Тезис программа электронного документооборота инструкция

Система электронного документооборота Тезис

Начало работы

Для начала работы пользователя необходимо выполнить вход в систему:

— в адресной строке набрать edm.aues.kz;

— ввести логин и пароль см.рисунок ниже.

Примечание: Перед вводом логина обязательно указать «aues» и « (слэш в левую сторону)».

Маршруты согласования исходящих документов

При запуске документа необходимо выбрать вид и шаблон!

Например: Вид – Служебная записка, шаблон – Согласование исходящих документов.

1. Инициатор проекта исходящей корреспонденции
2. На согласование непосредственному руководителю (директор департамента/начальник отдела/заведующий кафедрой)
3. На согласование курирующему руководителю (проректор по направлению/финансовый директор/цифровой офицер)
4. Проект исходящей корреспонденции передается ректору на согласование
5. Переводчик прикрепляет вложение с переводом
6. Проект исходящей корреспонденции передается утверждающему

ПАМЯТКА ПО ОФОРМЛЕНИЮ И СОГЛАСОВАНИЮ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Порядок документирования, подготовки и оформления документов

Документы составляются на белых чистых листах бумаги форматов А4 (210 х 297 миллиметров (далее — мм), А5 (148 х 210мм) и имеют поля не менее:

левое поле — 20 мм;

правое поле — 10 мм;

верхнее поле — 10 мм;

нижнее поле — 10 мм.

Для двустороннего печатания оборотная сторона листа документа:

левое поле — 10 мм;

правое поле — 20 мм;

верхнее поле — 10 мм;

нижнее поле — 10 мм.

Текст  документа печатается шрифтом Times New Roman, размер № 14, через один межстрочный интервал, интервал между словами — один пробел.

Порядок подготовки и оформления исходящей корреспонденции

Письма АУЭС оформляются на бланке и содержит следующие реквизиты:

• изображение логотипа;
• официальное наименование Университета;
• дата;
• исходящий регистрационный номер (индекс) письма;
• ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (если это ответное);
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• отметка о согласовании (в случае необходимости);
• отметка об исполнителе.

Текст письма имеет одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, — это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без основания.

Если текст письма состоит из частей констатирующей и заключительной, в первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма, во второй — помещаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Обратные конструкции текста (заключение — констатация) возможны в письмах-отказах.

В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа (например: «просим предоставить», «направляем Вам»);
• от первого лица единственного числа (например: «прошу выслать», «считаю необходимым»);
• от третьего лица единственного числа (например: «АУЭС не возражает»).

Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы, номер телефона, адрес электронной почты и может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

ПАМЯТКА ПО ОФОРМЛЕНИЮ И СОГЛАСОВАНИЮ ПРИКАЗОВ/РАСПОРЯЖЕНИЙ

Порядок оформления приказов

Порядок оформления распоряжения

Порядок документирования, подготовки и оформления документов

Документы составляются на белых чистых листах бумаги форматов А4 (210 х 297 миллиметров (далее — мм), А5 (148 х 210мм) и имеют поля не менее:

левое поле — 20 мм;

правое поле — 10 мм;

верхнее поле — 10 мм;

нижнее поле — 10 мм.

Для двустороннего печатания оборотная сторона листа документа:

левое поле — 10 мм;

правое поле — 20 мм;

верхнее поле — 10 мм;

нижнее поле — 10 мм.

Текст  документа печатается шрифтом Times New Roman, размер № 14, через один межстрочный интервал, интервал между словами — один пробел.

 Порядок подготовки и оформления приказов

Проекты приказов по основной деятельности издаются на основании поручений ректора Университета, проректоров, а также на основании служебных записок руководителей структурных подразделений, либо лиц их замещающих.

Приказы оформляются на казахском и русском языках, имеющих одинаковую юридическую силу. Листы приказов и приложений к ним нумеруются сквозной нумерацией в верхней части каждого листа посередине.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

— в констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. При ссылке на нормативный правовой акт, зарегистрированный в органах юстиции, дополнительно указывается номер, под которым он зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов.

— преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ»,пишется прописными буквами, полужирным шрифтом и не допускается его перенос на другую строку.

— распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.  При необходимости распорядительная часть делится на пункты, подпункты и абзацы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами.

Порядок подготовки и оформления Распоряжения

Важно соблюсти требования, предъявляемые к основному содержанию распоряжения. Оно должно состоять из двух смысловых частей. В первой части кратко и последовательно излагается преамбула — объясняется, чем обусловлена необходимость издания данного документа, дается обоснование тех действий, которые будут предписаны. В некоторых случаях, когда основанием для издания распоряжения стал законодательный или нормативный правовой акт, решение вышестоящей организации и т. п., в преамбуле необходимо дать на него ссылку.

В соответствии с тем, что послужило основание для издания и оформления распоряжения руководителя, преамбула может начинаться таким словами: Во исполнение…; Согласно…; В целях…; В связи с ….

За преамбулой следует распорядительная часть, которая начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ:» или «ПРЕДЛАГАЮ:», которое располагается посередине строки и пишется прописными буквами. За этим словом следует перечисление предписываемых действий с указанием сроков исполнения, а также должностей, фамилий и инициалов исполнителей и тех, кто настоящим распоряжением назначается ответственным за своевременное исполнение данных действий. Как правило, распорядительная часть содержит несколько пунктов, каждым из которых оговаривается какое-либо одно конкретное действие, его сроки и лица, отвечающие за контроль и своевременность

Распоряжения оформляются на казахском и русском языках, имеющих одинаковую юридическую силу. Распоряжения нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Система электронного документооборота ТЕЗИС — это программа автоматического контроля за выполнением подчиненными распоряжений и поставленных задач, оборота документов внутри компании. Платформу можно настроить под определенную фирму в соответствии с номенклатурой документооборота в компании. Предназначена для автоматизации внутренних процессов холдингов.

СЭД является разработкой профессионалов из России и активно продвигает свою программу на рынке. Используется более, чем в трех сотнях организациях не только в России, но и в ближнем зарубежье.

Краткий обзор

СЭД ТЕЗИС подтверждает свою надежность продвижением во многих социально-экономических отраслях. Система легко внедряется в электронный оборот документов и быстро вводится в повседневное функционирование. ТЕЗИС просто администрировать, вносить дополнения в программу.

Набор инструментов для взаимодействия с пользователями выполнен понятно, что позволяет управлять системой интуитивно. Программа осуществляет эффективную поддержку операционной деятельности компаний-заказчиков, проводит регистрацию и сопровождение производственных задач, контролирует действия по согласованию текущей документации и при передаче бумаг партнерам.

Система позволяет проводить операционный контроль на любом отрезке выполнения работ, благодаря чему руководитель может увидеть, кто из менеджеров работает с конкретным документом в определенный период времени.

Разработчики совершенствуют функции продукта и добавляют полезные опции при каждом обновлении программного обеспечения.

Функционал

Разработано несколько модификаций программы:

• базовая;
• стандартная;
• расширенная.

Фирма-заказчик может выбрать подходящую редакцию системы в соответствии со своими потребностями.

Каждая модификация обеспечивает возможность работать с задачами и осуществлять контроль исполнительской дисциплины, оптимизировать работу с документами, а также контролировать канцелярию.

Базовый пакет включает возможности по контролю дисциплины исполнителей в организации, управление документами по типовым задачам: ознакомить, согласовать, утвердить.

Выбор стандартной модификации откроет доступ к новым функциям системы. Она содержит инструмент по визуальному конструированию бизнес-процессов. Позволяет составлять отчеты (письменные, в виде таблиц, графические). Здесь появляется опция прикрепления цифровой подписи. В стандарте имеется модуль по распознаванию текста.

Учет обращений граждан

Для организаций, находящихся в собственности государства, и негосударственных организаций, собирающих отзывы о предоставленных товарах или услугах, предлагается модуль «Учет обращений граждан».

Единый холдинг

Исключительно для больших корпораций разработчики предлагают подпрограмму «Единый холдинг». С ее помощью решаются задачи автоматизации деятельности по ведению документов, передачи внутри компании и их хранения, а также регулирования исполнения распоряжений в каждом из филиалов холдинга.

Совместимость с другими программами

Специальный модуль позволяет интегрировать систему ТЕЗИС с внешними приложениями и системами учета.

Мобильная версия

Менеджер может управлять бизнес-процессами со смартфона или планшета. Мобильная версия доступна на Android и IOS и поддерживает главные возможности веб-клиента, а также возможна работа без подключения к сети.

Тезис Помощник

Приложение-бонус служит как напоминание о необходимости подписать документ, выполнить указание в срок, передать бумаги на согласование. Интегрировано для работы с программами Майкрософт офис.

Тезис портал

Отдельная разработка формирует единую точку доступа для работы с фирменной информацией. ТЕЗИС: Портал объединяет функциональность СЭД ТЕЗИС с такими инструментами веб-портала, как передача и одновременная работа с документами нескольких пользователей, размещение объявлений и известий компании, обмен служебными сообщениями.

Крипто-про

Уникальный модуль обеспечивает поддержку квалифицированной электронно-цифровой подписи.

Преимущества

У сервиса ТЕЗИС имеется ряд преимуществ, благодаря чему эта система используется во многих корпорациях российского бизнеса.

Работа в любой операционной системе

ТЕЗИС бесперебойно работает на MacOS, Windows, Linux. С целью увеличения производительности был разгружен интерфейс для планшетов и смартфонов. Не требуется установка программного обеспечения на все устройства в фирме. Достаточно внедрить систему на сервере руководителя и в дальнейшем запускать через браузер.

Не придется переоборудовать рабочее место пользователя, усиливать ПО благодаря кроссплатформенности системы.

Расширенные возможности совершенствования платформы

СЭД ТЕЗИС снабжена трехзвенной архитектурой и разбита на кластеры, поэтому легка в масштабировании. При эксплуатации множеством пользователей на распределенных серверах редко наблюдаются сбои и отказы выполнения команд. Система совместима с любыми внешними приложениями (веб-сервисы, REST API, обмен XML файлами и др.).

Переход на новые версии

В алгоритм работы системы заложен оригинальный функционал создания проектов расширения. Это позволяет устанавливать обновления системы без отключения модифицированных опций и модулей. Открытый исходный код и распространённый язык программирования Java позволяет вносить изменения в программу пользователю-администратору.

Облачная версия

Новое решение «ТЕЗИС в облаке» позволяет эксплуатировать систему посредством браузера. Пакет услуг предусматривает непосредственное использование ТЕЗИСа, аренду лицензий на СЭД ТЕЗИС и инфраструктуры виртуальной. Для своевременной помощи бизнесу предусмотрена техническая поддержка по вопросам пользования платформой.

Быстрая установка

Наработанная схема внедрения ТЕЗИСа в эксплуатацию на конкретном примере занимает немного времени. Чтобы установить систему, потребуется один день. Однако, по отзывам пользователей СЭД ТЕЗИС, установка занимает меньше времени. Простота архитектуры системы позволяет провести обучение специалистов в течение рабочего дня.

Полное внедрение платформы в деятельность предприятия занимает до десяти рабочих дней. Разъяснить всем сотрудникам компании алгоритмы работы программы и провести полное обучение у представителей поставщика ПО получается за 5 дней. Это зависит от размера фирмы и количества непосредственных участников документооборота.

Опытная эксплуатация — 22 рабочих дня.

Недостатки

Система оптимизации документооборота ТЕЗИС по отзывам клиентов, которые пользуются ею давно, и новых заказчиков не имеет серьезных недостатков. Функционал и набор дополнительных опций зависит от выбранной редакции. Очевидно, что, приобретая базовую модификацию, заказчик получает экономичный продукт, который будет установлен в минимальные сроки и по наименьшей цене.

Эта редакция подойдет фирме, которой нужна только автоматизация оборота документов.

Выводы

Стандартный вариант СЭД позволяет создавать пути передачи документов, строить отчеты. Расширенная модификация позволяет отдельно настроить интерфейс и внедрить дополнительные опции, подходящие для контроля и оптимизации работы с документами.