Ведущий документовед отдела кадров должностная инструкция

Должностная инструкция по специальности «Документовед»

zip

Вы можете скачать должностную инструкцию документоведа бесплатно. Должностные обязанности документоведа

Утверждаю

_____________________________                                                      (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее                                        ________________________________

организационно — правовая форма)                              (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ДОКУМЕНТОВЕДА

 ——————————————————————-

 (наименование учреждения)

00.00.201_г.  №00

1. Общие положения

      1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности документоведа _____________________ (далее – «предприятие»).                                                           

                                                Название учреждения

     1.2. Документовед назначается на должность и освобождается от нее в установленном действующим трудовым законодательством порядке по приказу директора предприятия.

     1.3. Документовед находится в подчинении у ______________________________________.

     1.4. В период временного отсутствия Документоведа его обязанности возлагаются на ___________________________. 

     1.5. На должность Документоведа принимается лицо:

     -Документовед I категории – с высшим профессиональное образование и стажем работы в должности Документоведа II категории не менее 3 лет;

     -Документовед II категории – с высшим  профессиональным  образованием и стажем работы в должности Документоведа не менее 3 лет;

    -Документовед – с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет).

     1.6. Документовед должен знать:

     -документообразование;

     -отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;

     -основы экономики, организации труда и управления;

     -законодательство о труде;

     -порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;

     -методы исследования, проектирования, анализа и развития документационных систем;

     -порядок оформления, хранения, классификации, экспертизы ценности документов;

     -организацию архивного дела;

     -правила внутреннего трудового распорядка;

     -законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

     -нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

     -основы программирования;

     -методы проектирования и актуализации баз и банков данных;

     -основы эргономики, социальной психологии, социологии;

     -правила и нормы охраны труда.

2. Должностные обязанности

          Документовед обязан:

     2.1.Принимать участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль состояния делопроизводства.

     2.2.Подготавливать предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

     2.3.Разрабатывать и внедрять технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

     2.4.Изучать и обобщать передовой зарубежный и отечественный опыт в области документационного обеспечения управления.

     2.5.Разрабатывать нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

     2.6.Разрабатывать унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

     2.7.Принимать меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

     2.8.Принимать участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении микропроцессорной и  вычислительной техники, актуализации и проектировании баз и банков данных.

     2.9.Участвовать в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

     2.10.Организовать внедрение систем ведения документации.

     2.11.Принимать участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. Права

          Документовед вправе:

     3.1.Требовать от служб предприятия и работников, осуществляющих подготовку документации, соблюдения установленных стандартов и требований.

     3.2.Разрабатывать и внедрять унифицированные системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.      3.3.Вносить предложения по улучшению организации документооборота предприятия, его рационализации с соблюдением установленных стандартов.

4. Ответственность

      Документовед ответственен за: 

     4.1.Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.

     4.2.Невыполнение своих функциональных обязанностей.

     4.3.Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.

     4.4.Невыполнение распоряжений и приказов директора предприятия, поручений и заданий начальника отдела.

5. Условия работы

          5.1.Режим работы Документоведа определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

     5.2.В связи с производственной необходимостью Документовед может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения). 

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

                                                                                                00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                                     00.00.20__г.

Источник

Перечень обязанностей, которые должен исполнять тот или иной сотрудник на своем рабочем месте, может быть указан в трудовом договоре. Часто приложением к этому документу выступает должностная инструкция. Ее обязательное составление законодательно не закреплено, но она помогает решить несколько задач одновременно. Рассмотрим, какой должна быть должностная инструкция документоведа и какие функции должен исполнять этот сотрудник.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции документоведа .doc

Образец должностной инструкции документоведа

1. Общие положения

  1. Документовед включается в разряд специалистов.
  2. На должность:
    • документоведа принимается лицо, получившее высшее профобразование, требования к стажу работы отсутствуют;
    • документоведа II категории принимается (переводится) лицо с высшим профобразованием и стажем труда на этой должности от 3 лет;
    • документоведа I категории принимается (переводится) лицо с высшим профобразованием и трудовым стажем на позиции документоведа II категории от 3 лет.
  3. Специалист, принятый на должность документоведа, должен иметь такие знания:
    • законы РФ, постановления, приказы и иные нормативные бумаги вышестоящих инстанций, связанные с документационным обеспечением управления;
    • нормы и алгоритм планирования и процесс работы на базе компьютерной техники своего отдела;
    • способы и методы изучения, разработки и улучшения документационных сервисов организации;
    • правила формирования, распределения, хранения, экспертизы ценности бумаг;
    • создание и правильное ведение архивного дела;
    • нормативные и методические бумаги по проектированию и применению АИС своего отдела;
    • начальные навыки программирования;
    • ведущий опыт в своей профессиональной области как российский, так и зарубежный;
    • основы экономики, организации труда и управления;
    • нормы законов РФ о труде;
    • Правила внутреннего трудового распорядка хозяйствующего субъекта;
    • требования и нормы пожарной безопасности и охраны труда.
  4. Документовед во время своей работы опирается на:
    • Устав (Положение) организации;
    • должностную инструкцию;
    • иные акты и бумаги, связанные с задачами документоведа в компании.
  5. Начальником указанного сотрудника является ______________________.
  6. Во время отсутствия документоведа на своем рабочем месте (по причине болезни или отпуска) его трудовые функции передают выбранному руководством лицу, которое получает вместе с тем права документоведа и будет нести ответственность за неполное или недобросовестное выполнение своей работы в период замещения.

2. Должностные обязанности

В список рабочих задач сотрудника входят нижеуказанные:

  1. Создание и внедрение технологических процессов работы с бумагами и документной информацией на основе работы с ЭВМ и оргтехникой (сюда входят учет, контроль исполнения, оперативное хранение, консультативная деятельность).
  2. Работа над совершенствованием деятельности своего отдела, контроль состояния делопроизводства в компании.
  3. Подготовка предложений и мер по внедрению эргономических условий работы, рационализации рабочих мест персонала своего отдела.
  4. Создание сервисов документации и табелей бумаг различного назначения и уровня управления.
  5. Организация внедрения сервисов по работе с важными бумагами.
  6. Участие в классификации состава бумаг и информационных показателей, уменьшении их числа и улучшении документопотоков.
  7. Отбор документов, направляемых на государственное хранение, соблюдение хранения и участие в экспертизе ценности бумаг своего предприятия.
  8. Изучение, анализ и обобщение ведущего опыта в сфере документационного обеспечения управления, создание нормативно-методических инструкций для других работников по вопросам документационного обеспечения.
  9. Вместе с руководством участвовать в процессах подбора, распределения и повышения квалификации персонала своего отдела.

3. Права

Сотрудник при выполнении своей работы наделен следующими полномочиями:

  1. Принимать участие и выражать свое мнение в обсуждении проектов решений начальства.
  2. С одобрения своего руководителя привлекать персонал к совместному решению поставленных перед ним задач.
  3. Требовать от персонала других отделов компании нужные сведения и бумаги.
  4. Участвовать в решении вопросов начальства относительно исполняемых трудовых функций.
  5. Требовать от администрации компании оказания помощи в решении некоторых рабочих задач.

4. Ответственность

Сотрудник, принятый на должность документоведа, несет ответственность:

  • за неполное и некачественное выполнение своей работы, — в порядке, зафиксированном в трудовом законодательстве РФ;
  • за ошибки и преступления, совершенные во время своей работы, — согласно нормам, описанным в действующем административном, уголовном и гражданском законодательстве РФ;
  • за причинение материального вреда — в соответствии с нормами, закрепленными действующим трудовым законодательством РФ.

Для чего требуется должностная инструкция в компании

Наличие документа позволяет нанимателю решить несколько задач:

  • предельно точно описать требования к сотруднику, его образованию, квалификации;
  • обосновать отказ в приеме на должность, если соискатель не удовлетворяет каким-то требованиям;
  • обосновать правомерность дисциплинарного взыскания, если лицо «провинилось» или недостаточно хорошо выполнило свои обязанности;
  • разделить трудовые функции между несколькими работниками с одинаковыми должностями;
  • закрепить границы ответственности для персонала.

Изучив должностную инструкцию, работник-документовед должен точно понимать, что от него требует работодатель.

Важно! Инструкция может быть как самодостаточным документом, так и приложением к трудовому контракту.

Какая информация должна быть в тексте бумаги

В трудовом законодательстве не существует утвержденного бланка данной бумаги. Ее составляют в так называемой свободной форме. Однако за годы практики выработалась структура для должностной инструкции. Она содержит базовые разделы и дополнительные.

Основные разделы, которые должен включать документ, — это «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права» и «Ответственность». В зависимости от масштабов организации и намерений руководства добавляют дополнительные разделы, например, «Условия работы», «Взаимосвязи» и др.

Раздел «Общие положения»

В нем указывают, к какой категории будет относиться работник, какие требования предъявляются к образованию, трудовому стажу, знаниям и навыкам. Важное значение имеют знания законов, касающихся сферы деятельности работника. Документовед должен уметь работать с сервисами по учету и хранению документации.

В этом разделе также отмечают, у кого в подчинении будет находиться сотрудник, кто и как будет замещать его при отсутствии.

Таким образом, в этом пункте прописывают основные рабочие моменты, не касаясь конкретных трудовых функций. Им отводится следующий раздел.

Раздел «Должностные обязанности»

Здесь предельно точно расписывают по пунктам, какие задачи должен решать документовед. Перечень будет зависеть от величины компании, от того, есть ли в штате другие специалисты с аналогичной должностью. Документовед должен следить за надлежащим оформлением бумаг, их хранением, помогать работникам с упорядочением документации, работать над улучшением организации документооборота компании.

Важно! Чем конкретнее работодатель пропишет трудовые обязанности сотрудника, тем больше будет шансов, что не возникнут ситуации недопонимания сторон. Также важно, чтобы должностные обязанности соответствовали тем навыкам и знаниям, которые будут перечислены в первом пункте инструкции.

Раздел «Права работника»

В этом пункте обозначают список прав работника. Обычно это самостоятельное принятие решений, право на требование и изучение определенной документации, на привлечение других работников к решению своей задачи (в некоторые случаях), на участие в решении каких-либо вопросов в компании, относящихся к своей сфере деятельности.

Раздел «Ответственность работника»

Здесь располагают информацию о видах ответственности, к которой может быть привлечен документовед за недобросовестное выполнение или невыполнение своих функций на рабочем месте. Подробно каждый пункт не расписывают, потому что наказание будет определено уже в ходе правовых разбирательств.

Общие моменты оформления

Должностная инструкция формируется на основе тех данных, которые зафиксированы в Квалификационных справочниках должностей, например, в справочнике, утвержденном Минтрудом в постановлении от 21.08.1998 №37, или профстандартах.

Созданием данного документа на предприятии занимается кадровый работник, юрист, сам руководитель, его заместители. Важно, чтобы составлять документ помогал непосредственный начальник документоведа. Именно он обладает достаточным пониманием того, какими навыками должен обладать соискатель и какую работу в организации он будет выполнять.

Как оформить должностную инструкцию

  1. Сначала в самом верху в середине указывают полное название компании и по желанию ее реквизиты.
  2. Потом должна быть отметка об утверждении документа руководителем. Он должен будет расписаться и поставить там дату утверждения инструкции.
  3. Затем пишут заголовок документа и располагают ниже его полный текст.
  4. В конце расписываются руководитель отдела (начальник сотрудника), сам документовед и лица, с которыми согласовывалась бумага.

К сведению! Как правило, формируют два экземпляра должностной инструкции. Первый забирает себе работник, а второй хранится в отделе кадров. Сотруднику можно оставить свой экземпляр на рабочем месте, чтобы всегда можно было уточнить необходимые вопросы, сверить что-либо в процессе своей трудовой деятельности.

Источник

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

1. Общие положения

1.1. ВСпоДО относится к категории специалистов. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет.

1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом Генерального директора компании по представлению начальника административного отдела.

1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех структурных подразделений компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании.

1.4. ВСпоДО должен знать:

1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата.

1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата.

1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).

1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.

1.4.6. Методы оформления и обработки документов.

1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.

1.4.8. Персональный компьютер: программы — MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС — не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).

1.4.10. Схемы документооборота.

1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.

1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.

1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.

1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники.

1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании.

1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.

1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала.

1.4.21. Системы мотивации.

1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется:

1.5.1. Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании.

1.5.2. Положением о документообороте компании.

1.5.3. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.4. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании.

1.5.5. Положением по работе с конфиденциальной информацией.

1.5.6. Трудовым договором.

1.5.7. Положением о персонале.

1.5.8. Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО.

1.6. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела.

1.7. ВСпоДО осуществляет руководство работниками секретариата.

1.8. На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

ВСпоДО:

2.1. Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников. Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании.

2.2. Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании.

2.4. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО). Разрабатывает документы, регламентирующие деятельность компании в области документооборота.

2.6. Принимает меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний, совещаний совета директоров и собраний акционеров и организует их техническое обслуживание.

2.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя — начальника административного отдела и Генерального директора компании.

2.15. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

2.16. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.

2.17. Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.

2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.

3. Права

ВСпоДО имеет право:

3.1. Выносить на рассмотрение Генерального  директора, начальника административного отдела и руководителей структурных подразделений компании предложения по улучшению деятельности документооборота, секретариата — форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников компании надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Выносить на рассмотрение начальника административного отдела и Генерального директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

4. Ответственность

ВСпоДО несет ответственность:

4.1. За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимодействие с другими структурными подразделениями компании

ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями:

5.1. С руководителями всех структурных подразделений компании — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний секретариата, подготовки и представления необходимых документов.

5.2. С юридическим департаментом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.3. С хозяйственной службой компании — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр.

5.4. С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.

5.5. С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).

5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности.

«С должностной инструкцией ознакомлен(а)»:

Ведущий специалист по документообороту административного департамента компании

Дата: «__» __________ 20__ г.                                        ________________

                                                                                                                                                         (Личная подпись)

Источник

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции документоведа, образец 2023 года. Должностная инструкция документоведа должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности документоведа, права документоведа, ответственность документоведа.

В должностной инструкции документоведа должны быть отражены следующие пукнты:

Должностные обязанности документоведа

1) Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

Документовед должен знать

2) Документовед при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

3) Требования к квалификации.

Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.

Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет.

Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1. Общие положения

1. Документовед относится к категории специалистов.

2. Документоведом принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

3. Документовед принимается на должность и освобождается от должности ____ (директором, руководителем) организации по представлению ____ (должность)

4. Документовед должен знать:

  • законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
  • порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
  • методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
  • порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
  • организацию архивного дела;
  • нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
  • основы программирования;
  • методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
  • основы эргономики, социальной психологии, социологии;
  • документообразование;
  • отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
  • основы экономики, организации труда и управления;
  • законодательство о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.

5. В своей деятельности документовед руководствуется:

  • законодательством Российской Федерации,
  • Уставом (положением) организации,
  • приказами и распоряжениями ___ (генерального директора, директора, руководителя) организации,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Документовед подчиняется непосредственно: ___ (должность)

7. На время отсутствия документоведа (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное ___ (должность) организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности документоведа

Документовед:

1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

5. Организует внедрение систем ведения документации.

6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. Права документоведа

Документовед имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

  • по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
  • о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
  • о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность документоведа

Документовед несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция документоведа — образец 2023 года. Должностные обязанности документоведа, права документоведа, ответственность документоведа.

Пока никто не оставил комментарий. Вы можете сделать это первым!

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Ведущего инженера по охране труда инструкция по охране труда для
  • Ведущая программы инструкция на россия 24
  • Ведро своими руками из жести пошаговая инструкция
  • Ведро и швабра с отжимом инструкция по применению
  • Ведолизумаб инструкция по применению цена отзывы