Журнал регистрации должностных инструкций и изменений к ним образец

При необходимости внести какие-либо исправления в должностную инструкцию работника предприятия от лица директора должен быть издан соответствующий приказ.

Коротко о том, что такое должностная инструкция

Должностная инструкция – это один из основных документов организации, посредством которого регламентируются функции, ответственность, права и условия работы каждого сотрудника компании. Сейчас наличие документа не является строго обязательным, тем не менее, во многих фирмах, он по-прежнему имеет распространение.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о внесении изменений в должностную инструкцию .docСкачать образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию .doc

По каким причинам чаще всего меняется должностная инструкция

Данный документ обычно формируется непосредственно после регистрации предприятия по каждой позиции штатного расписания на неопределенный срок. В дальнейшем, как показывает практика, чаще всего должностная инструкция претерпевает изменения по следующим причинам: переменах в структуре организации (уменьшении или увеличении подразделений и отделов), сокращении персонала, перераспределении трудовых функций с целью оптимизации работы сотрудников. Также корректировка должностных инструкций может потребоваться при внесении правок в законодательство.

Для чего нужен приказ

Просто так взять и поменять какие-то строчки в должностной инструкции работника предприятия нельзя. Это довольно серьезная процедура, которая включает в себя несколько этапов и самым первым является издание приказа о внесении изменений.

Приказ – это распорядительный акт, на основании которого другие сотрудники компании реализуют начальственные указания.

Отсутствие приказа в случае проверок деятельности организации государственными надзорными органами может привести к административному наказанию директора и самого юридического лица.

Порядок внесения изменений

При необходимости поправить должностную инструкцию кого-либо из работников предприятия, первым делом, как уже было сказано выше, нужно издать соответствующий приказ. Далее, если изменение касается ключевых условий трудового договора, надо в письменном виде уведомить сотрудника компании о намечающихся правках. После этого, следует подписать с ним дополнительное соглашение к трудовому договору, где также нужно обозначить пункты должностной инструкции, подвергшиеся корректировке.

Как часто можно вносить изменения

Формат приказа

На сегодняшний день приказ о внесении изменений в должностную инструкцию, ровно как и любой другой подобный документ, можно делать в свободной форме. Однако это не касается государственных учреждений, где есть унифицированные бланки приказов и тех предприятий, руководство которых разработало и утвердило свой собственный формуляр документа – при наличии такового использовать следует именно его. При этом вид приказа должен быть обозначен в учетной политике фирмы.

Как оформить приказ, особенности документа

К оформлению приказа, так же как и к его содержанию, никаких особых требований закон не предъявляет. Это обозначает одно: составлять его можно на простом листке бумаги, при этом допустимо делать текст как отпечатанным, так и рукописным. Правда, приказ, сделанный в электронной форме, после окончательной подготовки следует обязательно распечатать, чтобы все, кого он касается, могли поставить в нем свои подписи.

Чьи автографы должны наличествовать в документе

Поскольку все приказы издаются от имени директора, он первым должен поставить под данным распоряжением свою подпись.

Кроме него в бланке должны отметиться все лица, к которым он имеет отношение, а также те сотрудники предприятия, на которых возложена ответственность за исполнение приказа. Следует сказать, что работники организации в некоторых случаях могут оставить свои автографы об ознакомлении не непосредственно в самом приказе, а в отдельном акте или ведомости (это особенно актуально в крупных компаниях, где большое количество персонала).

Печать в документе не является строго обязательным условием его подлинности, но если указание на ее применение есть в нормативно-правовых актах фирмы, то приказ все же следует завизировать при помощи штемпельного изделия.

Как учитывать и хранить

Приказ, как один из основных документов, регулирующих деятельность организации, подлежит определенному учету. Для этого сведения о нем нужно внести в специальный учетный журнал, где достаточно сделать отметку о дате его выпуска и номере. После этого готовый и подписанный всеми заинтересованными лицами бланк следует подшить туда же, где уже лежат другие аналогичные бумаги. Здесь он должен находиться в наличии на протяжении периода, установленного в законодательстве или же в течение срока, прописанного в учетной политике предприятия.

Образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию

Если вам надо сделать приказ о внесении изменений в должностную инструкцию, с которым вы прежде не сталкивались, изучите его образец и подробный разбор – с его помощью вы без проблем создадите правильное распоряжение.

1. Для начала впишите в документ название компании, затем присвойте приказу номер, укажите место и дату его создания.
2. Далее формируйте основную часть. Здесь нужно обязательно обозначить основание для составления распоряжения (т.е. дать ссылку на закон или внутренний акт компании, имеющий непосредственное отношение к создаваемому документу), а также обоснование (т.е. реальный повод).
3. Затем внесите наименование должности, функции по которой меняются, и по порядку впишите в приказ указание на те пункты должностной инструкции, которые подлежат правкам.
4. Включите новую редакцию каждого пункта, затем отметьте сотрудника, который будет нести ответственность за исполнение данного распоряжения.
5. В конце не забудьте озаботиться сбором подписей под документом.