- Главная /
- Бланки /
-
Журнал выдачи должностных инструкций
Журнал выдачи должностных инструкций
Журнал выдачи должностных инструкций относится к внутренним документам компании. Его ведение необязательно. Ниже по ссылке вы можете бесплатно скачать бланк журнала выдачи должностных инструкций и заполнить его по своим данным.
Бланк журнала выдачи должностных инструкций
Проверено экспертом
Для чего применяют журнал выдачи должностных инструкций
Порядок регистрации и учета должностных инструкций организации разрабатывают сами. Его закрепляют в локальных актах предприятия. Форма журнала становится приложением к положению о документообороте или положению о составлении должностных инструкций. Ведение книги регистрации выдачи должностных инструкций возлагают на ответственного сотрудника приказом руководителя. Как правило, он хранится и его заполнением занимается работник в службе персонала.
Основные функции журнала – регистрационная и учетная. В нем записывают факт передачи инструкции сотруднику для ознакомления. Это полезно при возникновении споров с персоналом на предмет исполнения должностных обязанностей, которые якобы не регламентированы его инструкцией или когда трудящийся заявляет, что не знал о них.
Также должностную инструкцию может запросить не работник, а например проверяющий, этот факт также нужно зафиксировать. Журнал позволяет упорядочить работу с должностными инструкциями и обеспечить соблюдение абз. 6 ч. 1 ст. 21 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ.
Бланк и оформление журнала выдачи должностных инструкций
На практике регистрационные журналы включают обложку, основную часть и лист для заверения, прошивки. Исходя из этого подобный документ должен включать следующую информацию:
- Обложка: название компании, структурного подразделения, название журнала, срок хранения, даты начала и окончания;
- Основной раздел в виде таблицы с графами:
- порядковый номер записи;
- номер регистрации инструкции и дата ее утверждения;
- дата приема сотрудника;
- ФИО, должность, номер приказа о приеме трудящегося;
- Личная подпись сотрудника в получении инструкции и дата ознакомления;
- ФИО ответственного сотрудника.
- Заключительная часть для прошивки: общее количество листов, ФИО и название должности заверяющего, его подпись и дата заверения.
Прошито, пронумеровано
Страницы нумеруют и прошивают. Приведенный вариант оформления бланка примерный, так как обязательной законодательной формы нет. Окончательный бланк журнала, срок его хранения в архиве, порядок предоставления сторонним пользователям компания определяет собственным решением. Стандартный срок хранения составляет 3 года, но может быть и больше по усмотрению предприятия.
Итоги
Журнал регистрации выдачи должностных инструкций необязательный, но полезный для компании документ. Он позволяет зафиксировать факт предоставления сотруднику для изучения его должностной инструкции. Типового бланка документа нет и фирмы сами определяют его бланк и порядок оформления.
Образец ведения журнала должностных инструкций
- Функции журнала регистрации должностных инструкций в РФ
- Рекомендации по регистрации должностных инструкций в журнале
- Журнал регистрации должностных инструкций — есть ли утвержденная форма, где скачать образец?
Журнал регистрации должностных инструкций — образец этого документа в каждой организации может иметь свою структуру по причине отсутствия нормативно утвержденной формы. В нашей статье вы найдете как рекомендации по его оформлению и заполнению, так и ссылку на скачивание актуального образца журнала учета должностных инструкций.
Функции журнала регистрации должностных инструкций в РФ
Журнал регистрации должностных инструкций (далее в тексте — ДИ) находится в ведении кадрового отдела организации. Ведется он с целью систематизации данных об издании ДИ, внесении в них изменений и подтверждения факта ознакомления с ДИ сотрудников, как того требуют абз. 6 ч. 1 ст. 21 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ.
Наличие данного журнала не является обязательным требованием, равно как и применение самих ДИ, однако на практике большинство работодателей считают их использование целесообразным. Ведь основной функцией такой инструкции является конкретизация должностных обязанностей наемного сотрудника.
ВАЖНО! Права и обязанности наемного работника, предусмотренные его ДИ, не должны противоречить трудовым функциям, предусмотренным трудовым договором, нормам трудового права и иным законодательным актам в сфере охраны труда. Инструкция исключает как выполнение работником функций, которые в ней не предусмотрены, так и уклонение от указанных в ней обязанностей. Таким образом, ДИ служит для обеих сторон своеобразным гарантом определенных трудовых отношений в организации.
Рекомендации по регистрации должностных инструкций в журнале
В соответствии с правилами кадрового делопроизводства каждый внутренний документ организации подлежит регистрации в день его подписания и утверждения. При этом ему присваивается регистрационный номер, который состоит обычно из порядкового номера, дополняемого специальным индексом для удобства идентификации.
Журнал регистрации должностных инструкций — есть ли утвержденная форма, где скачать образец?
Журнал регистрации ДИ не имеет унифицированной формы, и каждый работодатель разрабатывает его самостоятельно с учетом принятого в организации порядка фиксации локальных нормативных актов. Однако практика показывает, что журнал, как правило, оформляется в виде таблицы, включающей в себя следующие графы:
- Порядковый номер записи.
- Дата утверждения документа.
- Дата постановки документа на учет.
- Наименование должности, в отношении которой издана ДИ.
- Наименование структурного подразделения.
- Дата внесения изменений в документы.
- Сведения об изменениях, внесенных в ДИ.
- Дата ознакомления сотрудника с ДИ.
- Ф. И. О. сотрудника, ознакомившегося с ДИ.
- Личная подпись сотрудника, ознакомившегося с ДИ.
- Ф. И. О. сотрудника, ответственного за ведение журнала.
- Личная подпись сотрудника, ведущего журнал.
- Место хранения копии.
- Примечания.
Вышеперечисленный список реквизитов не является исчерпывающим и обязательным для включения в журнал. Организации вправе разработать любую подходящую именно им форму данного документа. При этом можно воспользоваться образцом журнала учета должностных инструкций, имеющимся на нашем сайте, изменив при необходимости набор вводимых данных.
Обеспечение безопасности труда, в соответствии со ст. 212 ТК РФ, является обязанностью работодателя. Журнал учета выдачи инструкций работникам является одним из элементов создания системы работы без рисков.
Чем предусмотрен и для чего нужен
Статья 212 ТК РФ обязывает нанимателя разрабатывать правила, касающиеся охраны труда. Минтруд РФ, в свою очередь, разработал и утвердил Постановлением от 17.12.2002 № 80 рекомендации, которые определяют формы таких реестров, как:
- журнал регистрации выдачи инструкций;
- журнал их учета.
Полагающиеся к оформлению образцы закреплены в приложениях 9 и 10 рекомендаций. Они не проходили регистрацию в Минюсте, соответственно, не имеет обязательного характера. Однако в силу необходимости создавать безопасные условия работы в организации, а также наличия требования о предоставлении сотруднику бумаг под подпись, рекомендуем такие реестры оформлять.
Цель, в соответствии с которой применяется журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями), скачать который можно далее, — отразить в кадровых реестрах информацию об инструктаже работников о:
- дате постановки на учет;
- наименовании;
- дате утверждения работодателем;
- плановом сроке проверки;
- информации о работниках, ответственных за учет.
Журнал позволяет систематизировать сведения о том, кому и когда выданы бумаги. В случае несчастья на предприятии, связанного с нарушением трудовых процессов, ответственный за информирование работник может подвергнуться санкциям, вплоть до уголовных. При наличии подобной книги, руководитель минимизирует риски из-за возможных несчастных случаев.
Отраслевыми распорядительными актами утверждены разные форматы с учетом имеющейся специфики деятельности.
Кто ведет
Руководитель учреждения сам определяет, в чьи обязанности будет входить ведение книги выдачи инструкций. Это значит, что вести ее может руководитель того подразделения, который проводил первичный инструктаж. Основное правило — запись об этом в принадлежащей ему должностной инструкции. Часто реестр оформляет отдел кадров или бухгалтерия. На земле инструктируют, как правило, специалисты по охране труда, они держат оригиналы, копии могут быть в подразделениях.
Важно помнить, что в соответствии с Письмом Минтруда от 15.09.2016 № 15-2/ООГ-3318, бумаги подлежат выдаче после получения соответствующей подписи.
Форма журнала
Законодательство позволяет работодателю сделать выбор между рекомендуемыми Постановлением Минтруда формами и самостоятельно разработанным документом. Удобные для предприятия графы можно включить самостоятельно. Основное требование — указывать сведения о наименовании учреждения, ответственных, фиксировать подписи работников, которым выданы бумаги.
Документ состоит из простых элементов:
- Обложка (может выполняться из плотной бумаги; на ней указываются название учреждения, даты начала и окончания ведения).
- Основная часть, состоящая из таблицы, содержащей нижеуказанные сведения.
Книга выдачи и ознакомления ведется в течение ряда лет. Как правило, заводя новую, на предыдущей фиксируют дату окончания.
Правила заполнения
Порядок оформления работодатель устанавливает самостоятельно. Главное — наличие личной подписи лица, которому предоставлена инструкция.
Фактическая выдача должна фиксироваться ответственным лицом, которое вносит сведения о:
- дате заполнения;
- Ф.И.О. и должности инструктируемого;
- названии выданного документа;
- числе предоставленных экземпляров;
- подписи получившего бумаги работника.
По требованиям законодательства инструкции по ОТ обновляются как минимум раз в 5 лет. Если процесс совпал с фактом ведения прежнего журнала, где зафиксирован старый формат, информация о новой редакции фиксируется напротив каждой графы с таким документом. При выдаче одному и тому же работнику нескольких разных бумаг сведения о каждой вносятся в отдельную строку.
При ошибке в оформлении строку следует зачеркнуть целиком, ниже внести правильную информацию. нельзя заполнять документ карандашом, пропускать строки. Электронная форма не представляется возможной, так как необходимо фиксировать записи личной подписью.
Где хранить и сколько
Документ подлежит хранению в течение 10 лет. Он включен в список образующихся в деятельности учреждений бумаг. Однако при осуществлении трудовой деятельности в опасных условиях срок хранения должен продлеваться до 75 лет.
Образец журнала учета инструкций по ОТ
Скачать
Образец журнала учета выдачи инструкций по ОТ
Скачать
Об авторе статьи
Иванова Наталья
Специалист по кадрам, юрист
В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении
Другие статьи автора на gosuchetnik.ru
В организациях существуют инструкции – должностные, по охране труда, по порядку организации и проведения массовых мероприятий и т.д. Некоторые из них выдают работникам под роспись. Для учета выдачи существует журнал выдачи инструкций работникам.
Образец журнала регистрации выдачи инструкций
Книга учета используется в том случае, если работодатель выдает свои внутренние локальные нормативные акты непосредственно сотрудникам либо руководителю какого-то подразделения. В качестве примерной формы можно использовать образец из Методических рекомендаций, утвержденных Минтрудом 13 мая 2004 года, а также Методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований охраны труда, одобренных Постановлением Минтруда России от 17.12.2002 № 80.
Оба указанных нормативных акта подчеркивают, что предлагаемая форма реестра – примерная, поэтому использовать эти формы именно в таком виде не обязательно, можно их сделать более удобными, на свое усмотрение. Они могут выглядеть иначе, главное – чтобы они в принципе был, и с его помощью можно было вести учет выданных правил и предписаний.
Как заполнять
Порядок ведения журнала работодатели определяют самостоятельно. При этом основное требование – выдавать документы под роспись. Об этом сказано, в том числе в Письме Минтруда от 15 сентября 2016 года № 15-2/ООГ-3318.
Факт выдачи предписывающих документов фиксируется ответственным лицом за заполнение книги. Ему необходимо указать:
- дату заполнения;
- ФИО и должность, кому выдаются инструкции либо с кем проводился инструктаж;
- наименование выданных документов или инструктажа;
- количество выданных экземпляров;
- подпись лица, получившего документы или инструктируемого.
Журнал инструктажа ознакомления с инструкциями
скачать
Отметим, что уполномоченные органы в отраслевых распоряжениях и приказах утвердили свои формы журналов регистрации разных видов инструктажа. И хотя в целом они очень похожи на общефедеральные, некоторые отличия все-таки имеются. Поэтому обязательно стоит ознакомиться и со специальными нормативными актами, чтобы контролирующие органы не наказали за неверное ведение обязательной номенклатуры.
Журнал – это книга для фиксации сведений и документов, ведения учета. Является ключевым элементом в ведении документооборота. Существует много видов журналов. Их перечень зависит от специфики работы компании.
Какие журналы должны быть в компании обязательно?
Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.
Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.
Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.
Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:
- Журнал трудовых соглашений. В этом документе отражаются трудовые договоры, которые компания оформила с сотрудником. Требуется он для того, чтобы упорядочить соглашения. Как правило, он запрашивается в ходе проверки.
- Журнал приказов. В нем отражаются приказы, которые были оформлены компанией. На основании приказов начисляется ЗП, рассчитываются отпускные/премии. А потому это важный документ, который нуждается в учете.
- Журнал учета трудового времени. Отражает время, которое было фактически отработано трудящимися. Этот документ может помочь при конфликтах с работниками, касающимися начисления ЗП.
- Журнал учета командировочных. Этот документ необходим компаниям, сотрудники которых ведут разъездную работу. То есть, журнал нужен, если работники постоянно ездят в командировку. Документ помогает управлять периодичностью поездок, исполнением обязательств.
- Журнал учета больничных. Необходим для регистрации больничных листов. В нем также отражается время, на протяжении которого сотрудник фактически отсутствовал на рабочем месте.
- Журнал входящей и исходящей документации. В нем могут фиксироваться, к примеру, заявления от сотрудников.
- Журналы, касающиеся экономики компании. К примеру, это кассовая книга, журнал кассира. Последний необходим тогда, когда фирма ведет расчеты через кассовый аппарат.
- Журнал бланков отчетности. Бланки используются в том случае, если компания не использует кассу.
Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.
Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.
Перечень журналов, нужных для конкретной организации
Перечень необходимых журналов определяется сферой деятельности организации.
Предприятия общественного питания
В субъектах общественного питания обычно ведется бракеражный журнал. В нем фиксируются сведения о качестве выпускаемых товаров. Бракераж – это дегустация, в процессе которой устанавливается вкус продукции, проверяется ее внешний вид.
На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.
Кроме того, на предприятии должен быть санитарный журнал.
Предприятия, работа которых связана с вредными выбросами
Предприятия, деятельность которых связана с вредными выбросами, должны вести журналы по экологии. Они будут считаться первичными журналами. К ним относятся эти журналы:
- Учета выбросов в атмосферу.
- Учета потребления воды и ее отведения.
- Книга движения отходов.
Ведение экологических журналов строго регламентируется Росприроднадзором. Если документация будет вестись неправильно, на предприятие накладывается штраф.
Журналы, связанные с безопасностью
Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:
- Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
- Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
- Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
- Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
- Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.
Обязательная бумага – журнал по охране труда.
Требования к оформлению
Особенности оформления зависят от вида журнала. Первый шаг к заведению документа – регистрация журналов или в госоргане, или на самом предприятии. Следующие виды бумаг должны оформляться в полном соответствии с образцами:
- Журнал для фиксации движения трудовых книжек.
- Журнал по командировкам.
- Журналы воинского учета.
Большая часть других документов не имеет установленной формы. То есть, руководитель предприятия может сам определять вид документа. Однако, в любом случае, в журнале должны быть обязательные положения: номер, дата регистрации, сжатое содержание и так далее.
К документам предъявляются эти требования:
- Журнал прошивается.
- Должна присутствовать нумерация листов.
- В завершении должно стоять указание на то, что документ прошит и пронумерован.
Документ обязательно заверяется подписью руководителя и печатью компании.
К СВЕДЕНИЮ! Журналы должны храниться в компании на протяжении 75 лет. А потому рекомендуется, при оформлении, предпочесть мягкой обложке твердую.