Проанализируем содержание новых Правил по делопроизводству, которые вступили в силу 12 февраля 2020 года. Для кого они обязательны?
На какие положения Правил стоит обратить особое внимание при актуализации своей Инструкции по делопроизводству? Какие упущения Правил придется восполнять самостоятельно?
Обратите внимание на заложенную в Правилах систему распределения ответственности за организацию и ведение делопроизводства между службой делопроизводства, руководителями разного уровня и другими сотрудниками. Для претворения в жизнь недостаточно ее отражения в Инструкции по делопроизводству организации, может потребоваться актуализация кадровых документов.
Росархив разработал Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления 1. Они были утверждены приказом Росархива от 22.05.2019 № 71 и зарегистрированы Минюстом России 27.12.2019.
При этом большой интерес представлял п. 2 приказа об их утверждении, в котором закреплялась особенность вступления Правил в силу: «приказ вступает в силу с даты издания Правительством Российской Федерации постановления о признании утратившим силу п. 1 постановления от 15.06.2009 № 477 “Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти”». То есть новые Правила должны были стать действующими только после отмены Правил делопроизводства в ФОИВ 2 2009 года, которые (особенно в редакции 2016 года) достаточно успешно применялись в качестве нормативно-методической основы для внедрения СЭД и работы с электронными документами. Их использовали не только государственные, но и обычные коммерческие организации, чему способствовали Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в ФОИВ (утв. приказом Росархива 23.12.2009 № 76). Таким образом, новые Правила издаются взамен Правил делопроизводства в ФОИВ и должны действовать в статусе нормативного правового акта самого высокого уровня.
Ожидаемое постановление Правительства РФ было принято 01.02.2020 за № 71, официально опубликовано 04.02.2020 и обеспечило вступление в силу новых Правил с 12 февраля 2020 г.
Сфера применения
О разработке новых Правил делопроизводства на профессиональных конференциях в 2018-2019 гг. сообщали представители ВНИИДАД и Росархива в рамках презентаций Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях 3 (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) 4. Заявлялось, что для федеральных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления будут созданы 2 отдельные примерные инструкции по делопроизводству, чтобы отразились в них не только общие технологические правила работы с документами, но и особенности их применения в разных органах власти и управления. Однако разработаны и утверждены были единые Правила, которые предстоит внедрять за счет разработки конкретных Инструкций по делопроизводству 5:
- федеральным государственным органам;
- государственным органам субъектов РФ;
- органам местного самоуправления.
Это означает, что службы делопроизводства (аппараты и управления делами) федеральных органов исполнительной власти (федеральных министерств, служб и агентств), их территориальных и подведомственных органов, а также аппараты органов власти субъектов Российской Федерации могут сразу начать планировать работу по внесению изменений в свои действующие Инструкции по делопроизводству (а возможно, и в ряд других документов, если их тоже придется актуализировать). Такая плановая работа обычно заканчивается приказом об утверждении и введении в действие новых вариантов Инструкций, Регламентов и Положений.
Первоочередное внедрение Правил станет задачей федеральных органов исполнительной власти (в собственных аппаратах и по отрасли). Напомним, что ФОИВ издают свои Инструкции по делопроизводству по согласованию с Росархивом.
А для органов местного самоуправления следовало бы разработать методические рекомендации. Однако о подобных планах мы пока не слышали, поэтому им, видимо, придется решать задачу внедрения новых Правил и актуализации своих инструкций по делопроизводству самостоятельно.
Структура и содержание
И Правила для госорганов и органов местного самоуправления (п. 1.2), и Примерная инструкция для государственных организаций (п. 1.2) разработаны с одинаково сформулированными целями – «совершенствование делопроизводства и повышение эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив».
Таблица 1. Разделы нормативных правовых актов
Практика показала, что в процессе разработки конкретных инструкций по делопроизводству как государственные органы и организации, так и коммерческие компании часто заимствовали в свои инструкции структуру Правил 2009 года и Примерной инструкции 2018 года, на которые они ориентировались.
Однако при разработке Инструкции по делопроизводству на основе новых Правил 2019 года рекомендуем обратить внимание на следующие аспекты:
1. Кратко изложенный раздел 2 о документировании просто переносить в конкретную Инструкцию недостаточно. Его положения стоит развить и дополнить:
- правилами составления и оформления отдельных видов документов (при этом обратите внимание на электронные сообщения, которые необходимы для реализации гос- и муниципальных услуг в соответствии с административными регламентами);
- классификаторами документов, которые составляются и оформляются исключительно в бумажной и исключительно в электронной форме;
- классификатором имен файлов электронных документов;
- классификатором применяемых типовых унифицированных форм документов;
- порядком утверждения электронных шаблонов (электронных…
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Инструкция по делопроизводству в органах власти
Инструкция по делопроизводству в органах власти
Подборка наиболее важных документов по запросу Инструкция по делопроизводству в органах власти (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Позиция ВС РФ: Копия доверенности представителя федерального органа исполнительной власти на обжалование судебного акта заверяется в соответствии с требованиями ГОСТов
Обзор судебной практики Верховного Суда РФ за первый квартал 2012 года
Применимые нормы: ст. 185.1 ГК РФ, ст. ст. 53, 54 ГПК РФПорядок оформления копий документов регламентирован пп. 30 п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28), п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст) и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76). Как следует из указанных норм, заверенной копией документа является копия, на которой проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Чтобы удостоверить соответствие копии документа подлиннику, ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись, включающую слово «Верно», должность лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Копия документа заверяется печатью, определяемой по усмотрению организации. Из изложенного следует, что светокопия доверенности является надлежащим документом, подтверждающим полномочия представителя федерального органа исполнительной власти на подачу апелляционной, кассационной или надзорной жалобы, только если она заверена в соответствии с приведенными выше требованиями.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Совершенствование управления документами в органах государственной власти
(Ермолаева А.В.)
(«Делопроизводство», 2020, N 4)<6> Например, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (утв. Роскомархивом 06.07.1992), Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 2001 г. (утв. Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68), Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 2005 г. (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536), Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2009 г. (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477).
Нормативные акты
Новые правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. Комментируем разделы 1–3
Приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 утвержден новый нормативный документ – Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Правила делопроизводства 2019) (подробнее см. https://www.profiz.ru/sr/blog/poryadok_deloproizvodstva/)
В статье поговорим, зачем нужны новые правила, рассмотрим их разделы.
ЗАЧЕМ НУЖНЫ НОВЫЕ ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»(далее – Федеральный закон № 149-ФЗ):
Эта норма закона действует с момента последних изменений, внесенных в 2017 году в Федеральный закон № 149-ФЗ. В предыдущей редакции этот пункт предусматривал утверждение Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Правительством Российской
Федерации. По этой причине еще в 2009 году были разработаны и утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее – Правила делопроизводства 2009). Сейчас это действующий нормативный документ.
В 2016 году Росархив передан в ведение Президента Российской Федерации и стал федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере. Вследствие таких изменений Росархив получил полномочия утверждать Правила делопроизводства.
В п. 1.3 Правил делопроизводства 2019 сказано, что действие Правил делопроизводства распространяется на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления. Речь идет о субъектах права, которые обязаны применять Правила делопроизводства 2019, но круг организаций, которые могут пользоваться этим документом, не ограничен. При желании документ могут использовать в работе не только государственные органы и органы местного самоуправления, но и иные организации, в том числе и негосударственные.
СТРУКТУРА ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 2019
Нормативный документ состоит из 8 разделов:
I. Общие положения.
II. Документирование управленческой деятельности.
III. Особенности подготовки отдельных видов документов.
IV. Организация документооборота.
V. Управление документами в системе электронного документооборота.
VI. Контроль исполнения документов (поручений).
VII. Документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления.
VIII. Подготовка документов к передаче на хранение в архив государственного органа; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
РАЗДЕЛ I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Этот раздел определяет назначение нормативного документа, сферу его действия, порядок и особенности применения.
Назначение Правил делопроизводства 2019
В п. 1.2 раздела указано, что Правила делопроизводства 2019 разработаны в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов независимо от вида носителя и подготовки документов к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления.
В п. 1.8 Правил делопроизводства 2019 установлено, что на основе этого документа разрабатывают инструкцию по делопроизводству, утверждаемую правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления. Инструкцию по делопроизводству до ее утверждения согласовывают так:
- федеральный орган государственной власти, иной федеральный государственный орган – с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;
- орган государственной власти и иной государственный орган субъекта Российской Федерации, орган местного самоуправления – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.
Особенности применения Правил делопроизводства 2019
Требования Правил делопроизводства 2019 должны применять при работе с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. Действие документа не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, организация работы с запросами юридических и физических лиц в государственный орган, орган местного самоуправления о предоставлении информации о деятельности этого органа, организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляются, соответственно, в соответствии с федеральными законами от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
Нормы по организации делопроизводства
Раздел «Общие положения» также включает нормы, касающиеся организационных аспектов делопроизводства: это положения об ответственности за организацию делопроизводства и документы, положения о службе делопроизводства.
В п. 1.10 отмечено, что ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Правил делопроизводства 2019 возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.
Если в государственном органе не службы делопроизводства, обязанности по ведению делопроизводства возлагаются на государственного (муниципального) служащего (работника). Вести делопроизводство в других структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления должны делопроизводители подразделений – государственные (муниципальные) служащие (работники) структурного подразделения. Их должностные обязанности устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).
Регламентация организации работы с документами
Государственные служащие и работники государственного органа, органа местного самоуправления должны быть ознакомлены с инструкцией по делопроизводству и иными нормативными актами, устанавливающими порядок работы с документами.
На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива, вернуть в архив.
Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 11, 2019.
Новые правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. Комментируем разделы 1–3
Приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 утвержден новый нормативный документ – Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Правила делопроизводства 2019) (подробнее см. https://www.profiz.ru/sr/blog/poryadok_deloproizvodstva/)
В статье поговорим, зачем нужны новые правила, рассмотрим их разделы.
ЗАЧЕМ НУЖНЫ НОВЫЕ ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»(далее – Федеральный закон № 149-ФЗ):
Эта норма закона действует с момента последних изменений, внесенных в 2017 году в Федеральный закон № 149-ФЗ. В предыдущей редакции этот пункт предусматривал утверждение Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Правительством Российской
Федерации. По этой причине еще в 2009 году были разработаны и утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее – Правила делопроизводства 2009). Сейчас это действующий нормативный документ.
В 2016 году Росархив передан в ведение Президента Российской Федерации и стал федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере. Вследствие таких изменений Росархив получил полномочия утверждать Правила делопроизводства.
В п. 1.3 Правил делопроизводства 2019 сказано, что действие Правил делопроизводства распространяется на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления. Речь идет о субъектах права, которые обязаны применять Правила делопроизводства 2019, но круг организаций, которые могут пользоваться этим документом, не ограничен. При желании документ могут использовать в работе не только государственные органы и органы местного самоуправления, но и иные организации, в том числе и негосударственные.
СТРУКТУРА ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 2019
Нормативный документ состоит из 8 разделов:
I. Общие положения.
II. Документирование управленческой деятельности.
III. Особенности подготовки отдельных видов документов.
IV. Организация документооборота.
V. Управление документами в системе электронного документооборота.
VI. Контроль исполнения документов (поручений).
VII. Документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления.
VIII. Подготовка документов к передаче на хранение в архив государственного органа; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
РАЗДЕЛ I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Этот раздел определяет назначение нормативного документа, сферу его действия, порядок и особенности применения.
Назначение Правил делопроизводства 2019
В п. 1.2 раздела указано, что Правила делопроизводства 2019 разработаны в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов независимо от вида носителя и подготовки документов к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления.
В п. 1.8 Правил делопроизводства 2019 установлено, что на основе этого документа разрабатывают инструкцию по делопроизводству, утверждаемую правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления. Инструкцию по делопроизводству до ее утверждения согласовывают так:
- федеральный орган государственной власти, иной федеральный государственный орган – с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;
- орган государственной власти и иной государственный орган субъекта Российской Федерации, орган местного самоуправления – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.
Особенности применения Правил делопроизводства 2019
Требования Правил делопроизводства 2019 должны применять при работе с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. Действие документа не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, организация работы с запросами юридических и физических лиц в государственный орган, орган местного самоуправления о предоставлении информации о деятельности этого органа, организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляются, соответственно, в соответствии с федеральными законами от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
Нормы по организации делопроизводства
Раздел «Общие положения» также включает нормы, касающиеся организационных аспектов делопроизводства: это положения об ответственности за организацию делопроизводства и документы, положения о службе делопроизводства.
В п. 1.10 отмечено, что ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Правил делопроизводства 2019 возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.
Если в государственном органе не службы делопроизводства, обязанности по ведению делопроизводства возлагаются на государственного (муниципального) служащего (работника). Вести делопроизводство в других структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления должны делопроизводители подразделений – государственные (муниципальные) служащие (работники) структурного подразделения. Их должностные обязанности устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).
Регламентация организации работы с документами
Государственные служащие и работники государственного органа, органа местного самоуправления должны быть ознакомлены с инструкцией по делопроизводству и иными нормативными актами, устанавливающими порядок работы с документами.
На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива, вернуть в архив.
Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В.Ф. Янковая,
доцент РГГУ, канд. ист. наук
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 11, 2019.