Заявка на инструкции по поставке представляет собой документ в котором

Содержание:

1. Внешнеторговые документы для подготовки экспортно-импортных операций
2. Внешнеторговые документы по подготовке товара к отгрузке
3. Коммерческие документы
4. Заключение

Если вы хотите научиться сами правильно писать и выполнять рефераты, как это сделать я подробно написала на странице — как написать реферат.

Посмотрите похожие темы рефератов возможно они вам могут быть полезны:

Введение:

ВЭД сопровождается большим количеством документов. Они необходимы при подготовке, оформлении и проведении внешнеторговой сделки купли-продажи. Их правильное и квалифицированное составление играет важную роль в успешности его выполнения на всех этапах. Такие документы называются внешнеторговыми документами, они подтверждают совершение сделки купли-продажи с иностранным контрагентом. Основным документом является внешнеторговый контракт, который является результатом творческого подхода экспортера и импортера, включающего в себя обязательства сторон на всех этапах передачи товара от продавца к покупателю. Содержание контракта зависит от выполняемой операции (экспорт, импорт), от характера товаров, страны-партнера, способа и места доставки. Конечно, тексты типовых договоров помогают в ее подготовке, но они должны включать в себя специфику предстоящей сделки. Договор индивидуальный. Поэтому в этом разделе ему уделено такое внимание. В зависимости от выполняемых функций внешнеторговые документы можно разделить на следующие группы:

1. документы для подготовки экспортной сделки;
2. документы для подготовки импортной сделки;
3. документы, обеспечивающие производство экспортных товаров;
4. документы для подготовки экспортных товаров и их отгрузки;
5. коммерческие документы;
6. документы о платежных и банковских операциях;
7. страховые документы;
8. транспортные документы;
9. транспортно-экспедиционные документы;
10. таможенные документы.

Те документы, которые следуют вместе с товарами от пункта отправления до пункта назначения, называются товаросопроводительными документами. Такие документы входят в группу коммерческих, транспортных, платежных и таможенных. Внешнеторговые документы содержат определенные реквизиты, большинство из которых оформлено на специальных бланках и имеет типовой бланк.

Детали, общие для всех документов, — это название компании, участвующей в сделке экспортирующей компании (или грузоотправителя) и импортирующей компании (или грузополучателя), их адреса, номера телефонов или факсов, название документа, дата и место его выдачи, номер договора или заказа и дата его подписания (документы для оформления сделки), номер заказа, транс, спецификация отгрузки, наименование и описание товара, его количество (количество штук, вес нетто и брутто, кубатура, габариты), вид упаковки и маркировка. Целью данного раздела является рассмотрение отдельных документов, их содержания, что непременно окажет существенную практическую помощь работникам, занимающимся внешнеэкономической деятельностью.

Внешнеторговые документы для подготовки экспортно-импортных операций

Документы для подготовки экспортной и импортной продукции

Внешнеторговые документы для подготовки экспортной сделки

В процессе подготовки коммерческой сделки на основе прямых связей между контрагентами продавец может использовать различные методы установления контактов с потенциальными покупателями, а именно:

1. направить оферту (оферту) напрямую одному (фирме) или нескольким возможным иностранным покупателям;
2. принять и подтвердить заказ покупателя;
3. направить покупателю оферту в ответ на его запрос, указав конкретные условия будущего контракта или форму контракта;
4. принять участие в аукционе путем подачи заявки организаторам аукциона;
5. направить потенциальному покупателю коммерческое письмо с информацией о намерениях вступить в переговоры о заключении конкретной сделки;
6. отправить проформу контракта уже известному покупателю в результате согласования условий контракта по телефону, телетайпу или телексу, либо на основании предыдущих договоренностей;
7. разместите рекламу в СМИ. Рассмотрим основные документы, сопровождающие эти методы.

Предложение. В коммерческой практике под офертой понимается письменное предложение продавца, направленное потенциальному покупателю, о продаже партии товара на условиях, определенных продавцом.

В оферте указаны все основные условия предстоящей сделки: наименование товара, количество, качество, цена, сроки доставки, срок доставки, условия оплаты, характер тары и упаковки. Текст предложения должен быть кратким, ясным и понятным.

Есть два типа предложений: твердое и бесплатное.

Твердое предложение — это документ, в котором содержится письменное предложение о продаже определенной партии товаров, отправленное продавцом одному из возможных покупателей, с указанием периода, в течение которого продавец связан своим предложением.

Бесплатное предложение — это документ, который может быть выдан на одну партию товара нескольким потенциальным покупателям. Он не связывает продавца своим предложением, не устанавливает срок для ответа.

Желательно ограничить количество выдаваемых бесплатных предложений, иначе на рынке может сложиться впечатление, что предлагаемых товаров много и они захотят продать его раньше. По сути, это предложение вступить в переговоры.

Подтверждение заказа. Подтверждение заказа — это коммерческий документ, представляющий собой сообщение от экспортера о том, что заказ покупателя принят без оговорок.

Договор купли-продажи. Договор купли-продажи товаров в материальной форме в международной торговой практике называется договором.

Договор купли-продажи является основным коммерческим документом, оформляющим внешнеторговую сделку, который содержит письменное соглашение сторон о поставке товаров: обязательство продавца-экспортера передать определенное имущество в собственность покупателю-импортеру и обязательство покупателя-импортера принять это имущество и заплатить за него определенную сумму денег или обязательства сторон по соблюдению условий бартера. Передача права собственности — непременное условие договора купли-продажи. Для товаров от продавца к покупателю. В этом основное отличие договора купли-продажи от всех других типов договоров — страхования арендной лицензии и других, где предметом договора является либо право использования товаров, либо оказание услуг.

Договор купли-продажи содержит следующие позиции (разделы, статьи):

• преамбула;
• предмет договора (наименование товара);
• количество товара;
• качество продукта;
• цена и общая стоимость;
• основные условия доставки;
• оплата;
• срок поставки;
• упаковка;
• маркировка;
• санкции за нарушение условий договора;
• форс-мажорные обстоятельства (форс-мажор);
• условия перевозки (порядок отгрузки);
• прием и доставка товаров;
• претензии (жалобы);
• страхование;
• арбитраж;
• список документов для оплаты;
• другие условия;
• порядок расторжения договора;
• юридические адреса

Внешнеторговые документы по подготовке к импортной сделке

В процессе подготовки импортной сделки покупатель может использовать следующие способы установления контактов с потенциальным продавцом-экспортером, а именно:

• направить потенциальному или уже известному продавцу заказ;
• направить запрос производителю интересующих покупателя (импортера) товаров;
• объявить торги с приглашением к участию фирм, которые могут принять и выполнить условия организаторов торгов (машины и оборудование);
• направить возможному производителю коммерческое письмо о намерениях в ответ на его рекламу или информацию; — направить экспортеру безоговорочный акцепт его предложения. Рассмотреть предложения экспортеров на товары, представленные на ярмарках и выставках, и провести переговоры о их закупке. Рассмотрим конкретные документы и их содержание.

Заказ. Заказ – это коммерческий документ, в котором покупатель подробно указывает все необходимые условия для изготовления или подготовки заказываемого товара, а также все существенные элементы, необходимые для заключения внешнеторговой сделки. Покупатель может в качестве приложения к заказу направить экспортеру спецификацию с уточнением условий поставки: инструкциями по упаковке и маркировке, информации по поставке и распределению документов. Заказчик может указать количество и размеры частичных поставок. В случае, если поставка товара будет поручена фирме-экспедитору, то следует указать: наименование фирмы-экспедитора, адрес, номер телефона и телекс, средство транспорта, если известно, то и наименование перевозчика.

Запрос. Запрос – это документ, выдаваемый стороной, заинтересованной в покупке указанных в нем товаров, уточняющий некоторые желательные условия, касающиеся поставки, адресуемый будущему поставщику с целью получения предложения. В запросе обычно указывается точное наименование нужного товара, его качество, сорт, количество и запрашивается как можно более подробная информация о товаре, условия доставки и платежа. Запрос рассылается нескольким фирмам с целью получения конкурентных предложений.

Заявка на инструкции по поставке. Заявка на инструкции по поставке – документ, выдаваемый поставщиком с просьбой к покупателю сообщать инструкции в отношении поставки заказанных товаров.

Письмо о намерениях. Письмо о намерениях – документ, при помощи которого покупатель информирует продавца о принятии в принципе его предложения и намерении начать переговоры по заключению контракта. Это приглашение к переговорам.

Тендерная документация. Тендерная документация – определяет требование заказчика в отношении содержания ожидаемых предложений на торгах и включает тендерные условия, проформу тендера, условия проведения торгов, технико-экономическую документацию, перечисление видов и объемов работ.

Тендерные условия содержат конкретные требования заказчика к участнику торгов: наименование и количество товара, его технико-экономические характеристики, основные коммерческие и технические условия, включая срок поставки, условия платежа, цены условия арбитража, штрафов, гарантий.

Внешнеторговые документы по подготовке товара к отгрузке

Заявка на фрахтование. Заявка на фрахтование – документ, в котором поставщик просит перевозчика зарезервировать место для определенной отправки и указывает желательное средство транспорта, время отправки и т. д.

Заявка на свидетельство об осмотре. Заявка на свидетельство об осмотре – документ, предоставляемый компетентному органу стороной, запрашивающей свидетельство об осмотре товаров в соответствии с национальными или международными стандартами, или согласно законодательству страны, где требуется наличие этого документа, или если это предусмотрено в контракте.

Свидетельство об осмотре. Свидетельство об осмотре – документ, выдаваемый компетентным органом, подтверждающий, что описанные в нем товары были подвергнуты осмотру в соответствии с национальными или международными стандартами согласно законодательству страны, где требуется проведение осмотра, или в соответствии с положениями контракта.

Инструкция по маркировке. Инструкция по маркировке – документ, в котором излагаются требования к маркировке поставляемого товара покупателю, необходимые надписи, изображения и условные обозначения, помещенные на упаковке, бирках или на отгружаемом товаре, необходимые для надлежащей перевозки и сдачи груза покупателю. Маркировка должна содержать:

• обозначения, необходимые для адресата-получателя груза: наименование грузополучателя и грузоотправителя (или замещающие их условные знаки), вес нетто и брутто, номер контракта и наряда, номер данного места в партии. Это товарная маркировка;
• сведения, необходимые транспортной организации, перевозящей груз: наименование пунктов отправления и назначения, маршрут при перегрузках – грузовая маркировка;
• обозначения, необходимые во время перевозки: номера вагона и люков, номер транса, название судна и т. д.

Инструкция по отправке. Инструкция по отправке – документ, содержащий подробные сведения о грузе и требованиях экспортера в связи с его перевозкой.

Поручение на отгрузку. Поручение на отгрузку – документ выписывается при воздушных перевозках грузоотправителем. В нем указываются подробные данные о партии товара, которые позволяют авиалинии или ее агенту подготовить авиагрузовую накладную.

Извещение о готовности к отправке и об отправке. Извещение о готовности к отправке – этот документ выдается поставщиком, в котором он уведомляет покупателя (импортера) о том, что заказанные товары готовы к отправке.

Извещение об отправке – документ, которым продавец или грузоотправитель информирует грузополучателя (импортера) об отправке товара.

Извещение о распределении документов. Извещение о распределении документов – это документ, в котором сторона, ответственная за выписку комплекта внешнеторговых документов, указывает различных получателей оригиналов и копий этих документов, а также число экземпляров, отправляемых каждому из них.

Разрешение на поставку. Разрешение на поставку – документ, выдаваемый покупателем и разрешающий отправку товаров после получения от продавца извещения, готовности товара к отгрузке.

Наряд на вывоз со склада. Наряд на вывоз со склада – документ, выдаваемый на предприятии и содержащий указание отпустить со склада товары, указанные клиентом.

Наряд на внутреннюю транспортировку. Наряд на внутреннюю транспортировку – документ, содержащий инструкции в отношении транспортировки товаров на предприятии.

Таблица фактурования. Таблица фактурования – документ, выдаваемый на предприятии, содержащий сведения о проданных товарах и используемый в качестве основы для составления коммерческого счета.

Лицензия экспортная/импортная. Лицензия экспортная/импортная – документ, который выдается специальными государственными органами при наличии в стране экспортера/ импортера контроля над вывозом или ввозом данных товаров. Лицензии выдаются на основе заявлений соответствующего экспортера или импортера, представленных органу, ведающему выдачей лицензий в своей стране. В лицензии указываются наименование заявителя, производителя, продавца и покупателя товара, вид лицензии, номер заявления на лицензию, номер разрешения на выдачу лицензии, срок действия разрешения, характер сделки, валюта платежа, наименование и полная характеристика товара, срок поставки, стоимость товара, наименование органа, выдавшего лицензии, название страны, куда экспортируется или откуда импортируется товар. Лицензия предоставляется на определенный срок, по истечении которого она теряет силу.

Коммерческие документы

В данной группе документов дается стоимостная, количественная и качественная характеристика товара. Продавец оформляет эти документы на своем бланке, а покупатель оплачивает их.

Коммерческий аккаунт. Коммерческий счет-фактура является основным расчетным документом. В нем содержится требование продавца к покупателю уплатить указанную в нем сумму причитающегося платежа за поставленный товар. В счете-фактуре указываются: цена за единицу товара и общая сумма счета-фактуры или платежа; основные условия доставки товара; способ оплаты и форма оплаты; наименование банка, в котором должен быть произведен платеж; информация об оплате стоимости перевозки (когда и кем); информация о страховке (кто оплачивает) и размере страховой премии (при доставке на условиях CIF). Счет-фактура оформляется в большом количестве экземпляров (иногда до 25).

Спецификация. Спецификация — документ, содержащий перечень всех типов и разновидностей товаров, входящих в данную партию, с указанием количества и типа товаров для каждого места. Спецификация обычно дополняет счет на поставленные товары разных марок и наименований.

Техническая документация. Техническая документация необходима для поставки оборудования и технических товаров длительного пользования. Он включает в себя: паспорт, формы и описания продукции, инструкции по установке и эксплуатации, различные схемы, чертежи, списки запчастей, инструментов, приспособлений и т.д. Техническая документация составляется на языке страны покупателя или на другом языке у покупателя. инструкции. Для товаров массового производства он должен быть изготовлен полиграфическим способом.

Упаковочный лист. Упаковочный лист — документ, содержащий перечень всех видов и сортов товаров, находящихся в каждой товарной позиции (ящике, ящике, таре) и необходим, как правило, когда в одной упаковке находятся товары разного ассортимента. Он используется в качестве дополнения к счету, когда отправляется большое количество товаров или когда количество, вес или содержимое каждого отдельного товара различаются.

Заключение

Сертификат качества. Сертификат качества — документ — сертификат, удостоверяющий качество фактически поставленных товаров и их соответствие условиям Договора. Он дает характеристики товара или подтверждает соответствие товара определенным стандартам или спецификациям заказа. Выдается соответствующими компетентными организациями, торговыми палатами, специальными лабораториями как в стране экспорта, так и в стране импорта. Стороны могут договориться о предоставлении сертификатов различных контрольно-инспекционных учреждений, институтов, мерно-весовых палат и т. д. Производитель также может выдать сертификат качества, если это предусмотрено договором.

Заявление о гарантии или гарантийное письмо. Гарантийное обязательство или гарантийное письмо — это документ, подтверждающий, что поставленные товары (чаще всего оборудование) соответствуют условиям конкретного контракта. В случае поставки оборудования он также может содержать гарантию поставщика на бесперебойную работу при условии соблюдения покупателем правил эксплуатации.

Отчет об испытаниях. Протокол испытаний — этот документ составляется после того, как Продавец совместно с представителем покупателя завершит испытания заказанного товара в заранее определенный день и час на предприятии продавца. Документ иногда называют сертификатом, он содержит подробное изложение результатов испытаний, указывающих, соответствует ли изготовленный продукт условиям заказа. Отправляется заказчику. Обычно на основании протокола испытаний стороны подписывают акт приемки-передачи.

Разрешение на отгрузку / заказ /. Разрешение на отгрузку — документ, выдаваемый представителем покупателя после проведения приемочных испытаний оборудования на предприятии поставщика с целью установления соответствия товара условиям заказа. Он содержит информацию о дате поставки по контракту, дате готовности и проведенных испытаний, а также указание на то, что этот продукт может быть отправлен в конкретную страну в соответствии с инструкциями представителя покупателя.

Содержание

1. Что представляет собой заявка на поставку товара
2. как оформить заявку на поставку товара
3. как составить заявку на приобретение товара
4. Видео-инструкция принятие заявки на поставку товара поставщиком

1. Что представляет собой заявка на поставку товара

2. Как оформить заявку на поставку товара

 

Обратно к списку

Заявки

Заявка представляет собой документ, служащий для выражения воли касательно получения услуг/продукции. Как правило, направляется она от инициатора закупки лицу, которое предположительно исполнит заявку. В большинстве случаев оформляется в письменной форме. Рассмотрим особенности этого документа на примере заявки на покупку товара.

Для чего создается заявка на покупку продукции?

Заявка на приобретение заполняется со следующими целями:

• Бумага позволяет забронировать нужное изделие.
• Требуется тогда, когда покупатель ранее не мог определиться с покупкой. Предпочтительные для приобретения изделия указываются в заявке.
• Заявка подтверждает согласие покупателя на условия, предложенные поставщиком.
• Документ, составленный покупателем, является основанием для возникновения обязанности по принятию и покупке товара.

Заявка должна быть оформлена правильно. Как правило, она составляется в свободной форме. Однако в документе обязательно должны содержаться все значимые условия. Это не так важно при обычном взаимодействии, но важно при возможном судебном разбирательстве.

Заявка обычно составляется в форме соглашения. К этому договору, как и к обычному соглашению, может прилагаться вспомогательная бумага. В заявку могут вноситься изменения после ее составления. Все корректировки должны отражаться в дополнительной договоренности. В заявке обычно указываются сроки поставки продукции.

К СВЕДЕНИЮ! Заявка потребуется при возникновении различных спорных ситуаций. Она нужна для фиксации договоренностей, подтверждения согласия покупателя на поставку.

Требования к заявке

Законом не утверждена форма заявки, а потому она может разрабатываться каждой компанией самостоятельно. Организация может разработать определенную форму, которой должны будут пользоваться покупатели, отправляющие заявку. Создаваемый компанией образец должен соответствовать этим обязательным требованиям:

• У документа должна быть в «шапке». В ней содержится наименование участников сделки, их адреса, номера, факсы, платежные реквизиты.
• В текст следует поместить все данные договора, который является основой сделки. Здесь следует упомянуть про то, что заявка не является основным документом. Это вспомогательная бумага, которая прилагается к базовому соглашению. Его реквизиты и нужно указывать. Прописывается номер договора, дата его оформления.
• У заявки должно быть соответствующее название. Приводятся сведения о предмете заявки: название продукции, ее технические свойства, ассортимент, нужное количество, стоимость.
• Необходимо указать сроки поставки. Если поставка осуществляется в несколько этапов, необходимо задать сроки для каждого из этапов.
• Текст заявки завершается подписями участников сделки, печатями. Если в сделке используются доверенности, прописываются их номера.

Если требуется, можно указать в заявке дополнительную информацию: упаковка товара, габариты, особые условия оплаты. Заявка должна быть отражена в специальном журнале под своим номером.

Разновидности заявок

Заявки подразделяются на эти виды:

• Внешние. Обычно отправляются от покупателя к поставщику. То есть, отправителем является внешний пользователь. Это может быть заявка на поставку продукции/предоставление услуг.
• Внутренние. Отправляются внутри самой организации. К примеру, это могут быть заявки на получение канцтоваров, получение услуг от другой фирмы.

Под заявкой могут пониматься деловые письма о принятии участия в мероприятиях/конкурсах. Иногда заявка оформляется для регистрации различных прав, запросов.

Есть также гарантийное письмо-заявка. Это вид делового сообщения. В нем содержится просьба о выполнении какой-либо просьбы. Важная особенность такой заявки – в ней есть указание на гарантию оплаты.

Заявка может подтверждать получение информации или документов. Она может использоваться и для подтверждения ранее достигнутой договоренности. В завершении документа иногда стоит просьба/предписание, предложение. Заявки подразделяются на виды в зависимости от степени важности, срочности, существенности затронутых вопросов, количеству предпосылок.

То есть, документ является практически универсальным. Он актуален для самых различных ситуаций.

Заявка на поставку товара

Заявка на поставку товара – документ, который обычно требуется в тех случаях, когда компания-заказчик бронирует партию товара на складе у предприятия-поставщика для дальнейшего своевременного получения.

Составление заявки может быть как единовременным, так и регулярным. Заявка не является самостоятельным документом, а служит приложением к договору купли-продажи, поставки и т.п. Чаще всего условия и сроки подачи заявки регламентируются в основном договоре.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

На какие товары можно формировать заявку

Заявку можно формировать на любые открытые поставщиком к бронированию виды товаров по желанию заказчика:

• стройматериалы,
• канцелярские принадлежности,
• хозяйственные товары,
• мебель,
• технику,
• оборудование и т.д.

Порядок получения товара

Процедура получения товара с участием предварительной заявки достаточна проста.

1. Для начала представителю заказчика следует связаться с работником компании, осуществляющей поставку, чтобы обговорить детали процесса. В частности надо уточнить наличие товара на складе и если он отсутствует, то срок его прибытия, а также объемы, тип, маркировку, качество и прочие нюансы.
2. Затем следует выяснить, каким именно способом лучше всего передать готовую заявку: по электронным средствам связи или по факсу, после чего можно приступать к оформлению документа.
3. После составления и передачи заявки сотрудник компании-поставщика ее обработает и, в случае вопросов, свяжется с заказчиком для пояснения неточных моментов. Если все нормально и никаких тем для обсуждений у поставщика нет, то заявку нужно будет только подтвердить, после чего она отправится на склад, где на ее основании необходимый товар будет забронирован (если подтверждения не будет, продукцию с брони снимут).

При полном соблюдении всех этапов процедуры резервирования, заказчик может быть уверен в том, что он получит необходимые товарно-материальные ценности со склада поставщика в нужном объеме и качестве в строго установленное время.

Плюсы и минусы заявки

Заявка является документом, фиксирующим желание заказчика получить конкретный товар в определенный период.

Позитивный момент

Ее основное преимущество заключается в том, что она гарантирует то, что как только необходимая продукция появится на складе поставщика, она будет забронирована под этого конкретного заказчика.

Негативный момент

Правда при этом, если вдруг возникнет необходимость заменить этот товар на какой-то другой, не указанный в документе, могут возникнуть сложности, как и в случае отказа заказчика от ранее отправленной заявки.

Можно ли отказаться от заявки на поставку товара

Закон предусматривает право отказаться от заявки на поставку товара в некоторых ситуациях, например, при попадании заказчика в сложные материальные условия, не позволяющие выполнить ранее достигнутые договоренности с поставщиком. Правда, при этом у заказчика должны быть доказательства своего бедственного положения.

В большинстве же случаев, если желание отказаться от заявки ничем не обосновано, это будет считаться нарушением условий сделки (договора).

Отказ от составленной, отправленной и принятой по всем правилам заявки неправомерен и поставщик вправе обратиться в судебную инстанцию за восстановлением справедливости.

Кто составляет заявку

Непосредственно формированием заявки может заниматься любой работник предприятия-заказчика, в полномочия которого по должностной инструкции входит данная функция: бухгалтер, экспедитор, логист и т.д. На предприятиях малого сектора экономики составлением заявки занимаются сами директоры.

Образец заявки на поставку товара

На сегодня не существует унифицированного бланка заявки на поставку товара, так что предприятия и организации имеют возможность писать ее в произвольном виде, исходя из собственного видения данного документа и потребностей компании, или заполнять шаблон документа, разработанный и утвержденный внутри фирмы.

Правда, при формировании заявки следует следить за тем, чтобы по структуре она соответствовала основным правилам делопроизводства, а по тексту – нормам русского языка.

Несмотря на отсутствие единого образца, есть ряд сведений, которые в заявке нужно указывать обязательно.

1. В «шапку» вписываются:
   • название той фирмы, которой она адресована,
   • название компании–заказчика,
   • дата, номер и место составления документа,
   • данные о конкретном ответственном за составление заявки лице: его должность, фамилия-имя-отчество и номер телефона.
2. Далее в документ нужно внести:
   • наименование заказываемых товарно-материальных ценностей,
   • их количество,
   • размер,
   • вес,
   • тару,
   • прочие специфические характеристики (чем подробнее и тщательнее эти сведения будут прописаны, тем лучше).

При надобности бланк заявки можно дополнить и какой-то прочей дополнительной информацией.

На что обратить внимание при оформлении заявки

Как к содержательной части заявки, так и к ее оформлению, никаких особенных требований не предъявляется: ее можно писать на фирменном бланке предприятия, или на обыкновенном листе форматов А4, А5, от руки или напечатав на компьютере.

Важно лишь, чтобы заявка содержала «живую» подпись представителя компании – заказчика (директора или иного работника, обладающего правом подписи подобного рода бумаг).

Заверять бланк печатью организации особой необходимости сейчас нет: с 2016 года юридические лица освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия (только если такая норма не прописана в локальных актах организации).

Заявка составляется обычно в двух экземплярах, один из которых отправляется поставщику, второй остается у заказчика. Отправленная копия должна быть зарегистрирована в журнале учета исходящей документации.

Заявка на поставку товара

Заявка на поставку товара – это официальная бумага, являющаяся приложением к заключённому ранее договору поставки, по факту получения которой поставщик обязан в обговоренные сроки поставить товар покупателю. В материале мы подробно разберём механизм, а также правила заполнения заявки.

Заявка

Поставка товара по заявке – это отдельная разновидность договора поставки. Покупатель получает груз не по факту подписания договора, а только после направления контрагенту заявки. Это крайне удобно, ведь позволяет сторонам поддерживать длительные взаимовыгодные отношения, находясь в разных частях страны.

Сам текст договора обязательно должен упоминать в себе заявку. Должное внимание следует уделить следующим моментам:

• сроки подачи заявки;
• форма официальной бумаги;
• способ отправки документа.

Что указывают в официальной бумаге

Первым делом хотелось бы отметить, что заявка сама по себе не обладает юридической силой. Значимость с точки зрения закона она приобретает лишь в совокупности с подписанным договором. Следовательно, обязательно оставляем ссылку на соглашение между партнёрами.

Самый главный элемент заявки – это её основная часть, в которой заказчик прописывает, какой именно товар желает получить: количество, сорт, ассортимент, вид и так далее. Во избежание ошибок и лишних затрат на услуги транспортных компаний поставщик на практике всегда связывается с покупателем и утверждает его заказ. Если всё соответствует изложенному в заявке, можно переходить к отгрузке.

Кто составляет и как отправить заявку

То, кто именно будет составлять заявку, зависит от размеров предприятия, распределения обязанностей между его сотрудниками. Например, индивидуальные предприниматели, как правило, формируют заказы самостоятельно. В крупных фирмах эта задача поручается логисту, юристу, контрактному управляющему или кому-то ещё. Напоминаем, что, как бы то ни было, на заявке должен стоять автограф уполномоченного представителя организации. Полномочия подтверждаются следующими официальными бумагами: устав общества, паспорт ИП, доверенность. В противном случае документ не будет иметь юридической силы.

Что касаемо способа отправки заявки контрагенту, то их всего три:

• через факс;
• посредством электронной почты;
• посредством обычной почты.

Последний вариант выглядит самым ненадёжным, так как сроки доставки писем почтой оставляют желать лучшего, а порой посылка может попросту потеряться. В вопросах поставки товара важен каждый день.

Количество экземпляров

Количество составленных экземпляров заявки зависит от условий, прописанных в договоре. По общему правилу все деловые бумаги, участвующие в правовых отношениях контрагентов, составляются в двух экземплярах. В нашем случае одна копия должна отправиться поставщику для формирования заказа, а вторая остаётся у покупателя. Следует напомнить, что на документе не стоит автографа представителя поставщика, а это значит, что использовать его в качестве доказательства в суде не выйдет. Вопрос о количестве экземпляров решается контрагентами в индивидуальном порядке.

Форма документа

Заявка относится к группе официальных бумаг, к которой законодательство не предъявляет никаких требований по части формы и содержания. Не существует никаких общеобязательных унифицированных бланков. Если в условиях договора форма заявка не обговорена вовсе, она однозначно может составляться в свободной форме.

Необходимо учесть, что свободная форма также в свою очередь предъявляет определённые требования к содержанию, а именно:

• обозначение, кому и от кого направляется;
• указание реквизитов (дата, номер, место);
• перечень приобретаемого товара;
• подпись ответственного лица;
• расшифровка оставленного автографа.

Заявка обычно пишется на чистом листе бумаги формата А4 или на фирменном бланке предприятия. Второй вариант видится более перспективным, так как на бланке по умолчанию обозначены реквизиты фирмы. В первом случае их придётся прописывать вручную.

Исполнить текст можно двумя способами: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки или машинописным при помощи компьютерных средств. Это решение принимает составитель. Мы рекомендуем отдать предпочтение печатному варианту, не полагаться на почерк своего сотрудника. Любая ошибка в заявке может стоить дней работы целой компании.

Объясняем, как правильно оформить заявку

Любую заявку можно условно разделить на четыре смысловых блока: реквизиты, сведения о сторонах, предмет и подпись покупателя. Уделим должное внимание каждому из них.

Первым делом следует разобраться с реквизитами. В шапке документа прописываем, что он является приложением к заключённому между сторонами договору поставки, оставив на него ссылку (дата, номер). Далее здесь же указываем дату и место составления заявки.

Ниже по документу обозначаем, кто выступает в качестве покупателя и поставщика. Для этого оставляем следующие данные об организациях:

• полные наименования со ссылками на организационно-правовые формы;
• фактический адрес для (для отгрузки).

Далее покупатель просит поставщика отгрузить товар в определённом количестве и качестве, приводит полный перечень. Этот блок обычно выполняется в виде таблицы, состоящей из столбцов: наименование, артикул, количество, цена, стоимость. Под таблицей подводится итог общей сумме.

Примерный образец

На этом моменте работа с заявкой подходит к завершению. Заверяем его автографом уполномоченного представителя покупателя, отправляем обусловленным способом. В течение установленного договором поставки срока товар должен оказаться у покупателя, иначе поставщика будут ждать штрафные санкции, предусмотренные условиями соглашения. Напомним, что речь идёт именно о сроках отгрузки, а не о сроках доставки. За вторые отвечает уже транспортная компания, если, конечно, поставщик не перевозит грузы самостоятельно.