Зачем нужна инструкция по кадровому делопроизводству

По мере роста организации количество кадровых документов в ней увеличивается, а маршруты становятся более сложными. Часть обязанностей по оформлению кадровых процедур постепенно переходит к руководителям подразделений, и появляется необходимость ввести единые правила кадрового делопроизводства. Для этих целей разрабатывают инструкцию по кадровому делопроизводству (далее – Инструкция по КД).

В цикле статей расскажем, чем полезна эта инструкция, как ее составить и оформить, приведем пример самого документа.

Какие проблемы может решить Инструкция по КД

Когда организация вырастает, появляются трудности не только с корректным оформлением кадровых документов[1], но и с документированием кадровых процедур. Инструкция по КД может помочь, если в вашей организации есть такие проблемы.

1. Кадровые документы приходится переделывать, на их составление уходит много времени

В Инструкции по КД нужно установить единые правила оформления различных видов документов. Для типовых заявлений (на предоставление отпуска, прием на работу и пр.) и приказов, не имеющих унифицированной формы, целесообразно утвердить бланки. Для других документов можно определить набор обязательных реквизитов и правила их оформления. Если какой-либо документ оформляется часто, поможет рекомендуемый в Инструкции по КД образец.

2. Руководители подразделений не знают порядок оформления документов в сложной ситуации

В Инструкции по КД можно прописать порядок оформления типовых кадровых процедур. Например, при необходимости отстранить работника от работы целесообразно установить, кто, в каких случаях (на основании чего) и в какой срок издает распоряжение об отстранении. А при появлении работника в состоянии алкогольного опьянения – кто, в какой срок составляет акт, кого можно привлекать как свидетелей.

3. Не знаете, нужно ли согласовывать документ и кто должен это делать

В средних и крупных компаниях некоторые кадровые документы проходят стадию согласования. Инструкция по КД позволяет точно зафиксировать, в каких случаях какой документ требует согласования, какое должностное лицо и в какой срок визирует документ, какой аспект документа проверяет. Например, главный бухгалтер согласовывает финансовую сторону вопроса при издании приказа о выплате материальной помощи работнику.

4. Ознакомлением с кадровыми документами под подпись не налажено

Инструкция по КД позволяет четко установить, кого и с какими документами нужно ознакамливать, в какой форме фиксируется факт ознакомления, кто именно доводит до работника содержание документа.

5. В компании нет понятной системы регистрации документов

Ни один нормативный правовой акт (далее – НПА) не устанавливает необходимость и правила регистрации кадровых документов. Поэтому в Инструкции по КД очень важно определить, какие документы имеет смысл регистрировать (например, приказы по личному составу, трудовые договоры, заявления работников), а какие нет, а также правила присвоения регистрационных номеров. Один из разделов инструкции можно посвятить вопросам регистрации различных документов: кто и в какой срок обязан регистрировать изданный или полученный документ, в какой регистрационной форме (возможно, привести бланк этой формы).

6. Не можете определить сроки хранения кадровых документов, испытываете затруднения при оформлении дел на длительное хранение

Если в компании нет локального нормативного акта (далее – ЛНА), в котором установлены правила работы архива, то в Инструкции по КД целесообразно подробно расписать процесс оформления дел на архивное хранение (долгосрочное и краткосрочное). Имеет смысл указать сроки хранения дел, которые образуются в кадровой службе, правила пользования архивными делами.

7. Нет системы обучения новичков вопросам кадрового делопроизводства

Инструкция по КД позволяет новичкам быстрее разобраться с правилами ведения документации. И речь не только о работниках службы кадров, для которых Инструкция по КД станет и обучающим инструментом, и руководством в работе. Этот документ поможет также руководителям структурных подразделений, их замам, другим должностным лицам быстрее адаптироваться к локальным требованиям кадрового делопроизводства. 

Кто разрабатывает Инструкцию по КД 

Кадровая служба в первую очередь заинтересована в появлении Инструкции по КД. Ведь именно это подразделение ответственно за правильное и своевременное документирование кадровых процедур. Однако и все другие подразделения выигрывают от того, что в компании налажен четкий и понятный кадровый документооборот:

• руководители структурных подразделений в этом случае знают, когда и какие документы требовать от работников, как им оформить или инициировать какую-либо кадровую процедуру, ориентируются в сроках и способах передачи документов в кадровую службу;
• специалист, который ведет табель учета рабочего времени, имеет возможность без ошибок и своевременно вносить данные об отработанном времени;
• бухгалтерия вовремя получает табель и документы, на основании которых можно корректно рассчитать заработную плату;
• работники не волнуются, что их заявления не будут рассмотрены вовремя или они не узнают о решении работодателя.

Инициировать разработку Инструкции по КД можно на любом этапе развития компании. Не обязательно ждать, когда проблемы кадрового документооборота приобретут размах. Как правило, инициатива исходит от кадровой службы, работники которой и занимаются составлением этого документа. На этапе разработки очень полезно привлекать к обсуждению проекта руководителей или должностных лиц, которые будут участвовать в проведении кадровых процедур или оформлении (получении, передаче) кадровых документов. Важно учесть все высказанные ими пожелания и обсудить возражения, чтобы исполнение уже принятого документа никто не саботировал.

Оформление Инструкции по КД 

При оформлении любого документа используется определенный набор реквизитов. Поскольку Инструкция по КД относится к ЛНА, набор реквизитов может быть следующий (Таблица).

• Кадровое делопроизводство: что это и его особенности

• Главная цель кадрового делопроизводства и его задачи

• Ключевые функции кадрового делопроизводства

• Виды документов и основные направления кадрового делопроизводства

• Кто должен вести кадровое делопроизводство в компании?

Любая организация, которая использует труд наемных работников, должна документально оформить с ними трудовые отношения. Это позволяет зафиксировать права и обязанности обеих сторон, определить степень ответственности, продолжительность сотрудничества, размер вознаграждения и возможные штрафные санкции, обозначить прочие условия взаимодействия. Документирование трудовых отношений – это не просто формальность, а возможность защитить интересы и работодателя, и работника, получить определенные гарантии в случае разногласий, регламентировать деятельность компании. Все эти и многие другие вопросы находятся в ведении специалистов по кадрам и составляют основу кадрового делопроизводства. Разберемся, что это такое и какие задачи позволяет решить.

Кадровое делопроизводство: что это и его особенности

Главный ресурс любой компании – это ее персонал, люди, которые создают продукты, оказывают услуги, обеспечивают эффективную работу всей организации, ее конкурентоспособность, устойчивость и как итог – финансовый результат. Отношения предприятия и его работников регулируются трудовым законодательством и должны быть задокументированы в строгом соответствии с действующими правилами и нормативами. Это упорядочивает и систематизирует трудовые отношения, дает определенные гарантии как предприятию, так и его служащим: компания стабильно работает и получает прибыль, люди выполняют свои обязанности и регулярно получают зарплату, а в будущем могут рассчитывать на пенсию, определенные льготы, пособия и прочие выплаты. Организация и документальное сопровождение взаимодействия предприятия и его персонала – это основные составляющие кадрового делопроизводства. Кадровая документация отражает все передвижения сотрудников внутри компании, прием новых и увольнение действующих работников, график отпусков и рабочего времени, зафиксированы все права и обязанности как персонала, так и работодателя. 

При возникновении спорных моментов и в случае обращения в судебные инстанции от того, насколько правильно оформлена кадровая документация, будет зависеть очень многое. Поэтому грамотная организация кадрового делопроизводства имеет принципиальное значение, независимо от того, сколько человек трудится в компании.

Главная цель кадрового делопроизводства и его задачи

Выстроить стабильно функционирующую систему работы с кадровой документацией – вот основная цель организации и ведения кадрового делопроизводства. Его ключевая задача – обеспечить правильное оформление всех этапов взаимодействия, всех нюансов трудовых отношений между сотрудником и работодателем. Для этого необходимо решить ряд подзадач:

• обеспечить документальное сопровождение трудовых отношений в строгом соответствии с требованиями действующего законодательства;

• создать организационно-правовую базу для трудовых отношений компании-работодателя и персонала (например, в виде правильно оформленной документации: корректно составленный трудовой договор с четкими формулировками, не допускающими разночтений, в равной степени выгодны как руководителю компании, так и его сотрудникам); 

• выстроить систему управления персоналом, которая будет максимально соответствовать стратегическим целям руководителя;

• упорядочить взаимоотношения работодателя и его сотрудников посредством документального закрепления их прав и обязанностей;

• участвовать в разрешении трудовых споров (кадровые документы могут стать одним из важных доказательств в случае разбирательств в суде).

Кадровая документация делает трудовые отношения более прозрачными, устанавливает правила игры для всех участников этих отношений и помогает избежать путаницы и недопонимания. Соблюдение этих правил делает взаимодействие работодателя и персонала комфортным: одна сторона получает чувство стабильности и защищенности, вторая – инструмент для эффективного управления процессами.

Ключевые функции кадрового делопроизводства

Итак, кадровое делопроизводство позволяет упорядочить трудовые отношения, обозначить права и обязанности и разграничить зоны ответственности все сторон этих отношений. Рассмотрим его основные функции:

1. документальная фиксация любых изменений и передвижений в кадровом составе: прием новых сотрудников, повышение или перевод в другой отдел, на другую должность (в горизонтальной плоскости), обучение персонала, командировки, больничные, очередной отпуск или отпуск без сохранения содержания, дисциплинарные взыскания или премии, увольнение или сокращение;

2. четкое регламентирование трудовых отношений;

3. разработка внутренних организационных документов (например, графика отпусков, штатного расписания), проектов и форм документов, их согласование с руководством, актуализация;

4. обеспечение максимальной прозрачности во взаимоотношениях работодателя и его наемных сотрудников;

5. обеспечение сохранности кадровых документов и ведения архива;

6. предоставление отчетов о сотрудниках компании в государственные фонды, надзорные органы;

7. учет рабочего времени сотрудников и предоставление в бухгалтерию сведений, необходимых для расчета отпускных или компенсаций за неиспользованный отпуск;

8. ведение кадрового учета и предоставление руководителю актуальной информации о персонале, которая необходима для выявления проблемных мест, оптимального использования имеющихся ресурсов, принятия важных управленческих решений и т. д. 

Порядок ведения всего документооборота, связанного с персоналом, и полный перечень функций, которые ему отводятся, закреплены в инструкции по кадровому делопроизводству и зависят от конкретной организации.

Виды документов и основные направления кадрового делопроизводства

Все этапы взаимодействия работодателя и его сотрудников, все кадровые процедуры требуют документального сопровождения. Поэтому кадровое делопроизводство ведется в нескольких направлениях:

• подготовка пакета документов для трудоустройства новых работников (для этого разрабатывается трудовой договор, прописываются должностные инструкции, оформляются кадровые приказы, ведутся личные дела и трудовые книжки, заполняются личные карточки сотрудников);

• увольнение работников с соблюдением ТК РФ;

• разработка локальных нормативных документов, регламентов взаимодействия, положений, приказов, инструкций (это могут быть, например, положение о премировании сотрудников, о защите персональных данных, о командировках и отпусках, о материальной ответственности, соглашение о конфиденциальности или правила внутреннего трудового распорядка);

• разработка правил и инструкций по охране труда;

• консультирование персонала по вопросам, связанным с трудоустройством (например, в случае реорганизации предприятия или его ликвидации);

• подготовка отчетов для пенсионного фонда, военкомата, центров занятости и т. д. 

Таким образом, в ведении специалиста по кадровому делопроизводству находятся:

• персональные документы (личная карточка сотрудника, его личное дело и трудовая книжка);

• документы организационно-правового характера (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и должностные инструкции);

• договорная документация (индивидуальные трудовые договоры или коллективное соглашение (договор));

• информационно-справочная документация (входящая/исходящая и внутренняя корреспонденция);

• учетная кадровая документация (например, книги и журналы учета);

• распорядительная документация (приказы, касающиеся личного состава). 

Стоит отметить, что документы могут быть обязательными для всех компаний (независимо от численности персонала, масштабов и форм организации предприятия), рекомендованными (решение об оформлении таких документов принимает работодатель) и обязательными для определенного вида работ (узкоспециализированными).

Кто должен вести кадровое делопроизводство в компании?

Документально оформлять все кадровые процедуры, вести кадровый учет обязаны все работодатели – и юридические лица, и индивидуальные предприниматели. Как организовать кадровое делопроизводство и кому поручить его ведение – решает работодатель. Как правило, это зависит от численности штата и финансовых возможностей предприятия. Рассмотрим основные варианты:

1. Отдел кадров (или кадровая служба). Потребность в таком спецподразделении появляется у крупной компании с большим штатом сотрудников. В соответствии с рекомендациями на одного кадровика должно приходиться не более 200-250 человек. Зона ответственности отдела кадров – только кадровое делопроизводство и все, что с ним связано. 

2. Инспектор по кадрам (или менеджер по персоналу). Штатная единица специалиста по кадровому делопроизводству вводится на небольших предприятиях. Функции кадровика может выполнять и внешний специалист – по договору аутсорсинга. 

3. Внутренний совместитель. Если численность штата недостаточно велика или бюджет компании не позволяет содержать отдельного специалиста по кадрам, его функциональные обязанности может выполнять на условиях совмещения секретарь, офис-менеджер или бухгалтер. Согласно требованиям трудового законодательства, дополнительная нагрузка возможна только с согласия работника и за дополнительную плату. Причем совмещение должностей не должно сопровождаться увеличением продолжительности рабочего дня. 

4. Руководитель. Такое возможно, если компания создана недавно, а численность персонала не превышает 20 человек. 

В любом случае специалист, которому предстоит вести кадровое делопроизводство, должен хорошо разбираться в трудовом законодательстве, владеть основами бухучета, ведения отчетности, уметь работать в специализированных программах и справочных системах, обеспечивающих правовую поддержку. За отсутствие кадрового учета и кадрового делопроизводства предусмотрены штрафные санкции. 

Разобраться в тонкостях документационного обеспечения управления предприятием поможет один из курсов в нашей Академии.

Все организации, даже если у них нет наёмного персонала, обязаны вести кадровое делопроизводство. В статье расскажем, зачем вести кадровый учёт, какие документы являются обязательными, какую ответственность несёт организация в случае нарушений и почему уже сейчас необходимо перевести кадровый учёт в электронный формат.

Почему организации должны вести кадровый учёт

Кадровый учёт необходим, поскольку законодательство требует ведения кадровых документов. В их число входят различные приказы (например, о приёме на работу или увольнении), заявления, должностные инструкции и многие другие документы. Ведение кадрового делопроизводства — обязанность всех организаций. Компании без сотрудников должны вести кадровые документы по учредителю.

На организациях-работодателях лежит ответственность по регулированию трудовых отношений с наёмным персоналом. Этого требует трудовое законодательство. Ведение кадрового делопроизводства приводит к обороту большого объёма документов. При этом кадровые документы подлежат строгому учёту и регистрации.

Все организации, за исключением микропредприятий, должны иметь локальные нормативные акты (ЛНА), регулирующие специфику взаимодействия с сотрудниками. Помимо обязательной кадровой документации, есть документы, которые нужно вести только при определённых условиях. Например, при работе в опасных условиях труда.

Ведение кадрового учёта необходимо, поскольку:

• этого требует трудовое законодательство;
• отношения между наёмным персоналом и работодателем должны быть упорядочены;
• это позволяет установить двухстороннюю связь между сторонами трудовых отношений;
• при правильном ведении документов можно избежать спорных и конфликтных ситуаций, а также штрафов.

Документы кадрового учёта

Единого перечня кадровых документов, обязательных для всех компаний, законодательством не предусмотрено. Существуют только отдельные документы, ведения которых требует Трудовой кодекс РФ. Кроме того, есть кадровые документы, которые могут запросить контролирующие ведомства: трудовая инспекция, налоговая, прокуратура и другие госорганы. Поэтому их ведение тоже является обязательным

Перечень обязательных документов зависит от размеров бизнеса. Например, микропредприятия могут вести упрощённый кадровый учёт. Это значит, что организации микробизнеса освобождены от необходимости оформления ряда локальных нормативных актов.

В общий список обязательных кадровых документов входят:

• трудовые договоры и допсоглашения к ним;
• трудовые книжки;
• личные дела;
• личные карточки;
• приказы (о приёме на работу и об увольнении, о предоставлении ежегодного отпуска или отпуска за свой счёт, о премировании или применении дисциплинарного взыскания и другие);
• штатное расписание и ЛНА о внесении в него изменений;
• графики отпусков и уведомления персонала об отпусках;
• командировочные документы;
• табели по учёту рабочего времени работников;
• должностные инструкции;
• положение об оплате труда;
• расчётный лист;
• согласие на обработку персональных данных и др.

Более подробно о документах, которые необходимы при ведении кадрового делопроизводства, мы рассказывали в нашей статье об обязательных документах кадровой службы.

Ответственность за отсутствие или неправильное ведение кадрового учёта

Если организация не будет нести кадровый учёт или в обязательной кадровой документации будут выявлены ошибки, нарушитель понесёт административную ответственность, предусмотренную пунктом 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — штраф в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
• для организаций — штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей.

Кроме того, деятельность ИП и юрлиц может быть приостановлена на срок до 90 суток.

Согласно ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ, в случае повторного нарушения правил ведения кадрового делопроизводства, за которое уже было назначено наказание, должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от 1 до 3 лет.
Такие наказание назначает судья. В случае дисквалификации должностное лицо не имеет права занимать руководящие должности организации, входить в состав совета директоров, заниматься предпринимательской деятельностью в рамках управления организацией (ст. 3.11 КоАП РФ).

Помимо отсутствия или неправильного ведения кадрового делопроизводства, существуют и другие нарушения, за которые предусмотрены штрафы и другие виды ответственности:

• нарушение порядка ведения, хранения, учёта и выдачи трудовых книжек;
• несвоевременное предоставление сведений в отчётности, которая сдаётся в ПФР, либо предоставление недостоверных сведений в отчётных документах;
• нарушение правил обработки и защиты персональных данных сотрудников;
• нарушение порядка хранения кадровых документов, а также сроков их хранения.

Почему следует перевести кадровое делопроизводство в электронный формат

Сейчас любая организация с работниками может перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Основное преимущество кадрового ЭДО — возможность оптимизации делопроизводства за счёт экономии средств, автоматизации процессов и практически полной цифровизации кадровых документов (Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ).

Работодатель может заключить трудовой договор с соискателем, который проживает в другом городе. Для обмена документами с удалённым работником потребуется организовать ЭДО, обеспечить сотрудника электронной подписью.

Пока что кадровый электронный документооборот необязателен для работодателей, однако власти планируют перевести всех на КЭДО до 2024 года. Срок не точный и может быть перенесён, однако переход на обязательный КЭДО неизбежен. Поэтому с учётом преимуществ ЭДО перевести кадровое делопроизводство в электронный формат стоит уже сейчас.