечения срока действия сертификата

409

606

Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда

Постоянно

5 лет

413

–

Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников

–

*50/75 лет

414

613

Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда

75 лет

*50/75 лет

415, 416

–

Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ; журнал учета выдачи нарядов-допусков

–

1 год после закрытия наряда-допуска; при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет

419

622

Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

*50/75 лет

423

–

Журналы, книги учета:

а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);

б) профилактических работ по охране труда, проверке знаний по охране труда

–

а) 45 лет;

б) 5 лет

424

630

Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий

Постоянно (на усмотрение архива)

45 лет

425

632

Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото- и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве по месту составления. Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

45 лет

Кадровое обеспечение

Прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет

434

Пп. «б»п.19

Приказы, распоряжения по личному составу, документы (докладные записки, справки, заявления):

а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы;

б) о служебных проверках;

в) о направлении в командировку работников;

г) о дисциплинарных взысканиях

а, в) 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

б) – ;

г) 5 лет

а) *50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения;

б) 5 лет;

в) 5 лет.

Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда *50/75 лет;

г) 3 года

435

657

Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

*50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

436

–

Уведомления, предупреждения, работников (ам) работодателем

–

3 года

440

–

Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных по месту утверждения

–

Постоянно

441

666

Согласие на обработку персональных данных

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором

442

Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности

Постоянно (на усмотрение архива)

3 года после замены новыми

443

Должностные регламенты (инструкции) работников

75 лет

*50/75 лет

444, 463

658, 695

Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих; книги, журналы, карточки учета, базы данных приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

*50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

445

656

Личные дела руководителей и работников организаций

Постоянно (на усмотрение архива)

*50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

448

–

Листы собеседования, стажировочные листы водителей

–

5 лет

451

–

Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий

–

1 год

453

693

Графики отпусков

1 год

3 года

454

Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий

5 лет

3 года

455

649

Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

3 года

457

685,690

Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе

3 года

5 лет

458

–

Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе

–

5 лет после снятия с учета

461

Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

1 год

463

695

Книги, журналы, карточки учета, базы данных:

а) лиц, подлежащих воинскому учету;

б) отпусков;

в) прихода и ухода работников, местных командировок;

г) выдачи командировочных удостоверений

а) 3 года после увольнения;

б) 3 года;

в, г) -;

а, б) 5 лет;

в) 1 год;

г) 5 лет

Источник

Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.

ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).

Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.

ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. С 18.02.2020 основой для определения сроков служит Перечень типовых документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Действовавший ранее приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 отменен.

Структура номенклатуры дел компании

Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

подразделение организационных вопросов (канцелярия);
кадровое подразделение;
департамент труда и заработной платы;
отдел экономического планирования, статистики и финансов;
департамент бухгалтерского учета и отчетности;
департамент налогового учета и декларирования;
отдел охраны труда;
производственно-технический отдел (ПТО);
другие подразделения.

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 236. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
01. Канцелярия
01-01	Устав ООО «Вираж»		Постоянно ст. 28
01-02	Коллективный договор ООО «Вираж»		Постоянно ст. 386	Присланные для сведения — до минования надобности
01-03	Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж»		1 год ст. 381	После замены новыми
01-04	Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности		Постоянно ст. 19
01-05	Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности		5 лет ст. 19
01-06	Протоколы совещаний у руководителя		Постоянно ст. 18«е»	Протоколы оперативных совещаний — 5 лет
01-07	Номенклатура дел		Постоянно ст. 157	Структурных подразделений — 3 года
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.

После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 50/75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.

Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.

Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
02. Кадры
02-01	Штатное расписание		Постоянно ст. 40
02-02	Личные дела работников		50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003. ст. 445
02-05	Графики предоставления отпусков		3 года ст. 453
02-06	Списки лиц, подлежащих воинскому учету		5 лет ст. 457
02-07	Списки работников, ушедших на пенсию		5 лет ст. 462 «ж»
02-08	Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины		3 года ст. 434 «д»
02-09	Журнал регистрации трудовых договоров		50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003. ст. 463 «б»
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.

Например:

о виде и содержании штатного расписания можно узнать из материала «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)»;
о сроках утверждения графика отпусков и наказании за его отсутствие говорится в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышают 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 50/75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.

Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
03. Труд и заработная плата
03-01	Положение об оплате труда и премировании		Постоянно или 5 лет после замены новыми ст. 294 «а»
03-02	Лицевые счета по заработной плате работников		50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003. ст. 296
03-03	Заявления о выплате материальной помощи		5 лет ст. 298
03-04	Расчетные ведомости на выдачу заработной платы работникам ООО «Вираж»		6 лет ст. 295	При отсутствии лицевых счетов: 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.
03-05	Листки нетрудоспособности сотрудников		5 лет ст. 618
03-06	Исполнительные листы работников ООО «Вираж»		5 лет после исполнения ст. 299
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.

Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте. Например:

образец заполнения расчетного листка сотрудника компании доступен для просмотра в материале «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист»;
узнать подробности об оформлении ведомости на выплату зарплаты можно из материала «Зарплатная ведомость формы Т-53 (скачать бланк)».

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 5 лет:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
04. Налоговый учет и декларирование
04-01	Учетная политика по налоговому учету ООО «Вираж»		5 лет после замены новыми ст. 267
04-02	Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе		до минования надобности ст. 24
04-03	Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения		5 лет ст. 314
04-04	Счета-фактуры		5 лет (до 18.02.2020 было 4 года) ст. 317
04-05	Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по налогу на доходы физических лиц		5 лет ст. 311	При отсутствии лицевых счетов: 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
04-06	Декларации (расчеты) по всем видам налогов		5 лет ст. 310
04-07	Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)		50 / 75 лет ст. 308
04-08	Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов		6 лет ст. 309	При отсутствии лицевых счетов: 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
04-09	Реестры расчета земельного налога ООО «Вираж»		5 лет ст. 307
04-09	Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом		5 лет ст. 305
04-10	Справки о доходах и суммах налога физлиц		5 лет ст. 312	При отсутствии лицевых счетов: 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Как долго хранить документы по страхвзносам, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, оформите пробный демо-доступ к системе и переходите в готовое решение. Это бесплатно.

С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.

Подробности о заполнении исправленного счета-фактуры вы можете узнать из материала «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?».

Практический пример заполнения корректировочного счета-фактуры содержится в статье «Образец заполнения корректировочного счета-фактуры (2022)».

Правильно заполнить декларацию по НДС поможет статья «Какой порядок заполнения декларации по НДС (пример, инструкция, правила)».

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.

Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).

Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.

Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материалах этой рубрики нашего сайта.

Сроки хранения бухгалтерской документации

Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал (согласно перечню) 5 лет:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
05. Бухгалтерский учет и отчетность
05-01	Учетная политика по бухгалтерскому учету ООО «Вираж»		5 лет ст. 267	После замены новыми
05-02	Годовой бухгалтерский отчет организации		Постоянно ст. 268 «а»
05-03	Квартальные бухгалтерские отчеты организации		5 лет ст. 268 «б»
05-04	Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов		5 лет ст. 323	После выбытия ОС и НМА
05-05	Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств		5 лет ст. 321	При условии проведения проверки
05-06	Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи		5 лет ст. 298
05-07	Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)		5 лет ст. 277	При условии проведения проверки. При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
05-08	Договоры о материальной ответственности материально-ответственных лиц		5 лет ст. 279	После увольнения (смены) материально-ответственного лица
05-09	Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки)		5 лет ст. 276	При условии проведения проверки
05-10	Кассовая книга ООО «Вираж»		5 лет ст. 277	При условии проведения проверки. При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
05-11	Главная книга ООО «Вираж»		5 лет ст. 276
05-12	Карточки учета основных средств		До ликвидации организации ст. 329 «а»
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

С подробным перечнем унифицированных документов вы можете ознакомиться в материале «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».

Подробности о каждом из указанных документов описаны в отдельных статьях, размещенных на нашем сайте.

Например, о нюансах оформления товарной накладной вы можете узнать из материала «Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец».

Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения

После отражения в номенклатуре фирмы сроков хранения документов бухгалтерского и налогового назначения Мария приступила к совсем неизвестному ей разделу — делам отдела охраны труда. Все обозначенные в номенклатуре заголовки дел присутствовали в типовом перечне, утвержденном приказом № 326, поэтому проставить сроки их хранения было просто:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
06. Охрана труда
06-01	Инструкции по технике безопасности и охране труда		постоянно ст. 8 «а»
06-02	Отчеты по проведению СОУТ и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда)		45 лет ст. 407	При вредных и опасных условиях труда: 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
06-03	Журналы, книги учета: инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте); профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда		45 лет, ст. 423 «а» 5 лет, ст. 423 «б»
06-04	Журнал инструктажа по пожарной безопасности		3 года ст. 613
06-05	Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров		3 года ст. 635
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Как видно из номенклатуры, отдел охраны труда оформлял разнообразные журналы, хранить которые надлежало от 3 (например, журнал инструктажа по пожарной безопасности) до 45 лет (документы СОУТ).

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить

Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по компании ООО «Вираж» перечнем предписано было хранить постоянно. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
07. Планирование, статистика и финансы
07-01	Планы экономического и социального развития ООО «Вираж»		Постоянно ст. 196
07-02	Бизнес-планы ООО «Вираж», документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним		Постоянно ст. 197
07-03	Годовые планы ООО «Вираж» по основным направлениям деятельности		Постоянно ст. 198
07-04	Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности		Пока не исчезнет надобность ст. 201
07-05	Индивидуальные планы работников		1 год ст. 203
07-06	Документы (таблицы, справки, расчеты) сводных статистических отчетов		До минования надобности ст. 338
07-07	Индивидуальные отчеты сотрудников		1 год ст. 216
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне

Раздел номенклатуры по делам, формируемым или используемым в производственно-техническом отделе (ПТО), включал заголовки дел, совсем не знакомых Марии. И в типовом перечне, утвержденном приказом № 236, документов с подобными названиями она не обнаружила. Поскольку срок хранения в графу 4 номенклатуры внести в любом случае необходимо, за помощью Мария обратилась к своему непосредственному руководителю, поручившему ей это задание.

От него Мария узнала, что сроки хранения документов фирмы определяются на основе типового перечня, утвержденного приказом № 236, а также ведомственных перечней. К примеру, периоды хранения документов ПТО необходимо определять по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

Согласно указанному перечню Мария проставила в номенклатуре соответствующие сроки хранения документации ПТО:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
08. ПТО
08-01
08-02	Технологические карты		Постоянно ст. 141
08-03	Технологические правила и предписания		До замены новыми ст. 143
08-04	Технические условия технологического процесса		До ликвидации организации ст. 145
08-05	Технологический паспорт		Пока существует надобность ст. 197
08-06	Карта наладки инструмента		До замены новыми ст. 213
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Изучив вышеуказанный перечень, Мария задала еще один вопрос своему руководителю: как определить периоды, в течение которых документы ПТО подлежат хранению, если они не указаны и в этом перечне? Ответ на это вопрос вы узнаете из следующего раздела.

Как определить срок хранения документа, если его наименование отсутствует в типовом и ведомственных перечнях

В деятельности компании возможны ситуации, когда название дела по номенклатуре невозможно найти ни в одном нормативном документе, регламентирующем сроки хранения документов. В этом случае самостоятельно устанавливать сроки хранения для такой документации компания не вправе.

ВАЖНО! В соответствии с Основными правилами работы архивов в случае, если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, он устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией организации.

Аналогичный порядок предусмотрен и в п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Таким образом, Мария еще раз убедилась в том, что вопрос соблюдения сроков хранения документов является важным, а обеспечение сохранности документации — ответственной процедурой для каждой организации. В том числе для ООО «Вираж».

В последующем, когда испытательный срок закончился и девушка приступила к выполнению своих основных обязанностей в департаменте бухгалтерского учета и отчетности, она с надлежащей ответственностью относилась к оформлению дел в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой, не допуская при этом, чтобы в одно дело помещались бумаги с постоянным и временными сроками.

Итоги

Сроки хранения устанавливаются типовым или ведомственными перечнями с целью обеспечения сохранности важных документов.

Период хранения документов устанавливается в промежутке от 1 года до 75 лет, в зависимости от значимости. Отдельные виды документации подлежат хранению на постоянной основе.

Если в одном деле сгруппированы документы временного хранения с разными сроками (1 год, 3 года, 5 лет и т. д. — что означает различную степень их значимости), то срок хранения дела по номенклатуре устанавливается по наиболее ценной документации, то есть более длительный.

Запрещено сокращать установленные перечнем сроки хранения и самовольно устанавливать их для документов, по которым отсутствует информация о сроках хранения в типовых и ведомственных перечнях. Для определения сроков хранения по такой документации необходимо обращаться к специалистам Росархива.

Источник

Номер статьи

Вид документа

Срок хранения документа*

Примечания

1 2 3 4

1.1. Руководство

Законы и иные нормативные правовые акты (указы, постановления), распоряжения Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальные нормативные правовые акты:

(1) Относящиеся к деятельности организации – пост.

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности (1)

Проекты законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных нормативных правовых актов; документы (справки, доклады, заключения, предложения) по их разработке:

(1) Относящиеся к деятельности организации – пост.

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности (1)

Регистры нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации; муниципальных нормативных правовых актов; документы по их ведению

Пост. (1)

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в регистрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения регистров, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

Инициативные предложения, внесенные в государственные органы Российской Федерации, государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; документы (докладные записки, заключения, справки) по их разработке

Пост.

Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки) по их выполнению

Пост. (1)

(1) По оперативным, непрофильным для данной организации, вопросам деятельности – 5 л. ЭПК

Поручения вышестоящих организаций; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки) по их выполнению

Пост. (1)

(1) По оперативным вопросам деятельности – 5 л. ЭПК

Поручения руководства организации структурным подразделениям; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению (1)

5 л. ЭПК

(1) Срок хранения поручений, оформленных визой на документе, соответствует сроку хранения документа

Документы (доклады, обзоры, информации, сводки, справки) по исполнению законов и иных нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления

Пост.

Государственный реестр муниципальных образований

Пост. (1)

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения

Свидетельства о включении муниципальных образований в Государственный реестр муниципальных образований

Пост.

Регистрационное дело муниципального образования (сведения, представленные для включения муниципального образования в государственный реестр, копии устава муниципального образования, копии свидетельства о государственной регистрации устава муниципального образования, информация, относящаяся к конкретному муниципальному образованию)

Пост.

Уставы муниципальных образований

Пост.

Соглашения по передаче полномочий между органами местного самоуправления муниципальных образований

Пост.

Документы (конкурсные заявки, доверенности) на создание особых экономических зон

Пост.

Документы (конкурсные заявки,доверенности) на создание особых экономических зон, не прошедшие конкурсный отбор

3 г. (1)

(1) В случае возникновения споров, разногласий, возбуждения уголовных дел и судебных разбирательств – сохраняются до вынесения окончательного решения

Соглашения, дополнительные соглашения о создании особых экономических зон

Пост.

Реестр резидентов особых экономических зон

Пост. (1)

Протоколы, постановления, решения, стенограммы; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки) к ним:

(1) Присланные для сведения – до минования надобности

(2) Оперативных совещаний – 5 л. ЭПК

(3) При сложной структуре организации (структура в структуре) – 5 л. ЭПК

(4) Бюллетени голосования — до прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения – ЭПК

а) заседаний у Президента Российской Федерации, заседаний Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, заседаний Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, заседаний Правительства Российской Федерации, заседаний органов законодательной власти субъектов Российской Федерации, заседаний правительств субъектов Российской Федерации, заседаний органов местного самоуправления

Пост. (1)

б) коллегиальных, совещательных, исполнительных органов организации (организаций) (коллегии, совета, дирекции, правления и др.)

Пост.** (1)

в) контрольных (ревизионных) органов организации (организаций) (советов, комиссий и др.)

Пост. ** (1)

г) по координации определенных видов деятельности

Пост. ** (1)

д) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (организаций) (комитетов, комиссий, советов и др.)

Пост. ** (1)

е) совещаний у руководителя организации (2)

Пост. (1)

ж) собраний трудовых коллективов организации

Пост. ** (1)

з) собраний структурных подразделений организации

5 л. (3)

и) общих собраний акционеров, пайщиков

Пост ** (4)

к) собраний, сходов граждан

Пост. ** (1)

л) публичных слушаний

Пост. (1)

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:

(1) Присланные для сведения – до минования надобности

(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 л.

а) по основной (профильной) деятельности

Пост. ** (1)

б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)

75 л. (2) ЭПК

в) по административно-хозяйственным вопросам

5 л.

Проекты приказов, распоряжений; документы к ним

1 г.

Документы (справки, доклады, отчеты, переписка) о выполнении приказов, распоряжений

5 л. ЭПК

Документы (постановления, решения, рекомендации, резолюции, протоколы, стенограммы) международных, всероссийских, региональных, межведомственных, ведомственных, отраслевых съездов, конгрессов, конференций, «круглых столов», совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч:

(1) Относящиеся к деятельности организации – пост.

а) по месту проведения

Пост. **

б) в других организациях

До минования надобности (1)

Документы (отчеты, доклады, обзоры) о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний

Пост.

Переписка о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний

5 л. ЭПК

Стандарты качества предоставляемых (бюджетных) услуг:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки

Пост.

б) в других организациях

3 г. (1)

Переписка о разработке и утверждении стандартов качества предоставляемых услуг

5 л. ЭПК

Правила, инструкции, регламенты:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост.**

б) в других организациях

3 г. (1)

Рекомендации:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения (согласования)

Пост.**

б) в других организациях

3 г. (1)

Проекты правил, инструкций, регламентов; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке

5 л. ЭПК

Проекты рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке

5 л. ЭПК

Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, рекомендаций

5 л. ЭПК

Переписка с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности

5 л. ЭПК

Переписка с вышестоящей организацией по основным (профильным) направлениям деятельности

5 л. ЭПК

Переписка с подведомственными (подчиненными) организациями по основным (профильным) направлениям деятельности

5 л. ЭПК

Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности

5 л. ЭПК

1.2. Организационные основы управления

Единые Государственные реестры юридических лиц, индивидуальных предпринимателей

Пост.

Документы (заявления, копии учредительных документов, выписки из реестра, справки, решения, уведомления и др.) о государственной регистрации юридического лица, о прекращении деятельности юридического лица

15 л. (1) ЭПК

(1) После прекращения деятельности. Решения – пост.

Документы (заявления, решения, статусные сведения индивидуального предпринимателя: гражданство, место жительства, сведения о регистрации, паспортные данные, справки, сведения, уведомления и др.) о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, о прекращении деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя

15 л. (1) ЭПК

(1) После прекращения деятельности. Решения – пост.

Свидетельства о государственной регистрации, о регистрации ликвидации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей; уведомления на открытие филиалов, представительств

Пост. **

Информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах

5 л.

Единые государственные реестры; документы по их ведению (1)

Пост. (2)

(1) Не указанные в самостоятельных статьях Перечня.

(2) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

Государственные реестры; документы по их ведению (1)

Пост. (2)

(1) Не указанные в самостоятельных статьях Перечня.

Опись объектов, подлежащих разграничению между Российской Федерацией и субъектом Российской Федерации, между субъектом Российской Федерации и муниципальным образованием

Пост.

Документы (описание границ, схемы, справки, переписка) по закреплению границ муниципальных образований

Пост.

Списки населенных пунктов:

а) по месту составления

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

Документы (решения, постановления, справки, сведения, переписка) об адресах, присваиваемых вновь построенным объектам

Пост.

Документы (доклады, положения о правопреемственности, отчеты, справки, акты, заключения) о реорганизации, переименовании организации, передаче из одной системы в другую

Пост. **

Переписка о реорганизации, переименовании организации, передаче из одной системы в другую

5 л. ЭПК

Документы (протоколы, заключения, уведомления, выписки из государственного реестра, решения судов, переписка) о ликвидации организации

Пост. ** (1)

(1) Полный состав видов документов указан в соответствующем законодательстве

Уставы, положения организации (типовые и индивидуальные):

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост. **

б) в других организациях

3 г. (1)

Договоры о создании (учреждении) общества, изменения и дополнения к ним

Пост. **

Протоколы учредительных собраний негосударственных организаций; документы (справки, акты и др.) к ним

Пост. **

Списки учредителей (участников) негосударственных организаций

Пост. **

Административные регламенты государственных органов исполнительной власти Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления предоставления государственных, муниципальных услуг и исполнения государственных, муниципальных функций:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

3 г. (1)

Положения о структурных подразделениях организации; о филиалах, представительствах:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Пост. **

б) в других организациях

3 г. (1)

Положения о подразделениях (управлениях, отделах, секторах) в составе структурных подразделений:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

3 г. (1)

Положения о коллегиальных, исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах организации:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост. **

б) в других организациях

3 г. (1)

Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, переписка) по их разработке

5 л. ЭПК

Документы (протоколы, планы, отчеты, справки, переписка) рабочих групп комиссий по координации определенных видов деятельности организации

5 л. (1) ЭПК

(1) После завершения деятельности рабочих групп

Доверенности, выданные на осуществление отдельных видов деятельности филиалам, представительствам

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия доверенности

Доверенности, выданные руководителем организации, на представление интересов организации

Пост. **

Документы (перечень сведений, положения и др.) по установлению режима коммерческой, служебной, профессиональной тайны в организации

Пост. **

Документы (протоколы, эскизы, описания, заявки, уведомления, решения, переписка) о разработке и регистрации символики организации

Пост. **

Структуры и схемы организации управления; пояснительные записки к ним:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

Проекты структур и схем организации управления

5 л. ЭПК

Переписка о разработке структур и схем организации управления

3 г. (1)

(1) После утверждения

Документы (планы, обоснования, расчеты) о совершенствовании аппарата управления

5 л. ЭПК

Социально-экономический паспорт административно-территориальной единицы, организации

Пост.

Технико-экономический паспорт предприятия (организации)

10 л. ЭПК

Списки, перечни организаций, учреждений, предприятий ведомства:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

3 г. (1)

Штатные расписания организации, изменения к ним:

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост. **

б) в других организациях

3 г.

Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения) по их разработке и изменению

5 л. ЭПК

Переписка по разработке и изменению штатных расписаний

3 г. (1)

(1) После утверждения

Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников)

75 л.

Номенклатура должностей:

(1) После замены новой

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

3 г. (1)

Расчеты лимита должностей

5 л. ЭПК

Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (типовые):

(1) Индивидуальные работников – 75 л.

(2) После замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост. ** (1)

б) в других организациях

3 г. (2)

Договоры о правах и обязанностях с членами коллегиальных, исполнительных и других органов организации

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

Акты приема-передачи; приложения к ним, составленные при смене:

(1) После смены должностного, ответственного и материально ответственного лица

а) руководителя организации

Пост. **

б) должностных, ответственных и материально ответственных лиц организации

5 л. (1)

Должностные регламенты (типовые) государственных и муниципальных служащих:

(1) Индивидуальные работников – 75 л.

(2) После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Пост. (1)

б) в других организациях

3 г. (2)

Кодексы профессиональной этики:

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост. **

б) в других организациях

До замены новыми

Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики

5 л. ЭПК

Документы (информации, справки, сводки, сведения, докладные записки) по основной отраслевой (профильной) деятельности организации

Пост.

Переписка по организационным вопросам деятельности

5 л.

Договоры (отчуждения исключительных прав, лицензионные) о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности

Пост. **

Документы (аналитические обзоры, доклады) об основной (профильной) деятельности, представляемые в органы государственной власти, органы местного самоуправления, вышестоящие организации

Пост. (1)

(1) По оперативно-хозяйственным вопросам – 5 л.

Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации

5 л. ЭПК

Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений

5 л. ЭПК

Документы (справки, докладные, служебные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными и исполнительными органами, планы, проспекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка) об административно-организационной деятельности

5 л. ЭПК

Документы (повестки, извещения, приглашения, рекламные проспекты, поздравительные адреса, тематические фотоальбомы, фонодокументы, видеодокументы) об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, «круглых» столов, совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч:

а) по месту проведения

5 л. ЭПК

б) в других организациях

До минования надобности

Переписка об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, «круглых» столов, совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч

5 л. ЭПК

Документы (положения, программы, справки, отчеты, протоколы, стенограммы, решения о вручении дипломов (1), грамот (1), удостоверений (1) к наградам) о проведении конкурсов и смотров (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных):

(1) Дипломы, грамоты, удостоверения к наградам – пост. в награжденных организациях

а) по месту проведения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

Переписка о проведении конкурсов и смотров (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных)

5 л. ЭПК

Документы (программы, доклады, выступления, сообщения) съездов, конгрессов, конференций, «круглых столов», совещаний, приемов, встреч

Пост.

Документы (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации, фотофонодокументы, видеодокументы) по истории организации и ее подразделений

Пост. **

Документы (заявления, копии учредительных документов, свидетельств, копии документов, подтверждающих возможность осуществления определенного вида деятельности, копии платежных документов, опись представленных документов, протоколы, решения, уведомления, документ, подтверждающий наличие лицензии, копии актов проверок) (1) по лицензированию

5 л. (2) ЭПК

(1) Виды документов по отдельным сферам деятельности указаны в соответствующем законодательстве

(2) После прекращения действия лицензии. Протоколы, решения, документы, подтверждающие наличие лицензии – пост.

Лицензии, их дубликаты, заверенные копии

Пост. **

Сводные реестры лицензий

Пост. (1)

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

Реестр лицензий

Пост. (1)

(1) Состав документов и сведений, содержащиеся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения

100

Положения о лицензировании отдельных видов деятельности:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

101

Журналы регистрации выдачи лицензий

Пост.

102

Переписка по вопросам лицензирования

5 л. ЭПК

103

Перечни видов лицензируемой деятельности:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

104

Документы (заявления, справки, выписки из реестров, копии учредительных документов, документы о проверке соответствия определенному виду деятельности, копии лицензий, представления, протоколы, решения, экспертные заключения, отчеты, акты) по аттестации, аккредитации

5 л. (1) ЭПК

(1) После прекращения аккредитации. Протоколы, решения – пост.

105

Свидетельства о государственной аккредитации, аттестации

Пост. **

106

Реестры аттестатов, свидетельств об аккредитации

Пост. (1)

107

Положения об аккредитации организаций, осуществляющих аттестацию организаций:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

108

Журналы, книги регистрации выдачи аттестатов, свидетельств об аккредитации

5 л.

109

Переписка по вопросам аттестации, аккредитации

5 л. ЭПК

110

Документы (декларации о соответствии, изображение знака соответствия, уведомления, доказательные материалы, протоколы исследований, испытаний, экспертные заключения, решения) по сертификации

10 л. (1) ЭПК

(1) У заявителя – 3 г. ЭПК после истечения срока действия сертификата. Протоколы, решения – пост.

111

Сертификаты соответствия

Пост. (1)

(1) У заявителя – 3 г. ЭПК после истечения срока действия сертификата

112

Единый реестр зарегистрированных систем добровольной сертификации

Пост. (1)

113

Единый реестр деклараций о соответствии

Пост. (1)

114

Договоры добровольного подтверждения соответствия

10 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

115

Перечень объектов, подлежащих сертификации:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новым

116

Реестр выданных сертификатов соответствия

Пост. (1)

117

Переписка по вопросам сертификации

5 л. ЭПК

118

Переписка о государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним

Пост.

119

Генеральные доверенности на право управления имуществом

Пост. **

120

Документы (акты, протоколы, справки, заключения) по подтверждению имущественного правопреемства юридических лиц (организаций)

Пост. **

121

Переписка о подтверждении имущественного правопреемства юридических лиц (организаций)

Пост.

122

Документы (акты, решения) о передаче имущества в доверительное управление доверительному управляющему

Пост. **

123

Договоры доверительного управления имуществом

Пост. **

124

Документы (акты, решения) о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации

Пост.

125

Договоры, контракты, свидетельства на право оперативного управления, хозяйственного ведения имуществом (нежилым фондом)

Пост. **

126

Документы (акты инвентаризации имущества, бухгалтерские балансы, перечни долгов предприятия и др.) о продаже имущественных комплексов (предприятий, зданий, сооружений) юридическим лицам

Пост. **

127

Переписка о передаче имущества в доверительное управление доверительному управляющему

10 л. ЭПК

128

Переписка о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации

10 л. ЭПК

129

Переписка о продаже юридическим лицам имущественных комплексов

Пост.

130

Документы (программы, переписка, справки) по государственному мониторингу земель

5 л. ЭПК

131

Документы (ходатайства, выписки из земельного кадастра, копии постановлений глав администраций, губернаторов и др.) о переводе земельных участков из одной категории в другую

Пост.

132

Заключения о возможности выкупа земельных участков

Пост.

133

Документы (постановления, распоряжения, схемы, планы и др.) по оформлению земельных участков в собственность

Пост.

134

Переписка по земельным вопросам

5 л. ЭПК

135

Перечень (список) землепользователей

Пост.

136

Похозяйственные книги и алфавитные книги хозяйств

Пост.

137

Документы (информации, сведения, отчеты, переписка и др.) об изъятии земельных участков, территорий для государственных, муниципальных нужд

Пост.

138

Документы (постановления, перечни имущества, акты, расчеты, выписки из реестра, переписка) об отчуждении (изъятии) недвижимого имущества для государственных, муниципальных нужд

Пост.

139

Документы (жалобы, судебные иски, переписка) по опротестованию собственником решений по отчуждению (изъятию, реквизиции) его имущества

5 л. (1) ЭПК

(1) После вынесения окончательного решения

140

Документы (постановления, решения, протоколы, уставы, планы, балансы, акты, договоры, контракты, свидетельства и др.) о приватизации

Пост. ** (1)

(1) Полный состав видов документов указан в соответствующем законодательстве

141

Программы, планы приватизации государственного и муниципального имущества

Пост. (1)

(1) Присланные для сведения – до минования надобности

142

Перечни, акты инвентаризации подлежащего приватизации имущественного комплекса государственного или муниципального предприятия

Пост. **

143

Перечень объектов, не подлежащих приватизации в составе имущественного комплекса государственного или муниципального предприятия

Пост. **

144

Предложения государственных и муниципальных организаций (предприятий) о приватизации своего имущества в текущем году с обоснованием и расчетами

Пост.

145

Журнал регистрации дел по приватизации предприятий, организаций

Пост.

146

Информации о результатах приватизации федерального имущества, имущества субъекта Российской Федерации, муниципального имущества

10 л. ЭПК

147

Переписка по вопросам приватизации

5 л. ЭПК

148

Реестры акционеров, выписки из реестров акционеров

Пост. ** (1)

149

Реестры владельцев ценных бумаг

Пост. ** (1)

150

Списки аффилированных лиц

Пост. **

151

Списки лиц, имеющих право на дивиденды, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров

Пост. **

152

Доверенности (копии доверенностей) (1) на участие в общем собрании акционеров

Пост. **

(1) При отсутствии подлинника

153

Документы (сертификаты, свидетельства о регистрации акций, акты) о приеме-передаче акций (пакетов акций)

Пост. **

154

Добровольное предложение о приобретении более 30 процентов акций открытого общества с прилагаемыми документами

5 л. (1)

(1) По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в федеральной (государственной) собственности – пост. в составе комплексных дел по реализации федеральной (государственной) собственности

155

Обязательное предложение о приобретении акций открытого общества, а также иных эмиссионных ценных бумаг, конвертируемых в акции открытого общества с прилагаемыми документами

5 л. (1)

156

Конкурирующее предложение в отношении соответствующих ценных бумаг с прилагаемыми документами

5 л. (1)

157

Уведомление о праве требования выкупа ценных бумаг с прилагаемыми документами

5 л. (1)

158

Требование о выкупе ценных бумаг с прилагаемыми документами

5 л. (1)

159

Договоры о продаже-покупке акций

Пост. **

160

Передаточные распоряжения, подтверждающие передачу пакета акций

Пост. **

161

Журналы, книги учета работы с акциями и выдачи выписок из реестра акционеров

Пост. **

162

Положения о долевой собственности

Пост. **

163

Отчеты эмитента:

(1) При отсутствии отчета за 1 квартал – пост.

а) за 1 квартал финансового (отчетного) года

Пост.

б) за 2-4 кварталы финансового (отчетного) года

5 л. (1)

164

Документы (подписные листы, заявки на приобретение акций, листы подтверждения, карточки учета доходов акционеров и др.) по акционированию

5 л. ЭПК

165

Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и/или дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами

Пост. **

166

Сообщения, содержащие информацию, подлежащую раскрытию на рынке ценных бумаг

3 г. (1)

(1) В случае возникновения споров, разногласий, возбуждения уголовных дел и судебных разбирательств – сохраняется до выяснения окончательного решения

167

Отчеты профессиональных участников рынка ценных бумаг (010 «О внесении изменений в сведения об организации»; 050 «Об участии в судебных процессах, ответчиком в которых выступила организация»):

а) по месту составления

Пост.

б) по месту представления

3 г.

168

Документы (заявления должника, кредиторов, уполномоченного органа и документы к ним; отзыв должника на заявления о признании банкротом; уведомления; заключения о стоимости имущества, акты инвентаризации имущества; списки кредиторов; протоколы собраний кредиторов, комитетов кредиторов и документы к ним; решения; определения арбитражного суда; планы финансового оздоровления и графики погашения задолженности; планы внешнего управления; реестр требований кредиторов; договор с реестродержателем; договор страхования ответственности на случай причинения ущерба лицам, участвующим в деле о банкротстве; отчеты организации-должника о погашении задолженности; мировые соглашения; переписка и др.) о банкротстве организации

Пост. ** (1)

(1) Полный состав видов документов указан в соответствующем законодательстве. По завершении работы документы передаются в фонде ликвидированной организации в соответствующий государственный, муниципальный архив

169

Единый государственный реестр саморегулируемых организаций арбитражных управляющих

Пост. (1)

170

Документы (заявления, копии учредительных документов, свидетельств, дипломов, трудовых книжек, справки) об организации деятельности саморегулируемых организаций арбитражных управляющих

15 л. (1) ЭПК

(1) После прекращения деятельности

171

Отчеты арбитражных управляющих (временного управляющего, внешнего управляющего, конкурсного или административного управляющего); документы к ним

Пост. **

172

Документы (распоряжения, заявки, планы продаж, списки, договоры купли-продажи, отчеты независимых оценщиков, переписка) о продаже имущества организации-должника

Пост.(1) **

(1) Движимого имущества (мебель, автотранспорт, оргтехника и др.) – 5 л. ЭПК.

1.3. Контроль

173

Документы (доклады, справки, отчеты, акты, заключения, представления, предписания, докладные записки) проверок организации:

(1) Для внутренних проверок организации – 5 л. ЭПК.

а) комплексных, тематических (по основным (профильным) для данной организации направлениям деятельности)

Пост. (1)

б) структурных подразделений организации

5 л. ЭПК

174

Документы (акты, предписания, заключения, справки, докладные записки) ревизий организации (за исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, предусмотренных ст. 402):

а) по месту проведения

Пост.

б) в других организациях

5 л. ЭПК

175

Переписка о проведении проверок и ревизий

5 л.

176

Журналы, книги учета (регистрации) проверок, ревизий, их решений, определений, предписаний, актов, заключений

5 л.

177

Журналы, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий

5 л.

178

Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий

5 л. ЭПК

179

Протокольные поручения Государственной Думы; документы (докладные записки, справки, информации, переписка) по их выполнению

Пост.

180

Парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; документы (обзоры, справки, переписка) по их рассмотрению

Пост. (1)

(1) Запросы и обращения депутатов представительных органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления – 5 л. ЭПК

181

Документы (обзоры, аналитические справки) о рассмотрении обращений граждан

Пост.

182

Документы (докладные записки, справки, сводки, информации, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан

5 л. ЭПК

183

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии и др.); документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению:

(1) В случае неоднократного обращения – 5 л. после последнего рассмотрения

а) предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции

Пост.

б) личного характера

5 л. ЭПК

в) оперативного характера

5 л. (1)

1.4. Правовое обеспечение деятельности

184

Единый государственный реестр прав на недвижимое имущество и сделок с ним

Пост. (1)

185

Свидетельства, сертификаты на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, знаков обслуживания

Пост. **

186

Документы (постановления, доверенности, заявки, заключения, решения) к свидетельствам, сертификатам

Пост.

187

Переписка по вопросам установления прав собственности юридических и физических лиц

5 л. (1) ЭПК

(1) После выдачи свидетельства о праве собственности

188

Документы (постановления, определения, акты, решения, протоколы (1), заключения, запросы, заявления, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера

5 л. (2) ЭПК

(1) Протоколы административных комиссий муниципальных образований – 3 г.

(2) О серьезных нарушениях, повлекших возбуждение уголовных дел и судебных разбирательств – пост.

189

Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, ходатайств, протоколов, определений, постановлений, характеристик), представляемых в правоохранительные, судебные органы, третейские суды

5 л. (1)

(1) После вынесения решения

190

Переписка по вопросам правоохранительного характера

5 л. ЭПК

191

Договоры, соглашения об оказании юридических услуг

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

192

Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы документов

5 л. ЭПК

193

Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации и состоянии правовой работы

5 л. ЭПК

194

Переписка по оперативным правовым вопросам, в т.ч., о разъяснении законодательства

3 г.

195

Картотеки, книги, журналы, базы данных регистрации арбитражных дел, претензий и исков

5 л. (1)

(1) После вынесения последнего решения

196

Базы данных (справочные, полнотекстовые):

(1) По месту разработки и утверждения законодательных актов – пост.

а) по законодательным актам

До замены новыми (1)

б) по нормативным документам (инструкциям, правилам) организации

Пост. **

197

Книги записей юридических консультаций

3 г.

1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

198

Перечни документов:

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

199

Типовые и примерные номенклатуры дел:

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

200

Номенклатуры дел организации (сводные), классификаторы дел и документов:

(1) Структурных подразделений – до замены новыми и не ранее 3 л. после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост. (1)

б) в других организациях

До замены новыми

201

Табель форм документов, применяемых в организации:

а) по месту составления

Пост.

б) в других организациях

До замены новым

202

Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения

3 г. (1)

(1) После утверждения

203

Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения

1 г. (1)

(1) После снятия с контроля

204

Списки адресов обязательной рассылки документов

3 г. (1)

(1) После замены новыми

205

Переписка о нарушении правил пересылки документов

1 г.

206

Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности

3 г.

207

Планы мероприятий по охране коммерческой тайны в организации

5 л. (1)

(1) После замены новыми

208

Документы (списки, заявки, заключения) по учету и принятию на обслуживание обладателей конфиденциальной информации

5 л. (1)

(1) После снятия с учета

209

Документы (списки, обязательства, расписки) лиц, принявших обязательства о неразглашении сведений ограниченного доступа (конфиденциального характера, служебной и коммерческой тайны)

5 л. (1)

(1) После снятия грифа ограничения доступа к сведениям

210

Целевые программы, концепции информатизации; документы (техническое задание, акты приемки, внедрения, протоколы и др.) к ним

Пост.

211

Паспорта информатизации организации

Пост.

212

Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, заказы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий

5 л. ЭПК

213

Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой

5 л.

214

Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота

5 л. ЭПК

215

Договоры о проектировании, разработке, внедрении, эксплуатации, сопровождении автоматизированных систем и программных продуктов

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

216

Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения

5 л. ЭПК

217

Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств

5 л.

218

Программные продукты (комплексы)

Пост. **

219

Распорядительная и эксплуатационно-техническая документация (инструкции, руководства и др.) обслуживающему персоналу и пользователям информации по защите информации:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост. **

б) в других организациях

3 г. (1)

220

Базы данных информационных систем

В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу

221

Списки лиц, имеющих допуск к компьютерному оборудованию, к сети

3 г. (1)

(1) После замены новыми

222

Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

223

Договоры, соглашения об информационном обмене

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора, соглашения

224

Документы (акты, заключения, справки, переписка) о состоянии защиты информации в организации

10 л. ЭПК

225

Документы (заявки, отчеты, анализы) по антивирусной защите средств электронно-вычислительной техники

5 л.

226

Схемы организации криптографической защиты конфиденциальной информации

3 г.(1)

(1) После замены новыми

227

Перечни паролей персональных компьютеров, содержащих конфиденциальную информацию

До замены новыми

228

Акты об уничтожении средств криптографической защиты информации и машинных носителей с ключевой информацией

5 л.

229

Перечни работ по резервному копированию информации

10 л. ЭПК

230

Журналы учета машинных носителей информации, программно-технических средств защиты информации от несанкционированных действий, накопителей на жестких дисках, предназначенных для работы с конфиденциальной информацией

5 л.

231

Журналы поэкземплярного учета средств криптографической защиты информации, эксплуатационной и технической документации и ключевых документов

5 л.

232

Сертификаты ключа подписи

Пост. ** (1)

(1) В форме электронного документа хранятся не менее 5 л. после исключения из реестра сертификатов ключей подписей

233

Документы (заявления об изготовлении ключа электронной цифровой подписи и сертификата ключа подписи; заявления и уведомления о приостановлении и аннулировании действия сертификата ключа подписи, акты уничтожения закрытого ключа электронной цифровой подписи и др.) о создании и аннулировании электронной цифровой подписи

15 л. (1) ЭПК

(1) После аннулирования (прекращения действия) сертификата ключа подписи и истечения установленного федеральным законом срока исковой давности

234

Единый государственный реестр сертификатов ключей подписи

Пост. (1)

235

Реестры сертификатов ключей подписи удостоверяющего центра

Пост. (1)

236

Регламенты работы (взаимодействия) удостоверяющих центров:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

5 л. (1)

237

Договоры между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа подписи

15 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

238

Переписка о сертификатах ключа подписи

15 л. ЭПК

239

Реестры должностных лиц, которым выдаются сертификаты ключа подписи

Пост. (1)

240

Списки уполномоченных лиц – владельцев сертификатов ключа подписи от организаций

Пост.

241

Документы (заявки и уведомления о регистрации и о внесении изменений в реестр; табели отношений должностей и видов документов, подписываемых с помощью электронной цифровой подписи) о регистрации уполномоченных лиц организации в реестре уполномоченных лиц организаций-владельцев сертификатов ключа подписи

15 л. (1)

(1) После исключения уполномоченного лица организации-владельца сертификата ключа подписи из реестра

242

Заявления на подтверждение электронной цифровой подписи в электронном документе и электронной цифровой подписи уполномоченного лица, уполномоченного удостоверяющего центра

5 л. ЭПК

243

Соглашения между участниками корпоративной информационной системы о порядке ведения, хранения и аннулирования сертификата ключа подписи

15 л. ЭПК

244

Акты сдачи в эксплуатацию рабочих мест со средствами электронной цифровой подписи

Пост.

245

Акты о выполнении работы по установке и настройке комплектов средств электронной цифровой подписи

15 л. ЭПК

246

Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и др. документы, отражающие работу с фондом)

Пост. (1)

(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации

247

Документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы, карточки фондов, паспорта архивов, реестры описей) архивного учета

Пост. (1)

(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации

248

Описи дел (1):

(1) Структурных подразделений – 3 г. после утверждения ЭПК (ЭК) сводного годового раздела описи

(2) Неутвержденные – до минования надобности

(3) На постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы передаются после ликвидации организации

(4) После уничтожения дел

а) постоянного хранения (утвержденные)

Пост. ** (2)

б) по личному составу

Пост. (3)

в) временного хранения

3 г. (4)

249

Топографические указатели

1 г. (1)

(1) После замены новыми

250

Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами

10 л. ЭПК

251

Документы (постановления, акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел (изъятия дел), описей во временное пользование

3 г. (1)

(1) После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям – 5 л. ЭПК

252

Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов

5 л.

253

Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним

5 л.

254

Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства (1)

5 л. (2) ЭПК

(1) Договоры депозитарного хранения документов, договоры приема-передачи документов на постоянное хранение, соглашения о сотрудничестве – пост.

(2) После истечения срока действия договора

255

Заключения государственного, муниципального архива о составе документов приватизируемой организации; ликвидируемой организации

Пост.

256

Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела

5 л. ЭПК

257

Отчеты, справки об объеме документооборота в организации

1 г.

258

Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля:

(1) Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата

а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности

Пост. ** (1)

б) распорядительных документов по личному составу (2)

75 л. (1)

в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности

5 л.

г) поступающих и отправляемых документов, в т.ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью

5 л.

д) контроля исполнения документов

3 г.

е) обращений граждан

5 л.

ж) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры

3 г.

з) фотофонодокументов, видеодокументов

3 г. (1)

и) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов

1 г.

259

Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета:

(1) После возвращения всех дел

а) приема посетителей

3 г.

б) рассылки документов

2 г.

в) отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях

3 г.

г) бланков строгой отчетности

3 г.

д) машинописных, компьютерных, копировальных работ

1 г.

е) выдачи дел во временное пользование

3 г. (1)

ж) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности

1 г.

260

Книги, журналы учета:

(1) После списания. При условии проведения проверки (ревизии)

(2) После замены пароля

(3) После замены ключа

а) электронных носителей

5 л. (1)

б) выдачи электронных дисков

5 л. (1)

в) паролей

5 л. (2)

г) ключевых носителей

5 л. (3)

д) сертификатов электронных цифровых подписей

5 л. (3)

е) выдачи ключевых носителей к криптографическим средствам защиты информации

5 л.

ж) копирования баз данных

До минования надобности

з) технических средств защиты

5 л. (1)

261

Книги, журналы учета:

(1) После снятия грифа ограничения

а) экземпляров (копий) документов, содержащих сведения конфиденциального характера

3 г. (1)

б) электронных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера

До минования надобности

Источник

О сроке хранения должностных инструкций

Как формировать должностные инструкции в дела?

Документы по учету кадров

Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

Структура номенклатуры дел компании

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Сроки хранения бухгалтерской документации

Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить

Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне

Как определить срок хранения документа, если его наименование отсутствует в типовом и ведомственных перечнях

Итоги

1.1. Руководство

1.2. Организационные основы управления

1.3. Контроль

1.4. Правовое обеспечение деятельности

1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов