Должностная инструкция по специальности «Директор по общим вопросам»
Вы можете скачать должностную инструкцию заместителя директора по общим вопросам бесплатно. Должностные обязанности заместителя директора по общим вопросам
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДИРЕКТОРА ПО ОБЩИМ ВОПРОСАМ
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности заместителя директора по общим вопросам _____________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2. Заместитель директора по общим вопросам подчиняется _____________________________________.
(наименование должности руководителя)
1.3. На должность заместителя директора по общим вопросам назначается лицо с высшим профессиональным образованием и стажем работы на
руководящих должностях не менее ___ лет.
1.4. Заместитель директора по общим вопросам должен знать:
— распоряжения, постановления, приказы и прочие нормативные и руководящие документы
вышестоящих органов, которые касаются административно-хозяйственного обслуживания;
-структуру предприятия и перспективы его развития;
— средства организационной и вычислительной техники, связи;
— сроки и порядок составления отчетности;
-средства механизации ручного труда;
-порядок приобретения мебели, оборудования, канцтоваров, инвентаря и оформления
расчетов за услуги;
— основы организации труда, экономики, управления и производства, трудовое законодательство, правила внутреннего трудового распорядка, нормы и правила охраны труда.
1.5. В процессе своей деятельности заместитель директора по общим вопросам руководствуется:
— нормативными и законодательными актами, которые регламентируют производственно-хозяйственную деятельность предприятия;
— уставом предприятия, правилами трудового распорядка, распоряжениями, приказами и другими указаниями руководителя предприятия;
— данной должностной инструкцией.
1.6. В период отсутствия заместителя директора по общим вопросам
его обязанности возлагаются на назначаемого в установленном порядке его заместителя, несущего ответственность за должное исполнение своих обязанностей.
2. Функции
На заместителя директора по общим вопросам возлагаются следующие
функции:
2.1. Участие в заключение хозяйственных договоров предприятия и
контроль точного и своевременного их выполнения.
2.2. Принятие мер, расширяющих хозяйственные связи предприятия. Контроль сохранности имущества предприятия.
2.4. Обеспечение безопасных и здоровых условий труда для подчиненных, контроль соблюдения ими требований нормативных и законодательных правовых актов по охране труда.
3. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций заместитель директора по
общим вопросам обязан:
3.1. Организовывать эффективное взаимодействие и работу доверенных
ему, цехов, структурных подразделений и производственных единиц. Направлять их деятельность на усовершенствование и развитие производства, повышение эффективности работы предприятия, конкурентоспособности и качества
выпускаемой продукции.
3.2. Организовывать производственно-хозяйственную деятельность на
основе современной технологии и техники, прогрессивных форм организации труда и управления, разумного использования производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов.
3.3. Решать вопросы, которые касаются производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
3.4. Обеспечивать соблюдение законов в осуществлении хозяйственно — экономических связей предприятия.
4. Права
Заместитель директора по общим вопросам имеет право:
4.1. Представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с
органами гос. власти и другими организациями.
4.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, которые касаются его деятельности.
4.3. Визировать и подписывать документы в пределах своей компетенции, издавать распоряжения по предприятию за своей подписью.
4.4. Вносить предложения по улучшению
работы предприятия для рассмотрения руководства, вести переписку с организациями по вопросам, которые входят в его компетенцию.
4.5. Осуществлять контроль деятельности подчиненных ему структурных подразделений предприятия.
4.6. Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений
предприятия, получать документы и необходимую для выполнения
своих должностных обязанностей информацию.
4.7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих прав и должностных обязанностей.
5. Ответственность
Заместитель директора по общим вопросам несет ответственность:
5.1. За совершенные в период осуществления своей деятельности
правонарушения — в пределах, которые определены гражданским, административным и
уголовным законодательством России.
5.2. За нанесение материального ущерба — в пределах, которые определены уголовным, трудовым и гражданским законодательством России.
5.3. За недолжное исполнение, либо неисполнение своих должностных
обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, — в
пределах, определенных трудовым законодательством России.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам нужна для определения положения этого топ-менеджера в управленческой структуре организации. В документе конкретизированы его функции, требования к квалификации, права, которыми он наделяется. Необходимость конкретизации определяется и тем, что данная должность носит довольно неопределенный характер и её содержание может сильно разниться на разных предприятиях. Должностную инструкцию заместителя директора ниже используете как «рыбу», вставив туда конкретные обязанности, которые актуальны именно в вашей организации. Приступаем!
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции заместителя директора по общим вопросам .doc
Образец должностной инструкции заместителя директора по общим вопросам
1. Основные положения
- Заместитель директора по общим вопросам принимается на свою позицию и освобождается от неё руководителем компании.
- Заместитель директора по общим вопросам находится в подчинении у директора компании.
- Кандидат на заместителя директора обязан соответствовать следующим стандартам:
- высшее образование;
- опыт работы по профилю не меньше 4 лет, в том числе на руководящих позициях от 2 лет.
- На время отсутствия менеджера (болезнь, отпуск и т.д.) его функции передаются исполнительному директору компании.
- Заместитель директора по общим вопросам должен разбираться в следующих вопросах:
- профильное законодательство, регулирующее сферы бизнеса компании;
- нормы государственных организаций, относящиеся к сферам деятельности компании;
- принятые в компании нормативы ведения документооборота;
- основы анализа экономического положения;
- нормы делового этикета;
- правила ведения деловых переговоров;
- правила подготовки квартальной и годовой финансовой отчетности;
- успешные практики современного маркетинга и менеджмента;
- распределение функций по структурным подразделениям компании;
- кадровая основа компании;
- вопросы планирования и прогнозирования деятельности;
- основные поставщики компании, её покупатели и другие контрагенты;
- текущая рыночная ситуация и тренды её развития;
- филиалы и региональные подразделения компании;
- основные активы компании.
- Заместитель директора по общим вопросам при выполнении своих функций руководствуется:
- действующими нормами и законами;
- корпоративными документами;
- содержанием этой инструкции.
2. Функции
Топ-менеджер ответствен за:
- Координацию взаимодействия подразделений компании.
- Организацию переговоров по поручению директора.
- Ведение документооборота в зоне собственной компетенции.
- Налаживание долгосрочных отношений с партнерами компании.
- Отслеживание отношений с регулирующими инстанциями.
- Мониторинг текущего финансового состояния компании, тенденций её развития и внесение предложений по совершенствованию её деятельности.
- Участие в аудиторских и инвентаризационных мероприятиях.
- Взаимодействие с контрагентами и сотрудниками по деловым спорами и конфликтам.
- Отслеживание возможностей по расширению бизнеса.
- Временная замена прочих заместителей директора компании на время их отсутствия.
- Контроль за выполнением сотрудниками компании распоряжений директора.
3. Ответственность
Топ-менеджер привлекается к ответственности за следующие нарушения:
- Причиненный компании ущерб, возникший по его вине, — в соответствии с законодательством и корпоративными стандартами.
- Передачу третьим лицам внутренней информации — в соответствии с нормами действующего законодательства.
- Некорректное исполнение своих функций — в соответствии с трудовым законодательством и корпоративными правилами.
- Нарушение действующих норм и законов — в тех границах, которые даны в соответствующих статьях законодательства.
4. Права
Топ-менеджер обладает следующим комплексом прав:
- Руководить сотрудниками в пределах своей компетенции.
- Участвовать в процессах проверки выполнения сотрудниками их KPI.
- Требовать от сотрудников компании помощи и содействия в своей деятельности в пределах своей должностной компетенции.
- Участвовать в собраниях топ-менеджмента компании по вопросам её развития.
- Подписывать документацию в пределах своей компетенции.
- Представлять руководство компании в процессах взаимодействия с сотрудниками, партнерами и контролирующими инстанциями.
- Требовать от руководства компании поддержания условий, которые нужны для эффективного выполнения предписанных функций.
5. Должностные связи
Данный топ-менеджер организует сотрудничество с коллегами на следующих основаниях:
- С начальником кадрового отдела по вопросам поощрения сотрудников, их наказания и принятия на работу новых специалистов.
- С главным бухгалтером по вопросам финансовой ситуации в компании.
- С коммерческим директором по вопросам взаимодействия с действующими партнерами и поиска новых партнеров.
- С главой службы безопасности по вопросам проверки контрагентов и сотрудников.
Для чего составляется должностная инструкция
Документ не упоминается в современном трудовом законодательстве, но его правовой статус подтверждается письмами Роструда и соответствующими судебными решениями. Должностная инструкция востребована для расширенного толкования параметров трудового договора, особенно понятия «трудовая функция», необходимость которой обозначена в статье 57 ТК.
Для руководителя компании корректно написанный документ позволяет спокойно планировать рабочий процесс сотрудника, не отвлекаясь на постоянные недопонимания.
Другим руководителям компании документ помогает распределить зоны ответственности и свои полномочия.
Для заместителя директора положения инструкции помогают определить, что ожидает от него директор компании и каким комплексом полномочий он наделен для выполнения возложенных обязанностей.
Таким образом, инструкция помогает снизить вероятность возникновения рабочих конфликтов и повысить эффективность рабочих процессов.
Важно! Должностная инструкция может оформляться либо как приложение к трудовому договору, либо как локальный юридический акт.
Что нужно помнить при написании документа
Основные параметры должностной инструкции не определены в действующем законодательстве. На практике она рассматривается как приложение к трудовому договору, разъясняющая его содержание. Для создания документа применяются определенные типовые формы, которые включают следующие разделы:
- Основной раздел.
- Функции.
- Права.
- Ответственность.
К этим частям крупные работодатели обычно добавляют ещё несколько, которые оговаривают такие моменты, как условия труда или требования к квалификации сотрудника. В любом случае созданная инструкция не должна противоречить положениям трудового договора и действующим нормам законодательства.
Важно! Как образец для составления инструкции могут применяться соответствующие профстандарты, чье использование регулируется статьей 195.3 ТК.
Основные положения
Начальный раздел, который используется для перечисления базовых принципов работы. Кому подчиняется сотрудник, кто имеет право его нанимать и увольнять и другие моменты — все они содержатся здесь. Основные пункты раздела довольно типовые, одинаковые у любых работодателей. В разных инструкциях различаются лишь требования к квалификации кандидата и список требуемых от него навыков.
Функции
Этот раздел имеет особое значение для заместителя по общим вопросам. В разных компаниях эта должность может подразумевать совершенно разный круг обязанностей. Хотя часто в функции этой позиции входят те, которые не закреплены за другими руководителями, но все зависит от конкретики определенной компании. В любом случае перечисленные здесь рабочие обязанности должны соответствовать списку навыков, приведённому в начальном разделе.
Ответственность
Данная часть отведена под перечисление возможных нарушений сотрудника в процессе выполнения им рабочих функций. Конкретные меры наказания в разделе рекомендуется не описывать, т.к. они определяются в ходе соответствующих административных и юридических разбирательств.
Права
В разделе перечисляются полномочия, которыми наделяется сотрудник. От работодателя зависит, насколько важен пост заместителя директора по общим вопросам, какие функции на него возлагаются и, соответственно, какими правами он наделяется.
Должностные связи
Дополнительный раздел, который добавляют, когда нужно яснее прописать положение заместителя директора в иерархии компании, что поможет избежать конфликтов и неясностей с другими топ-менеджерами.
После написания инструкции её согласовывают с руководством компании и профильными специалистами (юристом, работником кадрового отдела). После окончания процесса согласования документ распечатывается на корпоративном бланке с соблюдением всех атрибутов, требуемых для официального документа. Далее с инструкцией знакомят самого кандидата на должность. Заключительным этапом является проставление подписей всеми задействованными лицами. Обязательны подписи директора компании и сотрудника, для кого составляется инструкция. Дополнительно могут потребоваться и подписи лиц, с которыми согласовывался документ. Необходимость их включения определяется правилами документооборота компании.
УТВЕРЖДАЮ:
_______________________________
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Заместителя генерального директора по общим вопросам
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность заместителя генерального директора по общим вопросам [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Заместитель генерального директора по общим вопросам назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Заместитель генерального директора по общим вопросам подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.
1.4. Заместитель генерального директора по общим вопросам относится к категории руководителей и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].
1.5. На должность заместителя генерального директора по общим вопросам назначается лицо, имеющее в высшее образование (специалитет или магистратура), высшее образование (непрофильное) (специалитет или магистратура и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности)), дополнительное профессиональное образование (программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в три года)).
1.6. Требования к практическому опыту работы заместителя генерального директора по общим вопросам: не менее пяти лет в области административного, хозяйственного, документационного или организационного сопровождения.
1.7. Заместитель генерального директора по общим вопросам отвечает за:
- эффективное исполнение поручаемой ему работы;
- соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины;
- сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну организации.
1.8. Заместитель генерального директора по общим вопросам должен знать:
- основы управления организацией;
- методы контроля бизнес-процессов;
- методы анализа бизнес-процессов;
- основы риск-менеджмента;
- основы управления проектами и изменениями;
- структуру и принципы организации административной поддержки;
- структуру и принципы организации хозяйственной поддержки;
- структуру и принципы организации документационной поддержки;
- структуру и принципы организации организационной поддержки;
- передовой отечественный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
- передовой зарубежный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
- основы конфликтологии;
- основы психологии, делового общения;
- понятие о сегменте рынка, в котором работает организация;
- стратегию развития организации;
- бизнес-план организации;
- методику разработки локальных нормативных актов;
- методику внедрения локальных нормативных актов;
- законодательство Российской Федерации и нормативно-правовую базу, регулирующие деятельность в области административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
- базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
- способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
- правила деловой переписки;
- правила делового этикета;
- структуру организации;
- основы бизнес-планирования;
- методы построения бизнес-планов;
- основы финансового менеджмента;
- методические документы по финансовому анализу;
- методические документы по бюджетированию и управлению денежными потоками;
- основы управления персоналом и его мотивации;
- методы оценки персонала и результатов труда;
- политику управления персоналом организации;
- социальную политику организации.
1.9. Заместитель генерального директора по общим вопросам в своей деятельности руководствуется:
- локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
1.10. В период временного отсутствия заместителя генерального директора по общим вопросам (отпуск, болезнь, прочее), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Должностные обязанности
Заместитель генерального директора по общим вопросам выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Постановка операционных целей и задач подразделениям поддержки организации.
2.2. Оценка рисков в рамках реализации операционной деятельности подразделений административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
2.3. Принятие и организация выполнения управленческих решений, направленных на снижение вероятности возникновения неблагоприятного результата в рамках реализации операционной деятельности подразделений административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
2.4. Оценка эффективности финансово-хозяйственной деятельности и выявление резервов ее повышения.
2.5. Оценка эффективности внедрения инновационных технологий и решений в бизнес-процессы административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
2.6. Определение методов контроля бизнес-процессов.
2.7. Проведение встреч и переговоров с крупными поставщиками и заинтересованными сторонами.
2.8. Определение и внедрение административной, хозяйственной, документационной и организационной политики организации.
2.9. Определение миссии и целей административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
2.10. Постановка стратегических целей подразделениям административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки в соответствии с миссией и планами стратегического развития организации.
2.11. Внедрение инновационных технологий и решений в бизнес-процессы административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
2.12. Оценка потенциальных рисков.
2.13. Разработка и принятие управленческих решений по улучшению качества сервиса и повышению эффективности административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
2.14. Проведение мониторинга бизнес-процессов организации.
2.15. Подготовка предложений по совершенствованию и повышению эффективности административных, хозяйственных, документационных и организационных бизнес-процессов.
2.16. Постановка финансовых целей подразделениям.
2.17. Оценка соответствия финансовых целей подразделений текущему финансовому состоянию организации.
2.18. Формирование бюджета на административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.
2.19. Управление денежными потоками на административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку в рамках утвержденного бюджета.
2.20. Участие в бюджетной кампании, формирование планов операционных и капитальных расходов.
2.21. Доведение утвержденного бюджета до непосредственных исполнителей.
2.22. Анализ и оценка финансовых рисков в рамках выполнения поставленных задач и деятельности организации.
2.23. Контроль исполнения бюджета на административную, хозяйственную, документационную и организационную деятельность.
2.24. Разработка стратегии и тактики в области финансовой политики экономического субъекта.
2.25. Внесение изменений в финансовые планы.
2.26. Контроль и оценка эффективности деятельности работников подразделений, осуществляющих административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.
2.27. Определение критериев для оценки эффективности деятельности работников подразделений, осуществляющих административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.
2.28. Формирование и построение структуры подразделений.
2.29. Определение норм и процедур управления персоналом подразделений поддержки.
2.30. Организация контроля исполнения персоналом принятых решений.
2.31. Оценка уровня профессиональных знаний и умений работников подразделений поддержки.
2.32. Инициация проведения мероприятий с целью развития персонала и повышения его профессионального уровня.
2.33. Определение критериев подбора персонала и приема в подразделения административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
В случае служебной необходимости заместителя генерального директора по общим вопросам может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
3. Права
Заместитель генерального директора по общим вопросам имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.
3.2. Давать подчиненным ему работникам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
3.3. Контролировать выполнение заданий, своевременное выполнение отдельных поручений подчиненными ему работниками.
3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.5. Получать необходимую для выполнения функциональных обязанностей информацию о деятельности организации от всех подразделений напрямую или через непосредственного руководителя.
3.6. Взаимодействовать с другими подразделениями организации по производственным и другим вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
3.7. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы организации.
3.8. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности и деятельности подчиненных ему работников.
3.9. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.10. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения должностных обязанностей.
3.11. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Заместитель генерального директора по общим вопросам несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы заместителя генерального директора по общим вопросам осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы заместителя генерального директора по общим вопросам является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы заместителя генерального директора по общим вопросам определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
5.2. В связи с производственной необходимостью заместитель генерального директора по общим вопросам обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
5.3. В связи с производственной необходимостью заместителю генерального директора по общим вопросам для осуществления его трудовых функций может предоставляться служебный автотранспорт.
6. Право подписи
6.1. Заместителю генерального директора по общим вопросам для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.
(подпись)
Замдиректора выполняет множество профессиональных обязанностей, от качества выполнения которых зависит деятельность всего предприятия. В этой статье мы рассмотрим, решение каких вопросов находится в компетенции этого специалиста и приведем пример должностной инструкции заместителя директора по общим вопросам.
Образец должностной инструкции заместителя директора по общим вопросам 2023
Профессиональные обязанности
Чаще всего, ему доверяют выполнение обязанностей, которые остались нераспределенными между другими работниками администрации. Этот специалист обладает, согласно должностной инструкции, несколькими основными профессиональными целями:
- постоянное развитие фирмы и формирование кадровых резервов;
- обучение персонала;
- направление работников на различные задания;
- контроль за выполнением заданий, порученных сотрудникам;
- снабжение фирмы канцелярскими товарами;
- заключение договоров с клининговыми и консалтинговыми компаниями;
- документационное обеспечение;
- работа с архивами предприятия;
- обеспечение информационной и экономической безопасности организации;
- организация и контроль работы отделов;
- улучшения условий труда и его организации;
- решение иных вопросов.
Список обязанностей может меняться.
Требования к специалисту
В случае, как и с любым другим работником, к рассматриваемому специалисту предъявляются определенные требования:
- желательно наличие высшего образования;
- требования к опыту работы могут варьироваться;
- работник должен иметь навыки управления персоналом;
- работник должен знать российское законодательство;
- владеть ПК на продвинутом уровне;
- знать принципы работы организации;
- уметь вести деловые переговоры и т.д.
Существует ли общий профстандарт для этой должности?
С июля 2016 года в РФ следует обязательно использовать в работе профессиональные стандарты. В профессиональных стандартах были официально закреплены требования к уровню квалификации сотрудников, перечень выполняемых ими функций, а также возможные названия должностей.
“Образец должностной инструкции заместителя директора по общим вопросам по профстандарту” — запрос, часто встречающийся в поисковых системах. Но для рассматриваемой нами должности отдельного профстандарта не существует. Дело в том, что зам директора по общей работе может выполнять совершенно разные профессиональные обязанности. Например, в одних организациях обладатель такой звучной профессии отвечает за функции завхоза. В других — занимается подбором и обучением персонала. Поэтому говорить об профстандарте в этом случае сложно.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАМ ДИРЕКТОРА ПО ОБЩИМ ВОПРОСАМ
Утверждаю
___________________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-
правовая форма) ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)
» » ____________ 20__г.
м.п.
Должностная инструкция
зам директора
по основным вопросам деятельности
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
» » ____________ 20__г. N__________
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Заместитель директора по общим вопросам относится к категории технических
исполнителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом
директора предприятия.
1.2. На должность Заместителя директора по общим вопросам назначается лицо, имеющее
высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу
работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по
специальности не менее _________ лет.
1.3. Заместитель директора по общим вопросам непосредственно подчиняется генеральному директору.
(предприятия, организации, структурного подразделения)
1.4. Во время отсутствия Заместитель директора по общим вопросам (отпуск, болезнь и пр.)
его обязанности выполняет Руководитель администрации.
1.5. В своей деятельности помощник директора руководствуется:
— нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
— методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
— уставом предприятия;
— правилами трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями директора предприятия
(непосредственного руководителя);
— настоящей должностной инструкцией.
1.6. Заместитель директора по общим вопросам должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие
материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и
ведения делопроизводства;
— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
— организацию делопроизводства;
— методы оформления и обработки документов;
— архивное дело;
— машинопись;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
— основы этики и эстетики;
— правила делового общения;
— основы организации труда и управления;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— основные положения административного права и законодательства
о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
II. Функции
На помощника директора возлагаются следующие функции:
2.1. Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
2.2. Ведение делопроизводства, учета поручений, требующих контроля
за их исполнением.
2.3. Участие в разработке мероприятий по рационализации
документооборота.
2.4. Организация приема посетителей.
III. Должностные обязанности Заместитель директора по общим вопросам
Для выполнения возложенных на него функций помощник директора
предприятия обязан:
3.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
3.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя
корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в
структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в
процессе работы либо подготовки ответов.
3.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с
применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и
представления информации при подготовке и принятии решений.
3.4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителю
предприятия.
3.5. Готовить документы и материалы, необходимые для работы
руководителя.
3.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением
структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов,
поступивших на исполнение, проверять правильность оформления
подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись,
обеспечивать качественное их редактирование.
3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя,
записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его
сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по
приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также
телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию,
полученную по каналам связи.
3.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие
документы, готовить ответы авторам писем.
3.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний,
проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение
участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация),
вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
3.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия
изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков
выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на
контроль.
3.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.
3.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми
средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями,
создавать условия, способствующие его эффективной работе.
3.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы,
необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных.
3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности
рассмотрения просьб и предложений работников.
3.15. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,
обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
3.16. Копировать документы на персональном ксероксе.
3.17. _____________________________________________________________.
IV. Права
Заместитель директора по общим вопросам имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными
настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений,
специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих
должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.
V. Ответственность
Заместитель директора по общим вопросам несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)
Руководитель структурного подразделения кадровой службы (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
» » _____________ 20__г.
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)
» » ________________ 20__г.
С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
» » _____________ 20__г.