В чем отличие регламента от инструкции

В современном бизнесе на каждом предприятии существует определенный порядок действий, который помогает упорядочить работу и снизить вероятность ошибок. Данный порядок может проявляться в виде регламента или инструкции. Часто встречаемые и похожие по своей природе понятия, они имеют свои различия и рекомендуется использовать каждый вовремя и в верном контексте.

Регламент – это описание процедур и правил, которые регулируют работу организации, отдела или конкретного работника. Регламент содержит детализированные инструкции для каждого вида работы, определяет конкретные шаги и последовательность действий, ответственность, сроки и другие важные аспекты. Основная задача регламента – упорядочить работу и создать единый стандарт, по которому будут действовать все сотрудники.

Инструкция – это набор правил, рекомендаций, советов или указаний, которые содержатся в документе и предназначены для конкретной ситуации. Она содержит описания действий и шагов, которые должен выполнить работник для достижения определенной цели. Инструкции устанавливают порядок действия, определяют способы решения проблем и помогают снизить вероятность ошибок, которые могут возникнуть при выполнении работы.

Таким образом, регламент и инструкция – это два разных документа, каждый со своей спецификой и задачами. Регламент устанавливает основные правила работы в организации и его цель – обеспечить единый стандарт в работе всех сотрудников. Инструкция же является индивидуальной руководством и направлена на достижение конкретных результатов. Грамотно составленные регламент и инструкции являются одними из важнейших инструментов управления бизнесом и позволяют повысить эффективность работы предприятия.

Что такое регламент

Регламент – это правила, порядок и ограничения, определяющие ход исполнительных процессов и деятельности организации. Регламент составляется с учетом целей и задач, организационной структуры и управленческих принципов компании.

Виды регламента

Существуют различные виды регламента, которые устанавливаются в организации для совершенствования ее работы. К ним относятся:

• Внутренний регламент – устанавливает порядок деятельности компании и детально описывает правила работы с персоналом;
• Управленческий регламент – определяет процедуры управления проектами, взаимодействие между отделами и др.
• Технологический регламент – определяет порядок технологического процесса и детально описывает процедуры работ со станками, оборудованием и т.д;
• Бухгалтерский регламент – устанавливает порядок проведения бухгалтерских операций и правила ведения учета.

Преимущества регламента

Регламент имеет множество преимуществ:

• Повышает эффективность работы за счет установления порядка и правил деятельности;
• Позволяет быстро организовать работу новым сотрудникам и быстро адаптироваться в новых условиях;
• Снижает ошибки и риски, связанные с производственными процессами, бухгалтерскими операциями и др.;
• Дает возможность контролировать процессы и сроки выполнения задач;
• Облегчает работу персонала и позволяет быстрее реагировать на изменения внутри компании и внешней среды.

Зачем нужна инструкция

Определение инструкции

Инструкция – это сложенный документ, созданный для того чтобы помочь пользователям понять, как должен быть использован конкретный продукт или устройство. Инструкция включает в себя информацию по установке, использованию и уходу за продуктом, а также предупреждения о возможных опасностях.

Зачем нужна инструкция

Инструкция помогает пользователям быстро освоиться с новым продуктом и научиться использовать его правильно. Она дает необходимые рекомендации и предотвращает возникновение проблем, связанных с неправильным использованием устройства.

Инструкция также является неотъемлемой частью процесса управления качеством и безопасностью продукта. Она определяет инструкции и процедуры по обработке, хранению, транспортировке и переработке продукта, что уменьшает количество отказов в эксплуатации и повышает безопасность.

Как должна быть составлена инструкция

Инструкция должна быть понятной и доступной для всех пользователей. Она должна содержать четкие и конкретные инструкции по использованию продукта, которые будут полезны как для опытных пользователей, так и для новичков.

Инструкция должна предоставлять информацию по безопасности, предостережения и инструкции по обращению с продуктом. Это поможет избежать неправильного использования и повысит безопасность пользователя.

Отличия регламента и инструкции

Регламент

Регламент – это документ, который определяет последовательность и правила выполнения определенных действий в рамках выполнения работы или процесса. Он может содержать информацию о сроках, исполнителях, обязанностях и контроле, а также может включать в себя ряд ограничений, которых необходимо соблюдать при выполнении работы. Регламент может быть как внутренним документом организации, так и документом государственных структур.

• Определяет последовательность и правила выполнения определенных действий
• Содержит информацию о сроках, исполнителях, обязанностях и контроле
• Может включать в себя ряд ограничений
• Может быть внутренним документом или документом государственных структур

Инструкция

Инструкция – это документ, который содержит пошаговые указания по выполнению конкретной работы, операции или процедуры. Она может включать в себя информацию о том, какие материалы и инструменты нужны, на каких этапах необходимо контролировать качество выполнения работы, и какие меры нужно принять в случае несоответствия результата требованиям.

• Содержит пошаговые указания
• Может включать в себя информацию о необходимых материалах и инструментах
• Содержит информацию о контроле качества выполнения работы
• Может содержать информацию о мерах, необходимых в случае несоответствия результатов требованиям

Таким образом, основное отличие регламента от инструкции заключается в том, что регламент определяет порядок выполнения работы, а инструкция – пошаговые указания по ее выполнению. Оба документа могут быть необходимы при проведении работы или процедуры и помогают организовать ее выполнение с максимальной эффективностью.

Как выбрать между регламентом и инструкцией

Регламент vs инструкция

Регламент и инструкция – это два разных документа, которые выполняют разные задачи. Регламент описывает процедуры и правила, которые должны быть соблюдены при выполнении конкретной деятельности. Инструкция, с другой стороны, обычно содержит шаг за шагом инструкции о том, как выполнить конкретную задачу.

Выбор между регламентом и инструкцией

Как выбрать между регламентом и инструкцией? Во-первых, определите, какую задачу вы хотите выполнить. Если вам нужно описать процедуры и правила, которые должны быть соблюдены, то вам нужен регламент. Если же вы хотите, чтобы человек мог выполнить конкретную задачу на основе определенных инструкций, то вам нужна инструкция.

Кроме того, вы можете рассмотреть способ представления информации. Регламенты обычно написаны с использованием пунктов, тогда как инструкции часто описываются в виде шагов. Некоторые задачи лучше всего выполнять с помощью пунктов, а другие – с помощью шагов.

Наконец, убедитесь, что вы определили аудиторию своего документа. Регламенты, как правило, предназначены для широкой аудитории, в то время как инструкции могут быть специализированными или ориентированными на конкретные профессии.

Заключение

При выборе между регламентом и инструкцией важно определить свою цель и аудиторию, а также рассмотреть способ представления информации. Независимо от того, какой документ вы выберете, обеспечьте его ясность и понятность.

Вопрос-ответ:

В чем заключается основная разница между регламентом и инструкцией?

Регламент – это нормативный документ, устанавливающий правила и порядок выполнения определенных действий, процессов или процедур. Инструкция – это документ, содержащий конкретные указания (инструкции) о том, как выполнить определенные действия или процессы.

Какие основные элементы должны быть присутствуют в регламенте?

Основными элементами регламента должны быть: цель и задачи, область применения, основные понятия и определения, порядок выполнения действий, ответственность за неисполнение, контроль и ревизия.

Какая функция у инструкции?

Основной функцией инструкции является предоставление информации и конкретных рекомендаций по выполнению какого-либо процесса или действия.

Что такое процедурный регламент?

Процедурный регламент – это стандарт или нормативный документ, регулирующий процедуру решения определенных вопросов, например, процедуру подачи жалобы или обращения в орган власти.

Почему важен регламент для организации?

Регламент важен для организации, так как он обеспечивает единый порядок выполнения процессов и действий, уменьшение риска ошибок и несанкционированного доступа, повышение эффективности и предсказуемости трудовой деятельности сотрудников.

В каких сферах применяются регламенты?

Регламенты применяются во многих сферах, в том числе в медицине, образовании, научных исследованиях, производстве, государственной службе.

Может ли один регламент охватывать несколько процессов?

Да, один регламент может охватывать несколько процессов, но каждый процесс должен иметь свою отдельную процедуру и инструкцию.

Как довести до сотрудников информацию о регламенте?

Для доведения информации о регламенте до сотрудников применяются различные методы, например, шпаргалки, инструктажи, тренинги, документация.

Можно ли использовать устаревший регламент?

Нельзя использовать устаревший регламент, так как он может содержать ошибки и не соответствовать действительности, что повлечет за собой нарушение процессов и процедур.

Какая ответственность несет руководитель организации за несоблюдение регламента?

Руководитель организации несет ответственность за несоблюдение регламента, так как он обязан обеспечить правильное выполнение действий и процессов сотрудниками организации.

Какую информацию следует указывать в инструкции?

В инструкции следует указывать все необходимые детали по выполнению конкретного процесса или действия, а именно, шаги, необходимое оборудование, контрольные точки, инструкции по использованию, конкретные рекомендации и т.д.

Какие преимущества дает использование регламентов и инструкций?

Использование регламентов и инструкций обеспечивает более эффективное и эффективное выполнение процессов и действий, минимизирует ошибки и риски, предоставляет более ясную и понятную информацию, улучшает качество выполняемой работы, повышает уровень безопасности и т.д.

Что следует делать, если требуется внести изменения в регламент или инструкцию?

Если требуется внести изменения в регламент или инструкцию, необходимо произвести соответствующую запись в журнале изменений и уведомить всех заинтересованных лиц о внесенных изменениях.

Может ли регламент быть изменен без согласования с сотрудниками организации?

Не рекомендуется вносить изменения в регламент без согласования с сотрудниками организации, так как это может привести к несоблюдению регламента и нарушению процедур выполнения действий.

Как оценить эффективность использования регламентов и инструкций?

Оценить эффективность использования регламентов и инструкций можно по результатам выполнения процессов и действий, уровню ошибок, степени соблюдения процедур и правил, анализу отзывов от сотрудников и клиентов, статистическим данным и т.д.

Вопрос

На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?»

Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам.

Будем признательны за помощь!

профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Разница – в цели создания и функциональном назначении видов документов. Вид документа – обобщенное название совокупности документов, принадлежащих к определенной системе документации и связанных между собой по признакам содержания и целевого назначения.

В процессе разработки инструкции по делопроизводству регламентируют прежде всего работу с документами, принадлежащими к системе организационно-распорядительной документации, в которой есть следующие подсистемы:

• организационная документация (документы этой подсистемы являются правовыми актами);
• распорядительная документация (документы этой подсистемы – также правовые акты);
• справочно-информационные документы;
• документы по личному составу;
• договорная документация.

Положение, правила, инструкция, а также устав, штатное расписание, структура и штатная численность являются документами подсистемы организационной документации. К организационным документам относятся и новые виды создаваемых в настоящее время документов – концепция, стратегия, политика.

На общепонятийном уровне определения видов организационных документов закрепляются словарями – энциклопедическими, русского языка и специальными отраслевыми.

В профессиональной сфере делопроизводства и архивного дела названия видов документов должны, конечно же, употребляться в терминологическом значении. Рекомендуем проанализировать цели создания и функциональное назначение организационных документов, которые закреплены в определениях их видов, зафиксированных в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):

• «положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения»;
• «инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан».

Такую же юридическую природу имеют регламент и правила, определения и функциональное назначение которых были зафиксированы отраслевым словарем – Кратким словарем видов и разновидностей документов (М., 1974):

• «регламент – свод правил, определяющих порядок работы учреждения, предприятия»;
• «правила – свод обязательных для выполнения требований, норм».

В словарях фиксируется актуальное употребление того или иного слова в конкретном значении. В настоящее время новый словарь видов и разновидностей управленческих документов готовит ВНИИДАД, обобщая современную практику. Регламент как свод правил (название вида известно с 18 века, с петровских времен), правила и положение как свод правил, регулирующих определенную отрасль или направление деятельности, одинаково допустимы для наименования видов издаваемых организационных документов.

Опыт «лучших практик» показывает, что в настоящее время организации самостоятельно устанавливают видовой состав издаваемых организационных документов, разрабатывая и утверждая на высшем уровне принятия решений (совет директоров, правление) соответствующий стандарт или классификатор видов и разновидностей документов, которые подлежат обязательному применению в данной организации (конечно же, с учетом классификатора бизнес-процессов, классификатора функций или вопросов и участков деятельности организации). При разработке подобного стандарта учитываются требования действующего законодательства, указания вышестоящих и контролирующих организаций, «лучшие практики» и обычаи делового оборота, практика государственных органов и органов местного самоуправления. Определяются подробно цель создания, функция и даже структура текста (в общем виде) применяемого организационного документа.

Пример

В организации могут издаваться административные регламенты (по функциям и услугам, если брать пример с государственных органов) и технические регламенты (преимущественно по производственным процессам, по процессам контроля и поверки приборов и оборудования; обратите внимание, что на федеральном уровне утверждаются технические регламенты на продукцию, имеющие силу федерального закона).

Исходя из требований законодательства в государственных органах разрабатываются и утверждаются положения о подразделениях и служебные должностные регламенты.

Должностные инструкции, положения о должностях руководителей (например, положение о должности генерального директора, положение о должности члена совета директоров и т.п.) и положения о структурных подразделениях разрабатываются в организациях на основе требований подзаконных нормативных правовых актов.

Производственный процесс в целом может регламентироваться инструкцией, а одна из его составных частей (один из процессов) возможно регламентировать правилами его реализации, схемой или блок-схемой.

Регламентация видового состава документов в процессе разработки и регламентации процедуры, бизнес-процесса, функции и услуги (государственной, муниципальной, оказываемой клиентам организации и т.п.) способствует управляемости организации, повышает качество управления, позволяет оценивать его по показателям эффективности и обеспечивать реальный переход на электронный документооборот.

РАБОЧАЯ ИНСТРУКЦИЯ, РЕГЛАМЕНТ И ПРОЦЕСС: В ЧЕМ ОТЛИЧИЯ

Термин «рабочая инструкция» неотрывно связан с термином «рабочий регламент». Регламент — это документ, который регулирует бизнес-процесс.

Таким образом все три понятия — процесс, регламент и инструкция — являются взаимосвязанными. Эти термины используются в современном менеджменте по управлению процессами организации — Business Process Management (BPM).

Многие руководители часто путают эти три термина. Большинство руководителей пишут рабочие инструкции и называют их регламентами (в английской терминологии регламенты называются процедурами) или определяют регламент как процесс. 

► Что такое Бизнес-процесс?

Стандарт ISO 9001 (Системы менеджмента качества) определяет понятие Бизнес-процесса как «Набор связанных или взаимодействующих действий, которые преобразуют входы в выходы». 

Можно уточнить: процесс — это последовательность действий с порядком реализации во времени, которая преобразует заданные входные данные в выход (результат, продукт). 

Любое действие или набор действий, которые используют ресурсы для преобразования входных элементов в результаты, можно рассматривать как процесс.

Бизнес-процессы моделируются на основе стандарта модели бизнес-процессов и нотации BPMN (Business Process Management Notation).

Модель бизнес-процесса визуально представляется в виде блок-схемы:

Не путайте регламент процессом. 

► Что такое Регламент?

В стандарте ISO 9001 говорится, что Регламент — это «Определенный способ выполнения деятельности или процесса». Если у вас есть процесс, который должен происходить определенным образом, и вы указываете, как это происходит, значит вы разработали Регламент.

Регламент является обязательным для разработки любой системы менеджмента качества. 

Важно, что не все процессы должны иметь регламенты. И что один и тот же процесс может быть связан с одной или несколькими регламентами.

Регламент будет определяться необходимостью детализировать конкретный способ выполнения действий процесса с учетом юридических вопросов, соблюдения нормативных требований, способов и техник выполнения или политик компании. 

Регламенты используются для тех видов деятельности, в которых связаны несколько операций и задействованы разные люди или отделы компании (например Регламент закупок, Регламент оценки поставщиков, Регламент привлечения клиентов, Регламент автоматизации счетов-фактур и т.п.).

► Что такое Рабочая инструкция?

Рабочие инструкции — это документы, которые ясно и точно описывают правильный способ выполнения определенных задач.

Рабочая инструкция часто требуется для описания выполнения сложных задач. Таких, которые требуют использования различных инструментов, различных знаний, а также, если действия сотрудника могут причинить неудобства или повреждения, если они будут выполнены не в установленном порядке. 

То есть рабочая инструкция описывает, диктует или оговаривает шаги, которые необходимо выполнить для правильного выполнения любого конкретного действия или работы. 

Например, «Инструкция предоставления скидки», «Инструкция расчета стоимости проекта», «Инструкция оформления командировки» и т.п.

Рабочие инструкции в основном сосредоточены на объяснении того, как будет выполняться конкретная работа. Рабочая инструкция является обязательной. Если она не обязательна, то это будет Рабочим руководством.

КАК НАПИСАТЬ РАБОЧУЮ ИНСТРУКЦИЮ: 7 ПРАВИЛ

Рабочая инструкция должна быть похожа на пошаговое руководство: делай раз, делай два, делай три.

Рабочие инструкции должны четко разъяснять, как сотрудники выполняют свои задачи. В них нет места для интерпретации. Они не должны быть расплывчатыми. С помощью рабочей инструкции вы хотите свести к минимуму вероятность того, что они запутают ваших сотрудников. Это означает, что ваши инструкции должны быть максимально краткими и простыми. 

Интернет изобилует забавными примерами плохо написанных инструкций и других, имеющих забавное двойное значение. Ниже представляем 6 правил, по которым специалисты Active Sales Group разрабатывают рабочие инструкции на проектах по усилению систем управления:

► Правило № 1 — ЯСНОСТЬ

Сотрудник читает рабочую инструкцию и сразу понимает смысл. Избегайте многосложных слов, сложных предложений, жаргона, сокращений, слишком большого количества технических терминов (без их объяснения).

Пишите рабочие инструкции так, чтобы их было легко понять каждому сотруднику, выполняющему задание. Даже новичку.

Используйте простые структуры предложений: существительное (подлежащее) — глагол (сказуемое) — определение (прилагательное) — существительное (дополнение) — существительное (обстоятельство места).

Пример: «Менеджер (подлежащее) использует (сказуемое) полученные (определение) данные (дополнение) для формирования запроса на расчет (дополнение)».

Важно: избегайте деепричастных и причастных оборотов! Всегда используйте вместо них слово «который/-ая».

Используйте нумерованные списки и иерархические списки для ясного изложения смысла инструкции.

► Правило № 2 — ДОСТУПНОСТЬ

Если ваши регламенты и инструкции лежат на сетевом диске, но вы перевели отдел на дистанционную работу, не забудьте обеспечить быстрый доступ сотрудников к документам.

Помните, что необходимо управлять качеством работы не только офисных сотрудников. Легкий доступ к рабочим инструкциям должен быть у торговых представителей, работников склада и производства, а также продавцов на торговой точке.

► Правило № 3 — ДОСТОВЕРНОСТЬ

Сотрудники должны рассматривать рабочие инструкции как достоверные, полезные и точные. В противном случае это просто еще одна хорошая идея, о которой никому нет дела. Проконсультируйтесь с наиболее опытным сотрудником, выполняющим задание, и попросите его объяснить, как выполняется работа. Убедитесь, что ваши инструкции соответствуют действительности.

► Правило № 4 — СОГЛАСОВАННОСТЬ

Рабочие инструкции должны следовать единому стилю. Согласованность в терминологии, стиле и методах изложения упрощает их изучение и усвоение. Также с точки зрения согласованности и релевантности они должны отвечать существующим навыкам сотрудников.

► Правило № 5 — КРАТКОСТЬ И ЯСНОСТЬ

Рабочая инструкция — это всегда краткость и ясность. Пишите максимально кратко и четко.

Если вы не можете объяснить подчиненным в простой форме, значит, вы недостаточно хорошо это понимаете! Найдите время, чтобы понять это полностью. Это позволит избежать ошибок в дальнейшем. 

Написание рабочей инструкции — это не значит выглядеть умно. Ваш текст должен быть понятен и ветеранам, и новичкам. Постарайтесь сделать его максимально коротким и простым.

► Правило № 6 — ВИЗУАЛЬНОСТЬ

Мы живем в визуальном мире. 90% людей воспринимают информацию визуально. Чтобы удовлетворить эту потребность используйте изображения, рисунки и видео в своих рабочих инструкциях. Подумайте, кто будет использовать ваши рабочие инструкции, и постарайтесь подготовить их соответствующим образом.

► Правило № 7 — ЭКСПЕРТНОСТЬ

Рабочую инструкцию должен писать человек, у которого есть опыт в выполнении задачи. Не передавайте задачу по написанию рабочих инструкций человеку, который не на 100% знаком с работой.

Поручайте написание рабочих инструкций руководителям отделов. Во время написания инструкций они лучше узнают проблемы своего производственного процесса и смогут их исправить.

КАК НАПИСАТЬ РАБОЧУЮ ИНСТРУКЦИЮ ЗА 12 ШАГОВ

Чтобы вы смогли быстро написать рабочую инструкцию, воспользуйтесь нашим алгоритмом действий. Распечатайте этот список, он поможет вам пошагово разработать любую инструкцию:

1. Идентифицируйте процесс, этап и задачу, для выполнения которой вы создаете рабочую инструкцию;***
2. Определите результат, который должен получить сотрудник как итог выполнения задачи;***
3. Оцените масштаб задачи;***
4. Определите функционал сотрудника, который должен отвечать за выполнение задачи, и его должность;***
5. Определите (или разработайте) необходимые инструменты, необходимые для выполнения задачи;***
6. Упомяните о любых требованиях безопасности (для производственного процесса);***
7. Выберите подходящий и удобный формат изложения текста;
8. Используйте полезные наглядные пособия;***
9. Проверьте текст на предмет простоты и краткости изложения;
10. Удалите ненужный жаргон и технические термины;***
11. Проверьте инструкцию на сотруднике, который ее будет исполнять;***
12. Исправьте ошибки.

Используйтесь изложенными в статье алгоритмами для того, чтобы разрабатывать регламенты и должностные инструкции с целью повышения эффективности работы вашего подразделения.

Стандартизация деятельности компании или подразделения требует принятия множества документов, каждый из которых отличается определенными особенностями. Чтобы получить требуемый результат, важно учесть все нюансы. Потому многих руководителей и сотрудников фирм интересует, чем конкретно отличается регламент от инструкции. Эти документы имеют много нюансов и особенностей, которые касаются структуры, целей, оформления.

Определение

Чтобы разобраться в особенностях каждого из нормативных документов, рекомендуется проанализировать терминологию.

Регламент

Самое распространенное определение гласит, что регламент – это особый нормативно-правовой акт внутреннего использования, который устанавливает определенный порядок деятельности и описывает внутреннюю организацию.

К примеру, в Российской Федерации есть регламенты для Государственной думы, Генеральной прокуратуры, Совета Федерации и других органов. Так, регламент Госдумы устанавливает порядок ее работы, наличие комитетов, особенности их формирования и упразднения, а также много других вопросов.

Съезды партий, которые проводятся каждый год, как правило, утверждают постоянный регламент. При этом его положения используются при наступлении определенных событий.

Изредка такой термин применяют для обозначения свода определенных правил, которые используются в узкой сфере деятельности. В этом значении регламент не считается нормативно-правовым актом, но тоже применяется для регулирования поведения граждан. Например, зачастую принимают регламенты проведения спортивных состязаний. Их действие касается исключительно участников таких мероприятий. Причем они отличаются ограниченным периодом действия.

Еще одним редким обозначением регламента считается наименование нормативно-правового акта, который обладает неограниченным распространением и выражает властные полномочия органов управления государством. При этом в РФ таких регламентов нет.

Инструкция

Под этим термином понимают правовой акт, который издается государственным управляющим органом с целью установления определенных правил. Они регулируют разные сферы деятельности – организационные, финансовые, технологические или научно-технические.  Инструкции издают различные предприятия, учреждения, организации. Также это могут делать должностные лица и граждане.

Положение

Этим словом называют внутренний нормативный документ, который отличается обобщенным характером и определяет структуру, функции и полномочия одного или сразу нескольких подразделений. Также документ регулирует порядок создания и роспуска временных исполнительных органов и сочетание организационно-трудовых отношений. Положение затрагивает сразу много сотрудников и отличается императивным характером.

В основе положения присутствуют следующие языковые черты:

• применение специальных терминов и слов, которые относятся к канцелярской речи;
• трафаретное изложение текста;
• использование рубрицирования.

Порядок

Под этим термином понимают документ третьего уровня. Он определяет последовательность выполнения действий в структуре одного процесса.

Чем отличается

Отличие регламента от инструкции затрагивает много моментов. Это касается структуры документов, целей их применения и других нюансов.

Цели использования на предприятии

Регламентации часто подлежит следующее:

• процессы, которые требуется регламентировать по законодательству;
• типовые процессы;
• процессы, в которых участвует много людей и объектов;
• дорогостоящие процессы;
• процессы, которые важны для клиентов;
• процессы, которые нуждаются в повышении прозрачности.

Для кого

С правовой точки зрения, регламенты и инструкции регулируют горизонтальные взаимодействия подразделений и работников организации. Это значительно упрощает процесс управления. При этом действие регламента может распространяться и на государственные управленческие органы.

По содержанию

Организации часто регламентируют следующие процессы:

• обслуживание клиентов и развитие отношений с ними;
• обеспечение организации требуемыми ресурсами – к ним относят управление платежами, договорами, персоналом;
• обеспечение работы самого предприятия – это касается безопасности и документооборота, функционирования управленческих и контролирующих органов.

Кто разрабатывает и утверждает в организации

Разработкой документации занимаются соответствующие подразделения компании. Так, должностные инструкции составляет отдел кадров, а регламенты – узкоспециализированные отделы. В любом случае, утверждением таких документов занимается руководство компании.

Сроки хранения

Длительность хранения документации зависит от ее разновидности. К примеру, должностные инструкции хранятся в течение 75 лет или постоянно. При внесении изменений старый документ требуется утилизировать спустя 3 года. Регламенты хранят, пока они остаются актуальными.

Сравнительная таблица

Чтобы разобраться, в чем именно разница между документами, стоит обратить внимание на таблицу:

Инструкция	Регламент
Представляет собой документ, который устанавливает определенную последовательность действий или операций. Они направлены на выполнение конкретного вида работ.	Представляет собой документ, который определяет, какие именно работы требуется выполнять.
Носит прикладной характер.	Отличается еще большей детализацией.
Касается сотрудников предприятия или работы организации.	Часто затрагивает работу предприятия или определяет порядок проведения конкретных мероприятий.

Выводы

Регламент и инструкция представляют собой важные документы предприятия, которые определяют особенности его работы. Они касаются особенностей работы компании и помогают проводить ее деятельность. Несмотря на целый ряд общих характеристик, такие бумаги характеризуются и существенными отличиями, которые затрагивают цели использования, структуру, порядок составления и оформления.

Регламенты и инструкции

В каждой организации, стремящейся к выходу на высокий уровень эффективности рабочего процесса, должны быть предусмотрены нормативные документы, представляющие собой должностные инструкции и регламенты выполнения рабочих операций. Регламент призван описать какой-то производственный или любого другого вида рабочий процесс, определяя критерии, согласно которым должна выполняется работа, а также устанавливая цели и задачи для работников подразделения в целом. В должностной инструкции представляется более детальная информация о том, что именно входит в обязанности конкретного сотрудника.

Только с должностной инструкцией сотрудник может чувствовать себя уверенно, ведь только тогда он знает что, как и когда ему делать!

Ни в коем случае нельзя недооценивать важность должностных инструкций и регламентов, относится к ним невнимательно, считая, что эти нормативные документы не являются чем-то важным, что гораздо важнее будет непосредственный контакт руководителя с его подчиненным. Конечно, взаимодействия начальника с сотрудниками, — дело хорошее, но следует помнить, что именно регламент рабочего процесса или персональная должностная инструкция призваны определять те рамки, в которых должны трудиться работники. Имея такие нормативные документы, начальнику намного легче определить, кто и за что отвечает, а подчиненный точно будет знать, что именно ему надо делать. Поэтому, чем больше регламентов и инструкций будет создано в вашем предприятии, чем больше подразделений и должностей они затронут, тем более четкое и эффективное выполнение работы следует ожидать от сотрудников.

При составлении должностной инструкции следует помнить, что этот документ нужен для объяснения работнику, что ему необходимо делать, а все другие задачи, например, мотивация в него не должны входить. Также не стоит пытаться объять необъятное и указывать в регламенте абсолютно все действия. Вплоть до самых мелочей, да еще и с их детальными описаниями. В таких нормативных документах требуется четкость и ясность содержания, без лишних слов. Это позволяет сделать инструкцию более короткой, а значит, есть больше шансов, что ее действительно внимательно изучат.

Любой регламент состоит из общих положений, которые применяются при составлении нормативных документов для всех сотрудников компании, занимающих разные должности. В этом разделе напрямую представлена политика компании, которой всем следует придерживаться. Кроме того, в регламенте или инструкции определяются цели и задачи для работников, а также функции, которые им необходимо будет выполнять. И если цели могут быть идеалом, к которому следует стремиться, но можно его и не достичь в полной мере, то задачи – это то, что работнику надо будет решать на регулярной основе во время выполнения своих трудовых обязанностей. Следует помнить, что исходя из поставленных в регламенте или должностной инструкции задач, работник будет формировать свою отчетность. Поэтому необходимо составлять документы таким образом, чтобы сотруднику реально можно было постоянно говорить о каких-то своих успехах в работе или о неудачах.

Но самый важный раздел регламента и должностной инструкции – это функции, которые необходимо выполнять сотруднику. Именно этот раздел занимает львиную долю всего документа. Функции напрямую вытекают из ставящихся перед работником задач, поэтому , при грамотном составлении нормативного документа, всегда можно сказать, справляется сотрудник со своими должностными обязанностями или нет.

Еще одним важным моментом, является полнота должностной инструкции. Да, не следует описывать все слишком детально, но и упускать чего-то важного тоже никак нельзя. В этом документе должны быть предусмотрены абсолютно все рабочие ситуации, которые могут возникнуть.

Помимо этого, и регламенты, и инструкции должны быть составлены строго в рамках действующего законодательства, то есть в них должны быть защищены и интересы работников, и интересы работодателей. Поэтому, для грамотного составления нормативных документов, многие организации прибегают к помощи юристов, хорошо разбирающихся в трудовом законодательстве. Эти специалисты помогают составить регламенты для сотрудников всех уровней, они также помогают разрабатывать положения о персональных данных, инструкции по охране труда, основой которых являются соответствующие статьи трудового кодекса и федеральных законов.