В текстах должностных инструкций обычно выделяются следующие разделы

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Разделы должностной инструкции

Разделы должностной инструкции

Подборка наиболее важных документов по запросу Разделы должностной инструкции (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов

Судебная практика

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Нормативные акты

Должностная инструкция – это очень интересный документ. Все мы не раз о ней слышали и знаем, что она фиксирует трудовые обязанности работника. На практике именно на нее часто ссылаются работодатели, описывая трудовую функцию в договоре.

При этом официального определения понятия «должностная инструкция» нет ни в Трудовом кодексе Российской Федерации, ни в других нормативных правовых актах, содержащих нормы трудового права. Несмотря на это, ссылки на данный документ встречаются в разъясняющих письмах органов власти и судебной практике.

О том, что такое должностная инструкция, зачем она нужна работодателю и как ее составить, вы узнаете из статьи нашего эксперта.

Что такое должностная инструкция?

Должностная инструкция, несмотря на отсутствие упоминания о ней в трудовом законодательстве, это важный документ, в содержание которого входят не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности ( Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6, Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

Работодатель, исходя из целесообразности, может разработать индивидуальные инструкции на каждого работника или типовые для определенных должностей.

Зачем нужна должностная инструкция?

Должностная инструкция не является обязательным документом, то есть ее наличие является правом работодателя, но не обязанностью. При этом многие работодатели разрабатывают для сотрудников такие документы. В чем же польза должностных инструкций? На этот вопрос существует несколько ответов.

1. В должностной инструкции можно подробно расписать весь функционал работника. В данном случае не будет необходимости включать в трудовой договор весь перечень обязанностей, достаточно будет сделать отсылку на документ.
2. Документ может помочь работодателю в спорах о неправомерном отказе в приеме на работу. Достаточно четко сформулировать требования к уровню образования, квалификации и стажу работы в документе. Например, в Определении Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 21.07.2021 № 88-9433/2021 суд признал правомерным отказ работодателя в приеме на работу кандидату, который не соответствовал должностной инструкции.
3. С помощью инструкции работодатель может подтвердить правомерность применения дисциплинарного взыскания. Например, Апелляционное определение Воронежского областного суда от 01.02.2018 по делу № 33-689/2018. Работник обратился в суд с заявлением о признании незаконными выговоров за то, что не представил работодателю отчет о проделанной работе. Работодатель представил в суд должностную инструкцию, где такая обязанность была обозначена, и суд признал дисциплинарные взыскания правомерными.
4. Должностные инструкции помогут обосновать разные оклады для должностей с похожим набором функций, но разным уровнем квалификации. Например, в Апелляционном определении Верховного суда Удмуртской Республики от 22.07.2019 по делу № 33-3229/2019 отмечено, что одинаковое наименование должности при различных по своему содержанию должностных обязанностях работников не является безусловным основанием для установления одинакового размера заработной платы.

Какие разделы должны быть в должностной инструкции?

Обязательных требований к структуре и содержанию должностной инструкции нет. Рекомендуем включить в документ следующие разделы.

• Общие сведения о должности и требования к образованию и стажу работы по специальности. Данная информация в том числе поможет правомерно отказать неподходящему кандидату в приеме на работу.
• Должностные обязанности. Рекомендуем прописать данный раздел максимально подробно и включить в него всё, что должен делать сотрудник и в какие сроки. В данном разделе также можно предусмотреть, кого работник замещает.
• Взаимодействие с другими сотрудниками и руководством, в том числе взаимодействие посредством электронной почты и менеджеров.

При составлении должностной инструкции рекомендуем избегать общих формулировок, например: «обеспечить высокий уровень работы», «осуществлять мониторинг текущей ситуации». Такие формулировки не несут смысловой нагрузки и утяжеляют текст документа. Должностные обязанности должны быть прописаны четко и конкретно.

Также не рекомендуем переписывать в должностную инструкцию нормы из Трудового кодекса. Например, обязанности работника по ст. 21 Трудового кодекса, ответственность и др. Данные нормы не являются обязательными для включения в документ и обязательны по закону.

В каком виде составляется должностная инструкция?

Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ ( Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она, как и трудовой договор, должна составляться в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой остается у работодателя. Получение работником экземпляра должно в общем случае подтверждаться подписью работника на экземпляре работодателя ( ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Должностная инструкция в виде отдельного документа – это локальный нормативный акт организации. При приеме на работу необходимо работника ознакомить с инструкцией в установленном порядке до подписания трудового договора ( ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Рекомендуем оформить должностную инструкцию отдельным документом, а не приложением к трудовому договору. Это связано с тем, что обязанности, включенные в трудовой договор, в том числе и в виде приложения к нему, это предмет согласования между работником и работодателем. Соответственно, изменить или дополнить их можно, только заключив дополнительное соглашение к трудовому договору.

Итак, несмотря на то что должностная инструкция не является обязательным документом, она может быть полезна для работодателя. Рекомендуем разработать такие инструкции для эффективной работы сотрудников и минимизации рисков трудовых споров.

Вопрос:

Установлены ли сроки действия и сроки хранения должностных инструкций?

Ответ:

Сроки действия должностных инструкций нормативно не установлены. Они могут быть установлены работодателем самостоятельно в соответствующей инструкции или ином локальном нормативном акте ( ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Сроки хранения установлены законом и зависят от вида должностной инструкции. Индивидуальные должностные инструкции работников хранятся в организации 50 либо 75 лет, в зависимости от того, когда прекратили их использовать:

• 75 лет – если документы окончены делопроизводством до 1 января 2003 года;
• 50 лет – если документы окончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

Типовые должностные инструкции хранятся три года после их замены новыми ( ст. 442, 443 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Автор: преподаватель-юрист «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» Анастасия Чекмарева

Цели разработки должностных инструкций:

• создать организационно-правовую основу служебной деятельности;
• повысить ответственность работника за результаты его труда;
• обеспечить объективность при аттестации работника, его поощрении или наложении на него дисциплинарного взыскания.

Разрабатывать должностную инструкцию необходимо, ис­ходя из задач и функций, которые возложены на конкрет­ное структурное подразделение. При этом необходимо учи­тывать его штатное расписание.

Разрабатывать должностные инструкции целесообразно совместно с руководителями структурных подразделе­ний, для сотрудников которых эти инструкции создаются. Такой подход оправдан, потому что кадровику сложно точно определить, чем конкретно должен заниматься, на­пример, менеджер по продажам. А директор по продажам может четко описать функции такого специалиста, сфор­мулировать требования к профессиональным знаниям и на­выкам, обозначить критерии оценки работы.

Разрабатывая инструкции, следует воспользоваться Поло­жением о структурном подразделении. Этот документ регла­ментирует порядок создания и структуру подразделения, его задачи, функции, права и ответственность (читайте о нем раз­дел «Документы о трудовой дисциплине» → подраздел «Как оформить Положение о структурном подразделении»). Все функции подразделения необходимо распределить между его сотрудниками и закрепить в должностной инструкции в качестве обязанностей.

Инструкция может содержать следующие разделы.

1. Наименование организации, подразделения.
2. Общие положения, определение должности.
3. Краткие сведения об организации.
4. Схема подчиненности.
5. Возможности замещения.
6. Краткое описание работы.
7. Цель работы, выполняемые подцели, ответственность.
8. Права.
9. Должностные обязанности (содержание работы).
10. Требуемые результаты и критерии оценки.
11. Наиболее частые деловые контакты (внутренние, внешние).
12. Схема информационных потоков между подразделе­ниями.
13. Ведение первичной документации.
14. Условия работы (безопасность, режим работы, оплата труда и др.).
15. Поря док оформления трудовых отношений.
16. Перечень оснований, могущих служить причиной увольнения.

В инструкцию целесообразно включить также раздел «Спецификация должности». Он обычно содержит профес­сиональные, личностные, биографические, ситуативные требования к персоналу.

Профессиональные – это требования к образованию, кон­кретным навыкам и умениям, стажу работы, наличию официальных документов, подтверждающих уровень ква­лификации (диплом, лицензия). Они тесно связаны с со­держанием работы специалиста в конкретной должности.

Личностные требования – это внешний вид, интеллекту­альный уровень, черты характера и способности.

Биографические и ситуационные требования определяют­ся спецификой предприятия и должности, например требо­вания к возрасту, полу, семейному положению, месту жи­тельства и др.

Создавая этот раздел, следует учитывать типовые должност­ные инструкции и приведенный там перечень требований к квалификации, особенности предприятия и должности, мнения экспертов и отдельных работников предприятия.

Обратите внимание: помочь в составлении должностной инструкции может Квалификационный справочник долж­ностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 авгу­ста 1998 г. № 37). Он содержит квалификационные харак­теристики по различным должностям, которые состоят из трех разделов.

1. «Должностные обязанности» (содержит основные функ­ции, которые частично или полностью могут быть поруче­ны работнику, занимающему конкретную должность).
2. «Должен знать» (содержит основные требования, предъ­являемые к работнику в отношении специальных знаний).
3. «Требования к квалификации» (определяют уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязан­ностей).

Используя эти разделы, можно быстро составить долж­ностные инструкции для работников многих профессий.

Но Квалификационный справочник не дает ответы на вопро­сы, связанные с порядком деятельности работника, а также не содержит всех существующих должностей. Поэтому для облегчения разработки должностных инструкций можно провести предварительный опрос или анкетирование работников и их руково­дителей.

Собрав все анкеты, нужно оценить и обработать собран­ный материал. Кроме того, во избежание каких-либо не­доразумений целесообразно выяснить мнения работника и его руководителя по поводу подготовленного предвари­тельного варианта должностной инструкции. Последний шаг — принятие решения об окончательном закреплении обязанностей и полномочий за работником и занесение их в его должностную инструкцию.

Должностная инструкция должна быть согласована с юри­дическим отделом (юрисконсультом) фирмы, а если необ­ходимо, то и с другими структурными единицами фирмы и вышестоящим руководителем.

Утверждает должностную инструкцию руководитель фир­мы. Работник должен быть ознакомлен с ней под роспись.

Должностную инструкцию составляют по каждой штатной должности организации. Она носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении тру­дового договора, перемещении на другую должность, а так­же при временном исполнении обязанностей по должности.

Утверждает должностную инструкцию руководитель фирмы, после чего она вступает в силу. Документ действует до его замены новой должностной инструкцией. Согласованную и утвержденную инструкцию хранят в отделе кадров.

Требования должностной инструкции обязательны для сотрудника, работающего в конкретной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с работы.

Изменения в инструкцию могут быть внесены на основа­нии приказа руководителя фирмы. В вводной (или конста­тирующей) части приказа излагают факты, послужившие основанием для его издания. Это могут быть:

• изменение структуры управления предприятия;
• перераспределение функций между работниками струк­турных подразделений;
• сокращение численности, штата;
• изменение законодательства.

В распорядительной части приказа перечисляют измене­ния и дополнения, которые нужно внести в должностную инструкцию.

В случае изменения названия фирмы, структурного под­разделения или наименования должности должна быть утверждена новая должностная инструкция. Для этого ру­ководитель фирмы должен издать приказ об утверждении новой должностной инструкции и замене старой.