Ставится ли печать на должностной инструкции утверждаю

Требуется ли печать организации (ООО) на должностных инструкциях?

Вопрос: Требуется ли печать организации (ООО) на должностных инструкциях?

  Ответ: Наличие печати организации (ООО) на должностных инструкциях не является обязательным.

  Обоснование: Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для ряда государственных органов (ст. 47 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»). Относительно организаций (в том числе ООО) трудовое законодательство не содержит норм, предусматривающих обязанность работодателя по составлению и ведению должностных инструкций. Унифицированной формы должностной инструкции также не предусмотрено.
Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она является его неотъемлемой частью, то есть соглашением между работником и работодателем; подписывая трудовой договор, работник соглашается с обязанностью выполнения функций, предусмотренных должностной инструкцией. Как правило, все листы такого трудового договора нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью и подписью должностного лица. При этом законом не предусмотрена обязанность работодателя (в том числе ООО) ставить печать на трудовом договоре, его приложениях. Само по себе наличие печатей не является обязательным для обществ с ограниченной ответственностью (абз. 1 п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).
Если должностная инструкция является отдельным документом, а не приложением к трудовому договору, то она является локальным нормативным актом организации.
Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).
Работник имеет право не подписать ее и не исполнять обязанности, не предусмотренные трудовым договором, поскольку должностная инструкция не является соглашением между работником и работодателем.
В свою очередь, утверждение локального нормативного акта в виде должностной инструкции возможно либо путем утверждения ее должностным лицом (руководителем организации), либо путем утверждения ее специально издаваемым документом (приказом).
На локальном нормативном акте, подлежащем утверждению должностным лицом, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова «Утверждаю» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016)). При этом печать организации может быть проставлена, но это не является обязательным требованием.
В отношении локального нормативного акта, подлежащего утверждению специально издаваемым документом (приказом), должен быть издан приказ (унифицированной формы приказа не установлено). При утверждении локального нормативного акта в виде должностной инструкции приказом гриф утверждения состоит из слова «Утверждена», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В случае утверждения локальных нормативных актов приказом ставить печать на приказ также не требуется.
На основании изложенного следует, что во всех вышеуказанных случаях печать организации на должностной инструкции может быть проставлена (это не будет являться нарушением со стороны работодателя), при этом действующее законодательство не устанавливает таких требований.

ВОПРОС

Необходимо ли ставить печать организации на листе ознакомления с ЛНА?

Необходима ли печать на самом ЛНА, если есть виза УТВЕРЖДЕНО генеральным директором?

ОТВЕТ

Действующее законодательство РФ не обязывает проставлять печать организации на самом ЛНА организации и листе ознакомления с ЛНА.

Поэтому печать при утверждении локальных нормативных актов и на листе ознакомления с ЛНА не обязательна.

Печать юридического лица на указанных документах необходимо ставить, только если это предусмотрено документооборотом либо закреплено в локальном акте организации.

ОБОСНОВАНИЕ

Ссылки на документы в Обосновании доступны на всех версиях КонсультантПлюс: онлайн и офлайн, на флешке, сетевая и локальная версия СПС Консультант Плюс.

Типовая ситуация: Можно ли работать без печати (Издательство «Главная книга», 2020) {КонсультантПлюс}

Организация может не иметь и нигде не ставить печать, если в уставе нет записи о ее наличии (ст. 2 Закона об ООО, ст. 2 Закона об АО).

Если уставом печать предусмотрена, она нужна только в установленных законом случаях, например на доверенностях для суда или для участия в госзакупках. В других ситуациях, в том числе на первичных документах, в налоговых декларациях печать можно не ставить.

Путеводитель по кадровым вопросам. Порядок разработки и утверждения локальных нормативных актов организации {КонсультантПлюс}

Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем или со дня, указанного в этом документе (ст. 12 ТК РФ).

Работодатель может принять локальные нормативные акты следующими способами:

• утвердить;
• издать приказ (распоряжение) об утверждении локального нормативного акта.

При утверждении локальных нормативных актов рекомендуем руководствоваться положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст).

Утверждая локальный нормативный акт, проставьте гриф утверждения. Этот реквизит размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки грифа выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Если локальный нормативный акт утверждает должностное лицо (например, руководитель организации), гриф состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Работники должны быть ознакомлены под подпись со всеми локальными нормативными актами, принимаемыми в организации и непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Подтвердить факт ознакомления работников с локальными актами можно несколькими способами.

• Подписью работника на листе ознакомления. Также должны быть указаны его фамилия, имя, отчество и дата ознакомления. Этот лист прилагается к каждому локальному нормативному акту, нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица.
• Подписью работника на отдельном документе — журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами. В отличие от листа ознакомления этот журнал предусматривает возможность ознакомления работников с несколькими локальными нормативными актами.
• Подписью работника на листе ознакомления, являющемся приложением к трудовому договору.

А может, не надо?

Как ни странно, Трудовой кодекс не содержит термина «должностная инструкция». И это несмотря на то, что данный документ является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Ведь его содержание — это не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

По мнению Роструда, должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Об этом говорится в письме ведомства от 9 августа 2007 года № 3042-6-0. Такая инструкция необходима в интересах обеих сторон трудовых отношений, так как в данном документе зачастую содержатся дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника. При его отсутствии становится невозможно сделать следующее: обосновать отказ в приеме на работу; объективно оценить деятельность «новобранца» в период испытательного срока; распределить трудовые функции между сотрудниками; временно перевести сотрудника на другую работу; оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Впрочем, данный факт может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений по причине несоставления указанного документа.

Составление и корректировка

Основанием для заполнения содержательной части должностных инструкций служит Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда от 21 июля 1998 г. № 37). Содержащиеся в нем квалификационные характеристики состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации». Отметим, что справочник носит рекомендательный характер и призван облегчить решение вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом организаций.

В то же время порядок составления должностной инструкции не урегулирован нормативными правовыми актами. Следовательно, работодатель сам решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения. Инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.

Корректировка может быть связана с изменением обязательных условий трудового соглашения. При этом работник должен быть заблаговременно письменно уведомлен о грядущих переменах. Только после того, как штатный сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Если инструкция является приложением к трудовому контракту, целесообразно вносить изменения в данный документ путем подготовки дополнительного соглашения (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6).

В случае когда должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и ее корректировка не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить документ в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Как правило, инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых вручается работнику, а второй хранится в отделе кадров.

Формальные признаки

Также в ходе разработки должностной инструкции и при внесении в нее изменений важно уделить должное внимание требованиям к оформлению документа, которые распространяются на состав его реквизитов и порядок их расположения на бланках установленного вида. При решении данной задачи следует руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст.

Обязательные реквизиты инструкции определяются согласно разделу 2 ГОСТа Р 6.30-2003. К ним относятся:

• наименование организации — разработчика документа;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа — номер, присвоенный ему по правилам регистрации документов в организации. Регистрационный номер должностной инструкции может включать индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа (например, «д/и»), информацию об исполнителе документа и др.;
• место составления или издания документа;
• гриф утверждения документа — реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает слово «утверждаю» (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию, а также дату утверждения, оформленную словесно-цифровым способом);
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• гриф согласования документа — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором (разработчиком) документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами;
• визы согласования документа;
• отметка о заверении копии документа;
• отметка об исполнителе;
• идентификатор электронной копии документа.

Проекты разрабатываемых инструкций направляются на внутреннее согласование всем заинтересованным должностным лицам. Замечания (предложения) по проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных должностными лицами организации.

Должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которого применяется исключительно в организации. По этой причине ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. По усмотрению организации документ может визироваться полистно.